Как да напуснете управителния орган, когато съдружниците не предприемат нищо

Да сте вписан като член на управителния орган на дружество, което вече не контролирате, е неприятна ситуация. Собствениците са спрели да отговарят, годишният финансов отчет е просрочен, писма от Данъчната и митническата служба продължават да пристигат, а Вашето име все още е посочено в естонски търговски регистър (Äriregister). Всяко задължение на директор все още се стоварва върху Вас.

Естонското право не позволява на съдружниците да задържат член на управителния орган на длъжност против волята му. Не Ви е необходимо тяхно решение, подпис или дори отговор, за да подадете оставка като член на управителния орган на естонско дружество. Необходима Ви е ясна документална следа, защото естонски търговски регистър (Äriregister) ще премахне името Ви само когато установи, че сте подали оставка надлежно и дружеството не е предприело действия. Общите правила за назначаване и освобождаване на директори са в нашето ръководство за управителния орган (juhatus) на естонско дружество; тази статия разглежда начина за напускане, когато собствениците мълчат.

Правото Ви да подадете оставка не зависи от съдружниците

Естонският Търговски кодекс (äriseadustik) предвижда, че член на управителния орган може да подаде оставка независимо от причината, като уведоми органа, който го е назначил. В OÜ без надзорен съвет този орган са съдружниците. Не е необходимо решение на съдружниците, не е нужно да се посочва основание и никой не трябва да се съгласява. Оставката е едностранно действие и е завършена, когато уведомлението Ви достигне до съдружниците. Срокът все пак може да има значение за действащо дружество. Напускането на активно дружество в момент, който му причинява вреди, може да породи иск за обезщетение, но това е въпрос на пари, а не на това дали можете да напуснете.

Датата в уведомлението е по-важна, отколкото хората очакват. Мандатът Ви приключва на датата, посочена в уведомлението Ви, а не в деня на промяната на вписването в регистъра. Вписването в естонски търговски регистър (Äriregister) има декларативен характер: то информира обществеността, но не създава и не прекратява длъжността. Разликата между двете дати е причината доказателствата да са важни, тъй като пред банки, контрагенти и органи се предполага, че сте директор, докато регистърът не посочи друго.

Стъпка 1: Уведомете съдружниците по начин, който можете да докажете

Уведомлението е основата на цялата оставка на член на управителния орган. То трябва да направи едновременно две неща: да прекрати мандата Ви на ясна дата и да даде на съдружниците конкретно действие за предприемане.

Какво трябва да съдържа уведомлението

Посочете, че подавате оставка от управителния орган (juhatus) на дружеството, посочете неговото наименование и регистрационен код, както и точната дата, от която вече не заемате длъжността и няма да действате от името на дружеството. След това поискайте от съдружниците да назначат нов член на управителния орган и да впишат освобождаването Ви в естонски търговски регистър (Äriregister) в определен срок, обикновено две до четири седмици.

Датата е частта, която хората най-често пропускат. Уведомление, което казва само „Бих желал да се оттегля“, поражда спор дали и кога действително сте напуснали. Уведомление, което казва „мандатът ми приключва на 15 ноември и от тази дата не представлявам дружеството“, не оставя нищо за спор. Именно това изречение регистърът ще търси по-късно.

Къде да го изпратите

Изпратете уведомлението по имейл до официалния адрес на дружеството, посочен в e-Business Register, и до всеки известен Ви личен имейл адрес на съдружник. Ако разполагате с пощенски адреси, изпратете го и с препоръчано писмо. Важното е доказателството: запазете изпратените имейли с техните headers, всички потвърждения за прочитане и разписките за проследяване на пратките.

Ако съдружникът сам по себе си е дружество, пишете на неговия регистриран имейл адрес и на членовете на неговия управителен орган. Когато с някои съдружници изобщо не може да се осъществи контакт, уведомяването на мнозинството се приема за достатъчно, но запазете бележка за неуспешните опити. А ако сте единственият член на управителния орган, използвайте същото уведомление, за да свикате събрание на съдружниците за избор на Ваш заместник. Това не струва нищо и показва на регистъра, че сте дали на собствениците конкретен начин да продължат.

Стъпка 2: Дайте на съдружниците време да действат

След уведомлението изчакайте определения от Вас срок. Съдружниците са отговорни за назначаването на нов член на управителния орган и за вписването на промяната, а регистърът ще иска да види, че са имали справедлива възможност да го направят.

Използвайте това време, за да се защитите. Предайте счетоводните документи, договорите и данните за достъп на съдружник или на счетоводителя на дружеството и запазете запис какво сте предали и кога. Ако данъчна декларация или годишен финансов отчет трябва да бъдат подадени преди датата на напускането Ви и можете да ги подадете, направете го. Задължението за организиране на счетоводството принадлежи на члена на управителния орган, който е на длъжност към съответния момент. Уведомете банката на дружеството, че сте подали оставка и от коя дата; банките не следят регистъра и иначе ще продължат да Ви третират като упълномощено лице.

Ако съдружниците впишат промяната навреме, сте приключили и регистърът ще покаже новия член на управителния орган. Ако мълчат, преминете към трета стъпка.

Стъпка 3: Поискайте от естонски търговски регистър (Äriregister) да коригира вписването

Когато съдружниците не предприемат действия, Вие сами подавате заявление до естонски търговски регистър (Äriregister). Търговският кодекс предвижда, че когато вписване за член на управителния орган е станало неточно поради оставка, регистраторът може да го коригира без заявление от дружеството. След като регистърът се увери, че сте подали оставка, съдружниците вече изобщо не са необходими.

Заявлението е свободен текст до регистрационния отдел на Окръжния съд в Тарту, който поддържа естонски търговски регистър (Äriregister). Обяснете, че сте подали оставка на определена дата, че сте уведомили съдружниците на определена дата, че те не са вписали промяната и че искате регистраторът да заличи вписването Ви като член на управителния орган. Приложете уведомлението за оставка и доказателството, че е достигнало до съдружниците. Подпишете изявлението цифрово с естонска ID карта или карта за e-Residency. Без цифров подпис го подпишете на хартия пред нотариус, който удостоверява подписа Ви, и го изпратете по пощата; удостоверяването от чужд нотариус изисква апостил.

След това регистраторът открива собствено производство. Той уведомява дружеството, че вписването изглежда неточно, и му дава две седмици да впише самò промяната или да възрази. Ако в този срок не се случи нищо, регистраторът заличава вписването Ви по своя инициатива и от този момент публичният регистър отразява действителността. Заявление с приложени уведомление и ясни доказателства за връчване се разглежда много по-бързо от заявление, по което регистраторът трябва да прави справки, така че времето, отделено за доказателства в първа стъпка, се отплаща тук.

Какво се случва с дружество, останало без управителен орган

Вашето заличаване може да остави дружеството изцяло без управителен орган. Това е проблем, който съдружниците трябва да решат, а не Ваш, но е полезно да знаете какво следва, защото членовете на управителния орган често се притесняват, че като напуснат, „унищожават“ дружеството.

Дружество без управителен орган не отговаря на изискванията на закона и регистраторът третира това като всеки друг недостатък в регистъра. Той определя на дружеството срок да приведе управителния си орган в съответствие със закона и, тъй като няма управителен орган, до който да пише, се обръща директно към съдружниците. Ако срокът изтече без резултат, съд може да разпореди принудително прекратяване на дружеството, а когато годишните финансови отчети също са спрели, регистраторът може да заличи дружеството без ликвидация. Нашите статии за дружество в криза и за закъснели годишни финансови отчети описват тези производства. Ако собствениците се активизират по-късно, дружеството обикновено може да бъде възстановено в регистъра в рамките на три години от заличаването.

Нищо от това не се отразява на Вас. Законът дава на съдружниците всяка възможност да назначат нов директор, а неактивно дружество, което никой не желае, върви към същия резултат независимо дали оставате или напускате.

За какво все още отговаряте след подаване на оставка

Когато подадете оставка като член на управителния орган в Естония, Вашият мандат приключва на посочената дата. Това не променя миналото. Членът на управителния орган остава отговорен за нарушения на задълженията, извършени по време на мандата, а искове срещу член на управителния орган могат да бъдат предявени в срок от пет години. Ако счетоводството не е водено, отчетите не са подадени или дружеството е извършвало търговска дейност, докато е било неплатежоспособно по време на Вашия мандат, напускането на управителния орган не приключва тези въпроси. Търговският кодекс урежда тези правила в главата си за управителния орган (juhatus).

Данъчната и митническата служба разполага с отделен инструмент: тя може да издаде решение за отговорност срещу член на управителния орган, който умишлено или поради груба небрежност е причинил данъчния дълг на дружеството. Това решение разглежда периода, през който сте били на длъжност, така че дата на оставка, която можете да докажете, е и датата, от която новите данъчни задължения вече не са Ваш проблем.

На практика най-изложеното лице рядко е директорът, който подава оставка надлежно. Това е този, който си тръгва без уведомление. Години по-късно регистърът все още показва името му, глобите за неподадени отчети са адресирани до него и той няма документ, доказващ кога е престанал да носи отговорност. Датирано уведомление, връчено по начин, който можете да докажете, е най-евтината защита, която член на управителния орган може да си осигури.

Помощ при подаване на оставка като член на управителния орган в Естония

Повечето трудности тук са практически, а не правни: намиране на правилните адреси, формулиране на уведомлението така, че да работи, събиране на доказателствата и кореспонденция с регистъра на естонски език. Eesti Firma обработва оставки на членове на управителния орган за директори на естонски дружества. Ние изготвяме уведомлението, връчваме го на дружеството и съдружниците по доказуем начин, подготвяме заявлението до естонски търговски регистър (Äriregister) и проследяваме производството на регистратора, докато вписването Ви бъде заличено.

Ако със съдружниците може да се осъществи контакт и просто се нуждаят от подтик, вместо това можем да подготвим за тях решението и заявлението за регистъра, което е по-бързо за всички. А ако Ви канят да се присъедините към управителния орган на дружество, което няма да контролирате, нашият екип по правни услуги може да прегледа договореността, преди да я приемете. Тогава този проблем се избягва най-лесно.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси