Náklady na služobnú cestu a diéty: čo môže estónska spoločnosť hradiť bez dane

Cestovanie patrí medzi málo oblastí, v ktorých môže estónska spoločnosť bez dane uhradiť osobné náklady svojho vlastníka vrátane jedál, preto sa naň zakladatelia tak často pýtajú. Pravidlá sú stručné a nachádzajú sa v zákone o dani z príjmov a v nariadení vlády č. 110 o služobných cestách. Určujú, čo je služobná cesta, aké diéty možno vyplatiť bez dane a ktoré náklady na služobnú cestu sa preplácajú na základe dokladov.

V našej praxi sú pravidlá málokedy problémom. Problémom je, čo sa stane počas samotnej cesty: všetko sa platí firemnou kartou, doklady sa neuchovávajú a večera s klientom je na tom istom výpise ako obed s rodinou. Účtovník potom zdedí hromadu kartových platieb bez rozhodnutia o ceste. Tento sprievodca uvádza, ktoré náklady na služobnú cestu môže estónska OÜ hradiť bez dane, čo sa stáva zdaniteľným plnením a ako pravidlá fungujú pre člena štatutárneho orgánu žijúceho v zahraničí. Končí sa postupom na udržanie poriadku v evidencii, aby otázka od EMTA nič nezmenila.

Čo sa v Estónsku považuje za služobnú cestu

Služobná cesta začína z vášho obvyklého miesta výkonu práce, preto ho treba určiť ako prvé. Pre zamestnanca je miestom výkonu práce miesto uvedené v pracovnej zmluve, dohodnuté najmenej na úrovni mesta alebo obce. Spoločnosť v Tallinne, ktorá vyšle zamestnanca do Tartu alebo Berlína, ho vysiela na služobnú cestu. Zamestnanec, ktorého zmluva uvádza ako miesto výkonu práce „Estónsko“, nemôže byť na služobnej ceste nikde v rámci krajiny, iba v zahraničí. Cesty medzi domovom a bežným pracoviskom nikdy nie sú služobnými cestami.

Rovnaké pravidlá a rovnaké daňové limity platia pre členov štatutárneho orgánu (juhatus). Člen štatutárneho orgánu nepotrebuje pracovnú zmluvu, odmenu člena orgánu ani žiadnu mzdu, aby spoločnosť mohla hradiť jeho cesty. Usmernenie EMTA o služobných cestách uvádza, že nezdaniteľné limity platia bez ohľadu na to, či osoba dostáva odmenu. Jediným rozdielom je, že člen štatutárneho orgánu nemá zákonné právo požadovať diéty, preto je ich vyplatenie vecou dohody. Pre zakladateľa, ktorý vedie vlastnú OÜ, to znamená, že spoločnosť môže hradiť jeho cesty, aj keď mu nikdy nevyplatila odmenu člena štatutárneho orgánu ani nič iné.

Písomné rozhodnutie, ktoré rozhoduje o všetkom

Pred cestou spoločnosť vydá písomné rozhodnutie s uvedením osoby cestujúcej, miesta, trvania, účelu, výdavkov, ktoré budú preplatené, a sadzby diét. Neexistuje žiadny úradný formulár; stačí jedna strana s dátumom a podpisom člena štatutárneho orgánu za spoločnosť. V jednoosobovej spoločnosti člen štatutárneho orgánu podpisuje rozhodnutie o vlastnej ceste, čo je prvýkrát nezvyčajné, no úplne bežné.

Rozhodnutie je prvá vec, ktorú hľadá účtovník alebo daňový kontrolór. Postoj EMTA je jasný: bez písomného rozhodnutia alebo ak sa ukáže, že cesta vôbec nebola služobnou cestou, sa výdavky uhradené na základe dokladov zdaňujú ako nepeňažný príjem a peňažné prevody osobe ako mzda. Rovnako sa posudzuje dovolenka vydávaná za služobnú cestu. Rozhodnutie vyhotovené po ceste je lepšie než žiadne, ale musí potom zodpovedať letenkám, dátumom a skutočnému pracovnému účelu; účtovník ho však oveľa radšej dostane pred presunom peňazí.

Diéty bez dane pri zahraničných cestách

Diéty pokrývajú stravu a malé náklady spojené s pobytom mimo domova. Vyplácajú sa za každý deň bez dokladov a pri zahraničnej ceste ich môže spoločnosť vyplatiť bez dane v rámci nasledujúcich limitov.

Spoločnosť môže vyplatiť viac než je limit, ale presah sa zdaňuje ako mzda. Limity určuje nariadenie a príležitostne sa menia; údaje v tomto sprievodcovi platili pri jeho poslednej aktualizácii. Vnútroštátne cesty sú odlišné: za služobnú cestu v rámci Estónska sa nevyplácajú diéty bez dane a ak ich spoločnosť napriek tomu vyplatí, zdaňujú sa ako mzda. Ani jedlá počas vnútroštátnej cesty nemožno preplatiť bez dane, ani na základe dokladov. Hotely, lístky a doprava v Estónsku sa preplácajú v plnej výške na základe dokladov ako pri každej inej ceste.

Diéty a jedlá, na ktoré sú určené, nemožno uhradiť dvakrát. Ak spoločnosť vyplatí diéty a zároveň uhradí vlastné účty cestujúceho v reštaurácii, účty z reštaurácie sú nepeňažným príjmom. Raňajky zahrnuté v cene hotela sú súčasťou nákladov na ubytovanie a zostávajú bez dane, rovnako aj jedlo zahrnuté v cene lístka. Ak sú jedlá v cieli poskytované bezplatne, napríklad organizátorom konferencie, spoločnosť môže diéty znížiť až o 70%.

Ktoré náklady na cestu sa preplácajú bez dane

Každý ďalší náklad na služobnú cestu sa prepláca na základe dokladu, ktorý uvádza, čo bolo kúpené, od koho a za akú sumu. Zákon nestanovuje horný limit týchto nákladov; vyžaduje len, aby boli pre cestu potrebné.

Použitie vlastného auta

Ak na služobnej ceste použijete vlastné auto, spoločnosť si môže zvoliť jednu z dvoch možností. Môže preplatiť skutočné náklady na cestu na základe dokladov, teda palivo, parkovanie, mýto a trajektové lístky, bez horného limitu, no bez opráv a údržby. Alebo môže vyplatiť paušálnu náhradu za použitie osobného auta: najviac €0.50 za kilometer a najviac €550 mesačne. Táto možnosť vyžaduje knihu jázd s dátumom, trasou a kilometrami každej cesty. Tie isté kilometre nemožno uplatniť oboma spôsobmi a všetko nad mesačný limit pri druhej možnosti je nepeňažným príjmom. Členovia štatutárneho orgánu môžu využiť obe možnosti rovnako ako zamestnanci.

Členovia štatutárneho orgánu a vlastníci žijúci v zahraničí

Väčšina estónskych spoločností so zahraničnými vlastníkmi je riadená z domovskej krajiny vlastníka a vlastník prichádza do Estónska niekoľkokrát ročne stretnúť sa s účtovníkom, bankou alebo partnerom. Či je táto návšteva služobnou cestou, závisí od miesta výkonu práce vlastníka a zákon o dani z príjmov odpovedá spôsobom, ktorý zakladatelia neočakávajú.

Pre člena štatutárneho orgánu EMTA považuje za miesto výkonu práce miesto, kde osoba zvyčajne vykonáva svoje povinnosti. Zakladateľ, ktorý riadi spoločnosť z Lisabonu, má miesto výkonu práce v Lisabone a cesta do Tallinnu je pre neho zahraničnou služobnou cestou. Zákon o dani z príjmov potom uplatňuje nezdaniteľné limity krajiny, kde sa práca vykonáva, nie estónsku sadzbu. EMTA vo svojich zverejnených odpovediach o služobných cestách potvrdila, že spoločnosť si namiesto nich nemôže zvoliť estónske limity. Lety, hotel a taxíky sa preplácajú v plnej výške na základe dokladov ako zvyčajne; len diéty sa riadia sadzbami domovskej krajiny. Ako túto diétu zdaňuje domovská krajina, je samostatná otázka, ktorú sa oplatí pred prvou platbou konzultovať s miestnym poradcom.

Niektorí sprievodcovia pre e-residents tvrdia opak: že Estónsko je domovom spoločnosti a návšteva Tallinnu nikdy nemôže byť služobnou cestou. Taký výklad ignoruje miesto výkonu práce. Bezpečnejšie je určiť miesto výkonu práce raz, uviesť ho v rozhodnutiach o cestách a uplatňovať ho rovnako pri každej ceste. Miesto, kde vlastník skutočne pracuje, je aj otázkou stojacou za stálou prevádzkarňou, ktorú vysvetľujeme v článku o riadení estónskej spoločnosti pri živote v zahraničí.

Čo sa stane pri porušení pravidiel

Výdavok, ktorý neprejde testom, nezmizne z účtovníctva; zmení sa jeho daňové označenie. Tabuľka ukazuje, čo spoločnosť zaplatí z €100 v každom prípade. Nepeňažný príjem je nákladný, pretože najprv sa z plnenia účtuje daň z príjmov a potom sa zo spojeného plnenia a dane z príjmov účtuje sociálna daň.

Všetky sa uvádzajú v TSD za mesiac, v ktorom boli peniaze vyplatené, každé vo vlastnej prílohe, a daň sa platí do toho istého 10. dňa nasledujúceho mesiaca. Nepeňažné príjmy a výdavky nesúvisiace s podnikaním patria medzi platby, ktoré zákon o dani z príjmov považuje za zdaniteľné rozdelenia, ako vysvetľuje náš sprievodca k dani z príjmov právnických osôb v Estónsku. Spoločnosť, ktorá nikdy nevyplatila dividendu, tak môže stále dlhovať daň za nedostatočne zdokumentovanú cestu.

Príklad trojdňovej cesty

Člen štatutárneho orgánu spoločnosti v Tallinne letí v pondelok do Berlína a v stredu večer sa vracia, aby sa stretol s klientom a navštívil veľtrh. Rozhodnutie o ceste je podpísané týždeň vopred a uvádza dátumy, účel a diéty vo výške €75.

Posledný riadok je ten, ktorý by väčšina zakladateľov nečakala. Obedy stoja spoločnosť €60 plus €42.31 na dani, zatiaľ čo tých istých €60 by nestálo nič, keby člen štatutárneho orgánu zaplatil obed z diét €225. Riešenie je jednoduché: ak sa jedlá napokon objavia na firemnej karte, znížte diéty za tieto dni o rovnakú sumu a celok zostane v nezdaniteľnom limite. Večeru s klientom takto zachrániť nemožno, možno ju však naplánovať, pretože mesiac s odmenou člena štatutárneho orgánu alebo mzdou má vyšší limit na reprezentáciu.

Prečo firemná karta spôsobuje najviac problémov

V našej praxi klienti, ktorým pri cestovaní vznikne daňový nedoplatok, nie sú tí, čo nesprávne pochopili diéty. Sú to tí, ktorí celú cestu a často aj zvyšok mesiaca zaplatili firemnou kartou a nič neuchovali. Na konci roka má účtovník bankový výpis plný zahraničných reštaurácií, obchodov a hotelov, bez rozhodnutia o ceste, bez dokladov a bez možnosti rozlíšiť večeru s klientom od rodinnej dovolenky. Tieto platby nemožno zaúčtovať ako obchodné náklady. Stávajú sa nepeňažným príjmom, výdavkom nesúvisiacim s podnikaním alebo pohľadávkou voči vlastníkovi; posledná možnosť je začiatkom problému, ktorý opisujeme v našom sprievodcovi k pôžičkám spoločníkom od estónskej spoločnosti.

Postup, ktorý udrží účtovníctvo v poriadku

1. Podpíšte rozhodnutie o ceste pred odchodom, najneskôr v deň rezervácie lístkov, a odovzdajte účtovníkovi kópiu.
2. V rozhodnutí stanovte diéty a po ceste ich vyplaťte jedným prevodom; nenahrádzajte ich firemnou kartou.
3. Firemnou kartou plaťte len hotel, lístky, dopravu a ďalšie náklady z tabuľky vyššie a každý doklad v ten istý deň odfoťte. Riadok na kartovom výpise nie je doklad.
4. Súkromné výdavky plaťte vlastnou kartou vrátane jedál pri vyplácaní diét a všetkého pre osoby, ktoré cestujú s vami.
5. Do týždňa po návrate pošlite účtovníkovi jednu správu o výdavkoch za každú cestu: rozhodnutie, doklady, výpočet diét a poznámku o stretnutiach s klientmi.

Cesta vybavená týmto spôsobom zaberie účtovníkovi niekoľko minút na zaúčtovanie a EMTA nenechá nič na prekvalifikovanie.

Evidencia nákladov na cesty s Eesti Firma

Náklady na služobné cesty sa oplatí spracovať správne, pretože sú jedným z najčistejších spôsobov, ako môže estónska spoločnosť uhradiť skutočné náklady svojho vlastníka. Naši účtovníci pripravia rozhodnutia o cestách, vypočítajú diéty a zaúčtujú správy o výdavkoch; všetko, čo presiahne limity, sa správne uvedie v TSD. Ak svoju spoločnosť len plánujete, nastavíme postup pre výdavky v rámci založenia spoločnosti v Estónsku.

Odoslať žiadosť

Často kladené otázky