Resposta rápida
Se o relatório e contas anuais estiver fora de prazo, o Registo Comercial estónio (Äriregister) pode aplicar uma coima de até €3,200 à empresa e a cada membro da gerência (juhatus), continuando a aplicá-la até à entrega do relatório. Quando o relatório estiver em atraso há três meses, a empresa também pode ser cancelada do registo. A apresentação do relatório interrompe a etapa seguinte em qualquer momento antes do cancelamento, e uma empresa cancelada pode ser restaurada no prazo de três anos.
Todos os anos, milhares de empresas estónias apresentam o relatório e contas anuais fora de prazo ou não o apresentam de todo. O sistema foi concebido para levar o cliente a apresentar o relatório, e não para destruir a empresa: cada medida do conservador destina-se a obter a entrega do relatório, e a apresentação impede a seguinte. O próprio prazo, seis meses após o fim do exercício financeiro, é explicado na nossa página sobre a apresentação do relatório e contas anuais. Aqui explicamos o que sucede após o prazo: o que o Registo Comercial estónio (Äriregister), que muitos proprietários estrangeiros conhecem como Estonian Business Register, envia, por que ordem, e o que ainda pode ser feito em cada fase.
O que o Registo envia e o significado de cada documento
O conservador comunica através de despachos. Estes são enviados em estónio para o endereço de e-mail registado da empresa, podendo a empresa também consultá-los ao iniciar sessão no e-Business Register, o portal online do registo. Se o endereço de e-mail registado já não funcionar, o despacho é publicado no boletim oficial Ametlikud Teadaanded e considera-se notificado 30 dias depois, independentemente de alguém o ter lido.
Os títulos destes despachos terminam habitualmente com as palavras majandusaasta aruanne esitamata, «relatório e contas anuais não apresentado». Muitos membros estrangeiros da gerência veem primeiro esse título e pesquisam-no, pelo que se explica aqui o significado de cada documento.
| Título do despacho | O que é | O que fazer |
|---|---|---|
| Trahvihoiatusmäärus | Aviso de coima: será aplicada uma coima salvo se o relatório for apresentado até à data indicada no despacho | Apresente-o até essa data e não será aplicada qualquer coima |
| Trahvimäärus | Despacho de coima: coima aplicada à empresa, a um membro da gerência, ou a ambos | Pague a coima e apresente o relatório. Só pagar não altera nada |
| Hoiatusmäärus registrist kustutamiseks | Aviso de cancelamento: a data final para apresentação antes de a empresa ser removida do registo | Apresente-o antes da data ou peça mais tempo ao conservador |
| Kandemäärus registrist kustutamiseks | Despacho de cancelamento: a empresa foi removida e o seu estado no registo passa a «kustutatud», cancelada | Peça a restauração no prazo de três anos |
Coimas: montante e destinatários
Nos termos da Commercial Register Act, o conservador pode aplicar uma coima a uma empresa por relatório e contas anuais fora de prazo, não exigindo a lei um aviso prévio. A coima pode atingir €3,200 e pode ser aplicada repetidamente enquanto o relatório estiver em falta. A empresa e cada membro da gerência podem ser objeto de coimas separadas, independentemente do local onde o membro da gerência resida.
Na prática, o conservador envia habitualmente primeiro o aviso e aplica a coima apenas quando a data nele indicada é ultrapassada. A primeira coima é normalmente de €200 e, dado que a lei exige que o conservador pondere quantos relatórios estão em falta e a duração do atraso, cada repetição custa mais. O pagamento não encerra a questão: mantém-se a obrigação de apresentar o relatório, pode seguir-se nova coima e uma coima paga pela empresa é considerada uma despesa não empresarial, sobre a qual a empresa também paga imposto sobre o rendimento. Cada exercício financeiro constitui uma obrigação distinta, pelo que apresentar o relatório mais recente enquanto faltar um anterior também não encerra o processo.
As coimas não são o único custo de anos sem relatórios. Para os e-residents, o histórico de apresentação também importa quando chega o momento de renovar o cartão. A Police and Border Guard Board verifica-o, e foram recusadas renovações a proprietários cujas empresas não apresentaram relatórios durante anos. Explicamos isto no nosso artigo sobre renovações de e-Residency recusadas.
Cancelamento: quando o Registo pode remover a empresa
O aviso de cancelamento pode seguir-se imediatamente ao prazo, e a lei permite que o conservador o emita automaticamente. A própria empresa só pode ser removida decorridos pelo menos três meses após o prazo de apresentação, portanto a partir de 1 de outubro para uma empresa cujo exercício coincide com o ano civil. Um aviso do cancelamento previsto deve também constar de Ametlikud Teadaanded pelo menos três meses antes de a empresa ser removida.
Mesmo nessa situação, o conservador verifica três aspetos antes de cancelar. A empresa não pode ter ativos registados em registos estónios nem ser parte em processos judiciais, penais ou de execução. A Tax and Customs Board também não pode levantar objeção, e só pode fazê-lo se tiver créditos sobre a empresa ou uma auditoria em curso. Assim, uma empresa com dívidas fiscais não é cancelada por esta via; continua antes a ser alvo de coimas, e deixá-la ser cancelada não é uma saída. Em contrapartida, um saldo bancário não é um ativo para esta verificação, razão pela qual por vezes ficam fundos retidos na conta de uma empresa cancelada.
Uma empresa cancelada do registo deixa de existir como pessoa coletiva, mas as suas dívidas não desaparecem. Se surgirem posteriormente ativos ou créditos, incluindo dinheiro deixado na conta, um tribunal pode reabrir a empresa para uma liquidação complementar, se um credor ou sócio o requerer. As pessoas responsáveis pela apresentação também continuam pessoalmente responsáveis por quaisquer danos que o relatório em falta tenha causado a terceiros.
O cancelamento por este motivo é reversível durante três anos: a empresa pode ser restaurada com o mesmo código de registo, após serem apresentados os relatórios em falta. O nosso guia sobre a restauração de uma empresa cancelada explica o procedimento e a escolha entre restaurar ou recomeçar. Se a empresa já não for necessária, é mais económico e adequado liquidá-la devidamente do que deixá-la ao cuidado do conservador.
Relatório fora de prazo, coima ou aviso de cancelamento: o que ainda podemos fazer
Preparamos e apresentamos relatórios e contas anuais em atraso para empresas estónias ativas e inativas, incluindo vários anos em simultâneo. Quando o membro da gerência não dispõe de assinatura digital válida, organizamos a apresentação através de notário. Para uma empresa sem atividade, o relatório em atraso é habitualmente simples; o nosso artigo sobre o conteúdo de um relatório e contas anuais sem movimentos explica o que inclui. Se o registo já tiver emitido uma coima ou um aviso de cancelamento, envie-nos o despacho e indicaremos o que ainda pode ser feito antes do respetivo prazo. Consulte o nosso serviço de apresentação do relatório e contas anuais para conhecer o âmbito e os preços.
Perguntas frequentes
Não. Não é cobrado nada automaticamente em 1 de julho, nem existe uma taxa fixa por atraso. A coima por relatório e contas anuais apresentado fora de prazo na Estónia é determinada pelo conservador caso a caso, até €3,200 de cada vez, e normalmente só é aplicada depois de um aviso de coima.
Sim. A coima pode ser aplicada a cada membro da gerência, independentemente da residência, e separadamente da coima aplicada à empresa.
Ainda não. O aviso não é uma coima; indica uma data, e apresentar o relatório até essa data é o que impede a sua aplicação. Se já tiver sido aplicada uma coima, continua a ser exigível, mas a apresentação é o que impede a seguinte e quaisquer processos de cancelamento.
Não. O relatório de cada ano é uma obrigação distinta, e o conservador pode continuar a aplicar coimas e ainda pode cancelar a empresa enquanto faltar algum relatório. Apresente também os anos em falta, começando pelo mais antigo, pois cada relatório assenta nos valores do anterior.
