Răspuns rapid
Un certificat de incumbency confirmă cine conduce și deține în prezent o societate. Acesta provine din țările de common law, iar nicio autoritate estoniană nu îl emite. Ca trust and company service provider licențiat, Eesti Firma poate emite un certificat de incumbency pentru societatea dumneavoastră estoniană, în nume propriu. Înainte de emitere, verificăm societatea în Registrul Comerțului estonian (Äriregister) și în alte surse oficiale.
Ce este un certificat de incumbency
Un certificat de incumbency, sau certificat de funcție, indică persoanele care dețin funcții într-o societate la o anumită dată: directorii, asociații și, după caz, secretarul societății. În Regatul Unit, Cipru, Hong Kong, Insulele Virgine Britanice și alte jurisdicții de common law, acesta este semnat de secretarul societății sau de agentul înregistrat, iar băncile îl tratează drept dovadă a persoanelor care pot acționa în numele societății.
Legislația estoniană nu prevede un astfel de document. Aceleași informații sunt publice în e-Business Register, astfel încât o bancă estoniană verifică pur și simplu societatea. Problemele apar când lista de verificare a unei contrapărți străine solicită în mod expres un „certificate of incumbency”.
Când are nevoie o societate estoniană de unul
Solicitările provin aproape întotdeauna din afara Estoniei: de la o bancă străină sau instituție de plată care deschide un cont, de la o platformă de vânzări sau bursă crypto care verifică un comerciant, de la avocați care efectuează o verificare know-your-customer (KYC) ori de la un notar din străinătate care gestionează o tranzacție imobiliară sau de acțiuni.
O fișă de registru din e-Business Register este adesea suficientă, mai ales cu o apostilă. Totuși, unele echipe de conformitate insistă asupra unui document intitulat „Certificate of Incumbency”, semnat de un profesionist reglementat, și nu acceptă în locul acestuia o copie extrasă din registru.
De ce autoritățile estoniene nu îl emit
Registrul Comerțului estonian (Äriregister) emite fișe și extrase de registru, nu certificate, iar un notar certifică semnături și copii. Un OÜ estonian nu are secretar al societății sau agent înregistrat, astfel că persoana care semnează în mod normal un certificat de incumbency nu există aici.
Există însă un trust and company service provider (TCSP) licențiat. În temeiul Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act, astfel de furnizori dețin o licență de la Financial Intelligence Unit (FIU) și își desfășoară activitatea sub supravegherea acesteia. Un certificat de incumbency emis în nume propriu de un TCSP licențiat este echivalentul estonian cel mai apropiat de ceea ce așteaptă o bancă străină și, până în prezent, niciunul dintre certificatele noastre nu a fost respins.
Ce conține certificatul nostru de incumbency
Emitem certificatul pe antetul Eesti Firma, indicând codul nostru de registru și numărul licenței FIU, și confirmăm următoarele aspecte pentru societatea dumneavoastră:
| Element | Ce confirmă |
|---|---|
| Denumire, cod de registru, data înregistrării, formă juridică | Datele exacte ale societății, astfel cum sunt înregistrate în Registrul Comerțului estonian (Äriregister), și faptul că este o societate estoniană cu răspundere limitată (OÜ) |
| Capital social | Valoarea acestuia și dacă a fost vărsat |
| Exercițiu financiar | De regulă, de la 1 ianuarie până la 31 decembrie |
| Statut | Că societatea este înscrisă în registru și are o situație juridică bună |
| Datorie fiscală | Că societatea nu are datorii fiscale la data certificatului, potrivit Tax and Customs Board (EMTA) |
| Organul de administrare și asociații | Fiecare membru al organului de administrare și fiecare asociat, cu datele lor de identificare |
Înainte de semnare, verificăm societatea în Registrul Comerțului estonian (Äriregister), în interogarea privind datoriile fiscale EMTA și în alte surse oficiale. Certificatul indică data verificării, iar un avocat și un membru al organului de administrare al Eesti Firma îl semnează și îl ștampilează. Dacă destinatarul solicită acest lucru, un notar poate certifica semnătura. O apostilă este o chestiune diferită: aceasta este destinată documentelor publice, astfel că un certificat privat ca acesta nu poate fi apostilat direct. Dacă destinatarul insistă asupra uneia, o fișă de registru apostilată este opțiunea mai potrivită.
Cum comandați
Trimiteți-ne denumirea societății și spuneți-ne cine va primi certificatul și dacă are nevoie de o semnătură autentificată notarial. Certificatul costă €100 și, dacă datele din registru sunt actualizate, este gata într-o zi lucrătoare. Dacă registrul nu este actualizat, de exemplu un membru al organului de administrare a plecat deja, vă vom spune ce trebuie corectat mai întâi.
Întrebări frecvente
Nu. Registrul emite fișe și extrase de registru, iar acestea satisfac adesea un destinatar străin. Atunci când destinatarul insistă asupra unui document denumit certificat de incumbency, acesta este emis de un furnizor de servicii licențiat.
Nu are o valabilitate fixă: reflectă registrul la data emiterii. Majoritatea destinatarilor doresc un document emis în ultimele câteva luni, așadar verificați cerința lor înainte de a comanda.
Comandarea documentelor corporative pentru societatea dumneavoastră estoniană
Dacă aveți nevoie de un certificat de incumbency sau de alte documente corporative pentru societatea dumneavoastră estoniană, le putem pregăti. Iar dacă societatea nu există încă, putem începe cu înființarea societății în Estonia.
