Разходи за командировки и дневни: какво може да плати естонско дружество без данък

Пътуванията са сред малкото случаи, в които естонско дружество може да покрива личните разходи на собственика си, включително храна, без данък, затова учредителите често питат за тях. Правилата са кратки и се съдържат в Закона за данъка върху доходите и в Правителствена наредба № 110 за командировките. Те определят какво е командировка, какъв размер дневни може да се изплаща без данък и кои разходи за командировка се възстановяват срещу документи.

В нашата практика правилата рядко са проблемът. Проблемът е какво се случва по време на пътуването: всичко се плаща с корпоративната карта, касовите бележки не се пазят, а вечеря с клиент стои до семеен обяд в едно и също извлечение. След това счетоводителят получава куп картови плащания без заповед за командировка зад тях. Това ръководство определя кои разходи за командировка естонско OÜ може да плати без данък, какво се превръща в облагаема придобивка и как работят правилата за член на управителен орган, живеещ в чужбина. Завършва с процедура за поддържане на ред в документацията, така че въпрос от естонския Данъчно-митнически орган (EMTA) да не променя нищо.

Какво се счита за командировка в Естония

Командировката започва от обичайното Ви място на работа, затова първо трябва да се установи то. За служител мястото на работа е посоченото в трудовия договор, уговорено най-малко до нивото на град или община. Дружество в Талин, което изпраща служител в Тарту или Берлин, го изпраща в командировка. Служител, чийто договор посочва „Естония“ като място на работа, не може да е в командировка никъде в страната, а само в чужбина. Пътуванията между дома и обичайното работно място никога не са командировки.

Същите правила и данъчни лимити се прилагат за членовете на управителен орган (juhatus). Членът на управителен орган не се нуждае от трудов договор, възнаграждение за управителен орган или заплата, за да може дружеството да покрива пътуванията му. Указанията на EMTA за командировките посочват, че необлагаемите лимити се прилагат независимо дали лицето получава възнаграждение. Единствената разлика е, че членът на управителен орган няма законово право да изисква дневни, така че дали дружеството ще ги изплати е въпрос на договореност. За учредител, който управлява собственото си OÜ, това означава, че дружеството може да плаща пътуванията му, дори никога да не му е плащало възнаграждение на член на управителен орган или нещо друго.

Писмената заповед, която решава всичко

Преди пътуването дружеството издава писмена заповед, в която посочва кой пътува, къде, за колко време, с каква цел, кои разходи ще бъдат възстановени и какъв е размерът на дневните. Няма официален формуляр; достатъчна е една страница с дата и подпис от член на управителен орган от името на дружеството. В еднолично дружество членът на управителен орган подписва заповед за собственото си пътуване, което изглежда странно за първи път, но е напълно нормално.

Заповедта е първото нещо, което счетоводител или данъчен инспектор търси. Позицията на EMTA е ясна: без писмена заповед или когато се окаже, че пътуването изобщо не е командировка, разходите, платени срещу касови бележки, се облагат като социална придобивка, а паричните преводи към лицето — като заплата. Отпуск, представен като командировка, се третира по същия начин. Заповед, написана след пътуването, е по-добре от нищо, но трябва да съответства на билетите, датите и действителна работна цел, а счетоводителят много повече би предпочел да я има преди движението на парите.

Дневни без данък при пътувания в чужбина

Дневните покриват храната и дребните разходи при отсъствие от дома. Те се плащат за ден без касови бележки, а при пътуване в чужбина дружеството може да ги изплаща без данък в следните лимити.

Дружеството може да плати повече от лимита, но превишението се облага като заплата. Лимитите се определят с наредба и се променят периодично; посочените в това ръководство стойности са в сила към последната му актуализация. Вътрешните пътувания са различни: за командировка в Естония няма дневни без данък и ако дружеството все пак ги изплати, те се облагат като заплата. Храната при вътрешно пътуване също не може да бъде възстановена без данък, дори срещу касови бележки. Хотели, билети и транспорт в Естония се възстановяват изцяло срещу документи, както при всяко друго пътуване.

Дневните и храната, за която са предназначени, не могат да се плащат два пъти. Ако дружеството изплати дневни и покрива и личните ресторантски сметки на пътуващия, ресторантските сметки са социална придобивка. Закуската, включена в цената на хотела, е част от разхода за настаняване и остава необлагаема, както и храната, включена в билет. Ако на дестинацията се осигурява безплатна храна, например от организатор на конференция, дружеството може да намали дневните с до 70%.

Кои разходи за командировка се възстановяват без данък

Всеки друг разход за командировка се възстановява срещу документ, който показва какво е купено, от кого и за каква сума. Законът не определя горен лимит за тези разходи; изисква се те да са били необходими за пътуването.

Използване на личен автомобил

Ако шофирате личния си автомобил в командировка, дружеството може да избере един от два начина. То може да възстанови действителните разходи за пътуването срещу документи, а именно гориво, паркинг, пътни такси и фериботни билети, без горен лимит, но без ремонтите и поддръжката. Или може да изплати общото обезщетение за използване на личен автомобил: до €0.50 на километър и не повече от €550 месечно. За този начин е нужен пътен дневник с дата, маршрут и километри за всяко пътуване. Едни и същи километри не могат да се претендират и по двата начина, а всичко над месечния лимит по втория е социална придобивка. Членовете на управителен орган могат да използват всеки от двата начина по същия начин като служителите.

Членове на управителен орган и собственици, живеещи в чужбина

Повечето естонски дружества с чуждестранни собственици се управляват от държавата на пребиваване на собственика, който идва в Естония няколко пъти годишно, за да се срещне със счетоводителя, банката или партньор. Дали това посещение е командировка зависи от мястото на работа на собственика, а Законът за данъка върху доходите дава отговор, който учредителите не очакват.

За член на управителен орган EMTA приема за място на работа мястото, където лицето обичайно изпълнява задълженията си. Учредител, който управлява дружеството от Лисабон, има място на работа в Лисабон и пътуването му до Талин е командировка в чужбина. Тогава Законът за данъка върху доходите прилага необлагаемите лимити на държавата, в която се извършва работата, а не естонската ставка. EMTA потвърждава в своите публикувани отговори за командировките, че дружеството не може вместо това да избере естонските лимити. Полетите, хотелът и такситата се възстановяват изцяло срещу документи, както обикновено; само дневните следват ставките на държавата по месторабота. Как тази държава облага дневните е отделен въпрос, който си струва да обсъдите с местен консултант преди първото плащане.

Някои ръководства, написани за e-residents, твърдят обратното: че Естония е държавата на дружеството и посещение в Талин никога не може да е командировка. Това тълкуване пренебрегва къде се извършва работата. По-сигурно е да определите мястото на работа веднъж, да го запишете в заповедите за командировки и да го прилагате еднакво за всяко пътуване. Къде собственикът действително работи е и въпросът зад постоянното място на стопанска дейност, който обясняваме в статията си за управление на естонско дружество при живот в чужбина.

Какво се случва при нарушение на правилата

Разход, който не издържи проверката, не изчезва от счетоводството; променя се данъчното му третиране. Таблицата показва какво плаща дружеството върху €100 във всеки случай. Социалната придобивка е скъпият вариант, защото първо се начислява данък върху доходите върху придобивката, а после социален данък върху придобивката и данъка върху доходите заедно.

Всички те се декларират в TSD за месеца, през който са платени парите, всеки в собствено приложение, а данъкът се плаща до същото 10-о число на следващия месец. Социалните придобивки и разходите, несвързани с дейността, са сред плащанията, които Законът за данъка върху доходите третира като облагаеми разпределения, както обяснява нашето ръководство за корпоративен данък в Естония. Следователно дружество, което никога не е плащало дивидент, все пак може да дължи данък за лошо документирана командировка.

Пример за тридневно пътуване

Член на управителен орган на дружество в Талин лети до Берлин в понеделник и се връща в сряда вечерта, за да се срещне с клиент и да посети търговско изложение. Заповедта за командировка е подписана предната седмица и посочва датите, целта и дневни в размер на €75.

Последният ред е този, който повечето учредители не биха очаквали. Обедите струват на дружеството €60 плюс €42.31 данък, докато същите €60 не биха стрували нищо, ако членът на управителен орган беше платил обяда от дневните €225. Решението е просто: ако храната се плаща с корпоративната карта, намалете дневните за тези дни със същата сума и общият размер остава в необлагаемия лимит. Вечерята с клиента не може да се коригира по същия начин, но може да се планира, защото месец с възнаграждение за управителен орган или заплата има по-висок лимит за представителни разходи.

Защо корпоративната карта създава най-много проблеми

В нашата практика клиентите, които получават данъчно задължение за пътувания, не са тези, които са разбрали неправилно дневните. Това са хората, които са платили цялото пътуване, а често и останалата част от месеца, с корпоративната карта и не са запазили нищо. В края на годината счетоводителят разполага с банково извлечение, пълно с чуждестранни ресторанти, магазини и хотели, без заповед за командировка, без касови бележки и без начин да различи вечеря с клиент от семеен отпуск. Тези плащания не могат да влязат в счетоводството като разходи за дейността. Те се превръщат в социална придобивка, разход, несвързан с дейността, или вземане от собственика, а последният вариант е началото на проблема, който описваме в нашето ръководство за заеми на съдружник от естонско дружество.

Процедура за поддържане на чисто счетоводство

1. Подпишете заповедта за командировка преди отпътуване или най-късно в деня на резервиране на билетите и дайте копие на счетоводителя.
2. Определете дневните в заповедта и ги платете с един превод след пътуването; не използвайте корпоративната карта вместо тях.
3. Използвайте корпоративната карта само за хотела, билетите, транспорта и другите разходи в таблицата по-горе и снимайте всяка касова бележка същия ден. Ред в картовото извлечение не е касова бележка.
4. Пазете личните разходи по собствената си карта, включително храната при изплатени дневни и всичко за хората, които пътуват с Вас.
5. Изпращайте на счетоводителя един отчет за разходите за всяко пътуване до седмица след завръщането: заповедта, касовите бележки, изчислението на дневните и бележка за срещите с клиенти.

Пътуване, обработено по този начин, отнема на счетоводителя няколко минути за осчетоводяване и не оставя нищо за прекласифициране от EMTA.

Поддържане на ред в разходите за командировки с Eesti Firma

Разходите за командировки си заслужава да се обработват правилно, защото са един от най-чистите начини естонско дружество да покрива действителните разходи на собственика си. Нашите счетоводители подготвят заповедите за командировки, изчисляват дневните и осчетоводяват отчетите за разходите, а всичко, което излезе извън лимитите, се декларира правилно в TSD. Ако тепърва планирате дружеството си, ние изграждаме процедурата за разходи като част от учредяване на дружество в Естония.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси