Estoniya şirkətinin idarə heyəti üzvü: vəzifələr, hüquqlar və məsuliyyət

Estoniya şirkətinin idarə heyəti üzvü şirkəti idarə etməyə və əməliyyatlarda təmsil etməyə qanunla səlahiyyət verilmiş şəxsdir. Hər Estoniya özəl məhdud məsuliyyətli şirkətində (osaühing və ya OÜ) ən azı bir idarə heyəti üzvü olmalıdır və həmin şəxs gündəlik idarəetmə vəzifələrini, uyğunluq öhdəliklərini və rolla bağlı şəxsi məsuliyyət risklərini daşıyır. İngilisdilli praktikada eyni vəzifə tez-tez Estoniya şirkətinin director, managing director və ya company officer vəzifəsi adlanır.

Bu bələdçi Estoniya OÜ-sində kimin idarə heyəti üzvü və ya director ola biləcəyini, idarə heyətinin hüquq və vəzifələrini, üzvlərin necə təyin, vəzifədən azad və əvəz edildiyini, idarə heyəti üzvü müqaviləsinin nələri əhatə etməli olduğunu və directorun hansı hallarda şəxsən məsuliyyət daşıya biləcəyini izah edir.

Heyətin tərkibi Estoniyada şirkətin yaradılması zamanı müəyyən edilir, çünki ilk heyət üzvləri birbaşa qeydiyyat ərizəsində təyin olunur.

Estoniya OÜ-sünün idarə heyəti: əsas qaydalar qısa şəkildə

İdarə heyəti (juhatus) Estoniya özəl məhdud məsuliyyətli şirkətinin icraedici orqanıdır. Bu, OÜ-nün malik olması tələb edilən yeganə idarəetmə orqanıdır — nəzarət şurası könüllüdür — və həm idarəetmə funksiyasına, həm də təmsilçilik hüququna malikdir.

Bir cümlə ilə: idarə heyəti şirkəti idarə edir və onun adından imza atır, səhmdarlar isə şirkətə sahibdir və heyətdə kimin yer alacağına qərar verirlər.

Estoniya şirkətinin idarə heyəti üzvləri: əsas məqamlar

Təsisçilər, e-Residents və qeyri-rezident directorlar üçün praktik xülasə.

Mənbələr: Estoniya Ticarət Məcəlləsi (Äriseadustik), Estoniya Kommersiya Reyestri, Estoniya Vergi və Gömrük İdarəsi (Maksu- ja Tolliamet).

Estoniya şirkətində idarə heyəti üzvü kimdir?

Estoniya OÜ-sünün idarə heyəti üzvü şirkəti idarə etmək və üçüncü şəxslərlə münasibətlərdə təmsil etmək üçün səhmdarlar tərəfindən seçilən fiziki şəxsdir. İdarəetmə və təmsilçilik eyni şəxsdə birləşir: qərar verən şəxs həm də imza atır.

Estoniya hüququ bu vəzifəni tutacaq şəxslərə çox az məhdudiyyət qoyur. Heyət üzvü tam fəaliyyət qabiliyyətli fiziki şəxs olmalıdır — hüquqi şəxs Estoniya şirkətinin idarə heyətinə təyin edilə bilməz, məhkəmə tərəfindən sahibkarlıq qadağasına (ärikeeld) məruz qalan şəxs də təyin edilə bilməz.

Praktikada xarici təsisçilər tərəfindən qeydiyyatdan keçirilən Estoniya OÜ-lərinin əksəriyyətində dəqiq bir heyət üzvü var və bu şəxs adətən yeganə səhmdardır. Daha böyük strukturlarda bir neçə heyət üzvü, bəzən heç bir səhmə sahib olmayan kənar menecer və ya managing director təyin edilir.

Estoniya OÜ-sündə nəzarət şurası (nõukogu) tələb edilmir və özəl məhdud məsuliyyətli şirkətlərin əksəriyyətində heç vaxt belə orqan olmur. Nəzarət şurası nizamnamə əsasında yaradıldıqda, heyət üzvlərinin seçilməsi və vəzifədən azad edilməsi səlahiyyətini səhmdarlardan alır və idarə heyətinə nəzarət edir. Eyni şəxs hər iki orqanda eyni vaxtda iştirak edə bilməz.

İdarə heyəti üzvü, səhmdar və faydalı mülkiyyətçi üç fərqli roldur

Təsisçilər Estoniya məhdud məsuliyyətli şirkətində tez-tez hüquqi baxımdan fərqli üç mövqeni qarışdırırlar:

• Səhmdar (osanik) — səhmlərə sahib olur, şirkət qərarlarında səs verir və dividendlər alır;
• İdarə heyəti üzvü (juhatuse liige) — şirkəti idarə edir, müqavilələri imzalayır və uyğunluğa görə cavabdehdir;
• Faydalı mülkiyyətçi (tegelik kasusaaja) — şirkətə son nəticədə sahib olan və ya ona nəzarət edən, Kommersiya Reyestrinə ayrıca bildirilən fiziki şəxsdir.

Bir şəxs hər üç rolu eyni anda daşıya bilər; tək təsisçili OÜ-də standart vəziyyət budur. Lakin hər rola bağlı öhdəliklər ayrı qalır — idarəetmə məsuliyyəti isə səhmdarlığa deyil, heyət üzvü roluna bağlıdır.

Estoniya şirkəti directorunun vəzifə və məsuliyyətləri

Estoniya şirkəti directorunun əsas vəzifəsi şirkəti ehtiyatlı sahibkardan gözlənilən diqqətlə idarə etmək və şirkətin ən yaxşı maraqlarına uyğun hərəkət etməkdir. Qalan hər şey bu standartdan irəli gəlir.

• Gündəlik idarəetmə. Heyət əməliyyatlar, müqavilələr, əməkdaşlar, qiymətqoyma və şirkətin kommersiya istiqaməti barədə qərar verir.
• Hüquqi təmsilçilik. Heyət üzvü şirkət adından imza atır, hesablar açır, müqavilələr bağlayır və orqanlar qarşısında çıxış edir.
• Mühasibat və hesabatlılıq. Heyət şirkətin mühasibatını təşkil etməli və illik hesabatın Kommersiya Reyestrinə vaxtında təqdim edilməsini təmin etməlidir.
• Vergi uyğunluğu. Bəyannamələr təqdim edilməli və vergilər qanuni müddətlər ərzində Estoniya Vergi və Gömrük İdarəsinə (Maksu- ja Tolliamet) ödənilməlidir.
• Reyestr məlumatlarının düzgün saxlanılması. Ünvan, əlaqə məlumatları, heyət tərkibi, faydalı mülkiyyətçilər və səhm köçürmələri barədə dəyişikliklər Kommersiya Reyestrinə bildirilməlidir; reyestr indi səhmdarlar siyahısını da aparır.
• Səhmdar yığıncaqlarının çağırılması. Heyət illik hesabatın, mənfəətin bölüşdürülməsinin və nizamnaməyə dəyişikliklərin təsdiqi üçün ümumi yığıncağı çağırır.
• Sədaqət vəzifəsi. Heyət üzvü maraqlar toqquşmasından çəkinməli və şirkətin imkanlarından və ya aktivlərindən şəxsi fayda üçün istifadə etməməlidir.
• Ödəmə qabiliyyətinin izlənməsi. Heyət şirkətin maliyyə vəziyyətini izləməli və ödəmə qabiliyyətsizliyi daimi olduqda iflas üçün ərizə verməlidir.

Bu vəzifələr şirkət fəaliyyətsiz olduqda, dövriyyəsi və işçiləri olmadıqda belə tam həcmdə tətbiq edilir. Fəaliyyəti olmayan şirkətin də hesabat öhdəlikləri olan heyət üzvü var.

Estoniya OÜ-sündə idarə heyəti üzvünün hüquqları

Heyət üzvünün hüquqları vəzifələrin əksidir. Heyət üzvü qanun və nizamnamə çərçivəsində şirkəti idarə etmək və təmsil etmək, heyət üzvü müqaviləsində razılaşdırılmış haqqı almaq və əsaslı xərclərinin ödənilməsini tələb etmək hüququna malikdir. Həmçinin qərar heyətin öz səlahiyyətindən kənarda olduqda səhmdar yığıncağını çağıra, səhmdarların istəyindən asılı olmayaraq istənilən vaxt istefa verə və qüvvədə olan səhmdar qərarını icra etdikdə qoruna bilər: onun icrası nəticəsində yaranmış zərər şəxsən heyət üzvünün üzərinə düşmür.

Bir hüquq xüsusi qeyd olunmalıdır: şirkətin mühasibat qeydlərinə, müqavilələrinə və sənədlərinə tam çıxış. Bu, xüsusilə heyət üzvü sahib olmadıqda vacibdir — mühasibatı görə bilməyən director sonradan lazımi diqqəti nümayiş etdirə bilməz və bu, məsuliyyət mübahisələrinin yayılmış başlanğıc nöqtəsidir.

Estoniyada idarə heyəti üzvünü necə təyin, vəzifədən azad və ya əvəz etmək olar

Estoniya OÜ-sünün idarə heyəti üzvləri səhmdarların qərarı ilə təyin və vəzifədən azad edilir, dəyişiklik isə Kommersiya Reyestrinə daxil edildikdən sonra üçüncü şəxslərə münasibətdə qüvvəyə minir. Nizamnamədə nəzərdə tutulmayıbsa, müəyyən edilmiş səlahiyyət müddəti yoxdur.

Yeni idarə heyəti üzvünün təyin edilməsi: addım-addım

1. 1

   Səhmdarlar yeni heyət üzvünü seçən qərar qəbul edirlər.

2. 2

   Şəxs təyinata razılığını təsdiqləyir.

3. 3

   Rəqəmsal imzalanmış və ya notariat qaydasında təsdiqlənmiş ərizə Kommersiya Reyestrinə təqdim edilir.

4. 4

   Qeydiyyatçı qeydi aparır və yeni heyət üzvü ictimai görünür.

5. 5

   Bank, ödəniş provayderi və mühasibat çıxışları müvafiq olaraq yenilənir.

Təsisçi və ya yeni təyin edilmiş directorun Estoniya ID kartı, rəqəmsal ID-si və ya e-Residency rəqəmsal identikliyi olduqda, bütün prosedur e-Business Register-də onlayn tamamlanır. Rəqəmsal identiklik olmadan sənədlər notariat qaydasında təsdiqlənməli, xarici notariat aktı isə adətən apostil və andlı tərcümə tələb edir.

İdarə heyəti üzvünün vəzifədən azad edilməsi və heyətdən istefa

Səhmdarlar Estoniya şirkətinin directorunu nizamnamə daha yüksək hədd tələb etmədikdə sadə səs çoxluğu ilə istənilən vaxt vəzifədən azad edə bilərlər. Səbəb göstərilməsi tələb edilmir və şirkət hüququ üzrə bildiriş müddəti tətbiq olunmur — baxmayaraq ki, heyət üzvü müqaviləsində belə müddət nəzərdə tutula bilər.

Heyət üzvü isə istədiyi vaxt vəzifədən gedə bilər. İstefa elan edildikdə şirkətə münasibətdə qüvvəyə minir, lakin qeyd dəyişdirilənədək üçüncü şəxslər Kommersiya Reyestrinə etibar edə bilərlər. Bu baş verənədək, artıq vəzifədən getmiş şəxs şirkəti hələ də bağlaya və yazışmalar ona yönləndirilə bilər.

Bir neçə idarə heyəti üzvü və təmsilçilik hüququ

Standart olaraq Estoniya OÜ-sünün idarə heyətinin hər üzvü şirkəti fərdi qaydada təmsil edə bilər. Birgə təmsilçilik — məsələn, iki heyət üzvünün birlikdə imza atması tələbi — mümkündür, lakin üçüncü şəxslərə qarşı qüvvədə olması üçün nizamnamədə göstərilməli və Kommersiya Reyestrinə daxil edilməlidir.

Qeydə alınmamış daxili məhdudiyyətlər heyət üzvünü şirkət qarşısında yenə bağlayır, lakin vicdanlı qarşı tərəflə bağlanmış əməliyyatı etibarsız etmir. Bir neçə heyət üzvü təyin olunduqda, nizamnamədə başqa hal nəzərdə tutulmayıbsa, daxili qərarlar adətən səs çoxluğu ilə qəbul edilir.

İdarə heyəti üzvü müqaviləsi (Juhatuse Liikme Leping): niyə əmək müqaviləsi deyil

Estoniya şirkətinin idarə heyəti üzvü həmin şirkətin işçisi deyil və Employment Contracts Act heyət üzvü münasibətinə tətbiq edilmir. Münasibət səhmdarların seçki qərarına və əksər hallarda öhdəliklər hüququ ilə tənzimlənən ayrıca idarə heyəti üzvü müqaviləsinə (juhatuse liikme leping) əsaslanır.

Praktik nəticə odur ki, heç nə nəzərdə tutulmuş sayılmır. Ödənişli məzuniyyət, bildiriş müddətləri, iş vaxtı qaydaları, işdənçıxma ödənişi və xəstəliklə bağlı tənzimləmələr vəzifədən avtomatik yaranmır — tərəflər onları istəyirlərsə, müqaviləyə yazmalıdırlar.

• idarəetmə vəzifələrinin həcmi və qərar qəbuluna dair daxili məhdudiyyətlər;
• heyət üzvü haqqının məbləği və ödəniş vaxtı, həmçinin xərclərin ödənilməsi;
• məxfilik, əqli mülkiyyət və sənədlərin təhvil verilməsi;
• müqavilənin xitamı və vəzifədən azad edilərkən hər hansı kompensasiya;
• razılaşdırıldıqda rəqabət etməmək razılaşması.

Heyət üzvü bu müqaviləni hər iki tərəf üçün imzalaya bilməz: səhmdarlar haqq daxil olmaqla əsas şərtləri müəyyən edən qərar qəbul edir və şirkət adından imza atacaq şəxsi təyin edirlər. Haqqın necə vergiyə cəlb edildiyi — və ümumiyyətlə onun ödənilməsinin nə vaxt məntiqli olduğu — Estoniyada idarə heyəti üzvünün mükafatlandırılması üzrə ayrıca bələdçimizdə izah olunur. Şəxs heyət vəzifəsini başqa funksiyada həqiqi işlə birləşdirirsə — məsələn, eyni zamanda aparıcı developer olan təsisçi — iki münasibət ayrıca sənədləşdirilməlidir, çünki yalnız əmək münasibəti əmək hüququ ilə qorunur.

Rəqabət etməmək və maraqlar toqquşması

Səhmdarların razılığı olmadan heyət üzvü şirkətlə rəqabət apara və ya rəqib biznesdə idarəetmə vəzifəsi tuta bilməz. Şirkətlə öz heyət üzvü arasındakı əməliyyatlar da səhmdar qərarı tələb edir — və belə qərar olmadan öz-özü ilə əməliyyat, xüsusilə şirkət və təsisçi arasındakı borclar, sahiblərin idarə etdiyi şirkətlərdə sonrakı mübahisələrin ən yayılmış mənbələrindən biridir.

Estoniyada idarə heyəti üzvünün məsuliyyəti: director nə vaxt şəxsən məsul olur

Estoniyada director məsuliyyəti tituldan deyil, funksiyadan irəli gəlir. İdarə heyəti üzvü vəzifənin pozulması nəticəsində şirkətə vurduğu zərərə görə şəxsən məsuliyyət daşıyır və müəyyən hallarda kreditorlar və dövlət qarşısında da məsul olur. Məhdud məsuliyyət səhmdarın investisiyasını qoruyur — vəzifəni lazımi qaydada yerinə yetirməyən directoru qorumur.

Director məsuliyyətinin əsasları

Məsuliyyət zərərə səbəb olan diqqət vəzifəsinin və ya sədaqət vəzifəsinin pozulmasından yaranır. Estoniya director məsuliyyətinin praktik baxımdan ən vacib xüsusiyyəti sübutetmə yükünün tərsinə çevrilməsidir: heyət üzvünün səhlənkar olduğunu şirkət yox, vəzifələri ehtiyatlı sahibkarın diqqəti ilə yerinə yetirdiyini heyət üzvü sübut etməlidir. Mübahisədə bu sübut sənədlərdən ibarətdir: qərarlar, hesablamalar, yazışmalar, hərəkətdən əvvəl alınmış məsləhətlər. Təkcə kommersiya uğursuzluğu məsuliyyət yaratmır. Pis nəticələnmiş dürüst biznes qərarı qorunur, bir şərtlə ki, heyət üzvünün onda şəxsi marağı olmasın və qərarı verərkən kifayət qədər məlumatlı olsun.

Ümumi səhlənkarlıqdan əlavə, Estoniya hüququ bir neçə konkret vəziyyətlə şəxsi məsuliyyət bağlayır:

• Səhmdarlara qanunsuz ödənişlər — bölüşdürülə bilən mənfəət olmadan ödənilmiş dividend və ya gizli bölüşdürmə buna yol verən heyət üzvləri tərəfindən şirkətə qaytarılmalıdır;
• Gecikmiş iflas ərizəsi — ödəmə qabiliyyətsizliyi müvəqqəti olmadıqda, heyət ödəmə qabiliyyətsizliyi aşkar göründüyü tarixdən etibarən 20 gün ərzində iflas ərizəsi verməlidir və həmin andan sonra edilən ödənişlər heyət üzvlərinin şəxsi məsuliyyətinə düşə bilər;
• Ödənilməmiş vergilər — Vergi və Gömrük İdarəsi qəsdən və ya kobud səhlənkarlıqla şirkətin vergi öhdəliklərinin yerinə yetirilməməsinə səbəb olmuş heyət üzvünə qarşı məsuliyyət qərarı çıxara bilər;
• Cinayət əməlləri — mühasibatın təşkil edilməməsi, mühasibat sənədlərinin gizlədilməsi və ya şirkət vasitəsilə törədilən vergi cinayətləri cinayət məsuliyyəti və məhkəmə tərəfindən sahibkarlıq qadağasına (ärikeeld) səbəb ola bilər.

Ticarət Məcəlləsinin 187-ci maddəsinə əsasən, heyət üzvünə qarşı tələblər beş illik iddia müddətinə tabedir — istefa isə onları aradan qaldırmır. Keçmiş heyət üzvü səlahiyyət müddətində törədilmiş pozuntulara görə məsul olaraq qalır və səhmlərin satılması heç nəyi dəyişmir. Əks tələ də eyni dərəcədə realdır: faktiki olaraq şirkətdən ayrılan, lakin istefa verməyən və hələ də Kommersiya Reyestrində qeyd edilən şəxs bütün öhdəlikləri ilə vəzifəni daşımaqda davam edir. Heyət vəzifəsindən hər çıxış elan edilmiş istefa və təsdiqlənmiş reyestr qeydi ilə başa çatmalıdır.

Şəxsi məsuliyyət riskini necə azaltmalı

• mühasibatı ildə bir dəfə yenidən qurmaq əvəzinə aktual saxlayın;
• xüsusilə qeyri-adi və ya əlaqəli tərəflərlə əməliyyatlar üzrə heyət qərarlarını sənədləşdirin;
• xalis aktivləri və ödəmə qabiliyyətini izləyin, vəziyyət pisləşərsə erkən hərəkət edin;
• əməliyyatlarına nəzarət etmədiyiniz şirkətdə heç vaxt heyət vəzifəsini qəbul etməyin;
• lazımi diqqətin sübutlarını — məsləhətləri, hesablamaları və qərarları — ən azı iddia müddəti boyunca saxlayın;
• şirkətlə özünüz arasındakı hər əməliyyatdan əvvəl səhmdar qərarı alın;
• şirkətin real kommersiya riskləri olduqda directors and officers liability insurance məsələsini nəzərdən keçirin.

Estoniya şirkətlərinin idarə heyəti üzvlərinin yayılmış səhvləri

Kiçik Estoniya şirkətlərinin directorlarının qarşılaşdığı problemlərin əksəriyyəti hüquqi deyil, inzibati xarakter daşıyır — və demək olar ki, hamısından qaçmaq mümkündür.

• fəaliyyətsiz şirkət də daxil olmaqla illik hesabat müddətini qaçırmaq;
• Kommersiya Reyestrində dəyişikliyi qeyd etmədən qeyri-rəsmi istefa vermək;
• şirkətin bank hesabından şəxsi xərclər üçün istifadə etmək;
• reyestrdə faydalı mülkiyyətçi və ya əlaqə məlumatlarını köhnəlmiş saxlamaq;
• illərlə idarə heyəti üzvü müqaviləsi və qərar qeydi olmadan fəaliyyət göstərmək;
• səhmdar qərarı olmadan şirkət ilə təsisçi arasında borc vermək;
• ödəmə qabiliyyətsizliyi aşkar olduqdan sonra ticarəti davam etdirmək.

Estoniya Ticarət Məcəlləsinin birləşdirilmiş mətni Riigi Teataja-da dərc edilir, qeyri-rezidentlərə məxsus şirkətlərin öhdəlikləri barədə təlimat isə Estoniya Vergi və Gömrük İdarəsi tərəfindən yayımlanır.

Nəticə: məsuliyyət heyət vəzifəsindədir

Estoniya şirkət directorlarına qeyri-adi sərbəstlik verir. Bir şəxs kifayətdir, rezidentlik və ya vətəndaşlıq tələb olunmur və bütün rol rəqəmsal identikliklə uzaqdan yerinə yetirilə bilər.

Bu sərbəstlik cəmlənmiş məsuliyyətlə gəlir. Hesabatlılığa, vergilərə, ödəmə qabiliyyətinin izlənməsinə və reyestr məlumatlarının dəqiqliyinə görə səhmdar və ya mühasib deyil, heyət üzvü cavabdehdir. Əvvəlcədən başa düşüldükdə, bu öhdəliklər adi haldır. Buraxılmış müddətdən və ya məsuliyyət qərarından sonra aşkar edildikdə isə bahalı olur.

Eesti Firma necə kömək edə bilər

Eesti Firma xaricdən idarə olunan Estoniya şirkətləri üçün heyət üzvlərinin təyin və vəzifədən azad edilməsi, Kommersiya Reyestrinə müraciətlər, heyət üzvü müqavilələri və səhmdar qərarları, mükafatlandırma və əməkhaqqı hesablanması, illik hesabatlar və davamlı uyğunluq üzrə yardım göstərir. Tənzimləmə tələb etdikdə, həmçinin qeydiyyatlı Tallinndə hüquqi ünvan və Estoniyada əlaqələndirici şəxs təqdim edirik.

Estoniya şirkətinin idarə heyətinə təyin olunursunuzsa və ya mövcud OÜ-nün heyət tərkibini dəyişməlisinizsə, komandamız qərarları hazırlaya, reyestr ərizəsini idarə edə və hər hansı mükafatlandırmanın mühasibat və vergi rejimini başlanğıcdan düzgün qura bilər.

Hələ planlaşdırma mərhələsində olan təsisçilərə heyətin hesabat öhdəliklərinin yerinə yetirilməsini təmin edən davamlı Estoniyada mühasibat xidmətləri ilə birlikdə heyət strukturu üzrə məsləhət verə bilərik.

Sorğu göndərin

Tez-tez verilən suallar