Kako zaposliti prvega zaposlenega v Estoniji: pogodba, register zaposlitve in prvi obračun plače

Vaša družba je doslej verjetno plačevala le eni osebi: vam kot članu poslovodstva (juhatus). Prvi zaposleni to spremeni. Za izplačilo nagrade poslovodstvu potrebujete komaj kaj več kot sklep družbenikov. Plača pa vključuje delovno pravo: pisno pogodbo, minimalno plačo, plačani dopust in register zaposlitve, ki mora osebo poznati pred njeno prvo delovno uro. Nič od tega ni težko in vse poteka prek spleta; pomemben je vrstni red. Ta vodnik po korakih obravnava zaposlitev prvega zaposlenega v Estoniji za ustanovitelja, ki tukaj še nikoli ni bil delodajalec. Nanaša se na zaposlenega, ki dela v Estoniji.

Kdo se šteje za zaposlenega

Spodnja pravila veljajo za osebo, ki dela za vašo družbo po njenih navodilih, ob določenem času in z njenimi orodji. To je zaposleni, ne glede na ime pogodbe. Strokovnjak, ki na svoj način in na lastno tveganje zagotovi določen rezultat, je izvajalec po podjemni pogodbi. Izvajalec nima minimalne plače ali plačanega dopusta, čeprav družba še vedno plača davke na izplačila od honorarja, če je izvajalec fizična oseba. Oseba, ki vodi družbo, je član poslovodstva, plačan na podlagi pogodbe s članom poslovodstva in ne pogodbe o zaposlitvi.

Dve napaki se ponavljata. Prva je plačevanje dejanskega zaposlenega na podlagi računov ali prek njegove lastne družbe, da bi se prihranil socialni davek; Tax and Customs Board takšna razmerja prekvalificira, naš vodnik o prikritih delovnih razmerjih pa pojasnjuje merila, ki jih uporabljajo sodišča. Druga je ureditev plačila ustanovitelja po pogodbi o zaposlitvi. Ob pogodbi za člana poslovodstva se lahko po pogodbi o zaposlitvi opravlja le delo, jasno ločeno od vodenja, na primer delo razvijalca pri izdelku družbe.

Zaposlitev zaposlenega v Estoniji po korakih

Estonija nima ločene registracije delodajalca. Vaša družba postane delodajalec, ko opravi prvi vpis v register zaposlitve in vloži prvo prijavo obračuna plače. Spodnji koraki so v vrstnem redu, v katerem jih potrebujete.

1. Zberite podatke zaposlenega. Potrebujete njegovo polno ime, estonsko osebno identifikacijsko kodo (isikukood, 11-mestno številko, ki jo ima vsak rezident), domači naslov in bančni račun. Tujec brez osebne kode zanjo zaprosi pri Police and Border Guard Board ali uradu lokalne samouprave.
2. Podpišite pisno pogodbo o zaposlitvi. Employment Contracts Act zahteva pisno pogodbo; edina izjema je delo, ki traja največ dva tedna. Podpišete jo lahko digitalno ali na papirju, v katerem koli jeziku, ki ga oba razumeta, podjetje pa jo hrani deset let po njenem prenehanju. Kaj mora vsebovati, je navedeno v naslednjem razdelku.
3. Zaposlenega pred začetkom dela vpišite v register zaposlitve. To je korak, pri katerem se ustanovitelji najpogosteje zmotijo in za katerega je predpisana globa. Vpis se opravi v e-MTA, samopostrežnem portalu Tax and Customs Board, register pa je podrobneje obravnavan spodaj.
4. Pridobite zahtevek za neobdavčeni dohodek. Delodajalec lahko mesečno osnovno olajšavo 700 € odšteje pred odtegljajem dohodnine le, če je zaposleni predložil pisni zahtevek. Brez njega se dohodnina odtegne od celotne plače.
5. Uredite dokumentacijo o varnosti. Vsak delodajalec z vsaj enim zaposlenim mora imeti oceno tveganja delovnega okolja, vneseno v samopostrežni sistem Labour Inspectorate, zaposlenega pa mora pred začetkom dela poučiti o varnosti. Kadar ocena pokaže dejavnike tveganja, mednje pa sodi tudi redno delo z zaslonom, zaposleni opravi zdravstveni pregled v štirih mesecih od začetnega datuma. Pri pisarniškem delu je to kratka naloga.
6. Izvedite prvi obračun plače. Plačo izplačajte vsaj enkrat mesečno na dan, določen v pogodbi, ter odtegnite dohodnino, zavarovanje za primer brezposelnosti in, če se je zaposleni vključil v kapitalsko pokojnino, njegov pokojninski prispevek. Do 10. dne naslednjega meseca družba vloži TSD, mesečno prijavo, ki zajema vse davke na izplačila, in jih plača Tax and Customs Board.

Kaj mora vsebovati pogodba o zaposlitvi

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) določa podatke, ki jih mora vsebovati vsaka pisna pogodba o zaposlitvi. Navesti mora stranki, datum začetka, delo in njegov naziv ter kraj dela. Določa bruto plačo skupaj s plačilnim dnem in načinom plačila, delovni čas, trajanje letnega dopusta in poskusne dobe ter odpovedne roke za prenehanje pogodbe.

Pred izpolnjevanjem teh polj je dobro poznati nekaj privzetih pravil. Polni delovni čas znaša 40 ur tedensko, letni dopust pa najmanj 28 koledarskih dni. Zakon predpostavlja štirimesečno poskusno dobo, razen če se dogovorite za krajšo ali je sploh ne določite; med poskusno dobo lahko katera koli stran pogodbo odpove s 15 koledarskimi dnevi odpovednega roka. Plača se dogovori v bruto znesku in za polni delovni čas ne sme biti nižja od nacionalne minimalne plače, ki jo vlada določi s predpisom in znaša 946 € na mesec.

Vpis zaposlenega v register zaposlitve (TÖR)

Register zaposlitve (töötamise register, TÖR) je zbirka podatkov, ki jo vodi Tax and Customs Board in v katero vsak delodajalec vpiše, kdo dela zanj, na kateri podlagi in od katerega datuma. Država na podlagi vpisa določi pravice zaposlenega do zdravstvenega zavarovanja, zavarovanja za primer brezposelnosti in pokojnine. Zato zakon zahteva vpis pred začetkom dela, ne po prvem plačilnem dnevu. V skladu z Taxation Act mora biti zaposlitev prijavljena najpozneje ob začetku dela zaposlenega. Podjetju, ki tega ne stori ali to stori prepozno, grozi globa do €3.200.

Pri pogodbi o zaposlitvi register zahteva šest podatkov: osebno kodo zaposlenega, vrsto zaposlitve, datum začetka, naziv delovnega mesta, naslov opravljanja dela in delež delovnega časa (1,0 za polni delovni čas, 0,5 za polovično zaposlitev itd.). Član poslovodstva se v e-MTA prijavi z estonsko ID-kartico, kartico e-Residency, Mobile-ID ali Smart-ID ter podatke vnese sam ali računovodji podeli pravico za to; naši računovodje vpise za stranke opravijo v okviru obračuna plač. Portal ima angleški vmesnik, vpis traja nekaj minut in ga je mogoče opraviti vnaprej z datumom prihodnjega začetka. Če nihče ne more pravočasno dostopati do portala, je dovoljena poenostavljena prijava po telefonu ali SMS, ki jo je treba v e-MTA dokončati v sedmih dneh.

Vpis začne tudi javno zdravstveno zavarovanje zaposlenega. Osebi, ki še ni zavarovana, kritje začne veljati po preteku 14-dnevne čakalne dobe od začetnega datuma v registru in traja dva meseca po datumu prenehanja, vnesenem ob odjavi.

Koliko stane vaš prvi zaposleni

Plača v pogodbi ni niti znesek, ki ga prejme zaposleni, niti znesek, ki ga plača družba. Poleg bruto plače družba plača 33 % socialnega davka in 0,8 % zavarovanja za primer brezposelnosti, zato je strošek delodajalca bruto plača, pomnožena z 1,338. Od bruto zneska odtegne 22 % dohodnine po osnovni olajšavi 700 €, 1,6 % zavarovanja za primer brezposelnosti in pokojninski prispevek zaposlenega v višini 2 %, 4 % ali 6 %.

Pri zaposlitvi s krajšim delovnim časom velja posebno pravilo. Socialni davek se obračuna najmanj od mesečne osnove 886 €, ki jo določi država, zato družba za vsakega zaposlenega plača najmanj 292,38 € socialnega davka mesečno, tudi če je plača nižja. Upokojenci, študenti in nekaj drugih skupin so izvzeti iz tega minimuma. Celoten izračun in mesečni cikel TSD sta v našem vodniku o davkih na izplačila plač v Estoniji.

Zaposlitev tujega zaposlenega v Estoniji

Estonsko delovno pravo za tujega zaposlenega, ki dela v Estoniji, velja enako kot za estonskega, zato so pogodba, register zaposlitve in davki enaki. Razlikuje se pravica do dela, ki je odvisna od državljanstva zaposlenega.

Kratkotrajno zaposlitev je mogoče prijaviti za največ 365 dni v obdobju 455 dni; za daljše obdobje je potrebno dovoljenje za prebivanje, za katero delodajalec običajno najprej pridobi soglasje Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board objavlja pogoje za oba postopka. Zaposleni, ki za vaše podjetje dela iz druge države, je drugačen primer. Njegova plača je obdavčena tam, kjer se delo opravlja, naš vodnik o plačevanju oddaljenih delavcev v tujini pa pojasnjuje, kaj to pomeni za podjetje.

Zaposlite prvega zaposlenega z Eesti Firma

Ob prvi zaposlitvi mnogi ustanovitelji prenehajo sami voditi knjigovodstvo: obračun plač prinaša mesečni rok in register, ki mora biti pravilen pred prvim dnem. Naši računovodje zaposlenega vpišejo v register zaposlitve, uredijo odtegljaje, vsak mesec izračunajo neto plačo in strošek delodajalca ter vložijo TSD. Naša pravna ekipa pripravi pogodbo o zaposlitvi v angleščini in estonščini, kadar je to potrebno, ter uredi prijavo kratkotrajne zaposlitve za zaposlenega, ki ni iz EU.

Pošljite zahtevek

Pogosto zastavljena vprašanja