Účetní software pro estonskou společnost: srovnání Merit Aktiva, SimplBooks a dalších

Každá estonská společnost musí vést účetnictví, i když nemá zaměstnance a uskuteční jen několik prodejů ročně. Účetnictví slouží pro přiznání k DPH poté, co je společnost registrována k DPH, pro přiznání k dani ze mzdy, když vyplácí mzdy, odměny členům orgánů nebo dividendy, a pro účetní závěrku (majandusaasta aruanne), kterou každá OÜ podává prostřednictvím e-Business Register.

Zakladatelé ze zahraničí, včetně e-residentů, často začínají s nástrojem, který již znají, například Xero nebo QuickBooks, a později zjistí, že nedokáže vytvářet estonská přiznání. Tento průvodce porovnává hlavní účetní software v Estonsku podle aspektů důležitých pro malou společnost řízenou ze zahraničí a ukazuje, kdy je jednodušší svěřit účetnictví účetnímu.

Co musí účetní software v Estonsku umět

Právní požadavky jsou stejné bez ohledu na zvolený program, rozdíl tedy spočívá v tom, kolik rutinní práce software převezme. Nejdůležitějších je pět věcí:

• Daňová přiznání. Kvalitní software připraví měsíční přiznání k DPH a přiznání k dani ze mzdy a následně je buď odešle estonskému daňovému a celnímu úřadu, nebo vytvoří soubor k nahrání. Přímé propojení bude mít větší význam: přiznání k dani ze mzdy se již podává jako data přímo ze softwaru a od dubna 2027 bude následovat přiznání k DPH, ačkoli ruční zadávání a nahrávání souborů zůstane možné. Náš daňový kalendář estonské společnosti uvádí lhůty.
• Účetní závěrka. Rozvaha a výkaz zisku a ztráty by měly být z programu dostupné ve formě, kterou e-Business Register přijme. Přílohu a u všech kromě nejmenších společností i zprávu vedení však stále musí připravit někdo jiný.
• Bankovní propojení. Přímé propojení importuje bankovní výpisy a páruje platby s fakturami. Obvykle pokrývá jen hlavní estonské banky, takže u účtů Wise, Revolut a podobných nahrajete soubory s výpisy.
• Elektronické faktury. Estonští odběratelé mohou požadovat elektronické faktury, program je proto musí umět odesílat a přijímat.
• Jazyk. Rozhraní by mělo být dostupné v angličtině, nikoli pouze v estonštině.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Tabulka porovnává vstupní tarify vhodné pro malou společnost, s cenami za měsíc a bez DPH, není-li uvedeno jinak. Položkou se rozumí jedna zaúčtovaná transakce, například faktura nebo platba.

Merit Aktiva

Merit Aktiva je nejznámější účetní program v Estonsku. Jeho vývojář Merit Tarkvara uvádí, že jej používá více než 83 000 společností, a studentské průzkumy malých estonských společností na Tallinnské technické univerzitě zjistily, že jde o nejrozšířenější program. Rozhraní je v estonštině, angličtině a ruštině, výpisy z LHV, SEB, Swedbank a Coop přicházejí automaticky a přiznání k DPH i ke mzdové dani se z programu odesílají daňovému a celnímu úřadu. Tarif Standard pokrývá běžné účetnictví, zatímco Pro přidává automatická propojení s e-shopy, poskytovateli plateb a dalším softwarem. Mzdy zpracovává samostatný program Merit Palk, který je zdarma až pro dva zaměstnance, a zákaznická podpora je bezplatná.

SimplBooks

SimplBooks je tallinnská společnost, jejíž program je určen pro zakladatele, kteří vedou účetnictví sami; uvádí více než 20 000 uživatelů. Rozhraní je v estonštině, angličtině a ruštině. Tarif Start stojí méně než Merit Aktiva Standard, přesto zahrnuje mzdy až pro tři zaměstnance, bezplatné elektronické faktury a přímé bankovní propojení, takže transakce z předchozího dne přicházejí každé ráno a opakované transakce lze zaúčtovat automaticky. Daňová přiznání se odesílají přímo daňovému a celnímu úřadu a účetní závěrka se připravuje v integrovaném nástroji. Pokud pouze vystavujete faktury a zbytek ponecháváte účetnímu, postačí tarif MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, rovněž z Tallinnu, má cenový model vhodný pro méně aktivní společnosti. V tarifu Starter si předplatíte položky a využíváte je podle potřeby bez měsíčního poplatku, což dobře funguje pro holdingovou společnost s několika transakcemi ročně. Jakmile se podnik stane aktivním, tarif Pro přidá přímé bankovní propojení, bezplatné elektronické faktury a daňová přiznání odesílaná přímo daňovému a celnímu úřadu. Program má také moduly pro zásoby a dlouhodobý majetek a propojuje se mimo jiné se Scoro, Envoice a WooCommerce. Rozhraní je pouze v estonštině a angličtině. Firemní klienti LHV mohou program používat prvních pět měsíců zdarma.

e-Financials

e-Financials, v Estonsku známý jako e-arveldaja, provozuje Centre of Registers and Information Systems, státní orgán stojící za e-Business Register, a funguje ve stejném portálu, takže se přihlásíte kartou ID, Smart-ID nebo kartou e-Residency. Rozhraní je v estonštině a angličtině, daňová přiznání se podávají z programu a účetní závěrka se připravuje přímo v registru. Po bezplatném prvním roce platí společnost s až 10 položkami měsíčně €5 ročně; při 11 až 50 položkách činí poplatek €5 měsíčně a nad 50 položek €9 měsíčně, vše plus DPH, podle ceníku e-Financials. Nevýhodou je nižší automatizace: bankovní výpisy se nahrávají jako soubory a modul zásob není k dispozici.

Xero a další zahraniční software v Estonsku

Xero, QuickBooks a podobné programy byly vytvořeny pro jiné trhy. Xero má národní verze pro Spojené království, USA, Austrálii a několik dalších zemí, nikoli však pro Estonsko, kde společnosti používají jeho globální verzi s obecným přehledem daně z prodeje. Ve vlastním produktovém fóru Xero potvrzuje, že podání přiznání k DPH podporuje pouze pro Spojené království.

Pro estonskou OÜ to znamená dvojí práci: účetnictví je v Xero, ale přiznání k DPH, přiznání k dani ze mzdy a účetní závěrka se připravují jinde v estonském formátu, obvykle účetním, který údaje převede. Samotný daňový a celní úřad doporučuje uživatelům zahraničního softwaru, aby se poskytovatele zeptali, zda bude podporovat estonské vykazování založené na datech. Xero dává smysl hlavně tehdy, když společnost patří do skupiny, která v něm již vykazuje.

Xolo, Enty a další platformy e-Residency

Samostatnou kategorií jsou servisní platformy e-Residency, jako Xolo, Enty nebo Companio, které spojují vlastní účetní software s měsíční účetní službou. Program si vůbec nevybíráte: faktury, bankovní datové přenosy a výkazy jsou v systému poskytovatele. To je pohodlné, dokud u něj zůstáváte, účetnictví je však svázáno s poskytovatelem a při jeho změně je nutné jej převést do některého z výše uvedených programů. Účetní pracující ve standardním programu, jako je Merit Aktiva, vám ponechá volnost převést účetnictví jinam.

Jaký účetní software je nejlepší pro vaši estonskou společnost

Nejlepší účetní software pro estonskou společnost závisí především na její aktivitě a na tom, kdo vede účetnictví.

Ať zvolíte cokoli, využijte bezplatné období k zadání měsíce skutečných transakcí před zaplacením. Pozdější změna znamená převod počátečních zůstatků a neuhrazených faktur, proto je začátek účetního období nejsnazším okamžikem ke změně programu nebo předání účetnictví účetnímu.

Kdo pracuje v programu: vy, účetní, nebo oba

Software se postará o rutinu, ale nerozhodne, jak má být transakce zaúčtována, kdy se společnost musí registrovat k DPH ani jak se zdaňuje dividenda. Většina problémů v účetnictví, které zakladatelé vedou sami, začíná právě zde a vyjde najevo, když je splatná účetní závěrka. Samotná závěrka navíc vyžaduje přílohu a u většiny společností i zprávu vedení nad rámec údajů z programu. Práci lze rozdělit třemi způsoby.

Ve druhém a třetím nastavení program obvykle volí účetní a vy potřebujete pouze přístup. Náš účetní tým takto vede účetnictví estonských společností vlastněných ze zahraničí, zejména v Merit Aktiva: klienti, kteří chtějí zůstat aktivně zapojeni, vystavují vlastní vydané faktury, zatímco my zajišťujeme účetnictví, daňová přiznání a účetní závěrku. Přebíráme také účetnictví vedené jinde, podáváme účetní závěrku za vlastníky, kteří vedli účetnictví sami, a dáváme zanedbané účetnictví do pořádku.

Pokud vybíráte účetní software pro novou estonskou společnost, pošlete nám stručný popis podnikání a navrhneme vám jak účetnictví od začátku uspořádat.

Odeslat žádost

Často kladené otázky