e-Residency e o número de IVA estónio: porque os pedidos são recusados e o que fazer

Durante anos, a sequência foi simples: registar uma OÜ através da e-Residency, anexar um plano de negócios de uma página, receber um ID de IVA da UE — o número KMKR estónio, EE mais nove dígitos — no prazo de uma semana. Essa sequência deixou de funcionar. Este guia aborda as três situações em que os e-residents agora se encontram — pedido, já registado, recusado — e explica o que a autoridade tributária exige em cada uma.

O que mudou no registo para efeitos de IVA de e-resident — e o que não mudou

O critério de registo não mudou. A Lei do Imposto sobre o Valor Acrescentado sempre exigiu que um requerente provasse que exerce atividade na Estónia ou está prestes a iniciá-la, permitiu à EMTA exigir prova e autorizou-a a cancelar o registo de uma pessoa registada que não exerça atividade no país após advertência escrita (§ 20 e § 22).

Duas coisas mudaram. Primeiro, uma alteração discreta à regra do limiar. Os serviços B2B transfronteiriços — a totalidade típica do volume de negócios de um e-resident — contavam anteriormente para o limiar de 40 000 €, pelo que um consultor que faturasse clientes alemães era obrigado a registar-se quando as vendas o ultrapassavam, e o número seguia quase automaticamente. Agora, contam apenas as operações cujo lugar de prestação é a Estónia: para sociedades de serviços à distância, cada pedido passou a ser voluntário, e o registo voluntário exige prova de atividade no país. Segundo, a EMTA começou a aplicar esse requisito de substância a todos os pedidos e, alguns meses depois, ao registo existente. A mudança tornou-se pública através da publicação do empresário alemão Oliver Eidel «Did Estonia Quietly Kill Its e-Residency?»; a própria base de conhecimento do programa afirma agora claramente que uma sociedade sem trabalhadores estónios, com um membro do órgão de administração no estrangeiro, clientes estrangeiros e serviços prestados fora da Estónia «geralmente não é aprovada».

O teste de ligação económica aplicado pela EMTA

A questão não é se a sociedade é detida por estrangeiros — a maioria das sociedades estónias detidas por estrangeiros obtém registo para efeitos de IVA sem dificuldade — mas onde a atividade é exercida. O direito da UE em matéria de IVA identifica uma atividade no país onde efetua operações e considera-a estabelecida onde se situa a sua administração central. Para uma OÜ com um único administrador, será habitualmente onde esse administrador reside.

Os indicadores de atividade económica na Estónia indicados nas orientações do programa e-Residency, extraídos da prática da EMTA, funcionam igualmente como uma lista de verificação de substância:

Um «sim», sustentado por documentos, pode ser suficiente; cinco «nãos» quase nunca o são. Uma morada legal e uma pessoa de contacto (kontaktisik) não têm peso — são condições para permanecer no registo, não prova de atividade — tal como não o é uma fatura pontual de coworking ou um IBAN estónio.

Três sociedades típicas de e-resident e o respetivo estatuto de IVA

O primeiro perfil — o nómada digital com uma OÜ estónia e sem presença na Estónia — é aquele a que o programa e-Residency foi comercializado e aquele que a EMTA agora recusa por norma.

Pedir agora um número de IVA estónio

Espere que lhe seja pedido uma descrição do modelo de negócio, contratos ou faturas exemplificativas, prova de atividade como um sítio Web ou contas em plataformas, extratos bancários e — a parte que a maioria dos fundadores omite — uma explicação de por que razão a Estónia, e não o país onde reside, é o local correto para o registo para efeitos de IVA ao abrigo das regras da UE. Responda a essa questão pelas suas próprias palavras, indique os indicadores aplicáveis e anexe os documentos que os comprovam. Um plano de negócios isolado, antes suficiente, agora raramente o é.

A EMTA decide no prazo de cinco dias úteis após o pedido ou, se solicitar prova, no prazo de cinco dias úteis após a sua receção. Um pedido recusado não é o fim do caminho: uma sociedade que entretanto tenha celebrado o seu primeiro contrato estónio ou contratado localmente pode candidatar-se de novo — com documentos, e não intenções.

Se o número de IVA estiver sob revisão

A EMTA não revoga um número de IVA silenciosamente. Chega uma notificação através do e-MTA que declara a intenção de remover a sociedade do registo de IVA e fixa um prazo para provar atividade empresarial na Estónia. Responda dentro do prazo e com prova; caso contrário, a sociedade é removida na data indicada na decisão.

O cancelamento do registo tem consequências. O IVA dedutível sobre existências não vendidas e ativos fixos que a sociedade ainda possui é ajustado, podendo resultar numa liquidação de imposto; as faturas emitidas após a data de remoção não podem incluir IVA estónio; e os clientes da UE que consultem o VIES encontrarão o número inválido. A própria sociedade não é afetada — mantém-se no Registo Comercial estónio (Äriregister), o cartão e-Residency continua a funcionar e o modelo de imposto sobre sociedades diferido não se altera. Uma sociedade que já sabe que deixou de reunir as condições geralmente fica melhor se cancelar o registo nos seus próprios termos do que se aguardar a notificação.

Se o registo para efeitos de IVA foi recusado ou revogado

Primeiro, verifique se precisava de todo de um número de IVA estónio. Os serviços prestados a clientes empresariais registados para efeitos de IVA noutros países da UE são tributados no país do cliente ao abrigo da autoliquidação; a fatura deve indicar o número de IVA do cliente, não o seu. A Stripe e processadores de pagamentos semelhantes não exigem um ID de IVA para abrir uma conta, e uma plataforma merchant-of-record trata do IVA pelo cliente. Alguns clientes continuam a exigir um número de IVA do fornecedor, pelo que uma recusa pode custar um contrato — mas não impede a faturação. O nosso guia sobre verificar o número de IVA de um cliente no VIES explica os mecanismos de faturação.

Segundo, determine onde se situa efetivamente a obrigação de IVA. Um fundador que gere a OÜ a partir de Espanha gere, em termos de IVA da UE, uma atividade estabelecida em Espanha, e as regras espanholas aplicam-se-lhe independentemente do código do registo. Acima de um pequeno limiar aplicável a toda a UE, as vendas a consumidores da UE são tributadas onde vive o consumidor e comunicadas através do One Stop Shop — aberto no país de estabelecimento, não na Estónia. Os marketplaces que armazenam os seus bens na Alemanha pedirão um número alemão. O caso difícil é o do verdadeiro nómada digital sem base fixa: o direito da UE em matéria de IVA pressupõe que todas as atividades estão estabelecidas em algum lugar, e a posição da EMTA é que esse «algum lugar» não é a Estónia, salvo se a atividade ocorrer no país. Esses fundadores normalmente registam-se onde passam a maior parte do ano, ou reestruturam-se para que a atividade tenha uma base real — uma questão para um consultor antes da próxima fatura, não depois.

Terceiro, decida se deve contestar ou criar substância. Uma decisão de recusa e uma decisão de cancelamento do registo são atos administrativos e podem ser contestadas no prazo de trinta dias, primeiro junto da EMTA e depois no tribunal administrativo. Uma contestação só tem êxito quando apresenta prova que faltava ao pedido original. Se nada mudou, será melhor aplicar o dinheiro no problema subjacente — um cliente estónio, uma contratação local, decisões do órgão de administração efetivamente tomadas no país — ou aceitar que a OÜ é a sociedade adequada, mas o veículo de IVA errado. O nosso artigo sobre gerir uma sociedade estónia a partir do estrangeiro aborda o aspeto do estabelecimento estável do mesmo problema.

Porque a Estónia está a recusar sociedades de e-resident

O motivo oficial é a utilização indevida: um número de IVA permite a uma sociedade recuperar o IVA dedutível sobre tudo o que compra e, se todo o seu volume de negócios for tributado noutro lugar, a Estónia reembolsa IVA que nunca cobrou. O que o Estado não fez foi anunciar uma política, consagrar os critérios na lei ou publicar números sobre quantas sociedades de e-resident foram recusadas ou removidas. Cada decisão é tomada caso a caso, e os advogados fiscais da Sorainen descreveram o resultado como uma agência estatal a abrir a porta aos e-residents enquanto outra a fecha. Desenvolvemos esse argumento na nossa coluna sobre o que as estatísticas da e-Residency ocultam.

Registo para efeitos de IVA de e-residents com a Eesti Firma

Começamos por uma avaliação, não por um pedido. Se os seus clientes, fornecedores e gestão estiverem todos fora da Estónia, diremos isso claramente — um ID de IVA estónio é improvável — e explicaremos onde se situam realmente as suas obrigações de IVA. Se existir uma ligação estónia genuína, estruturamos o pedido em torno de provas reconhecidas pela EMTA e respondemos em seu nome às questões adicionais da autoridade; a nossa equipa de contabilidade também trata das respostas a uma notificação de cancelamento do registo. Os detalhes constam da nossa página número de IVA na Estónia; os fundadores que ainda ponderam se uma sociedade estónia convém a uma atividade independente da localização podem começar pela nossa visão geral da constituição de sociedade através da e-Residency.

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Perguntas frequentes