Como Contratar o Primeiro Trabalhador na Estónia: Contrato, Registo de Emprego e Primeiro Processamento Salarial

Até agora, a empresa provavelmente pagava apenas a uma pessoa: ao cliente, enquanto membro da gerência (juhatus). O primeiro trabalhador altera esta situação. Pagar a si próprio uma remuneração de gerência exige pouco mais do que uma deliberação dos sócios. Um salário implica direito do trabalho: contrato escrito, salário mínimo, férias remuneradas e um registo de emprego que deve conhecer a pessoa antes da sua primeira hora de trabalho. Nada disto é difícil e tudo é feito online; o importante é a ordem. Este guia explica passo a passo a contratação do primeiro trabalhador na Estónia, para um fundador que nunca foi empregador aqui. Abrange um trabalhador que exerce funções na Estónia.

Quem é Considerado Trabalhador

As regras abaixo aplicam-se a uma pessoa que trabalha para a empresa sob a sua direção, em horários definidos e com os seus instrumentos. Trata-se de um trabalhador, independentemente da designação do contrato. Um especialista que entrega um resultado definido à sua maneira e por sua conta e risco é um prestador ao abrigo de um contrato de prestação de serviços. Um prestador não tem salário mínimo nem férias remuneradas, embora a empresa continue a pagar impostos sobre salários relativos à remuneração se o prestador for uma pessoa singular. Quem gere a empresa é um membro da gerência, remunerado ao abrigo de um acordo de membro da gerência, e não de um contrato de trabalho.

Dois erros surgem repetidamente. O primeiro é pagar a um trabalhador de facto através de faturas, ou da sua própria empresa, para poupar imposto social; a Autoridade Tributária e Aduaneira requalifica estes acordos, e o nosso guia sobre relações laborais ocultas explica os critérios aplicados pelos tribunais. O segundo é colocar a remuneração do próprio fundador num contrato de trabalho. Apenas trabalho claramente separado da gestão, por exemplo como programador do produto da empresa, pode constar de um contrato de trabalho em paralelo com a função na gerência.

Contratar um Trabalhador na Estónia Passo a Passo

A Estónia não tem um registo separado de empregadores. A empresa torna-se empregadora no momento em que efetua a primeira inscrição no registo de emprego e apresenta a primeira declaração salarial. Os passos abaixo seguem a ordem necessária.

1. Recolha os dados do trabalhador. São necessários o nome completo, o código de identificação pessoal estónio (isikukood, o número de 11 dígitos de que dispõe cada residente), a morada e a conta bancária. Um estrangeiro sem código pessoal solicita-o junto da Polícia e Guarda de Fronteiras ou de uma autarquia local.
2. Assine o contrato de trabalho por escrito. A Employment Contracts Act exige um contrato escrito; a única exceção é um trabalho com duração não superior a duas semanas. Pode ser assinado digitalmente ou em papel, em qualquer idioma que ambos compreendam, e a empresa conserva-o durante dez anos após o seu termo. Os elementos que deve conter são indicados na secção seguinte.
3. Registe o trabalhador no registo de emprego antes de iniciar funções. Este é o passo em que os fundadores mais frequentemente erram, e ao qual está associada uma coima. A inscrição é feita no e-MTA, o portal de autosserviço da Autoridade Tributária e Aduaneira, e o registo tem uma secção própria abaixo.
4. Obtenha o pedido de rendimento isento de imposto. O empregador só pode deduzir a isenção básica mensal de €700 antes de reter o imposto sobre o rendimento se o trabalhador tiver apresentado um pedido escrito. Sem esse pedido, o imposto sobre o rendimento é retido sobre a totalidade do salário.
5. Organize a documentação de segurança. Todos os empregadores com pelo menos um trabalhador devem ter uma avaliação dos riscos do ambiente de trabalho introduzida no sistema de autosserviço da Inspeção do Trabalho e devem instruir o trabalhador sobre segurança antes de este iniciar funções. Quando a avaliação revelar fatores de risco, incluindo trabalho regular com ecrã, o trabalhador realiza também um exame médico no prazo de quatro meses desde a data de início. Para trabalho de escritório, trata-se de um procedimento simples.
6. Processe o primeiro salário. Pague o salário pelo menos uma vez por mês, no dia indicado no contrato, retendo imposto sobre o rendimento, seguro de desemprego e, se o trabalhador tiver aderido à pensão financiada, a respetiva contribuição. Até ao dia 10 do mês seguinte, a empresa apresenta a TSD, a declaração mensal que abrange todos os impostos sobre salários, e paga-os à Autoridade Tributária e Aduaneira.

O Que Deve Constar do Contrato de Trabalho

A Lei dos Contratos de Trabalho (töölepingu seadus, TLS) enumera os dados que cada contrato de trabalho escrito deve conter. Identifica as partes, a data de início, a função e o seu título, bem como o local de trabalho. Indica o salário bruto, o dia e o método de pagamento, o tempo de trabalho, a duração das férias anuais e do período experimental, e os prazos de aviso para cessação do contrato.

Convém conhecer algumas regras supletivas antes de preencher esses campos. O trabalho a tempo inteiro corresponde a 40 horas por semana e as férias anuais são de pelo menos 28 dias de calendário. A lei presume um período experimental de quatro meses, salvo acordo para um período mais curto ou para a sua inexistência, e durante esse período qualquer parte pode cessar o contrato com aviso prévio de 15 dias de calendário. O salário é acordado em bruto e não pode ser inferior ao salário mínimo nacional para trabalho a tempo inteiro, fixado pelo governo por regulamento e atualmente de €946 por mês.

Registar o Trabalhador no Registo de Emprego (TÖR)

O registo de emprego (töötamise register, TÖR) é uma base de dados mantida pela Tax and Customs Board, na qual cada empregador regista quem trabalha para si, em que regime e a partir de que data. É com base neste registo que o Estado determina os direitos do trabalhador ao seguro de saúde, seguro de desemprego e pensão. Por isso, a lei exige que esteja efetuado antes do início do trabalho, e não após o primeiro dia de pagamento. Nos termos da Taxation Act, o emprego deve ser registado, o mais tardar, no momento em que o trabalhador inicia funções. Uma empresa que não o faça, ou que o faça tardiamente, arrisca uma coima até €3 200.

Para um contrato de trabalho, o registo pede seis elementos: o código pessoal do trabalhador, o tipo de emprego, a data de início, o título da função, a morada onde o trabalho é realizado e a proporção do tempo de trabalho (1.0 para tempo inteiro, 0.5 para meio tempo, e assim sucessivamente). Um membro da gerência entra no e-MTA com cartão de identificação estónio, cartão e-Residency, Mobile-ID ou Smart-ID e introduz os dados ou concede a um contabilista o direito de o fazer; os nossos contabilistas fazem as inscrições dos clientes como parte do processamento salarial. O portal tem interface em inglês, a inscrição demora poucos minutos e pode ser efetuada antecipadamente com data futura de início. Se ninguém conseguir aceder ao portal a tempo, é permitido um registo simplificado por telefone ou mensagem de texto, a completar no e-MTA no prazo de sete dias.

A inscrição também inicia o seguro público de saúde do trabalhador. Para alguém que ainda não esteja segurado, a cobertura começa quando decorre um período de espera de 14 dias desde a data de início no registo, e continua durante dois meses após a data de fim indicada na cessação.

Quanto Custa o Primeiro Trabalhador

O salário constante do contrato não é nem o que o trabalhador recebe nem o que a empresa paga. Além do salário bruto, a empresa paga 33% de imposto social e 0,8% de seguro de desemprego, pelo que o custo do empregador é o salário bruto multiplicado por 1.338. Do valor bruto, retém 22% de imposto sobre o rendimento após a isenção básica de €700, 1,6% de seguro de desemprego e a contribuição do trabalhador para a pensão financiada de 2%, 4% ou 6%.

Uma regra aplica-se às contratações a tempo parcial. O imposto social incide sobre uma base mensal mínima fixada pelo Estado de €886, pelo que a empresa paga pelo menos €292,38 por mês de imposto social por cada trabalhador, mesmo quando o salário é inferior. Pensionistas, estudantes e alguns outros grupos estão isentos deste mínimo. O cálculo integral e o ciclo mensal da TSD encontram-se no nosso guia sobre impostos sobre salários na Estónia.

Contratar um Trabalhador Estrangeiro na Estónia

O direito do trabalho estónio aplica-se a um trabalhador estrangeiro que trabalha na Estónia exatamente como a um trabalhador estónio, pelo que o contrato, o registo de emprego e os impostos são os mesmos. O que difere é o direito de trabalhar, que depende da cidadania do trabalhador.

O emprego de curta duração pode ser registado por um período máximo de 365 dias num período de 455 dias; para qualquer duração superior é necessária uma autorização de residência, para a qual o empregador obtém geralmente primeiro o consentimento do Unemployment Insurance Fund. A Police and Border Guard Board publica as condições de ambos os procedimentos. Um trabalhador que presta trabalho à sua empresa a partir de outro país é um caso diferente. O seu salário é tributado no local onde o trabalho é realizado, e o nosso guia sobre o pagamento a trabalhadores remotos no estrangeiro explica o que isso significa para a empresa.

Contratar o Primeiro Trabalhador com a Eesti Firma

A primeira contratação é quando muitos fundadores deixam de tratar da própria contabilidade: o processamento salarial acrescenta um prazo mensal e um registo que deve estar correto antes do primeiro dia. Os nossos contabilistas registam o trabalhador no registo de emprego, configuram as retenções, calculam mensalmente o salário líquido e o custo do empregador e apresentam a TSD. A nossa equipa jurídica redige o contrato de trabalho, em inglês e estónio quando necessário, e trata do registo de emprego de curta duração para uma contratação fora da UE.

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