Računovodstveni softver za estonsku kompaniju: poređenje Merit Aktiva, SimplBooks i drugih

Svaka estonska kompanija mora voditi poslovne knjige, čak i ako nema zaposlenih i ostvaruje tek nekoliko prodaja godišnje. Knjige služe za PDV prijavu kada je kompanija registrovana za PDV, poresku prijavu za zarade kada isplaćuje zarade, naknade direktoru ili dividende, kao i za godišnji finansijski izveštaj koji svaki OÜ podnosi putem e-Business Register.

Osnivači iz inostranstva, uključujući e-residents, često počinju s alatom koji već poznaju, kao što su Xero ili QuickBooks, a kasnije saznaju da ne može pripremiti estonske prijave. Ovaj vodič poredi glavni računovodstveni softver u Estoniji prema kriterijumima važnim za malu kompaniju kojom se upravlja iz inostranstva i pokazuje kada je jednostavnije prepustiti knjige računovođi.

Šta računovodstveni softver u Estoniji mora da radi

Zakonski zahtevi su isti bez obzira na program koji izaberete, pa je razlika u tome koliko rutinskog posla softver preuzima od Vas. Najvažnije je pet stvari:

• Poreske prijave. Dobar softver priprema mesečnu PDV prijavu i poresku prijavu za zarade, a zatim ih šalje Estonian Tax and Customs Board ili izrađuje datoteku koju otpremate. Direktna veza uskoro će biti važnija: poreska prijava za zarade već se podnosi kao podaci direktno iz softvera, a od aprila 2027. sledi PDV prijava, iako će ručni unos i otpremanje datoteka ostati mogući. Naš poreski kalendar za estonske kompanije navodi rokove.
• Godišnji finansijski izveštaj. Bilans stanja i bilans uspeha treba da se generišu iz programa u obliku koji e-Business Register prihvata. Napomene, kao i izveštaj direktora za sve osim najmanjih kompanija, i dalje mora sastaviti neko lice.
• Bankarske veze. Direktna veza uvozi bankovne izvode i povezuje uplate s fakturama. Obično obuhvata samo glavne estonske banke, pa za Wise, Revolut i slične račune otpremate datoteke izvoda.
• Elektronske fakture. Estonski kupci mogu tražiti elektronske fakture, pa program treba da ih šalje i prima.
• Jezik. Interfejs treba da bude dostupan na engleskom, a ne samo na estonskom jeziku.

Merit Aktiva naspram SimplBooks, SmartAccounts i e-Financials

Tabela poredi početne pakete pogodne za malu kompaniju, s mesečnim cenama bez PDV-a, osim ako nije drugačije navedeno. Stavka je jedna evidentirana transakcija, kao što je faktura ili uplata.

Merit Aktiva

Merit Aktiva je najpoznatiji računovodstveni program u Estoniji. Njegov razvojni tim, Merit Tarkvara, navodi da ga koristi više od 83,000 kompanija, a studentska istraživanja malih estonskih kompanija na Tallinn University of Technology utvrdila su da je najrasprostranjeniji. Interfejs je na estonskom, engleskom i ruskom, izvodi iz LHV, SEB, Swedbank i Coop stižu automatski, a PDV i prijave zarada šalju se Tax and Customs Board iz programa. Paket Standard pokriva svakodnevno knjigovodstvo, dok paket Pro dodaje automatske veze s onlajn prodavnicama, pružaocima platnih usluga i drugim softverom. Obračun zarada radi u zasebnom programu Merit Palk, koji je besplatan za najviše dva zaposlena, a korisnička podrška je besplatna.

SimplBooks

SimplBooks je kompanija iz Tallinna čiji je program namenjen osnivačima koji sami vode knjige; navodi više od 20,000 korisnika. Interfejs je na estonskom, engleskom i ruskom. Paket Start košta manje od Merit Aktiva Standard, a ipak uključuje obračun zarada za do tri zaposlena, besplatne elektronske fakture i direktne bankarske veze, tako da transakcije prethodnog dana stižu svakog jutra, a ponavljajuće se mogu evidentirati automatski. Poreske prijave idu direktno Tax and Customs Board, a godišnji finansijski izveštaj priprema se ugrađenim alatom. Ako samo izdajete fakture, a ostalo prepuštate računovođi, dovoljan je paket MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, takođe iz Tallinna, ima model cena koji odgovara neaktivnim kompanijama. U paketu Starter unapred plaćate stavke i koristite ih kada Vam zatrebaju, bez mesečne naknade, što dobro odgovara holding kompaniji s nekoliko transakcija godišnje. Kada poslovanje postane aktivno, paket Pro dodaje direktne bankarske veze, besplatne elektronske fakture i poreske prijave poslate direktno Tax and Customs Board. Program takođe ima module za zalihe i osnovna sredstva te se, između ostalih, povezuje sa Scoro, Envoice i WooCommerce. Interfejs je samo na estonskom i engleskom. Poslovni klijenti LHV mogu koristiti program besplatno prvih pet meseci.

e-Financials

U Estoniji poznat kao e-arveldaja, e-Financials vodi Centre of Registers and Information Systems, državno telo koje stoji iza e-Business Register, a nalazi se na istom portalu, pa se prijavljujete ID karticom, Smart-ID ili e-Residency karticom. Interfejs je na estonskom i engleskom, poreske prijave podnose se iz programa, a godišnji finansijski izveštaj priprema se u samom registru. Posle besplatne prve godine, kompanija s do 10 stavki mesečno plaća €5 godišnje; za 11 do 50 stavki naknada je €5 mesečno, a iznad 50 je €9 mesečno, sve plus PDV, prema cenovniku e-Financials. Kompromis je manja automatizacija: bankovni izvodi se otpremaju kao datoteke i nema modula za zalihe.

Xero i drugi strani softver u Estoniji

Xero, QuickBooks i slični programi napravljeni su za druga tržišta. Xero ima izdanja za UK, US, Australiju i nekoliko drugih zemalja, ali ne i za Estoniju, gde kompanije koriste njegovo Global izdanje s generičkim izveštajem o porezu na promet. Na svom forumu proizvoda Xero potvrđuje da je podnošenje PDV prijave podržano samo za UK.

Za estonski OÜ to znači dvostruki posao: knjige se vode u Xero-u, ali se PDV prijava, poreska prijava za zarade i godišnji finansijski izveštaj pripremaju u estonskom formatu na drugom mestu, obično kod računovođe koji konvertuje podatke. Sam Tax and Customs Board savetuje korisnicima stranog softvera da pitaju svog pružaoca usluga da li će podržati estonsko izveštavanje zasnovano na podacima. Xero ima smisla uglavnom kada kompanija pripada grupi koja u njemu već izveštava.

Xolo, Enty i druge e-Residency platforme

Zasebnu kategoriju čine platforme usluga e-Residency kao što su Xolo, Enty ili Companio, koje objedinjuju svoj računovodstveni softver s mesečnom računovodstvenom uslugom. Uopšte ne birate program: fakture, bankovni tokovi i izveštaji nalaze se u sistemu pružaoca usluga. To je praktično dok ostajete kod njega, ali su knjige vezane za pružaoca usluga i pri promeni pružaoca moraju se preneti u jedan od navedenih programa. Računovođa koji radi u standardnom programu kao što je Merit Aktiva ostavlja Vam slobodu da knjige prenesete drugde.

Koji je računovodstveni softver najbolji za Vašu estonsku kompaniju

Najbolji računovodstveni softver za estonsku kompaniju najviše zavisi od toga koliko je aktivna i ko vodi knjige.

Šta god da izaberete, iskoristite besplatni period da unesete mesec stvarnih transakcija pre nego što platite. Kasniji prelazak znači prenos početnih stanja i neplaćenih faktura, pa je početak finansijske godine najlakši trenutak za promenu programa ili predavanje knjiga računovođi.

Ko radi u programu: Vi, računovođa ili oboje

Softver obavlja rutinske poslove, ali ne odlučuje kako transakciju treba evidentirati, kada kompanija mora da se registruje za PDV niti kako se oporezuje dividenda. Većina problema u knjigama koje osnivači vode sami počinje tu i postaje vidljiva kada dospe godišnji finansijski izveštaj. Sam izveštaj takođe zahteva napomene i, za većinu kompanija, izveštaj direktora uz podatke iz programa. Postoje tri načina podele posla.

U drugom i trećem modelu program je obično izbor računovođe, a Vama je potrebna samo prijava. Naš računovodstveni tim na ovaj način vodi knjige estonskih kompanija u vlasništvu osoba iz inostranstva, uglavnom u Merit Aktiva: klijenti koji žele aktivno da učestvuju izdaju svoje izlazne fakture, dok mi vodimo knjigovodstvo, poreske prijave i godišnji finansijski izveštaj. Preuzimamo i knjige vođene drugde, podnosimo godišnji finansijski izveštaj vlasnicima koji su sami vodili knjige i sređujemo zanemarene knjige.

Ako birate računovodstveni softver za novu estonsku kompaniju, pošaljite nam kratak opis poslovanja i predložićemo kako organizovati njeno računovodstvo od početka.

Pošaljite zahtev

Često postavljana pitanja