Troškovi službenog puta i dnevnica: šta estonsko društvo može platiti bez poreza

Putovanja su jedna od retkih oblasti u kojima estonsko društvo može pokriti lične troškove svog vlasnika, uključujući obroke, bez ikakvog poreza, zbog čega osnivači tako često pitaju o njima. Pravila su kratka i nalaze se u Zakonu o porezu na dohodak i u Vladinoj uredbi br. 110 o službenim putovanjima. Ona određuju šta je službeni put, kolika dnevnica može biti isplaćena neoporezivo i koji se troškovi službenog puta nadoknađuju uz dokumentaciju.

U našoj praksi pravila retko predstavljaju problem. Problem je ono što se dešava na samom putu: sve se plaća karticom društva, računi se ne čuvaju, a večera s klijentom nalazi se pored porodičnog ručka na istom izvodu. Knjigovođa potom nasleđuje gomilu kartičnih plaćanja bez odluke o putu koja stoji iza njih. Ovaj vodič navodi koje troškove službenog puta estonsko OÜ može platiti neoporezivo, šta postaje oporeziva pogodnost i kako pravila funkcionišu za člana direktora koji živi u inostranstvu. Završava se postupkom koji evidenciju održava urednom, tako da pitanje Estonske poreske i carinske uprave (EMTA) ništa ne menja.

Šta se u Estoniji smatra službenim putovanjem

Službeni put polazi od Vašeg uobičajenog mesta rada, pa je to prvo što treba utvrditi. Za zaposlenog, mesto rada je ono navedeno u ugovoru o radu, dogovoreno najmanje na nivou grada ili opštine. Društvo u Tallinnu koje zaposlenog šalje u Tartu ili Berlin šalje ga na službeni put. Zaposleni čiji ugovor kao mesto rada navodi „Estoniju” ne može biti na službenom putu nigde unutar zemlje, već samo u inostranstvu. Putovanja između doma i uobičajenog radnog mesta nikada nisu službena putovanja.

Ista pravila i isti poreski limiti važe za članove direktora (juhatus). Članu direktora nije potreban ugovor o radu, naknada direktora niti bilo kakva plata da bi društvo pokrilo njegova putovanja. Smernice EMTA o službenim putovanjima navode da neoporezivi limiti važe bez obzira na to da li osoba prima bilo kakvu naknadu. Jedina razlika je što član direktora nema zakonsko pravo da zahteva dnevnicu, pa je plaćanje stvar dogovora. Za osnivača koji upravlja sopstvenim OÜ, to znači da društvo može platiti njegova putovanja čak i ako mu nikada nije isplatilo naknadu člana direktora niti bilo šta drugo.

Pisana odluka koja odlučuje o svemu

Pre puta društvo donosi pisanu odluku u kojoj navodi ko putuje, gde, koliko dugo, u koju svrhu, koji će troškovi biti nadoknađeni i po kojoj stopi dnevnice. Ne postoji službeni obrazac; dovoljna je jedna stranica, datirana i potpisana od člana direktora u ime društva. U jednočlanom društvu član direktora potpisuje odluku o sopstvenom putu, što prvi put deluje neobično, ali je potpuno uobičajeno.

Odluka je prvo što knjigovođa ili poreski inspektor traži. Stav EMTA je jasan: bez pisane odluke, ili kada se ispostavi da put uopšte nije službeni, troškovi plaćeni uz račune oporezuju se kao pogodnost zaposlenog, a gotovinski prenosi osobi kao plata. Odmor prikazan kao službeni put tretira se na isti način. Odluka napisana nakon puta bolja je nego nikakva, ali tada mora odgovarati kartama, datumima i stvarnoj poslovnoj svrsi, a knjigovođa bi je mnogo radije imao pre prenosa novca.

Neoporeziva dnevnica za putovanja u inostranstvo

Dnevnica pokriva obroke i sitne troškove tokom odsustva od kuće. Isplaćuje se po danu bez računa, a za putovanje u inostranstvo društvo je može platiti neoporezivo u okviru sledećih limita.

Društvo može platiti više od limita, ali se višak oporezuje kao plata. Limiti su određeni uredbom i povremeno se menjaju; iznosi u ovom vodiču važe na dan njegovog poslednjeg ažuriranja. Domaća putovanja su drugačija: za službeni put unutar Estonije ne postoji neoporeziva dnevnica, a ako je društvo ipak plati, oporezuje se kao plata. Ni obroci na domaćem putu ne mogu se neoporezivo nadoknaditi, čak ni uz račune. Hoteli, karte i prevoz unutar Estonije nadoknađuju se u celosti uz dokumentaciju, kao i na svakom drugom putu.

Dnevnica i obroci kojima je namenjena ne mogu biti plaćeni dvaput. Ako društvo plati dnevnicu i takođe pokrije račune putnika iz restorana, računi iz restorana predstavljaju pogodnost zaposlenog. Doručak uključen u cenu hotela deo je troška smeštaja i ostaje neoporeziv, kao i obrok uključen u kartu. Ako su obroci besplatno obezbeđeni na odredištu, na primer od organizatora konferencije, društvo može umanjiti dnevnicu do 70%.

Koji se troškovi puta nadoknađuju neoporezivo

Svaki drugi trošak službenog puta nadoknađuje se uz dokument koji pokazuje šta je kupljeno, od koga i za koji iznos. Zakon ne propisuje gornji limit ovih troškova; zahteva samo da su bili potrebni za put.

Korišćenje sopstvenog automobila

Ako na službenom putu vozite sopstveni automobil, društvo može izabrati jedan od dva načina. Može nadoknaditi stvarne troškove putovanja uz dokumentaciju, što znači gorivo, parking, putarine i karte za trajekt, bez gornjeg limita, ali isključujući popravke i održavanje. Ili može platiti opštu naknadu za korišćenje privatnog automobila: do €0.50 po kilometru i najviše €550 mesečno. Za taj način potreban je putni nalog koji beleži datum, rutu i kilometre svakog putovanja. Isti kilometri ne mogu se potraživati na oba načina, a sve iznad mesečnog limita po drugom načinu predstavlja pogodnost zaposlenog. Članovi direktora mogu koristiti oba načina isto kao zaposleni.

Članovi direktora i vlasnici koji žive u inostranstvu

Većinom estonskih društava u stranom vlasništvu upravlja se iz matične zemlje vlasnika, a vlasnik dolazi u Estoniju nekoliko puta godišnje radi sastanka s knjigovođom, bankom ili partnerom. Da li je ta poseta službeni put zavisi od toga gde je mesto rada vlasnika, a Zakon o porezu na dohodak na to odgovara na način koji osnivači ne očekuju.

Za člana direktora, EMTA smatra da je mesto rada tamo gde osoba uobičajeno obavlja svoje dužnosti. Osnivač koji upravlja društvom iz Lisabona ima mesto rada u Lisabonu, a put u Tallinn za njega je službeni put u inostranstvo. Zakon o porezu na dohodak tada primenjuje neoporezive limite zemlje u kojoj se rad obavlja, a ne estonsku stopu. EMTA je u svojim objavljenim odgovorima o službenim putovanjima potvrdio da društvo ne može umesto toga izabrati estonske limite. Letovi, hotel i taksi nadoknađuju se u celosti uz dokumentaciju kao i obično; samo dnevnica prati stope matične zemlje. Kako matična zemlja oporezuje tu dnevnicu zasebno je pitanje, koje vredi postaviti lokalnom savetniku pre prve isplate.

Neki vodiči pisani za e-residents tvrde suprotno: da je Estonija matična zemlja društva i da poseta Tallinnu nikada ne može biti službeni put. Takvo tumačenje zanemaruje mesto gde se rad obavlja. Sigurnije je jednom odrediti mesto rada, uneti ga u odluke o putu i primenjivati na isti način za svako putovanje. Gde vlasnik zaista radi takođe je pitanje koje stoji iza stalne poslovne jedinice, što objašnjavamo u članku o vođenju estonskog društva tokom života u inostranstvu.

Šta se dešava kada se pravila prekrše

Trošak koji ne prođe proveru ne nestaje iz knjiga; menja svoju poresku oznaku. Tabela pokazuje šta društvo plaća na €100 u svakom slučaju. Pogodnost zaposlenog je skupa, jer se porez na dohodak prvo obračunava na pogodnost, a zatim se socijalni porez obračunava na pogodnost i porez na dohodak zajedno.

Sve se to prijavljuje na TSD za mesec u kojem je novac plaćen, svako u svom prilogu, a porez se plaća do istog 10. narednog meseca. Pogodnosti zaposlenih i neposlovni troškovi spadaju među plaćanja koja Zakon o porezu na dohodak tretira kao oporezive raspodele, kako objašnjava naš vodič o porezu na dobit pravnih lica u Estoniji. Društvo koje nikada nije isplatilo dividendu stoga i dalje može dugovati porez zbog loše dokumentovanog puta.

Primer trodnevnog puta

Član direktora društva iz Tallinna leti u Berlin u ponedeljak i vraća se u sredu uveče radi sastanka s klijentom i posete sajmu. Odluka o putu potpisana je prethodne sedmice i navodi datume, svrhu i dnevnicu od €75.

Poslednji red je onaj koji većina osnivača ne bi očekivala. Ručkovi društvo koštaju €60 plus €42.31 poreza, dok istih €60 ne bi koštalo ništa da je član direktora platio ručak iz dnevnice od €225. Rešenje je jednostavno: ako obroci završe na kartici društva, umanjite dnevnicu za te dane za isti iznos i ukupan iznos ostaje u okviru neoporezivog limita. Večera s klijentom ne može se rešiti na isti način, ali se može planirati, jer mesec s naknadom direktora ili platom ima veću naknadu za reprezentaciju.

Zašto kartica društva izaziva najviše problema

U našoj praksi klijenti koji na kraju dobiju poreski račun za putovanja nisu oni koji su pogrešno razumeli dnevnicu. To su oni koji su celokupan put, a često i ostatak meseca, platili karticom društva i nisu sačuvali ništa. Na kraju godine knjigovođa ima bankovni izvod pun stranih restorana, prodavnica i hotela, bez odluke o putu, bez računa i bez načina da razlikuje večeru s klijentom od porodičnog odmora. Ta plaćanja ne mogu ući u knjige kao poslovni troškovi. Postaju pogodnost zaposlenog, neposlovni trošak ili potraživanje od vlasnika, a poslednja opcija je početak problema koji opisujemo u vodiču o zajmovima članu društva iz estonskog društva.

Postupak koji održava knjige urednim

1. Potpišite odluku o putu pre polaska, ili najkasnije na dan kada rezervišete karte, i dostavite kopiju knjigovođi.
2. Odredite dnevnicu u odluci i isplatite je jednim prenosom nakon puta; nemojte koristiti karticu društva kao njenu zamenu.
3. Karticom društva plaćajte samo hotel, karte, prevoz i druge troškove iz gornje tabele te fotografišite svaki račun istog dana. Stavka na kartičnom izvodu nije račun.
4. Privatnu potrošnju držite na sopstvenoj kartici, uključujući obroke kada se isplaćuje dnevnica i sve za osobe koje putuju s Vama.
5. U roku od sedmice po povratku pošaljite knjigovođi jedan izveštaj o troškovima po putu: odluku, račune, obračun dnevnice i belešku o svim sastancima s klijentima.

Put obrađen na ovaj način knjigovođi oduzima nekoliko minuta za knjiženje i EMTA ne ostavlja ništa za prekvalifikaciju.

Uređivanje troškova puta uz Eesti Firma

Troškovima službenog puta vredi pravilno upravljati, jer su jedan od najčistijih načina da estonsko društvo pokrije stvarne troškove svog vlasnika. Naši knjigovođe pripremaju odluke o putu, obračunavaju dnevnicu i knjiže izveštaje o troškovima, a sve što ipak padne van limita pravilno se prijavljuje na TSD. Ako tek planirate društvo, uspostavljamo postupak za troškove kao deo osnivanja privrednog društva u Estoniji.

Pošaljite zahtev

Često postavljana pitanja