Despesas de viagens de negócios e ajudas de custo: o que uma sociedade estónia pode pagar isento de imposto

As viagens são uma das poucas áreas em que uma sociedade estónia pode suportar os custos pessoais do seu titular, incluindo refeições, sem qualquer imposto, razão pela qual os fundadores perguntam sobre isto com tanta frequência. As regras são breves e constam da Lei do Imposto sobre o Rendimento e do Regulamento Governamental n.º 110 sobre viagens de negócios. Definem o que é uma viagem de negócios, qual a ajuda de custo diária que pode ser paga sem imposto e quais as despesas de viagem de negócios reembolsadas mediante documentos.

Na nossa prática, raramente as regras são o problema. O problema é o que acontece durante a viagem: tudo é pago com o cartão da sociedade, os recibos não são guardados e um jantar com cliente surge ao lado de um almoço familiar no mesmo extrato. O contabilista recebe então uma série de pagamentos por cartão sem uma decisão de viagem que os suporte. Este guia explica que despesas de viagens de negócios uma OÜ estónia pode pagar sem imposto, o que se torna um benefício tributável e como funcionam as regras para um membro da gerência que vive no estrangeiro. Termina com a rotina que mantém os registos organizados, para que uma pergunta da Autoridade Tributária e Aduaneira da Estónia (EMTA) nada altere.

O que conta como viagem de negócios na Estónia

Uma viagem de negócios começa no local habitual de trabalho, pelo que esta é a primeira questão a determinar. Para um trabalhador, o local de trabalho é o indicado no contrato de trabalho, acordado pelo menos ao nível da cidade ou município. Uma sociedade em Tallinn que envia um trabalhador para Tartu ou Berlim envia-o numa viagem de negócios. Um trabalhador cujo contrato indica «Estónia» como local de trabalho não pode estar numa viagem de negócios dentro do país, apenas no estrangeiro. As deslocações entre a residência e o local normal de trabalho nunca são viagens de negócios.

As mesmas regras e os mesmos limites fiscais aplicam-se aos membros da gerência (juhatus). Um membro da gerência não necessita de contrato de trabalho, remuneração de gerência ou qualquer salário para que a sociedade cubra as suas viagens. As orientações da EMTA sobre viagens de negócios indicam que os limites isentos de imposto se aplicam quer a pessoa receba remuneração quer não. A única diferença é que um membro da gerência não tem direito legal a exigir uma ajuda de custo diária, pelo que o pagamento depende de acordo. Para um fundador que gere a sua própria OÜ, isto significa que a sociedade pode pagar as suas viagens mesmo que nunca lhe tenha pago uma remuneração de membro da gerência ou qualquer outro valor.

A decisão escrita que decide tudo

Antes da viagem, a sociedade emite uma decisão escrita que identifica quem viaja, para onde, durante quanto tempo, com que finalidade, quais as despesas a reembolsar e a que taxa de ajuda de custo diária. Não existe formulário oficial; basta uma página, datada e assinada por um membro da gerência em nome da sociedade. Numa sociedade unipessoal, o membro da gerência assina uma decisão sobre a sua própria viagem, algo que parece estranho na primeira vez e é inteiramente normal.

A decisão é o primeiro elemento que um contabilista ou inspetor fiscal procura. A posição da EMTA é clara: sem decisão escrita, ou quando a viagem afinal não é uma viagem de negócios, as despesas pagas mediante recibos são tributadas como benefício acessório e as transferências em dinheiro para a pessoa como salário. Uma férias disfarçadas de viagem de negócios recebem o mesmo tratamento. Uma decisão redigida após a viagem é melhor do que nenhuma, mas terá de corresponder aos bilhetes, às datas e a uma finalidade real de trabalho, e o contabilista preferirá muito mais tê-la antes de o dinheiro ser movimentado.

Ajuda de custo diária isenta de imposto para viagens ao estrangeiro

A ajuda de custo diária cobre refeições e as pequenas despesas de estar fora de casa. É paga por dia sem recibos e, numa viagem ao estrangeiro, a sociedade pode pagá-la sem imposto dentro dos seguintes limites.

A sociedade pode pagar mais do que o limite, mas o excedente é tributado como salário. Os limites são fixados por regulamento e mudam periodicamente; os valores deste guia são os em vigor na sua última atualização. As viagens internas são diferentes: não existe ajuda de custo diária isenta de imposto para uma viagem de negócios dentro da Estónia e, se a sociedade a pagar mesmo assim, é tributada como salário. As refeições numa viagem interna também não podem ser reembolsadas sem imposto, mesmo mediante recibos. Hotéis, bilhetes e transportes dentro da Estónia são reembolsados integralmente mediante documentos, como em qualquer outra viagem.

A ajuda de custo e as refeições a que se destina não podem ser pagas duas vezes. Se a sociedade pagar a ajuda de custo diária e também cobrir as contas de restaurante do viajante, as contas de restaurante constituem um benefício acessório. O pequeno-almoço incluído no preço do hotel integra o custo de alojamento e continua isento de imposto, tal como uma refeição incluída num bilhete. Se forem fornecidas refeições gratuitas no destino, por exemplo pelo organizador de uma conferência, a sociedade pode reduzir a ajuda de custo até 70%.

Que despesas de viagem são reembolsadas sem imposto

Qualquer outra despesa de viagem de negócios é reembolsada mediante documento que indique o que foi comprado, a quem e por que valor. A lei não fixa limite máximo para estes custos; exige apenas que tenham sido necessários para a viagem.

Utilizar o seu próprio automóvel

Se o cliente conduzir o seu próprio automóvel numa viagem de negócios, a sociedade pode escolher uma de duas vias. Pode reembolsar os custos efetivos da deslocação mediante documentos, isto é, combustível, estacionamento, portagens e bilhetes de ferry, sem limite máximo mas excluindo reparações e manutenção. Ou pode pagar a compensação geral pela utilização de automóvel pessoal: até €0.50 por quilómetro e não mais de €550 por mês. Esta via exige um registo de condução com a data, o percurso e os quilómetros de cada deslocação. Os mesmos quilómetros não podem ser reclamados pelas duas vias e qualquer valor acima do limite mensal na segunda constitui benefício acessório. Os membros da gerência podem utilizar qualquer das vias da mesma forma que os trabalhadores.

Membros da gerência e titulares que vivem no estrangeiro

A maioria das sociedades estónias detidas por estrangeiros é gerida a partir do país de residência do titular, que vem à Estónia algumas vezes por ano para reunir com o contabilista, o banco ou um parceiro. Saber se essa visita é uma viagem de negócios depende de onde se situa o local de trabalho do titular, e a Lei do Imposto sobre o Rendimento responde de forma inesperada para os fundadores.

Para um membro da gerência, a EMTA considera que o local de trabalho é onde a pessoa normalmente exerce as suas funções. Um fundador que gere a sociedade a partir de Lisboa tem o seu local de trabalho em Lisboa, e uma viagem a Tallinn é para si uma viagem de negócios ao estrangeiro. A Lei do Imposto sobre o Rendimento aplica então os limites isentos de imposto do país onde o trabalho é realizado, e não a taxa estónia. A EMTA confirmou nas suas respostas publicadas sobre viagens de negócios que a sociedade não pode optar pelos limites estónios. Os voos, hotel e táxis são reembolsados integralmente mediante documentos, como habitualmente; apenas a ajuda de custo diária segue as taxas do país de origem. A forma como o país de origem tributa essa ajuda de custo é uma questão distinta, que convém colocar a um consultor local antes do primeiro pagamento.

Alguns guias escritos para e-residents afirmam o contrário: que a Estónia é a sede da sociedade e uma visita a Tallinn nunca pode ser uma viagem de negócios. Essa interpretação ignora onde o trabalho é realizado. É mais seguro determinar uma vez o local de trabalho, registá-lo nas decisões de viagem e aplicá-lo do mesmo modo a todas as viagens. Onde o titular realmente trabalha é também a questão subjacente ao estabelecimento permanente, que explicamos no nosso artigo sobre gerir uma sociedade estónia vivendo no estrangeiro.

O que acontece quando as regras são violadas

Uma despesa que não passa no teste não desaparece da contabilidade; muda a sua classificação fiscal. A tabela indica o que a sociedade paga sobre €100 em cada caso. O benefício acessório é o mais dispendioso, porque o imposto sobre o rendimento é primeiro cobrado sobre o benefício e o imposto social é depois cobrado conjuntamente sobre o benefício e o imposto sobre o rendimento.

Todos estes valores são declarados no TSD do mês em que o dinheiro foi pago, cada um no seu anexo, e o imposto é pago até ao mesmo dia 10 do mês seguinte. Os benefícios acessórios e as despesas não empresariais encontram-se entre os pagamentos que a Lei do Imposto sobre o Rendimento trata como distribuições tributáveis, como explica o nosso guia sobre imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas na Estónia. Assim, uma sociedade que nunca pagou dividendos pode ainda dever imposto por uma viagem mal documentada.

Exemplo detalhado de uma viagem de três dias

Um membro da gerência de uma sociedade de Tallinn voa para Berlim na segunda-feira e regressa na quarta-feira à noite para reunir com um cliente e visitar uma feira comercial. A decisão de viagem é assinada na semana anterior e indica as datas, a finalidade e uma ajuda de custo diária de €75.

A última linha é a que a maioria dos fundadores não esperaria. Os almoços custam à sociedade €60 mais €42.31 de imposto, enquanto os mesmos €60 não teriam custo se o membro da gerência tivesse pago o almoço a partir da ajuda de custo de €225. A solução é simples: se as refeições forem pagas com o cartão da sociedade, reduza a ajuda de custo desses dias pelo mesmo montante e o total permanece dentro do limite isento de imposto. O jantar com o cliente não pode ser corrigido da mesma forma, mas pode ser planeado, porque um mês com remuneração de gerência ou salário tem uma franquia de representação mais elevada.

Porque é que o cartão da sociedade causa mais problemas

Na nossa prática, os clientes que acabam com uma liquidação fiscal sobre viagens não são os que interpretaram mal a ajuda de custo diária. São os que pagaram toda a viagem, e muitas vezes o resto do mês, com o cartão da sociedade e não guardaram nada. No fim do ano, o contabilista tem um extrato bancário cheio de restaurantes, lojas e hotéis estrangeiros, sem decisão de viagem, sem recibos e sem forma de distinguir um jantar com cliente de férias em família. Esses pagamentos não podem entrar na contabilidade como custos empresariais. Tornam-se um benefício acessório, uma despesa não empresarial ou um crédito sobre o titular, e esta última opção é o início do problema que descrevemos no nosso guia sobre empréstimos a sócios de uma sociedade estónia.

Uma rotina que mantém a contabilidade organizada

1. Assine a decisão de viagem antes de partir ou, o mais tardar, no dia em que reservar os bilhetes, e entregue uma cópia ao contabilista.
2. Defina a ajuda de custo diária na decisão e pague-a numa única transferência após a viagem; não permita que o cartão da sociedade a substitua.
3. Pague com o cartão da sociedade apenas o hotel, os bilhetes, os transportes e os outros custos da tabela acima, e fotografe cada recibo no próprio dia. Uma linha do extrato do cartão não é um recibo.
4. Mantenha os gastos privados no seu próprio cartão, incluindo refeições quando é paga ajuda de custo diária e tudo o que respeite a pessoas que viajam consigo.
5. Envie ao contabilista um relatório de despesas por viagem no prazo de uma semana após o regresso: a decisão, os recibos, o cálculo da ajuda de custo diária e uma nota sobre eventuais reuniões com clientes.

Uma viagem tratada desta forma demora apenas alguns minutos ao contabilista a registar e não deixa nada para a EMTA reclassificar.

Manter as despesas de viagem em ordem com a Eesti Firma

As despesas de viagens de negócios merecem ser tratadas corretamente, pois constituem uma das formas mais simples de uma sociedade estónia cobrir os custos reais do seu titular. Os nossos contabilistas preparam as decisões de viagem, calculam a ajuda de custo diária e registam os relatórios de despesas, e qualquer valor que fique fora dos limites é corretamente declarado no TSD. Se o cliente estiver apenas a planear a sua sociedade, estabelecemos a rotina de despesas como parte da constituição de sociedade na Estónia.

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