Как да наемете първия си служител в Естония: договор, регистър на заетостта и първо възнаграждение

Досега Вашето дружество вероятно е плащало само на един човек: на Вас като член на управителния орган (juhatus). Първият служител променя това. За изплащането на възнаграждение на Вас са нужни едва ли не само решение на съдружниците. Заплатата въвежда трудовото право: писмен договор, минимална заплата, платен отпуск и регистър на заетостта, който трябва да знае за лицето преди първия му час работа. Нищо от това не е трудно и всичко се прави онлайн; важен е редът. Това ръководство разглежда стъпка по стъпка наемането на първия Ви служител в Естония, предназначено за основател, който никога не е бил работодател тук. То обхваща служител, който работи в Естония.

Кой се счита за служител

Правилата по-долу се прилагат за лице, което работи за Вашето дружество под негово ръководство, в определени часове и с неговите средства. Това е служител, независимо от наименованието на договора. Специалист, който постига определен резултат по свой начин и на собствен риск, е изпълнител по договор за услуги. Изпълнителят няма минимална заплата или платен отпуск, макар че дружеството все пак плаща данъци върху възнагражденията, ако изпълнителят е физическо лице. Лице, което управлява дружеството, е член на управителния орган, възнаградено по споразумение с член на управителния орган, а не по трудов договор.

Две грешки се повтарят непрекъснато. Първата е изплащането на фактически служител по фактури или чрез негово собствено дружество, за да се спести социален данък; Данъчната и митническата служба преквалифицира такива отношения, а нашето ръководство за прикрити трудови отношения обяснява критериите, които прилагат съдилищата. Втората е поставянето на собственото възнаграждение на основателя по трудов договор. Само работа, ясно отделена от управлението, например като разработчик на продукта на дружеството, може да бъде по трудов договор наред с ролята в управителния орган.

Наемане на служител в Естония стъпка по стъпка

Естония няма отделна регистрация на работодател. Вашето дружество става работодател в момента, в който направи първото си вписване в регистъра на заетостта и подаде първата си декларация за възнаграждения. Стъпките по-долу са в необходимия ред.

1. Съберете данните на служителя. Нужни са Ви пълното му име, естонски личен идентификационен код (isikukood, 11-цифреният номер, който има всеки жител), домашен адрес и банкова сметка. Чужденец без личен код подава заявление за такъв в Съвета за полиция и гранична охрана или в орган на местното самоуправление.
2. Подпишете писмения трудов договор. Employment Contracts Act изисква писмен договор; единственото изключение е работа с продължителност не повече от две седмици. Той може да бъде подписан цифрово или на хартия, на всеки език, който и двамата разбирате, а дружеството го съхранява десет години след прекратяването му. Какво трябва да съдържа е посочено в следващия раздел.
3. Регистрирайте служителя в регистъра на заетостта преди започване на работа. Това е стъпката, която основателите най-често пропускат, и тази, за която се налага глоба. Вписването се прави в e-MTA, портала за самообслужване на Данъчната и митническата служба, а регистърът е разгледан отделно по-долу.
4. Получете заявлението за необлагаем доход. Работодателят може да приспадне месечното основно освобождаване от €700 преди удържането на данък върху дохода само ако служителят е подал писмено заявление. Без него данък върху дохода се удържа върху цялата заплата.
5. Подредете документите за безопасност. Всеки работодател с поне един служител трябва да има оценка на риска за работната среда, въведена в системата за самообслужване на Инспекцията по труда, и да инструктира служителя по безопасност преди започването му. Когато оценката показва рискови фактори, а редовната работа пред екран се брои, служителят преминава и медицински преглед в срок от четири месеца от началната дата. За офис работа това е кратка процедура.
6. Извършете първото изчисляване на възнаграждението. Изплащайте заплатата поне веднъж месечно на деня, посочен в договора, като удържате данък върху дохода, осигуровка за безработица и, ако служителят се е включил във финансираната пенсия, неговата пенсионна вноска. До 10-о число на следващия месец дружеството подава TSD, месечната декларация, която обхваща всички данъци върху възнагражденията, и ги плаща на Данъчната и митническата служба.

Какво трябва да съдържа трудовият договор

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) изброява данните, които трябва да съдържа всеки писмен трудов договор. Посочват се страните, началната дата, работата и нейното наименование, както и мястото на работа. Посочва се брутната заплата заедно с деня и начина на плащане, работното време, продължителността на годишния отпуск и на изпитателния срок, както и сроковете за предизвестие при прекратяване на договора.

Добре е да знаете няколко правила по подразбиране, преди да попълните тези полета. Пълното работно време е 40 часа седмично, а годишният отпуск е най-малко 28 календарни дни. Законът предполага изпитателен срок от четири месеца, освен ако не договорите по-кратък или изобщо без такъв, и през изпитателния срок всяка страна може да прекрати договора с 15 календарни дни предизвестие. Заплатата се договаря брутно и не може да е под националната минимална работна заплата за работа на пълен ден, която правителството определя с наредба и която е €946 месечно.

Регистриране на служителя в регистъра на заетостта (TÖR)

Регистърът на заетостта (töötamise register, TÖR) е база данни, поддържана от Tax and Customs Board, в която всеки работодател вписва кой работи за него, на какво основание и от коя дата. Вписването е това, което държавата използва, за да определи правата на служителя за здравно осигуряване, осигуряване при безработица и пенсия. Поради това законът изисква то да е налице преди започване на работата, а не след първия ден на заплащане. Съгласно Taxation Act трудовото правоотношение трябва да бъде регистрирано не по-късно от момента, в който служителят започне работа. Дружество, което не направи това или го направи със закъснение, рискува глоба до €3 200.

При трудов договор регистърът изисква шест неща: личния код на служителя, вида на заетостта, началната дата, длъжността, адреса, на който се извършва работата, и коефициента на работното време (1.0 за пълно работно време, 0.5 за половин щат и т.н.). Член на управителния орган влиза в e-MTA с естонска ID карта, карта e-Residency, Mobile-ID или Smart-ID и въвежда данните или предоставя на счетоводител право да го направи; нашите счетоводители правят вписванията за клиенти като част от обработката на възнагражденията. Порталът има интерфейс на английски, вписването отнема няколко минути и може да бъде направено предварително с бъдеща начална дата. Ако никой не може да влезе в портала навреме, е разрешена опростена регистрация по телефон или текстово съобщение, която трябва да бъде довършена в e-MTA в срок от седем дни.

Вписването също така започва публичното здравно осигуряване на служителя. За лице, което вече не е осигурено, покритието започва след изтичането на 14-дневен период на изчакване от началната дата в регистъра и продължава два месеца след крайната дата, въведена при прекратяването.

Колко струва първият Ви служител

Заплатата в договора не е нито сумата, която служителят получава, нито сумата, която дружеството плаща. Върху брутната заплата дружеството плаща 33% социален данък и 0,8% осигуровка за безработица, така че разходът на работодателя е брутната заплата, умножена по 1,338. От брутната сума то удържа 22% данък върху дохода след основното освобождаване от €700, 1,6% осигуровка за безработица и пенсионната вноска на служителя във финансираната пенсия от 2%, 4% или 6%.

Едно правило засяга наемането на непълно работно време. Социален данък се начислява най-малко върху определена от държавата месечна база от €886, така че дружеството плаща минимум €292.38 месечно социален данък за всеки служител дори когато заплатата е по-ниска. Пенсионери, студенти и няколко други групи са освободени от този минимум. Пълното изчисление и месечният цикъл на TSD са в нашето ръководство за данъците върху възнагражденията в Естония.

Наемане на чуждестранен служител в Естония

Естонското трудово право се прилага за чуждестранен служител, работещ в Естония, точно както за естонски служител, затова договорът, регистърът на заетостта и данъците са същите. Различно е правото на работа, което зависи от гражданството на служителя.

Краткосрочната заетост може да бъде регистрирана за до 365 дни в рамките на период от 455 дни; за по-дълъг срок е необходимо разрешение за пребиваване, за което работодателят обикновено първо получава съгласието на Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board публикува условията и за двете процедури. Служител, който работи за Вашето дружество от друга държава, е различен случай. Заплатата му се облага там, където се извършва работата, а нашето ръководство за заплащане на дистанционни работници в чужбина обяснява какво означава това за дружеството.

Наемане на първия Ви служител с Eesti Firma

При първото наемане много основатели спират сами да водят счетоводството си: обработката на възнагражденията добавя месечен срок и регистър, който трябва да е правилен преди първия ден. Нашите счетоводители регистрират служителя в регистъра на заетостта, настройват удръжките, изчисляват нетната заплата и разхода на работодателя всеки месец и подават TSD. Нашият правен екип изготвя трудовия договор на английски и естонски, когато е нужно, и извършва регистрацията на краткосрочна заетост при наемане извън EU.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси