Răspuns rapid
VIES (VAT Information Exchange System) este instrumentul online gratuit al Comisiei Europene pentru verificarea validității unui cod de TVA estonian (KMKR) din UE pentru comerț transfrontalier. Selectați țara, introduceți ID-ul de TVA fără prefixul țării, adăugați propriul cod de TVA estonian (KMKR) și trimiteți. Dacă rezultatul este „valid”, salvați numărul de consultare: este dovada că ați verificat clientul înainte de a aplica TVA de 0%.
O căutare a unui cod de TVA estonian (KMKR) pe VIES nu este o căutare într-o bază de date centrală. Instrumentul transmite solicitarea dumneavoastră în timp real către registrul național de TVA al statului membru selectat și afișează răspunsul, motiv pentru care unele țări returnează numele și adresa companiei, iar altele confirmă doar statutul înregistrării în scopuri de TVA. Verificarea este gratuită, durează sub un minut și nu necesită cont sau autentificare.
Cum verificați un cod de TVA estonian (KMKR) UE pe VIES: pas cu pas
- Deschideți pagina de validare a codului de TVA VIES de pe site-ul Comisiei Europene.
- Selectați statul membru. Rețineți că Grecia apare ca „EL”, nu „GR”, iar Irlanda de Nord utilizează prefixul „XI” numai pentru bunuri.
- Introduceți codul de TVA estonian (KMKR) fără codul țării și fără spații, puncte sau cratime. Pentru DE 123 456 789, introduceți numai 123456789.
- Introduceți propriul cod de TVA estonian (KMKR) în câmpurile „Requester”. Acest lucru este opțional, însă fără el nu veți primi un număr de consultare.
- Trimiteți și citiți rezultatul. VIES returnează „Valid” sau „Invalid”, data și ora solicitării și, dacă țara le furnizează, denumirea înregistrată și adresa comerciantului.
- Salvați confirmarea împreună cu factura sau în sistemul dumneavoastră contabil.
Cum interpretați un rezultat de validare VIES pentru codul de TVA estonian (KMKR)
| Rezultat | Ce înseamnă | Ce trebuie să faceți |
|---|---|---|
| Valid | Codul de TVA estonian (KMKR) este înregistrat pentru tranzacții intra-UE la momentul solicitării. | Comparați numele și adresa returnate cu comanda clientului dumneavoastră. Un număr valid care aparține unei alte companii este un semnal de avertizare, nu undă verde. |
| Invalid | Numărul nu există, nu a fost activat pentru tranzacții intra-UE sau înregistrarea nu este încă finalizată. | Nu aplicați TVA de 0% sau taxarea inversă. Cereți clientului să rezolve problema cu administrația sa fiscală și verificați din nou înainte de facturare. |
| Serviciul statului membru nu este disponibil | Baza de date națională este temporar offline — o eroare tehnică, nu un verdict asupra numărului. | Încercați din nou mai târziu și păstrați o notă despre încercare. |
VIES indică „Invalid”, dar ID-ul de TVA este corect: cauze frecvente
Un rezultat „Invalid” nu înseamnă întotdeauna că numărul de înregistrare în scopuri de TVA este fals. Cauzele frecvente sunt o eroare de tastare, un număr anulat, o înregistrare foarte recentă care nu a ajuns încă în VIES sau un client din Spania ori Italia care nu a finalizat înregistrarea separată pentru comerț intracomunitar. Clienții germani indică uneori numărul lor fiscal intern în locul numărului de identificare TVA DE.
Numărul de consultare VIES și cât de des trebuie să reverificați
Numărul de consultare este o referință unică emisă de VIES atunci când includeți propriul cod de TVA estonian (KMKR) în solicitare. Acesta consemnează că a fost efectuată o validare, când a fost efectuată și care a fost rezultatul. Deoarece VIES afișează numai statutul curent și nu păstrează istoric, numerele de consultare salvate sunt singura dovadă că codul de TVA estonian (KMKR) al unui client era valid la data facturii.
Verificați clienții noi înainte de prima factură, reverificați-i periodic pe cei existenți și întotdeauna înaintea unei comenzi neobișnuit de mari. Dacă utilizați software de contabilitate sau facturare, VIES oferă și un API gratuit, astfel încât validarea ID-ului de TVA poate rula automat la emiterea facturii.
De ce contează verificarea codului de TVA estonian (KMKR): costul unui ID de TVA nevalid
Atunci când o companie vinde bunuri sau servicii unei întreprinderi înregistrate în scopuri de TVA din altă țară UE, de regulă nu percepe TVA internă: bunurile sunt impozitate cu cotă zero ca livrare intracomunitară, iar majoritatea serviciilor B2B transfrontaliere intră sub taxare inversă. Ambele tratamente depind de deținerea de către client a unui ID de TVA UE valid, iar pentru bunuri aceasta este o condiție de fond conform normelor UE privind TVA: fără un număr valid din alt stat membru, scutirea nu se aplică.
Riscul revine în întregime vânzătorului. Dacă emiteți o factură cu TVA de 0% și numărul clientului se dovedește ulterior nevalid, autoritatea fiscală poate considera vânzarea drept o livrare internă taxabilă și poate calcula TVA la cota națională a vânzătorului — 24% în Estonia — plus dobânzi și, în cazuri grave, penalități. Recuperarea acelei sume de la un client luni mai târziu este rareori realistă, astfel că taxa se achită din marja dumneavoastră. Un ID de TVA nevalid face și factura neconformă, ceea ce poate bloca deducerea TVA-ului deductibil de către client. O verificare VIES de un minut, cu numărul de consultare salvat, elimină aproape toată această expunere.
VIES comparativ cu instrumentele naționale de căutare a codurilor de TVA estonian (KMKR)
VIES acoperă cele 27 de state membre UE și Irlanda de Nord și confirmă numai dacă un număr este valid pentru comerț intra-UE. Majoritatea autorităților fiscale naționale oferă și propria căutare a codurilor de TVA estonian (KMKR) pentru scopuri interne, care este adesea mai rapidă și uneori afișează mai multe detalii decât o căutare VIES. În Estonia, de exemplu, Tax and Customs Board oferă o căutare a codului de TVA estonian (KMKR) care returnează numele contribuabilului, codul de registru și data înregistrării pentru orice număr EE (EE urmat de nouă cifre). Pentru o companie din Estonia care are nevoie de propriul cod de TVA estonian (KMKR), consultați ghidul nostru privind înregistrarea în scopuri de TVA în Estonia.
Asistență de conformitate TVA pentru companiile din Estonia
Ca parte a serviciului nostru de contabilitate, Eesti Firma verifică contrapărțile pe VIES, pregătește declarațiile de TVA și EC Sales List (formularul VD) și păstrează documentele justificative în ordine. Dacă doriți să preluăm conformitatea TVA pentru compania dumneavoastră din Estonia, trimiteți-ne o solicitare și vom reveni cu o propunere.
Întrebări frecvente
Da. Atât formularul web, cât și API sunt oferite gratuit de Comisia Europeană.
Nu. VIES funcționează numai cu numărul propriu-zis. Pentru a găsi codul de TVA estonian (KMKR) al unei companii, întrebați clientul sau consultați facturile ori site-ul său, apoi validați numărul pe VIES.
Numerele din Marea Britanie (prefix GB) nu sunt în VIES; utilizați în schimb serviciul HMRC „Check a UK VAT number”. Numai numerele din Irlanda de Nord cu prefixul XI sunt incluse în VIES și numai pentru bunuri.
Nu. Unele state membre, precum Germania și Spania, nu comunică numele și adresele prin VIES. În aceste cazuri, confirmați datele direct cu clientul.
Înainte de prima factură, apoi la intervale regulate (multe întreprinderi reverifică trimestrial) și întotdeauna înainte de o comandă mare sau neobișnuită. Salvați numărul de consultare de la fiecare verificare.
