Krótka odpowiedź
Estońska OÜ nie musi zawierać umowy z członkiem zarządu. Stosunek prawny powstaje, gdy wspólnicy powołają członka, a on przyjmie powołanie, i podlega prawu spółek oraz przepisom o umowach o świadczenie usług, a nie prawu pracy. Pisemna umowa z członkiem zarządu jest wskazana, gdy spółka wypłaca wynagrodzenie lub w zarządzie zasiada osoba inna niż jedyny właściciel, ponieważ określa obowiązki, wynagrodzenie, okres wypowiedzenia i skutki odwołania.
Wielu zagranicznych założycieli rejestruje estońską spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (osaühing, OÜ), zostaje jej jedynym członkiem zarządu i nigdy nie podpisuje niczego z własną spółką. Jest to zgodne z prawem i w wielu takich spółkach nic więcej nie jest potrzebne. Pisemna umowa staje się przydatna po zatrudnieniu dyrektora, powołaniu współzałożyciela do zarządu lub rozpoczęciu wypłacania sobie wynagrodzenia, ponieważ prawo pozostawia stronom uzgodnienie większości praktycznych warunków.
Ten przewodnik wyjaśnia, kiedy warto podpisać umowę z członkiem zarządu, nazywaną również kontraktem członka zarządu lub umową o świadczenie usług przez członka zarządu, oraz co powinna zawierać. Kto może zasiadać w zarządzie i kiedy członek zarządu ponosi osobistą odpowiedzialność, opisujemy w naszym przewodniku po członkach zarządu.
Czym jest umowa z członkiem zarządu
Umowa z członkiem zarządu to kontrakt między estońską OÜ a członkiem jej zarządu, określający warunki, na których dana osoba prowadzi spółkę. Kodeks handlowy ją wspomina, lecz nie reguluje jako odrębnego rodzaju umowy. Sąd Najwyższy Estonii wielokrotnie opisywał ten stosunek jako podobny do umowy zlecenia, czyli umowy o świadczenie usług na podstawie Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act wyraźnie nie ma zastosowania do umów członków zarządu spółki (§ 1(5)). Członek zarządu nie jest zatem pracownikiem, niezależnie od nazwy dokumentu, i ma prawo do płatnego urlopu, wypowiedzenia lub odprawy tylko wtedy, gdy umowa je przewiduje.
Czy umowa z członkiem zarządu jest obowiązkowa?
Nie. Powołanie członka zarządu wymaga uchwały wspólników i zgody członka, lecz prawo nie wymaga umowy. Umowa może zostać zawarta w dowolnej formie (Law of Obligations Act § 11), dlatego warunki zatwierdzone przez wspólników i przyjęte przez członka wiążą strony nawet bez podpisanego dokumentu. Podpisana umowa po prostu ułatwia ich udowodnienie.
To, czy jest potrzebna, zależy głównie od tego, kto zasiada w zarządzie i czy otrzymuje wynagrodzenie:
| Państwa sytuacja | Czy potrzebna jest umowa z członkiem zarządu? |
|---|---|
| Jedyny właściciel i jedyny członek zarządu, bez wynagrodzenia | Zwykle nie. Prawo już określa obowiązki |
| Jedyny właściciel i jedyny członek zarządu, z wynagrodzeniem | Wymagana jest uchwała ustalająca wynagrodzenie; zalecana jest krótka umowa |
| Dwóch lub więcej założycieli w zarządzie | Zalecana, aby podzielić obowiązki oraz wcześnie ustalić wynagrodzenia i warunki odejścia |
| Zatrudniony dyrektor lub dyrektor zewnętrzny | Zdecydowanie zalecana, aby uzgodnić obowiązki, wynagrodzenie, wypowiedzenie i rekompensatę przy odwołaniu |
| Członek zarządu wykonujący także inną pracę dla spółki | Zalecana, wraz z odrębną umową o pracę dotyczącą pozostałej pracy |
Gdy wypłacane jest wynagrodzenie, jego kwota i sposób wypłaty muszą zostać określone uchwałą wspólników albo rady nadzorczej, jeśli spółka ją posiada (Commercial Code § 180¹). Sposób opodatkowania i rejestracji wynagrodzenia wyjaśniamy w naszym artykule o wynagrodzeniu członka zarządu.
Umowa z członkiem zarządu a umowa o pracę
Obie umowy różnią się w czterech głównych aspektach:
| Kwestia | Umowa z członkiem zarządu | Umowa o pracę |
|---|---|---|
| Główna ustawa | Commercial Code i Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Urlopy i czas pracy | Tylko jeśli umowa je przewiduje | Gwarantowane przez prawo |
| Zakończenie funkcji | Odwołanie w każdej chwili, bez podania przyczyny; umowa kończy się na własnych warunkach | Pracodawca potrzebuje zgodnej z prawem podstawy i zazwyczaj wypowiedzenia |
| Rekompensata po zakończeniu funkcji | Tylko jeśli umowa ją przewiduje | Ustawowa odprawa, gdy ma zastosowanie |
Członek zarządu może nadal mieć umowę o pracę z tą samą spółką, lecz wyłącznie dotyczącą pracy, która nie jest zarządzaniem. Założyciel małej kawiarni może na przykład prowadzić spółkę na podstawie umowy z członkiem zarządu i pracować jako jej kucharz na podstawie umowy o pracę, którą również muszą zatwierdzić wspólnicy. Nasz artykuł o ukrytych stosunkach pracy wyjaśnia, dlaczego faktycznie wykonywana praca ma większe znaczenie niż tytuł umowy.
Co zawrzeć w umowie z członkiem zarządu
Umowa może obejmować wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem ani umową spółki. Najważniejsze są następujące postanowienia:
| Postanowienie | Co uzgodnić |
|---|---|
| Obowiązki i ograniczenia | Obszary odpowiedzialności, podział pracy między członków, transakcje wymagające uprzedniej zgody wspólników oraz sposób raportowania im przez członka |
| Wynagrodzenie i wydatki | Kwota, terminy płatności, premie i zwrot wydatków, w rozsądnej proporcji do obowiązków i finansów spółki |
| Urlopy i dostępność | Płatne dni wolne, jeśli są przewidziane, oraz wymagana dostępność członka, ponieważ prawo nie określa czasu pracy członków zarządu |
| Okres obowiązywania | Określony lub nieokreślony. O ile umowa spółki nie określa kadencji, członek zarządu jest powoływany na czas nieokreślony |
| Wypowiedzenie i rekompensata | Wypowiedzenie dla każdej strony, podstawy rozwiązania bez wypowiedzenia i ewentualna rekompensata należna przy odwołaniu bez winy |
| Zakaz konkurencji | W czasie pełnienia funkcji członek nie może prowadzić konkurencyjnej działalności ani zasiadać w zarządzie konkurenta bez zgody wspólników. Każde ograniczenie po odejściu członka musi zostać uzgodnione wraz z zakresem i czasem trwania |
| Poufność i przekazanie spraw | Co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, jak długo trwa obowiązek oraz zwrot dokumentów, haseł i dostępów przy odejściu |
| Odpowiedzialność i ubezpieczenie | Termin przedawnienia roszczeń spółki wobec członka (pięć lat, chyba że uzgodniono inaczej) oraz kto opłaca ubezpieczenie odpowiedzialności directors’ and officers’ (D&O) |
Dwie zasady Commercial Code mają zastosowanie niezależnie od treści umowy. Po pierwsze, jeżeli sytuacja finansowa spółki znacznie się pogorszy, a kontynuowanie płatności byłoby dla niej rażąco niesprawiedliwe, spółka może żądać obniżenia wynagrodzenia. Członek może wtedy wypowiedzieć umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia (§ 180¹).
Po drugie, ograniczenie odpowiedzialności nie wiąże wierzycieli. Jeżeli spółka nie może spłacić swoich długów, wierzyciel lub syndyk masy upadłości może nadal dochodzić odszkodowania od członka, nawet gdy spółka zrzekła się roszczenia lub skróciła okres przedawnienia (§ 187).
Jak podpisać ważną umowę
Zwykłe prawo członka zarządu do podpisywania w imieniu spółki nie obejmuje tej umowy. Wspólnicy decydują o jej zawarciu, zmianie i rozwiązaniu, ustalają jej warunki oraz wyznaczają osobę podpisującą w imieniu spółki (Commercial Code § 168(1)(10)). Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, to ona podejmuje te decyzje. Umowa bez wymaganej zgody jest nieważna (§ 181(3)).
Przy podpisywaniu umowy potrzebne są dwa dokumenty: uchwała wspólników, która ją zatwierdza, określa wynagrodzenie i wskazuje przedstawiciela spółki, oraz sama umowa podpisana przez tego przedstawiciela i członka zarządu. W spółce z jednym właścicielem właściciel podejmuje uchwałę samodzielnie i wskazuje w niej osobę podpisującą za spółkę. Oba dokumenty można podpisać cyfrowo estońskim dowodem osobistym lub cyfrową kartą identyfikacyjną e-Residency. Żaden z nich nie wymaga złożenia w estońskim rejestrze handlowym (Äriregister), dlatego należy przechowywać je wraz z dokumentacją spółki.
Odwołanie i rezygnacja: wypowiedzenie, rekompensata i umowa
Wspólnicy mogą odwołać członka zarządu w każdej chwili bez podania przyczyny, a członek zarządu może w każdej chwili zrezygnować (Commercial Code § 184). Każdy z tych kroków kończy członkostwo w zarządzie, ale umowa kończy się zgodnie z jej własnymi warunkami i zasadami Law of Obligations Act dotyczącymi umów zlecenia. Zgodnie z tymi zasadami każda ze stron może w każdej chwili wypowiedzieć umowę na czas nieokreślony. Członek zarządu, który odchodzi, zanim spółka zdoła zapewnić zastępstwo, może jednak być zobowiązany do naprawienia jej szkody (§§ 630–631).
Dlatego wypowiedzenie i rekompensata wymagają jasnego sformułowania. Odwołanie samo w sobie nie kończy umowy, więc odwołany członek zarządu może twierdzić, że wynagrodzenie przysługuje do czasu jej rozwiązania. Gdy członek odchodzi w zgodzie, krótka umowa rozwiązująca zatwierdzona przez wspólników może uregulować ostatnie wynagrodzenie, przekazanie spraw i ewentualny zakaz konkurencji. Zgłoszenia do rejestru omawiamy w naszych przewodnikach dotyczących zmiany członka zarządu i rezygnacji z zarządu.
Sporządzenie lub weryfikacja umowy z Eesti Firma
Nasz zespół prawny sporządza umowy z członkami zarządu wraz z zatwierdzającą je uchwałą wspólników. Dostosowujemy warunki do Państwa zarządu i sposobu wynagradzania jego członków, a także możemy zweryfikować już posiadaną umowę. Nasi księgowi mogą następnie zarejestrować wynagradzanego członka zarządu oraz obsłużyć listę płac i raportowanie podatkowe wynagrodzenia.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Obie nazwy opisują ten sam kontrakt między OÜ a członkiem jej zarządu. Estońskie kancelarie prawne i Startup Estonia często nazywają go umową o świadczenie usług przez członka zarządu i niezależnie od nazwy nie jest to umowa o pracę.
Tak, jako punkt wyjścia. Startup Estonia, inicjatywa rządowa, publikuje bezpłatny wzór umowy o świadczenie usług przez członka zarządu, jednak każdy wzór należy dostosować do obowiązków, wynagrodzenia i warunków odejścia. Nadal wymaga on zatwierdzającej go uchwały wspólników.
Nie. Umowę z członkiem zarządu można podpisać na papierze lub cyfrowo i nie składa się jej w estońskim rejestrze handlowym (Äriregister). Wymaga jednak zgody wspólników, ponieważ umowa bez niej jest nieważna.
Tak. Prawo estońskie nie wymaga, aby umowa między spółką a członkiem jej zarządu była sporządzona po estońsku, więc umowa anglojęzyczna jest ważna. Należy użyć języka rozumianego przez każdego sygnatariusza.
