Stroški službenega potovanja in dnevnice: kaj lahko estonska družba plača neobdavčeno

Potovanja so eno redkih področij, na katerih lahko estonska družba brez davka krije osebne stroške svojega lastnika, vključno z obroki, zato ustanovitelji o tem tako pogosto sprašujejo. Pravila so kratka in so določena v Zakonu o dohodnini ter v Vladni uredbi št. 110 o službenih potovanjih. Določajo, kaj je službeno potovanje, kolikšna dnevnica se lahko plača neobdavčeno in kateri stroški službenega potovanja se povrnejo na podlagi dokumentov.

Po naših izkušnjah pravila redko predstavljajo težavo. Težava je, kaj se zgodi na samem potovanju: vse se plača s kartico družbe, računi se ne hranijo, večerja s stranko pa je na istem izpisku kot družinsko kosilo. Računovodja nato dobi kup kartičnih plačil brez sklepa o potovanju. Ta vodnik določa, katere stroške službenega potovanja lahko estonski OÜ plača neobdavčeno, kaj postane obdavčljiva ugodnost in kako pravila veljajo za člana poslovodstva, ki živi v tujini. Konča se z rutino, ki ohranja urejenost evidenc, tako da vprašanje estonskega davčnega in carinskega organa (EMTA) ne spremeni ničesar.

Kaj v Estoniji šteje za službeno potovanje

Službeno potovanje se začne z vašega običajnega delovnega mesta, zato je to treba najprej opredeliti. Za zaposlenega je delovno mesto tisto iz pogodbe o zaposlitvi, dogovorjeno vsaj na ravni mesta ali občine. Družba v Tallinnu, ki zaposlenega pošlje v Tartu ali Berlin, ga pošlje na službeno potovanje. Zaposleni, čigar pogodba kot kraj dela navaja „Estonijo“, ne more biti na službenem potovanju nikjer v državi, temveč le v tujini. Poti med domom in običajnim delovnim mestom nikoli niso službena potovanja.

Enaka pravila in davčne omejitve veljajo za člane poslovodstva (juhatus). Član poslovodstva ne potrebuje pogodbe o zaposlitvi, plačila za opravljanje funkcije ali plače, da bi družba krila njegova potovanja. Smernice EMTA o službenih potovanjih navajajo, da neobdavčene omejitve veljajo ne glede na to, ali oseba prejema kakršno koli plačilo. Edina razlika je, da član poslovodstva nima zakonske pravice zahtevati dnevnice, zato je njeno plačilo stvar dogovora. Za ustanovitelja, ki vodi svoj OÜ, to pomeni, da lahko družba plača njegova potovanja, tudi če mu nikoli ni plačala plačila člana poslovodstva ali česar koli drugega.

Pisni sklep, ki odloča o vsem

Pred potovanjem družba izda pisni sklep, v katerem navede, kdo potuje, kam, za koliko časa, s kakšnim namenom, kateri stroški bodo povrnjeni in po kateri stopnji dnevnice. Uradnega obrazca ni; zadošča ena stran, datirana in podpisana s strani člana poslovodstva v imenu družbe. V enoosebni družbi član poslovodstva podpiše sklep o lastnem potovanju, kar se prvič zdi nenavadno, vendar je povsem običajno.

Sklep je prva stvar, ki jo išče računovodja ali davčni inšpektor. Stališče EMTA je jasno: brez pisnega sklepa ali kadar se izkaže, da potovanje sploh ni službeno, so stroški, plačani na podlagi računov, obdavčeni kot boniteta, denarna nakazila osebi pa kot plača. Enako se obravnava dopust, prikazan kot službeno potovanje. Sklep, napisan po potovanju, je boljši kot nič, vendar se mora ujemati z vozovnicami, datumi in dejanskim poslovnim namenom; računovodja pa bi ga veliko raje imel pred plačilom.

Neobdavčena dnevnica za potovanja v tujino

Dnevnica krije obroke in manjše stroške odsotnosti od doma. Plača se na dan brez računov, pri potovanju v tujino pa jo lahko družba neobdavčeno plača v naslednjih okvirih.

Družba lahko plača več od omejitve, vendar je presežek obdavčen kot plača. Omejitve določa uredba in se občasno spremenijo; številke v tem vodniku veljajo ob njegovi zadnji posodobitvi. Domača potovanja so drugačna: za službeno potovanje znotraj Estonije ne obstaja neobdavčena dnevnica, in če jo družba vseeno plača, je obdavčena kot plača. Tudi obrokov na domačem potovanju ni mogoče neobdavčeno povrniti, niti na podlagi računov. Hoteli, vozovnice in prevoz znotraj Estonije se na podlagi dokumentov povrnejo v celoti, kot pri vsakem drugem potovanju.

Dnevnica in obroki, katerim je namenjena, ne morejo biti plačani dvakrat. Če družba plača dnevnico in krije tudi potnikove lastne račune iz restavracij, so računi iz restavracij boniteta. Zajtrk, vključen v hotelsko ceno, je del stroška nastanitve in ostane neobdavčen, prav tako obrok, vključen v vozovnico. Če so obroki na cilju brezplačno zagotovljeni, na primer s strani organizatorja konference, lahko družba dnevnico zmanjša do 70 %.

Kateri stroški potovanja se povrnejo neobdavčeno

Vsak drug strošek službenega potovanja se povrne na podlagi dokumenta, ki prikazuje, kaj je bilo kupljeno, od koga in za koliko. Zakon za te stroške ne določa zgornje omejitve; zahteva le, da so bili potrebni za potovanje.

Uporaba lastnega avtomobila

Če se na službeno potovanje odpeljete z lastnim avtomobilom, lahko družba izbere eno od dveh poti. Dejanske stroške potovanja lahko povrne na podlagi dokumentov, torej gorivo, parkiranje, cestnine in trajektne vozovnice, brez zgornje omejitve, vendar brez popravil in vzdrževanja. Lahko pa plača splošno nadomestilo za uporabo osebnega avtomobila: do 0,50 € na kilometer in največ 550 € mesečno. Za to možnost je potreben potni nalog, ki beleži datum, pot in kilometre vsake vožnje. Istih kilometrov ni mogoče uveljavljati po obeh možnostih, vse nad mesečno omejitvijo pri drugi možnosti pa je boniteta. Člani poslovodstva lahko obe možnosti uporabljajo enako kot zaposleni.

Člani poslovodstva in lastniki, ki živijo v tujini

Večino estonskih družb v tuji lasti vodijo iz lastnikove matične države, lastnik pa nekajkrat na leto pride v Estonijo na srečanje z računovodjo, banko ali partnerjem. Ali je tak obisk službeno potovanje, je odvisno od tega, kje je lastnikovo delovno mesto, Zakon o dohodnini pa na to odgovarja na način, ki ga ustanovitelji ne pričakujejo.

Za člana poslovodstva EMTA šteje, da je delovno mesto tam, kjer oseba običajno opravlja svoje naloge. Ustanovitelj, ki družbo vodi iz Lizbone, ima delovno mesto v Lizboni, potovanje v Tallinn pa je zanj službeno potovanje v tujino. Zakon o dohodnini nato uporabi neobdavčene omejitve države, kjer se delo opravlja, ne estonske stopnje. EMTA je v svojih objavljenih odgovorih o službenih potovanjih potrdil, da družba ne more namesto njih izbrati estonskih omejitev. Leti, hotel in taksiji se kot običajno povrnejo v celoti na podlagi dokumentov; le dnevnica sledi stopnjam matične države. Kako ta država obdavčuje dnevnico, je ločeno vprašanje, o katerem se je pred prvim plačilom smiselno posvetovati z lokalnim svetovalcem.

Nekateri vodniki, pisani za e-residents, trdijo nasprotno: da je Estonija domača država družbe in obisk Tallinna nikoli ne more biti službeno potovanje. Takšno branje prezre, kje se delo opravlja. Varneje je delovno mesto določiti enkrat, ga zapisati v sklepe o potovanju in enako uporabljati pri vsakem potovanju. Kje lastnik dejansko dela, je tudi vprašanje, povezano s stalno poslovno enoto, ki ga pojasnjujemo v članku o vodenju estonske družbe med življenjem v tujini.

Kaj se zgodi ob kršitvi pravil

Strošek, ki ne prestane preizkusa, ne izgine iz računovodskih evidenc; spremeni se njegova davčna oznaka. Preglednica prikazuje, koliko družba plača pri 100 € v posameznem primeru. Boniteta je draga, ker se dohodnina najprej obračuna od ugodnosti, nato pa se socialni davek obračuna od ugodnosti in dohodnine skupaj.

Vse to se prijavi na TSD za mesec plačila, vsako v svoji prilogi, davek pa se plača do istega 10. dne naslednjega meseca. Bonitete in neposlovni stroški so med plačili, ki jih Zakon o dohodnini obravnava kot obdavčljive razdelitve, kot pojasnjuje naš vodnik o davku od dohodkov pravnih oseb v Estoniji. Družba, ki nikoli ni izplačala dividende, lahko zato še vedno dolguje davek za slabo dokumentirano potovanje.

Primer tridnevnega potovanja

Član poslovodstva družbe iz Tallinna v ponedeljek odleti v Berlin in se v sredo zvečer vrne, da bi se srečal s stranko in obiskal sejem. Sklep o potovanju je podpisan teden prej in navaja datume, namen ter dnevnico v višini 75 €.

Zadnja vrstica je tista, ki je večina ustanoviteljev ne bi pričakovala. Kosila družbo stanejo 60 € plus 42,31 € davka, medtem ko bi istih 60 € stalo nič, če bi član poslovodstva kosilo plačal iz dnevnice 225 €. Rešitev je preprosta: če se obroki plačajo s kartico družbe, zmanjšajte dnevnico za te dni za enak znesek in skupni znesek ostane v neobdavčeni omejitvi. Večerje s stranko ni mogoče rešiti na enak način, vendar jo je mogoče načrtovati, saj ima mesec s plačilom članu poslovodstva ali plačo višjo omejitev za reprezentanco.

Zakaj kartica družbe povzroča največ težav

Po naših izkušnjah stranke, ki za potovanja dobijo davčni račun, niso tiste, ki napačno razumejo dnevnico. To so tiste, ki so celotno potovanje in pogosto preostanek meseca plačale s kartico družbe ter niso ničesar shranile. Ob koncu leta ima računovodja bančni izpisek, poln tujih restavracij, trgovin in hotelov, brez sklepa o potovanju, brez računov in brez možnosti razlikovanja večerje s stranko od družinskih počitnic. Ta plačila ne morejo v računovodstvo kot poslovni stroški. Postanejo boniteta, neposlovni strošek ali terjatev do lastnika; zadnja možnost pa je začetek težave, opisane v našem vodniku o posojilih družbenikom iz estonske družbe.

Rutina, ki ohranja računovodstvo čisto

1. Podpišite sklep o potovanju pred odhodom ali najpozneje na dan rezervacije vozovnic ter računovodji pošljite kopijo.
2. V sklepu določite dnevnico in jo po potovanju plačajte z enim nakazilom; ne uporabljajte kartice družbe namesto nje.
3. S kartico družbe plačujte le hotel, vozovnice, prevoz in druge stroške iz zgornje preglednice ter vsak račun fotografirajte isti dan. Vrstica na kartičnem izpisku ni račun.
4. Zasebne izdatke plačujte z lastno kartico, vključno z obroki, kadar je plačana dnevnica, in vsem za osebe, ki potujejo z vami.
5. Računovodji v enem tednu po vrnitvi pošljite eno poročilo o stroških na potovanje: sklep, račune, izračun dnevnice in opombo o vseh srečanjih s strankami.

Potovanje, urejeno na ta način, računovodja knjiži v nekaj minutah, EMTA pa nima ničesar za prerazvrstitev.

Urejanje potnih stroškov z Eesti Firma

Stroške službenega potovanja je vredno pravilno obravnavati, saj so eden najčistejših načinov, da estonska družba krije dejanske stroške svojega lastnika. Naši računovodje pripravijo sklepe o potovanju, izračunajo dnevnico in knjižijo poročila o stroških, vse, kar presega omejitve, pa se pravilno prijavi na TSD. Če družbo šele načrtujete, vzpostavimo rutino za stroške v okviru ustanovitve družbe v Estoniji.

Pošljite zahtevek

Pogosto zastavljena vprašanja