Jak změnit sídlo estonské společnosti

Společnosti se stěhují z běžných důvodů: do nové kanceláře, zakladatel odjíždí z Estonska, poskytovatel adresy ukončí činnost nebo přecházejí z domácí adresy uvedené při registraci společnosti na profesionální adresu. Ať je důvod jakýkoli, statutární orgán musí sídlo aktualizovat, protože dokud není zápis změněn, úřední pošta nadále chodí na starou adresu. Tento průvodce vysvětluje změnu adresy společnosti v Estonsku: postup je krátký, liší se pouze potřebné dokumenty.

Tři situace, tři sady dokumentů

To, co e-Business Register při změně sídla požaduje, závisí na tom, kam se společnost stěhuje. Rozhodující je jednotka místní samosprávy: město (linn) nebo obec (vald).

Přesun v rámci Tallinnu, například z Kesklinnu do Lasnamäe, vyžaduje několik kliknutí a podpis. Přesun z Tallinnu do Tartu mění společenskou smlouvu, protože podle Commercial Code uvádí sídlo společnosti. Zahraniční adresa je podle Commercial Register Act rovněž možná, pokud má společnost v Estonsku licencovanou kontaktní osobu.

Jak změnit sídlo společnosti v e-Business Register

1. Přihlaste se pomocí ID karty, karty e-Residency, Mobile-ID nebo Smart-ID, otevřete My dashboard, vyberte společnost a klikněte na Change data.
2. V části Contacts nahraďte sídlo společnosti. Estonské adresy se vybírají z národního adresního systému; zahraniční adresa se zadává ručně. Mění-li se také kontaktní osoba, odeberte původní a přidejte novou s datem konce jejího mandátu. Zkontrolujte také e-mail: rejstřík na něj zasílá oznámení.
3. Pokud se mění obec nebo se adresa přesouvá do zahraničí, nahrajte v části Articles of association novou společenskou smlouvu a v části Documents rozhodnutí společníků, obojí digitálně podepsané. Po podání budou oba dokumenty veřejné.
4. Podepište žádost. Podpis jednoho člena statutárního orgánu stačí, pokud rejstřík neuvádí, že členové statutárního orgánu mohou jednat pouze společně.
5. Je-li splatný správní poplatek, zaplaťte jej přes bankovní odkaz v portálu. Žádost se poté podá automaticky.
6. Rejstříkový soud rozhodne během jednoho až pěti pracovních dnů.

Podání bez karty e-Residency

Člen statutárního orgánu bez estonského digitálního podpisu nemůže žádost podat online. Alternativou je estonský notář, který ji podá za společnost: podepíšete ji v notářské kanceláři, udělíte plnou moc zástupci v Estonsku nebo dokumenty podepíšete na papíře. Tento postup přidá dny, nikoli týdny. Jde o běžnou a osvědčenou možnost, nikoli o nouzové řešení: mnoho zakladatelů bez e-Residency podává každou změnu tímto způsobem a pro naše klienty jej zajišťujeme.

Co portál nepožaduje

Formulář po Vás nepožaduje prokázat oprávnění užívat novou adresu a v praxi to rejstříkový soud téměř nikdy nepožaduje ani následně. To však neznamená, že adresa je pouhou formalitou: vědomé uvedení nepravdivých údajů do rejstříku je trestné a odpovídá za ně člen statutárního orgánu. Uchovejte nájemní smlouvu, písemný souhlas vlastníka nebo smlouvu s poskytovatelem právní adresy, protože banka si některý z těchto dokumentů jistě vyžádá.

Nelze-li společnost na adrese zastihnout, rejstříkový soud ji může vymazat, zaznamenat potíže s kontaktem na kartě společnosti a, nebude-li stav napraven, nechat společnost zrušit. Náš průvodce dokladem o adrese estonské společnosti vysvětluje, které dokumenty banky přijímají.

Změna poskytovatele adresy

Mnoho změn adres není vůbec stěhováním, ale přechodem od jednoho poskytovatele právní adresy k jinému. K odchodu nepotřebujete souhlas původního poskytovatele; stačí ukončit smlouvu podle jejích podmínek, proto si před podáním přečtěte výpovědní lhůtu. Původní službu ponechte aktivní, dokud se nový zápis neobjeví v rejstříku, jinak společnost několik dní nebude mít funkční adresu.

Stane-li se nový poskytovatel také Vaší kontaktní osobou, zápis kontaktní osoby se mění v téže žádosti. Tato změna podléhá správnímu poplatku €25, i když se nová adresa nachází ve stejném městě. Poplatek se účtuje za žádost, nikoli za změnu, takže pokud se současně mění člen statutárního orgánu nebo e-mailová adresa, celkem stále činí €25.

Ještě jedna poznámka pro společnosti se zahraniční adresou. Pokud byla původním poskytovatelem Vaše kontaktní osoba a odstoupí, rejstříkový soud stanoví lhůtu pro jmenování nové a může společnost vymazat tři měsíce po jejím uplynutí. Náhradu proto zajistěte před zánikem původního zápisu.

Po zápisu: kdo další potřebuje novou adresu

Státní orgány včetně Tax and Customs Board přebírají adresu společnosti z estonského obchodního rejstříku (Äriregister), takže jim nic podávat nemusíte. Bance, zákazníkům, dodavatelům i poště musíte změnu oznámit a banka bude obvykle chtít dokument dokládající novou adresu.

Změna adresy s Eesti Firma

Ať je nová adresa ve stejném městě, v jiné obci nebo v zahraničí, připravíme rozhodnutí i změněnou společenskou smlouvu a změnu za Vás podáme. Nemá-li nikdo ve statutárním orgánu kartu e-Residency, zajistíme notářský postup. Potřebujete-li samotnou adresu, naše služba právní adresy umístí Vaši společnost do Kadrioru Plaza v Tallinnu a pro společnost registrovanou v zahraničí působíme jako licencovaná kontaktní osoba. Naše virtuální kancelář v Tallinnu navíc zajišťuje zpracování pošty: příchozí zásilky přijmeme, naskenujeme a přepošleme Vám je.

Odeslat poptávku

Často kladené otázky