Kako spremeniti registrirani naslov estonske družbe

Družbe se selijo iz običajnih razlogov: zaradi nove pisarne, odhoda ustanovitelja iz Estonije, prenehanja delovanja ponudnika naslova ali prehoda z domačega naslova, vpisanega ob registraciji družbe, na profesionalnega. Ne glede na razlog mora poslovodstvo posodobiti registrirani naslov, saj uradna pošta do spremembe vpisa še naprej prihaja na starega. Ta vodnik pojasnjuje, kako spremenite naslov družbe v Estoniji: postopek je kratek, razlikuje pa se dokumentacija.

Trije primeri, trije sklopi dokumentov

Dokumenti, ki jih e-poslovni register zahteva ob spremembi registriranega naslova, so odvisni od tega, kam se družba seli. Razmejitev predstavlja enota lokalne samouprave: mesto (linn) ali podeželska občina (vald).

Selitev znotraj Talina, denimo iz Kesklinna v Lasnamäe, zahteva nekaj klikov in podpis. Selitev iz Talina v Tartu spremeni družbeno pogodbo, ker ta v skladu z Gospodarskim zakonikom določa sedež družbe. Tudi tuji naslov je dovoljen v skladu z Zakonom o poslovnem registru, če ima družba v Estoniji licencirano kontaktno osebo.

Kako spremeniti naslov družbe v e-poslovnem registru

1. Prijavite se z ID-kartico, kartico e-Residency, Mobile-ID ali Smart-ID, odprite My dashboard, izberite družbo in kliknite Change data.
2. V razdelku Contacts zamenjajte registrirani naslov. Estonski naslovi se izberejo iz nacionalnega naslovnega sistema; tuji naslov vnesete ročno. Če se spremeni tudi kontaktna oseba, odstranite staro in dodajte novo z datumom konca njenega mandata. Preverite tudi e-poštni naslov: register tja pošilja obvestila.
3. Če se spremeni občina ali se naslov preseli v tujino, v razdelek Articles of association naložite novo družbeno pogodbo, pod Documents pa sklep družbenikov, oba digitalno podpisana. Po vložitvi oba postaneta javna.
4. Podpišite vlogo. Podpis enega člana poslovodstva zadostuje, razen če register kaže, da lahko člani poslovodstva delujejo le skupaj.
5. Če je dolgovana, plačajte upravno takso prek bančne povezave na portalu. Vloga se nato samodejno odda.
6. Registrski organ odloči v enem do petih delovnih dneh.

Vložitev brez kartice e-Residency

Član poslovodstva brez estonskega digitalnega podpisa vloge ne more oddati prek spleta. Alternativa je estonski notar, ki jo vloži v imenu družbe: podpišete v notarski pisarni, pooblastite zastopnika v Estoniji ali dokumente podpišete na papirju. Ta pot doda dneve, ne tednov. To je običajna, uveljavljena možnost in ne zgolj nadomestna rešitev: mnogi ustanovitelji brez e-Residency vsako spremembo vložijo tako, mi pa to uredimo za naše stranke.

Česa portal ne zahteva

Obrazec ne zahteva dokazila, da smete uporabljati novi naslov, in tudi registrski organ ga v praksi skoraj nikoli ne zahteva naknadno. To ne pomeni, da je naslov zgolj formalnost: zavestna vložitev napačnih podatkov v register je kazniva, zanjo pa odgovarja član poslovodstva. Shranite najemno pogodbo, pisno soglasje lastnika ali pogodbo s ponudnikom pravnega naslova, saj ga bo banka zagotovo zahtevala.

Če družbe na naslovu ni mogoče doseči, jo lahko registrski organ izbriše, na kartici družbe označi težave pri vzpostavitvi stika in, če se nič ne uredi, odredi prenehanje družbe. Naš vodnik o dokazilu o naslovu za estonsko družbo pojasnjuje, katere dokumente banke sprejemajo.

Zamenjava ponudnika naslova

Mnoge spremembe naslova sploh niso selitve, temveč prehod od enega ponudnika pravnega naslova k drugemu. Za odhod ne potrebujete dovoljenja starega ponudnika; pogodbo morate le odpovedati v skladu z njenimi pogoji, zato pred vložitvijo preberite odpovedni rok. Staro storitev ohranite, dokler se novi vpis ne prikaže v registru, sicer družba nekaj dni nima delujočega naslova.

Če novi ponudnik postane tudi vaša kontaktna oseba, se vpis kontaktne osebe spremeni v isti vlogi. Za to spremembo se zaračuna upravna taksa v višini 25 €, tudi kadar je novi naslov v istem mestu. Taksa se zaračuna na vlogo, ne na spremembo, zato je skupni znesek še vedno 25 €, če se hkrati spremeni član poslovodstva ali e-poštni naslov.

Še ena točka za družbe s tujim naslovom. Če je bil stari ponudnik vaša kontaktna oseba in odstopi, registrski organ določi rok za imenovanje nove, družbo pa lahko izbriše tri mesece po poteku tega roka, zato zamenjavo uredite, preden stari vpis izgine.

Po vpisu: kdo še potrebuje novi naslov

Državni organi, vključno z Davčnim in carinskim uradom, naslov družbe prevzamejo iz estonskega poslovnega registra (Äriregister), zato vam pri njih ni treba ničesar vložiti. Banki, strankam, dobaviteljem in pošti morate spremembo sporočiti sami, banka pa bo običajno želela dokument, ki izkazuje novi naslov.

Sprememba naslova z Eesti Firma

Ne glede na to, ali je novi naslov v istem mestu, drugi občini ali tujini, za vas pripravimo sklep in spremenjeno družbeno pogodbo ter vložimo spremembo. Če nihče v poslovodstvu nima kartice e-Residency, uredimo notarsko pot. Če potrebujete sam naslov, naša storitev pravnega naslova vašo družbo umesti v Kadrioru Plaza v Talinu, za družbo, registrirano v tujini, pa delujemo kot licencirana kontaktna oseba. Naša virtualna pisarna v Talinu dodatno zagotavlja obravnavo pošte: prejeta pošta se sprejme, skenira in posreduje vam.

Pošljite povpraševanje

Pogosto zastavljena vprašanja