Софтуер за счетоводство за естонска компания: Merit Aktiva, SimplBooks и други сравнение

Всяка естонска компания трябва да води счетоводство, дори без служители и само с няколко продажби годишно. Счетоводните данни служат за декларацията по ДДС, след като компанията е регистрирана по ДДС, за декларацията за данъци върху възнагражденията, когато плаща заплати, възнаграждения на управителния орган или дивиденти, и за годишния финансов отчет, който всяко OÜ подава чрез e-Business Register.

Основатели от чужбина, включително e-resident, често започват с познат инструмент като Xero или QuickBooks и по-късно установяват, че той не може да изготвя естонски декларации. Това ръководство сравнява основния счетоводен софтуер в Естония по важните за малка компания, управлявана от чужбина, критерии и показва кога е по-лесно да оставите счетоводството на счетоводител.

Какво трябва да прави счетоводният софтуер в Естония

Правните изисквания са еднакви независимо от избраната програма, затова разликата е колко рутинна работа софтуерът Ви спестява. Най-важни са пет неща:

• Данъчни декларации. Добрият софтуер изготвя месечната декларация по ДДС и декларацията за данъци върху възнагражденията, след което или ги изпраща до Естонския данъчен и митнически съвет, или създава файл за качване. Директната връзка скоро ще е по-важна: декларацията за данъци върху възнагражденията вече се подава като данни директно от софтуера, а от април 2027 г. следва декларацията по ДДС, макар че ръчното въвеждане и качването на файл ще останат възможни. Нашият данъчен календар за естонска компания посочва сроковете.
• Годишният финансов отчет. Балансът и отчетът за приходите и разходите следва да излизат от програмата във формат, приеман от e-Business Register. Приложенията, както и докладът за дейността за всички освен най-малките компании, все пак трябва да бъдат изготвени от някого.
• Банкови връзки. Директната връзка импортира банкови извлечения и съпоставя плащанията с фактурите. Обикновено обхваща само основните естонски банки, така че за Wise, Revolut и подобни сметки качвате файлове с извлечения.
• Електронни фактури. Естонските купувачи могат да поискат електронни фактури, затова програмата следва да ги изпраща и получава.
• Език. Интерфейсът следва да е наличен на английски, а не само на естонски.

Merit Aktiva срещу SimplBooks срещу SmartAccounts срещу e-Financials

Таблицата сравнява началните планове, подходящи за малка компания, с цени на месец и без ДДС, освен ако не е посочено друго. Един запис е една осчетоводена транзакция, например фактура или плащане.

Merit Aktiva

Merit Aktiva е най-познатата счетоводна програма в Естония. Разработчикът ѝ Merit Tarkvara посочва, че я използват повече от 83 000 компании, а студентски проучвания на малки естонски компании в Талинския технологичен университет я определят като най-широко използваната. Интерфейсът е на естонски, английски и руски, извлеченията от LHV, SEB, Swedbank и Coop пристигат автоматично, а декларациите по ДДС и за данъци върху възнагражденията се изпращат до Данъчния и митнически съвет от програмата. Планът Standard обхваща ежедневното счетоводство, а Pro добавя автоматични връзки с онлайн магазини, доставчици на плащания и друг софтуер. Заплатите се обработват в отделната програма Merit Palk, която е безплатна за до двама служители, а обслужването на клиенти е безплатно.

SimplBooks

SimplBooks е компания от Талин, чиято програма е предназначена за основатели, които водят счетоводството си сами; тя отчита повече от 20 000 потребители. Интерфейсът е на естонски, английски и руски. Планът Start струва по-малко от Merit Aktiva Standard, но включва заплати за до трима служители, безплатни електронни фактури и директни банкови връзки, така че транзакциите от предишния ден пристигат всяка сутрин, а повтарящите се могат да се осчетоводяват автоматично. Данъчните декларации отиват директно до Данъчния и митнически съвет, а годишният финансов отчет се изготвя във вграден инструмент. Ако издавате само фактури и оставяте останалото на счетоводител, планът MINI е достатъчен.

SmartAccounts

SmartAccounts, също от Талин, има ценови модел, подходящ за неактивни компании. При план Starter предплащате записи и ги използвате при нужда, без месечна такса, което работи добре за холдингова компания с няколко транзакции годишно. Щом дейността стане активна, планът Pro добавя директни банкови връзки, безплатни електронни фактури и данъчни декларации, изпращани директно до Данъчния и митнически съвет. Програмата има и модули за складови наличности и дълготрайни активи и се свързва, наред с други, със Scoro, Envoice и WooCommerce. Интерфейсът е само на естонски и английски. Бизнес клиентите на LHV могат да използват програмата безплатно през първите пет месеца.

e-Financials

Позната в Естония като e-arveldaja, e-Financials се управлява от Centre of Registers and Information Systems, държавният орган зад e-Business Register, и се намира в същия портал, така че влизате с ID карта, Smart-ID или карта e-Residency. Интерфейсът е на естонски и английски, данъчните декларации се подават от програмата, а годишният финансов отчет се изготвя в самия регистър. След безплатната първа година компания с до 10 записа месечно плаща €5 годишно; при 11 до 50 записа таксата е €5 месечно, а над 50 е €9 месечно, всички суми плюс ДДС, съгласно ценовата листа на e-Financials. Компромисът е по-малка автоматизация: банковите извлечения се качват като файлове и няма модул за складови наличности.

Xero и друг чуждестранен софтуер в Естония

Xero, QuickBooks и подобни програми са създадени за други пазари. Xero има национални издания за Обединеното кралство, САЩ, Австралия и няколко други държави, но не и за Естония, където компаниите използват неговото Global издание с общ отчет за данък върху продажбите. В собствения си продуктов форум Xero потвърждава, че подаването на декларация по ДДС се поддържа само за Обединеното кралство.

За естонско OÜ това означава двойна работа: счетоводството е в Xero, но декларацията по ДДС, декларацията за данъци върху възнагражденията и годишният финансов отчет се изготвят в естонски формат другаде, обикновено от счетоводител, който преобразува данните. Самият Данъчен и митнически съвет съветва потребителите на чуждестранен софтуер да попитат доставчика си дали ще поддържа естонско отчитане на база данни. Xero има смисъл главно когато компанията е част от група, която вече отчита чрез него.

Xolo, Enty и други платформи за e-Residency

Отделна категория са платформите за услуги e-Residency като Xolo, Enty или Companio, които обединяват собствен счетоводен софтуер с месечна счетоводна услуга. Изобщо не избирате програма: фактурите, банковите данни и отчетите са в системата на доставчика. Това е удобно, докато останете при него, но счетоводството е обвързано с доставчика и при смяна то трябва да се прехвърли в една от горните програми. Счетоводител, който работи със стандартна програма като Merit Aktiva, Ви оставя свободни да пренесете счетоводството си другаде.

Кой счетоводен софтуер е най-добър за Вашата естонска компания

Най-добрият счетоводен софтуер за естонска компания зависи най-вече от активността ѝ и от това кой води счетоводството.

Каквото и да изберете, използвайте безплатния период, за да въведете месец с реални транзакции, преди да платите. По-късното прехвърляне означава прехвърляне на начални салда и неплатени фактури, затова началото на финансовата година е най-лесният момент за смяна на програма или за предаване на счетоводството на счетоводител.

Кой работи в програмата: Вие, счетоводител или и двамата

Софтуерът се грижи за рутинната работа, но не решава как да се осчетоводи транзакция, кога компанията трябва да се регистрира по ДДС или как се облага дивидент. Повечето проблеми в счетоводството, което основателите водят сами, започват оттам и излизат наяве, когато настъпи срокът за годишния финансов отчет. Самият отчет се нуждае и от приложения, а за повечето компании — от доклад за дейността, наред с данните от програмата. Има три начина за разпределяне на работата.

При втората и третата организация програмата обикновено е избор на счетоводителя и Вие се нуждаете само от достъп. Нашият счетоводен екип води по този начин счетоводството на естонски компании, притежавани от чужбина, предимно в Merit Aktiva: клиентите, които желаят да участват активно, издават сами фактурите си за продажби, а ние обработваме счетоводството, данъчните декларации и годишния финансов отчет. Поемаме и счетоводство, водено другаде, подаваме годишния финансов отчет за собственици, водили счетоводството сами, и привеждаме занемарено счетоводство в ред.

Ако избирате счетоводен софтуер за нова естонска компания, изпратете ни кратко описание на бизнеса си и ще Ви предложим как да организирате счетоводството ѝ от самото начало.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси