Réponse rapide
Une OÜ estonienne n’est pas tenue de conclure un contrat avec un membre de son organe de direction. La relation commence lorsque les associés élisent le membre et que celui-ci accepte, et elle est régie par le droit des sociétés et les règles applicables aux contrats de services, non par le droit du travail. Une convention écrite avec un membre de l’organe de direction est utile dès que la société verse une rémunération ou qu’une personne autre que l’unique propriétaire siège à l’organe de direction, car elle précise les fonctions, la rémunération, le délai de préavis et les conséquences de la révocation.
De nombreux fondateurs étrangers immatriculent une société estonienne à responsabilité limitée (osaühing, OÜ), en deviennent l’unique membre de l’organe de direction et ne signent jamais rien avec leur propre société. Cela est légal et, dans nombre de ces sociétés, rien de plus n’est nécessaire. Une convention écrite devient utile lorsque vous recrutez un dirigeant, faites entrer un cofondateur dans l’organe de direction ou commencez à vous verser une rémunération, car la loi laisse aux parties le soin de convenir de la plupart des conditions pratiques.
Ce guide explique quand il est utile de signer une convention avec un membre de l’organe de direction, également appelée contrat de membre de l’organe de direction ou contrat de services d’un membre de l’organe de direction, et ce qu’elle doit contenir. Les personnes pouvant siéger à l’organe de direction et les cas où un membre engage sa responsabilité personnelle sont traités dans notre guide des membres de l’organe de direction.
Qu’est-ce qu’une convention avec un membre de l’organe de direction ?
Une convention avec un membre de l’organe de direction est un contrat entre une OÜ estonienne et un membre de son organe de direction qui fixe les conditions dans lesquelles cette personne gère la société. Le Code de commerce la mentionne, mais ne la réglemente pas comme un type de contrat distinct. La Cour suprême d’Estonie a décrit à plusieurs reprises cette relation comme semblable à un contrat de mandat, qui est un contrat de services au titre de la Law of Obligations Act.
L’Employment Contracts Act ne s’applique expressément pas aux contrats des membres de l’organe de direction d’une société (§ 1(5)). Un membre de l’organe de direction n’est donc pas un salarié, quel que soit le nom du document, et n’a droit à des congés payés, à un préavis ou à une indemnité de licenciement que si la convention les prévoit.
Une convention avec un membre de l’organe de direction est-elle obligatoire ?
Non. L’élection d’un membre de l’organe de direction exige une décision des associés et le consentement du membre, mais la loi n’exige pas de contrat. Un contrat peut être conclu sous toute forme (Law of Obligations Act § 11), de sorte que les conditions approuvées par les associés et acceptées par le membre lient les parties même sans document signé. Une convention signée les rend simplement plus faciles à prouver.
La nécessité d’une telle convention dépend surtout de la composition de l’organe de direction et de la rémunération de ses membres :
| Votre situation | Avez-vous besoin d’une convention avec un membre de l’organe de direction ? |
|---|---|
| Propriétaire unique et unique membre de l’organe de direction, sans rémunération | En règle générale, non. La loi fixe déjà vos obligations. |
| Propriétaire unique et unique membre de l’organe de direction, avec rémunération | Une décision fixant la rémunération est requise ; une courte convention est conseillée. |
| Deux fondateurs ou plus dans l’organe de direction | Recommandée, pour répartir les tâches et régler tôt la rémunération et les conditions de départ. |
| Un dirigeant recruté ou extérieur | Fortement recommandée, pour convenir des fonctions, de la rémunération, du préavis et de l’indemnisation en cas de révocation. |
| Un membre de l’organe de direction qui effectue aussi d’autres travaux pour la société | Recommandée, avec un contrat de travail distinct pour les autres travaux. |
Dès lors qu’une rémunération est versée, son montant et ses modalités de paiement doivent être fixés par une décision des associés ou de l’organe de surveillance si la société en possède un (Commercial Code § 180¹). Notre article sur la rémunération des membres de l’organe de direction explique comment cette rémunération est imposée et déclarée.
Convention avec un membre de l’organe de direction et contrat de travail
Les deux contrats diffèrent sur quatre points principaux :
| Point | Convention avec un membre de l’organe de direction | Contrat de travail |
|---|---|---|
| Droit principal | Commercial Code et Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Congés et temps de travail | Uniquement si la convention les prévoit | Garanti par la loi |
| Fin de la fonction | Révocation à tout moment, sans motif ; la convention prend fin selon ses propres conditions | L’employeur doit avoir un motif légal et, généralement, donner un préavis |
| Indemnisation à la fin de la fonction | Uniquement si la convention le prévoit | Indemnité légale de licenciement lorsqu’elle s’applique |
Un membre de l’organe de direction peut néanmoins avoir un contrat de travail avec la même société, mais uniquement pour des tâches qui ne relèvent pas de la direction. Le fondateur d’un petit café peut, par exemple, gérer la société au titre d’une convention avec un membre de l’organe de direction et travailler comme chef cuisinier sous contrat de travail, lequel doit également être approuvé par les associés. Notre article sur les relations de travail dissimulées explique pourquoi le travail réellement effectué importe davantage que l’intitulé du contrat.
Éléments à inclure dans une convention avec un membre de l’organe de direction
La convention peut couvrir tout élément ne contrevenant ni à la loi ni aux statuts. Ces clauses sont les plus importantes :
| Clause | Points à convenir |
|---|---|
| Fonctions et limites | Domaines de responsabilité, répartition du travail entre les membres, opérations nécessitant d’abord l’accord des associés et modalités de rapport aux associés |
| Rémunération et frais | Montant, dates de paiement, primes et remboursement des frais, dans une proportion raisonnable aux fonctions et aux finances de la société |
| Congés et disponibilité | Jours de congé rémunérés, le cas échéant, et disponibilité requise du membre, car la loi ne fixe aucun temps de travail pour les membres de l’organe de direction |
| Durée | Déterminée ou indéterminée. Sauf si les statuts fixent une durée, un membre de l’organe de direction est élu pour une durée indéterminée. |
| Préavis et indemnisation | Préavis pour chaque partie, motifs de résiliation sans préavis et indemnisation due en cas de révocation sans faute |
| Non-concurrence | Pendant son mandat, le membre ne peut pas exploiter une activité concurrente ni siéger à l’organe de direction d’un concurrent sans le consentement des associés. Toute restriction après son départ doit être convenue, avec son champ et sa durée. |
| Confidentialité et passation | Ce qui constitue un secret d’affaires, la durée de l’obligation et la restitution des documents, mots de passe et accès lors du départ |
| Responsabilité et assurance | Le délai des recours de la société contre le membre (cinq ans sauf convention contraire) et la personne qui paie l’assurance responsabilité des dirigeants et mandataires sociaux (D&O) |
Deux règles du Commercial Code s’appliquent quelle que soit la convention. Premièrement, si les finances de la société se détériorent sensiblement et que la poursuite des paiements serait extrêmement injuste pour elle, la société peut demander une réduction de la rémunération. Le membre peut alors résilier la convention avec un préavis d’un mois (§ 180¹).
Deuxièmement, une limitation de responsabilité ne lie pas les créanciers. Si la société ne peut pas payer ses dettes, un créancier ou l’administrateur de la faillite peut toujours réclamer des dommages-intérêts au membre, même si la société a renoncé à son recours ou réduit le délai de prescription (§ 187).
Comment signer valablement la convention
Le droit habituel du membre de l’organe de direction de signer au nom de la société ne couvre pas cette convention. Les associés décident de sa conclusion, de sa modification et de sa résiliation, en fixent les conditions et désignent la personne qui signe au nom de la société (Commercial Code § 168(1)(10)). Si la société possède un organe de surveillance, celui-ci prend ces décisions à leur place. Une convention dépourvue de l’approbation requise est nulle (§ 181(3)).
Si vous signez une convention, vous avez besoin de deux documents : une décision des associés qui l’approuve, fixe la rémunération et désigne le représentant de la société, ainsi que la convention elle-même, signée par ce représentant et le membre de l’organe de direction. Dans une société à propriétaire unique, le propriétaire adopte seul la décision et y désigne la personne qui signe pour la société. Les deux documents peuvent être signés numériquement avec une carte d’identité estonienne ou une carte d’identité numérique e-Residency. Aucun ne doit être déposé auprès du registre du commerce estonien (Äriregister) ; conservez-les donc avec les documents de la société.
Révocation et démission : préavis, indemnisation et convention
Les associés peuvent révoquer un membre de l’organe de direction à tout moment sans motif, et un membre peut démissionner à tout moment (Commercial Code § 184). Chacune de ces mesures met fin à la qualité de membre de l’organe de direction, mais la convention prend fin selon ses propres conditions et les règles de la Law of Obligations Act relatives aux contrats de mandat. Selon ces règles, chaque partie peut résilier à tout moment une convention à durée indéterminée. Toutefois, un membre qui part avant que la société puisse organiser son remplacement peut devoir indemniser la société de son préjudice (§§ 630–631).
C’est pourquoi le préavis et l’indemnisation méritent une rédaction claire. La révocation ne met pas fin à la convention à elle seule ; un membre révoqué peut donc soutenir que sa rémunération se poursuit jusqu’à la résiliation de la convention. Lorsqu’un membre part en bons termes, une courte convention de résiliation approuvée par les associés peut régler la dernière rémunération, la passation et toute non-concurrence. Les formalités auprès du registre sont présentées dans nos guides sur le changement d’un membre de l’organe de direction et la démission de l’organe de direction.
Rédiger ou réviser votre convention avec Eesti Firma
Notre équipe juridique rédige des conventions avec des membres de l’organe de direction, avec la décision des associés qui les approuve. Nous adaptons les conditions à votre organe de direction et au mode de rémunération de ses membres, et pouvons également réviser une convention existante. Nos comptables peuvent ensuite enregistrer un membre rémunéré de l’organe de direction et gérer la paie ainsi que les déclarations fiscales relatives à cette rémunération.
Questions fréquentes
Oui. Ces deux dénominations désignent le même contrat entre une OÜ et un membre de son organe de direction. Les cabinets d’avocats estoniens et Startup Estonia l’appellent souvent contrat de services d’un membre de l’organe de direction et, quel que soit son nom, il ne s’agit pas d’un contrat de travail.
Oui, comme point de départ. Startup Estonia, une initiative gouvernementale, publie un modèle gratuit de contrat de services d’un membre de l’organe de direction, mais tout modèle doit être adapté aux fonctions, à la rémunération et aux conditions de départ. Il requiert toujours une décision des associés l’approuvant.
Non. Une convention avec un membre de l’organe de direction peut être signée sur papier ou numériquement et n’est pas déposée auprès du registre du commerce estonien (Äriregister). Elle doit être approuvée par les associés, car une convention sans cette approbation est nulle.
Oui. Le droit estonien n’exige pas qu’un contrat entre une société et son membre de l’organe de direction soit rédigé en estonien ; une convention en anglais est donc valable. Utilisez une langue comprise par chaque signataire.
