Hãy hình dung một công ty được đăng ký tại Estonia thuê một nhà thiết kế ở Ấn Độ, một lập trình viên ở Brazil và một người viết nội dung ở Serbia. Cả ba đều làm việc tại nhà, ở quốc gia của họ. Công ty Estonia có phải nộp bất kỳ khoản thuế nào tại Estonia đối với tiền lương của họ không? Khách hàng hỏi chuyên gia kế toán và tiền lương của chúng tôi câu hỏi này gần như mỗi tuần.
Tin tốt ngay từ đầu: trong tình huống phổ biến nhất — người không cư trú làm việc từ xa ở nước ngoài — câu trả lời là không. Không có thuế Estonia, không có biểu mẫu phải nộp — ít quốc gia cho phép bạn thuê freelancer ở nước ngoài đơn giản như vậy. Hướng dẫn này giải thích quy tắc bằng ngôn ngữ dễ hiểu: vì sao quy tắc hoạt động như vậy, những điểm cần lưu ý và giấy tờ nào giúp bạn an toàn.
Quy tắc duy nhất về thuế tiền lương Estonia: Nơi công việc được thực hiện
Thuế tiền lương Estonia chỉ đặt một câu hỏi: người đó thực tế ngồi ở đâu khi thực hiện công việc? Không điều gì khác quan trọng — không phải quốc tịch, không phải đồng tiền thanh toán, kể cả việc người sử dụng lao động là công ty Estonia.
Vì vậy, nếu freelancer hoặc nhân viên từ xa của bạn không là người cư trú thuế tại Estonia và thực hiện toàn bộ công việc từ quốc gia quê nhà, khoản thù lao của họ đơn giản không thuộc phạm vi của Estonia. Công ty không khấu trừ gì từ lương. Công ty không nộp thuế xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hay khoản đóng góp hưu trí bổ sung. Thậm chí công ty không cần nêu khoản thanh toán trong tờ khai thuế TSD gửi Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (EMTA).
Ví dụ: nhà thiết kế web làm việc từ xa tại Ấn Độ
Một công ty IT đăng ký tại Estonia thuê một nhà thiết kế web sống tại Ấn Độ và làm việc tại nhà. Mọi giờ làm việc đều diễn ra tại Ấn Độ — vì vậy người sử dụng lao động Estonia không khấu trừ thuế Estonia và không báo cáo gì cho EMTA. Việc nhà thiết kế có phải nộp thuế tại Ấn Độ hay không thuộc luật Ấn Độ, và tự giải quyết việc đó là trách nhiệm của nhà thiết kế.
Trả lương cho người không cư trú: Ba tình huống
Hầu như mọi trường hợp thực tế công ty Estonia trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài và nhân viên từ xa đều thuộc một trong ba nhóm:
| Tình huống | Thuế tiền lương tại Estonia | Báo cáo cho EMTA |
|---|---|---|
| Người không cư trú làm việc từ xa, hoàn toàn ngoài Estonia | Hoàn toàn không có | Không cần khai báo |
| Người không cư trú thực hiện công việc khi ở Estonia | Thuế có thể áp dụng cho những ngày làm việc tại đây | Khai báo các khoản thanh toán; đăng ký trong sổ đăng ký việc làm |
| Người không cư trú nhận thù lao thành viên hội đồng quản trị | Luôn chịu thuế thu nhập; cả thuế xã hội, trừ khi áp dụng chứng nhận A1 của EU/EEA | Khai báo tại Phụ lục 2 của TSD; đăng ký trong sổ đăng ký việc làm |
Dòng đầu tiên là thực tế hằng ngày của các đội ngũ phân tán — và là lý do thuê nhà thầu nước ngoài thông qua công ty Estonia cần rất ít giấy tờ.
Khi thuế Estonia áp dụng cho nhân viên nước ngoài
Lợi ích này hoàn toàn dựa trên một điều kiện: công việc diễn ra bên ngoài Estonia. Hai tình huống phá vỡ điều kiện đó — và cả hai đều khiến người mới bắt đầu bất ngờ.
Điểm cần lưu ý 1: Nhân viên từ xa thực hiện nhiệm vụ tại Estonia
Đến Estonia để họp, đàm phán hoặc đào tạo là một chuyện. Thực sự thực hiện công việc từ Estonia lại là chuyện khác — và vì người sử dụng lao động là công ty Estonia, tiền công cho những ngày làm việc tại đây có thể chịu thuế ngay từ ngày làm việc đầu tiên. Khi đó, công ty phải khấu trừ thuế, khai báo các khoản thanh toán và đăng ký người đó trong sổ đăng ký việc làm. Quy tắc thực tế: trước khi nhân viên từ xa mở máy tính để làm việc từ Estonia, hãy trao đổi với kế toán của bạn.
Điểm cần lưu ý 2: Thù lao thành viên hội đồng quản trị chịu thuế khác
Khoản thanh toán cho việc quản lý một công ty Estonia tuân theo các quy tắc riêng. Thù lao thành viên hội đồng quản trị chịu thuế thu nhập Estonia bất kể thành viên hội đồng quản trị sống hoặc làm việc ở đâu. Thuế xã hội Estonia được cộng thêm, với một ngoại lệ: nếu thành viên hội đồng quản trị có chứng nhận A1 chứng minh thuộc phạm vi bảo hiểm xã hội tại một quốc gia EU/EEA hoặc Thụy Sĩ, các khoản đóng góp xã hội vẫn ở quốc gia đó. Dù thế nào, công ty phải khai báo thù lao cho EMTA và đăng ký thành viên hội đồng quản trị trong sổ đăng ký việc làm. Tóm lại: quy tắc “công việc thực hiện ở nước ngoài” bảo vệ tiền lương cho công việc trực tiếp — không bảo vệ thù lao cho việc điều hành công ty.
Đảm nhiệm hai vai trò? Hãy tách khoản thanh toán
Nhiều nhà sáng lập vừa quản lý công ty vừa thực hiện công việc thực tế từ nước ngoài. Hai vai trò này chịu thuế khác nhau, vì vậy hãy tách thù lao trong hợp đồng: thù lao hội đồng quản trị cho nhiệm vụ quản lý, và lương cho công việc hằng ngày thực hiện ở nước ngoài. Mỗi phần khi đó thuộc đúng chế độ thuế, và sau này không có gì phải tranh luận.
Thuế freelancer tại quốc gia quê nhà: Trách nhiệm của ai?
Của người lao động — không phải của công ty. “Estonia không đánh thuế” không có nghĩa là “miễn thuế ở mọi nơi”. Freelancer hoặc nhân viên từ xa thông thường sẽ phải nộp thuế thu nhập, và thường cả các khoản đóng góp xã hội, tại quốc gia của họ theo quy định địa phương. Khai báo thu nhập đó tại quê nhà hoàn toàn là trách nhiệm của họ. Trong tình huống làm việc từ xa này, các hiệp định tránh đánh thuế hai lần có ý nghĩa ở phía quốc gia quê nhà — đơn giản là chúng không thay đổi gì tại Estonia.
Một lưu ý cho người sử dụng lao động: một số quốc gia yêu cầu công ty nước ngoài tuyển dụng nhân sự địa phương phải đăng ký tại đó và thực hiện tính lương theo quy định địa phương. Trong EU, các khoản đóng góp xã hội thường thuộc về quốc gia nơi nhân viên thực tế làm việc. Nhà thầu độc lập xuất hóa đơn cho dịch vụ của họ hiếm khi dẫn đến yêu cầu này — nhưng trước khi ký hợp đồng lao động với một người ở nước ngoài, hãy kiểm tra quốc gia đó yêu cầu gì ở bạn với tư cách người sử dụng lao động.
Lưu hồ sơ công việc từ xa xuyên biên giới đúng cách
Vì mọi thứ phụ thuộc vào nơi công việc diễn ra, hãy ghi rõ bằng văn bản. Các cố vấn của chúng tôi khuyến nghị danh sách kiểm tra đơn giản cho công việc từ xa xuyên biên giới:
- ghi trực tiếp quốc gia cư trú và nơi làm việc của người lao động trong hợp đồng;
- nêu rõ nhiệm vụ được thực hiện ngoài Estonia — và bảo đảm điều này đúng với thực tế;
- lưu bằng chứng đơn giản về nơi công việc diễn ra: hóa đơn, bảng chấm công, xác nhận bằng văn bản;
- làm rõ người đó có vai trò gì với công ty — nhân viên, nhà thầu hay thành viên hội đồng quản trị — vì mỗi vai trò chịu thuế khác nhau;
- xem xét lại cơ cấu nếu người lao động chuyển chỗ ở, bắt đầu thường xuyên đến Estonia hoặc tham gia hội đồng quản trị.
Không việc nào trong số này mất quá một giờ — và đó chính xác là những gì thanh tra thuế sẽ yêu cầu nếu cách xử lý các khoản thanh toán quốc tế từng bị đặt vấn đề.
Vì sao Estonia phù hợp với đội ngũ phân tán và tuyển dụng từ xa
Đối với studio phần mềm, công ty thiết kế, đơn vị vận hành thương mại điện tử và mọi doanh nghiệp xây dựng trên đội ngũ từ xa phân tán, logic theo lãnh thổ này giúp việc tính lương quốc tế đơn giản đáng kể. Lương của lập trình viên, nhà thiết kế và chuyên gia khác được thuê ở nước ngoài không chịu thêm một lớp khoản phí của người sử dụng lao động Estonia — chi phí mà nhiều quốc gia khác cộng thêm trên mỗi mức lương gộp.
Kết hợp với nguyên tắc rộng hơn của Estonia rằng lợi nhuận công ty chỉ bị đánh thuế khi được chi trả — được giải thích từng bước trong hướng dẫn về thuế công ty Estonia của chúng tôi — doanh nghiệp quốc tế có thể tái đầu tư nhiều hơn phần thu nhập kiếm được. Quy định chính thức về thuế đối với người không cư trú được công bố bởi Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia.
Có câu hỏi về việc tính lương quốc tế?
Bạn chưa chắc việc trả tiền cho đội ngũ nước ngoài — freelancer, nhân viên từ xa hoặc thành viên hội đồng quản trị — có tạo ra nghĩa vụ tại Estonia hay không? Kế toán và cố vấn thuế của chúng tôi sẽ xem xét trường hợp cụ thể của bạn và thiết lập cách xử lý tiền lương chính xác ngay từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Không. Nếu người đó không là người cư trú thuế Estonia và thực hiện toàn bộ công việc ngoài Estonia, khoản thanh toán không chịu thuế thu nhập Estonia hoặc các khoản phí xã hội, và không có gì phải khấu trừ.
Không. Tiền công của người không cư trú cho công việc hoàn toàn thực hiện ở nước ngoài không được đưa vào tờ khai TSD của công ty. Nghĩa vụ báo cáo chỉ bắt đầu nếu công việc diễn ra tại Estonia hoặc khoản thanh toán là thù lao thành viên hội đồng quản trị.
Các chuyến thăm để họp hoặc đào tạo thường không gây vấn đề. Thực hiện công việc thực tế từ Estonia thì khác: với người sử dụng lao động Estonia, tiền công cho các ngày làm việc tại đây có thể chịu thuế từ ngày đầu tiên, kèm nghĩa vụ khai báo cho công ty. Hãy theo dõi các chuyến thăm đó và hỏi kế toán trước.
Không — đây là ngoại lệ lớn. Thù lao hội đồng quản trị chịu thuế thu nhập Estonia dù thành viên hội đồng quản trị sống ở đâu, cộng thuế xã hội trừ khi chứng nhận A1 của EU/EEA giữ bảo hiểm xã hội tại quốc gia quê nhà. Công ty khai báo thù lao và đăng ký người đó trong sổ đăng ký việc làm.
Freelancer. Thu nhập mà Estonia không đánh thuế thường chịu thuế tại quốc gia cư trú của người đó, và việc khai báo tại đó là trách nhiệm của họ — không phải của công ty Estonia.
