Jak odstoupit ze statutárního orgánu, když společníci nic nedělají

Být veden jako člen statutárního orgánu společnosti, kterou již neovládáte, je nepříjemné. Vlastníci přestali odpovídat, účetní závěrka je po termínu, stále přicházejí dopisy od Tax and Customs Board a vaše jméno je stále uvedeno v estonském obchodním rejstříku (Äriregister). Veškeré povinnosti jednatele nadále dopadají na vás.

Estonské právo neumožňuje společníkům držet člena statutárního orgánu ve funkci proti jeho vůli. K odstoupení z funkce člena statutárního orgánu estonské společnosti nepotřebujete jejich rozhodnutí, podpis ani odpověď. Potřebujete však jasně doložený postup, protože estonský obchodní rejstřík (Äriregister) vaše jméno odstraní teprve tehdy, když zjistí, že jste řádně odstoupili a společnost nekonala. Obecná pravidla pro jmenování a odvolávání jednatelů jsou v našem průvodci statutárním orgánem estonské společnosti; tento článek se věnuje postupu odchodu, když vlastníci mlčí.

Vaše právo odstoupit nezávisí na společnících

Estonský obchodní zákoník (äriseadustik) stanoví, že člen statutárního orgánu může odstoupit bez ohledu na důvod oznámením orgánu, který jej jmenoval. V OÜ bez dozorčí rady jsou tímto orgánem společníci. Usnesení společníků není potřeba, důvod nemusíte uvádět a nikdo nemusí souhlasit. Odstoupení je jednostranný úkon a je účinné, jakmile vaše oznámení dojde společníkům. U aktivního podnikání však může být načasování důležité. Opuštění aktivní společnosti v okamžiku, kdy jí způsobí škodu, může založit její nárok na náhradu škody, ale jde o finanční otázku, nikoli o to, zda můžete odejít.

Datum v oznámení je důležitější, než lidé očekávají. Vaše funkce končí datem uvedeným v oznámení, nikoli dnem změny zápisu v rejstříku. Zápis v estonském obchodním rejstříku (Äriregister) má deklaratorní povahu: informuje veřejnost, ale funkci nevytváří ani neukončuje. Rozdíl mezi oběma daty vysvětluje význam důkazů, protože vůči bankám, smluvním partnerům a úřadům jste považováni za jednatele, dokud rejstřík neuvádí jinak.

Krok 1: Oznámte to společníkům způsobem, který dokážete prokázat

Oznámení je základem celého odstoupení člena statutárního orgánu. Musí současně splnit dvě věci: ukončit vaši funkci k jasnému datu a dát společníkům konkrétní úkol.

Co musí oznámení obsahovat

Uveďte, že odstupujete ze statutárního orgánu společnosti, její název a registrační kód a přesné datum, od kterého již funkci nezastáváte a nebudete za společnost jednat. Poté požádejte společníky, aby jmenovali nového člena statutárního orgánu a ve stanovené lhůtě, obvykle dvou až čtyř týdnů, podali návrh na výmaz do estonského obchodního rejstříku (Äriregister).

Datum je část, kterou lidé nejčastěji vynechávají. Oznámení, které pouze říká „Chtěl(a) bych odstoupit“, vyvolává spor o to, zda a kdy jste skutečně odešli. Oznámení, které říká „má funkce končí 15. listopadu a od tohoto data společnost nezastupuji“, nenechává prostor ke sporu. Právě tuto větu bude rejstřík později hledat.

Kam jej zaslat

Zašlete oznámení e-mailem na oficiální adresu společnosti uvedenou v e-Business Register a na každou osobní e-mailovou adresu společníka, kterou znáte. Máte-li poštovní adresy, zašlete je také doporučeným dopisem. Důležitý je důkaz: uchovejte odeslané e-maily včetně jejich hlaviček, případná potvrzení o přečtení a potvrzení o sledování zásilek.

Je-li společníkem společnost, napište na její registrovanou e-mailovou adresu i členům jejího statutárního orgánu. Pokud některé společníky nelze vůbec kontaktovat, považuje se oznámení většině za dostatečné, ale uchovejte záznam o neúspěšných pokusech. A jste-li jediným členem statutárního orgánu, stejným oznámením svoláte schůzi společníků, aby zvolili vaši náhradu. Nic to nestojí a rejstříku to ukazuje, že jste vlastníkům poskytli konkrétní cestu vpřed.

Krok 2: Dejte společníkům čas jednat

Po odeslání oznámení vyčkejte na uplynutí stanovené lhůty. Společníci odpovídají za jmenování nového člena statutárního orgánu a zápis změny a rejstřík bude chtít vidět, že k tomu měli spravedlivou příležitost.

Tento čas využijte k vlastní ochraně. Předejte účetní doklady, smlouvy a přístupové údaje společníkovi nebo účetnímu společnosti a zaznamenejte, co jste předali a kdy. Pokud je před datem vašeho odchodu splatné daňové přiznání nebo účetní závěrka a můžete je podat, učiňte tak. Povinnost organizovat účetnictví náleží členovi statutárního orgánu ve funkci v daném okamžiku. Informujte banku společnosti, že jste odstoupili a od jakého data; banky rejstřík nesledují a jinak vás budou nadále považovat za osobu oprávněnou podepisovat.

Pokud společníci změnu podají včas, máte hotovo a rejstřík uvede nového člena statutárního orgánu. Pokud zůstanou zticha, přejděte ke kroku tři.

Krok 3: Požádejte estonský obchodní rejstřík (Äriregister) o opravu zápisu

Pokud společníci nekonají, obrátíte se sami na estonský obchodní rejstřík (Äriregister). Obchodní zákoník stanoví, že pokud se zápis o členu statutárního orgánu stal v důsledku odstoupení nesprávným, může jej rejstříkový soud opravit bez návrhu společnosti. Jakmile je rejstřík přesvědčen, že jste odstoupili, společníci již nejsou vůbec potřeba.

Návrh je volně formulované prohlášení adresované rejstříkovému oddělení Tartu County Court, které vede estonský obchodní rejstřík (Äriregister). Vysvětlete, že jste odstoupili k určitému datu, že jste společníky vyrozuměli k určitému datu, že změnu nepodali a že žádáte rejstříkový soud o výmaz svého zápisu jako člena statutárního orgánu. Přiložte oznámení o odstoupení a důkaz, že došlo společníkům. Prohlášení podepište elektronicky estonským průkazem totožnosti nebo kartou e-Residency. Bez elektronického podpisu jej podepište písemně před notářem, který ověří váš podpis, a odešlete poštou; ověření zahraničním notářem vyžaduje apostilu.

Rejstříkový soud poté zahájí vlastní řízení. Vyrozumí společnost, že zápis se jeví jako nesprávný, a poskytne jí dva týdny, aby změnu podala sama nebo vznesla námitku. Pokud se v této době nic nestane, rejstříkový soud váš zápis z vlastního podnětu vymaže a veřejný záznam od té chvíle odpovídá skutečnosti. Návrh s přiloženým oznámením a jasným dokladem o doručení projde výrazně rychleji než návrh, k němuž musí rejstříkový soud vznášet dotazy, takže čas věnovaný důkazům v kroku jedna se zde vyplatí.

Co se stane se společností bez statutárního orgánu

Váš výmaz může ponechat společnost zcela bez statutárního orgánu. To je problém, který musí vyřešit společníci, nikoli vy, ale je užitečné vědět, co následuje, protože členové statutárního orgánu se často obávají, že svým odchodem společnost „zničí“.

Společnost bez statutárního orgánu nesplňuje zákonné požadavky a rejstříkový soud to řeší jako jakoukoli jinou vadu zápisu. Stanoví společnosti lhůtu, aby uvedla svůj statutární orgán do souladu se zákonem, a protože není komu psát, osloví přímo společníky. Pokud lhůta marně uplyne, soud může nařídit nucené zrušení společnosti a pokud zároveň přestaly být podávány účetní závěrky, rejstříkový soud může společnost vymazat bez likvidace. Naše články o společnosti v krizi a o opožděných účetních závěrkách tyto postupy popisují. Pokud se vlastníci později probudí, společnost lze obvykle obnovit v rejstříku do tří let od výmazu.

Nic z toho se neodráží na vás. Zákon dává společníkům každou možnost jmenovat nového jednatele a neaktivní společnost, kterou nikdo nechce, směřuje ke stejnému výsledku bez ohledu na to, zda zůstanete, nebo odejdete.

Za co po odstoupení stále odpovídáte

Když rezignujete na funkci člena statutárního orgánu v Estonsku, Vaše funkční období končí uvedeným dnem. Nemění to minulost. Člen statutárního orgánu nadále odpovídá za porušení povinností spáchaná během výkonu funkce a nároky vůči členovi statutárního orgánu lze uplatnit po dobu pěti let. Pokud nebylo vedeno účetnictví, nebyly podány výkazy nebo společnost za Vašeho působení obchodovala v úpadku, odchod ze statutárního orgánu tyto otázky neuzavírá. Commercial Code stanoví tato pravidla ve své kapitole o statutárním orgánu (juhatus).

Tax and Customs Board má samostatný nástroj: může vydat rozhodnutí o odpovědnosti vůči členovi statutárního orgánu, který úmyslně nebo z hrubé nedbalosti způsobil daňový dluh společnosti. Toto rozhodnutí posuzuje období, kdy jste byli ve funkci, takže datum odstoupení, které dokážete prokázat, je také datem, od něhož se vás nové daňové nedoplatky již netýkají.

V praxi je nejvíce ohroženou osobou zřídka jednatel, který řádně odstoupí. Je jí ten, kdo odejde bez oznámení. O několik let později rejstřík stále uvádí jeho jméno, pokuty za nepodané výkazy jsou adresovány jemu a nemá žádný dokument dokládající, kdy přestal odpovídat. Datované oznámení doručené prokazatelným způsobem je nejlevnější ochrana, kterou si člen statutárního orgánu může zajistit.

Pomoc s odstoupením člena statutárního orgánu v Estonsku

Většina obtíží je zde spíše praktická než právní: najít správné adresy, formulovat funkční oznámení, shromáždit důkazy a komunikovat s rejstříkem v estonštině. Eesti Firma zajišťuje odstoupení členů statutárních orgánů pro jednatele estonských společností. Připravíme oznámení, prokazatelně jej doručíme společnosti a společníkům, připravíme návrh pro estonský obchodní rejstřík (Äriregister) a sledujeme postup rejstříkového soudu, dokud není váš zápis vymazán.

Jsou-li společníci dosažitelní a potřebují pouze podnět, můžeme pro ně místo toho připravit usnesení a návrh do rejstříku, což je pro všechny rychlejší. A pokud jste požádáni, abyste vstoupili do statutárního orgánu společnosti, kterou nebudete ovládat, náš tým právních služeb může uspořádání přezkoumat, než jej přijmete. Tehdy je tomuto problému nejsnazší předejít.

Odeslat žádost

Často kladené otázky