Kısa yanıt
Estonya OÜ, yönetim organı üyesiyle sözleşme imzalamak zorunda değildir. İlişki, ortaklar üyeyi seçtiğinde ve üye görevi kabul ettiğinde başlar; iş hukuku değil, şirket hukuku ve hizmet sözleşmelerine ilişkin kurallar uygulanır. Yazılı bir yönetim organı üyesi sözleşmesi, şirket ücret ödemeye başladığında veya tek malikten başka biri yönetim organında yer aldığında faydalıdır; çünkü görevleri, ücreti, bildirim süresini ve görevden alma halinde ne olacağını belirler.
Birçok yabancı kurucu Estonya limited şirketi (OÜ) kurar, tek yönetim organı üyesi olur ve kendi şirketiyle hiçbir sözleşme imzalamaz. Bu yasaldır ve bu şirketlerin çoğunda başka bir şeye gerek yoktur. Bir yönetici işe aldığınızda, yönetim organına kurucu ortak getirdiğinizde veya kendinize ücret ödemeye başladığınızda yazılı sözleşme faydalı hale gelir; zira kanun, pratik koşulların çoğunu tarafların kararlaştırmasına bırakır.
Bu rehber, yönetim organı üyesi sözleşmesinin — yönetim organı üyesi kontratı veya yönetim organı üyesi hizmet sözleşmesi olarak da adlandırılır — ne zaman imzalanmaya değer olduğunu ve neleri içermesi gerektiğini açıklar. Yönetim organında kimlerin yer alabileceği ve bir üyenin ne zaman kişisel sorumluluk taşıdığı, yönetim organı üyeleri rehberimizde ele alınmaktadır.
Yönetim Organı Üyesi Sözleşmesi Nedir?
Yönetim organı üyesi sözleşmesi, Estonya OÜ ile yönetim organı üyesi arasında, bu kişinin şirketi hangi koşullarda yöneteceğini belirleyen bir sözleşmedir. Commercial Code buna değinir ancak ayrı bir sözleşme türü olarak düzenlemez. Estonya Yüksek Mahkemesi ilişkiyi defalarca, Law of Obligations Act kapsamındaki bir hizmet sözleşmesi olan yetkilendirme sözleşmesine benzer olarak tanımlamıştır.
Employment Contracts Act, şirket yönetim organı üyelerinin sözleşmelerine açıkça uygulanmaz (§ 1(5)). Bu nedenle, belgenin adı ne olursa olsun yönetim organı üyesi çalışan değildir; ücretli izin, bildirim veya kıdem tazminatına yalnızca sözleşmede öngörülmüşse hak kazanır.
Yönetim Organı Üyesi Sözleşmesi Zorunlu mu?
Hayır. Yönetim organı üyesinin seçilmesi ortakların kararını ve üyenin rızasını gerektirir, ancak kanun sözleşme zorunluluğu getirmez. Sözleşme her şekilde kurulabilir (Law of Obligations Act § 11); bu nedenle ortaklarca onaylanan ve üyece kabul edilen koşullar, imzalı belge olmasa bile tarafları bağlar. İmzalı sözleşme yalnızca bunların ispatını kolaylaştırır.
Buna ihtiyaç duyup duymadığınız esas olarak yönetim organında kimin bulunduğuna ve ücret alıp almadığına bağlıdır:
| Durumunuz | Yönetim organı üyesi sözleşmesine ihtiyacınız var mı? |
|---|---|
| Tek malik ve tek yönetim organı üyesi, ücret yok | Genellikle hayır. Kanun görevlerinizi zaten belirler |
| Tek malik ve tek yönetim organı üyesi, ücretli | Ücreti belirleyen karar gereklidir; kısa bir sözleşme tavsiye edilir |
| Yönetim organında iki veya daha fazla kurucu | Görevleri bölmek, ücretleri ve ayrılma koşullarını erken düzenlemek için tavsiye edilir |
| İşe alınmış veya dışarıdan bir yönetici | Görev, ücret, bildirim ve görevden alma tazminatını kararlaştırmak için önemle tavsiye edilir |
| Şirket için başka işler de yapan yönetim organı üyesi | Tavsiye edilir; diğer işler için ayrıca iş sözleşmesi yapılmalıdır |
Ücret ödendiğinde, tutarı ve ödeme usulü ortakların kararıyla veya şirketin varsa denetim organıyla belirlenmelidir (Commercial Code § 180¹). Ücretin nasıl vergilendirildiği ve kaydedildiği, yönetim organı üyesi ücreti hakkındaki makalemizde açıklanmıştır.
Yönetim Organı Üyesi Sözleşmesi ve İş Sözleşmesi
İki sözleşme dört ana bakımdan farklıdır:
| Konu | Yönetim organı üyesi sözleşmesi | İş sözleşmesi |
|---|---|---|
| Temel kanun | Commercial Code ve Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| İzinler ve çalışma süresi | Yalnızca sözleşmede öngörülmüşse | Kanunla güvence altındadır |
| Görevin sona ermesi | Herhangi bir gerekçe olmadan her zaman görevden alma; sözleşme kendi koşullarına göre sona erer | İşverenin hukuka uygun bir gerekçeye ve genellikle bildirime ihtiyacı vardır |
| Görev sona erdiğinde tazminat | Yalnızca sözleşmede öngörülmüşse | Uygulandığı hallerde kanuni kıdem tazminatı |
Yönetim organı üyesi, aynı şirketle iş sözleşmesi de yapabilir; ancak bu yalnızca yönetim faaliyeti olmayan işler için mümkündür. Örneğin küçük bir kafenin kurucusu, şirketi yönetim organı üyesi sözleşmesiyle yönetebilir ve ortakların ayrıca onaylaması gereken iş sözleşmesi kapsamında aşçı olarak çalışabilir. gizli iş ilişkileri hakkındaki makalemiz, fiilen yapılan işin neden sözleşme başlığından daha önemli olduğunu açıklar.
Yönetim Organı Üyesi Sözleşmesine Neler Eklenmeli?
Sözleşme, kanuna veya şirket ana sözleşmesine aykırı olmayan her hususu kapsayabilir. En önemli hükümler şunlardır:
| Hüküm | Kararlaştırılacak hususlar |
|---|---|
| Görevler ve sınırlar | Sorumluluk alanları, üyeler arasında iş bölümü, önce ortakların onayını gerektiren işlemler ve üyenin ortaklara nasıl rapor vereceği |
| Ücret ve giderler | Görevler ve şirketin mali durumu ile makul orantılı tutar, ödeme tarihleri, ikramiyeler ve gider iadesi |
| İzinler ve erişilebilirlik | Varsa ücretli izin günleri ve üyenin ne ölçüde ulaşılabilir olması gerektiği; çünkü kanun yönetim organı üyeleri için çalışma süresi belirlemez |
| Süre | Belirli veya belirsiz süreli. Şirket ana sözleşmesi bir süre belirlemedikçe, yönetim organı üyesi belirsiz süreyle seçilir |
| Bildirim ve tazminat | Her taraf için bildirim, bildirimsiz fesih gerekçeleri ve kusur olmadan görevden alma halinde ödenecek tazminat |
| Rekabet yasağı | Görevdeyken üye, ortakların rızası olmadan rakip bir işletmeyi yönetemez veya rakibin yönetim organında yer alamaz. Üye ayrıldıktan sonraki her sınırlama, kapsamı ve süresiyle birlikte kararlaştırılmalıdır |
| Gizlilik ve devir | Ticari sırın ne sayıldığı, yükümlülüğün ne kadar süreceği ve ayrılırken belgelerin, şifrelerin ve erişimlerin iadesi |
| Sorumluluk ve sigorta | Şirketin üyeye karşı taleplerinin zamanaşımı süresi (aksi kararlaştırılmadıkça beş yıl) ve yöneticiler ile görevlilerin (D&O) sorumluluk sigortasını kimin ödeyeceği |
Commercial Code’daki iki kural, sözleşmede ne yazarsa yazsın uygulanır. İlk olarak, şirketin mali durumu önemli ölçüde kötüleşirse ve ödemelere devam edilmesi şirket için son derece hakkaniyetsiz olursa şirket daha düşük ücret talep edebilir. Üye bu durumda sözleşmeyi bir aylık bildirimle feshedebilir (§ 180¹).
İkinci olarak, sorumluluğa ilişkin sınırlama alacaklıları bağlamaz. Şirket borçlarını ödeyemezse, alacaklı veya iflas idarecisi, şirket talebinden feragat etmiş ya da zamanaşımı süresini kısaltmış olsa bile üyeden tazminat talep edebilir (§ 187).
Sözleşme Geçerli Olacak Şekilde Nasıl İmzalanır?
Yönetim organı üyesinin şirket adına olağan imza yetkisi bu sözleşmeyi kapsamaz. Ortaklar sözleşmenin kurulmasına, değiştirilmesine ve sona erdirilmesine karar verir, koşullarını belirler ve şirket adına imzalayacak kişiyi atar (Commercial Code § 168(1)(10)). Şirketin denetim organı varsa bu kararları o alır. Gerekli onay olmadan yapılan sözleşme hükümsüzdür (§ 181(3)).
Sözleşme imzalarsanız iki belgeye ihtiyacınız vardır: sözleşmeyi onaylayan, ücreti belirleyen ve şirket temsilcisini tayin eden ortaklar kararı ile bu temsilci ve yönetim organı üyesinin imzaladığı sözleşme. Tek malikli şirkette malik kararı tek başına alır ve şirket adına imzalayacak kişiyi bu kararda belirtir. Her iki belge Estonya kimlik kartı veya e-Residency dijital kimlik kartıyla dijital olarak imzalanabilir. Hiçbirinin Estonya Ticaret Sicili (Äriregister) nezdinde dosyalanması gerekmez; bu nedenle bunları şirket kayıtları ile birlikte saklayın.
Görevden Alma ve İstifa: Bildirim, Tazminat ve Sözleşme
Ortaklar, gerekçe göstermeden yönetim organı üyesini her zaman görevden alabilir; yönetim organı üyesi de her zaman istifa edebilir (Commercial Code § 184). Her iki işlem de yönetim organı üyeliğini sona erdirir; ancak sözleşme kendi koşullarına ve Law of Obligations Act’in yetkilendirme sözleşmelerine ilişkin kurallarına göre sona erer. Bu kurallara göre taraflardan her biri belirsiz süreli sözleşmeyi her zaman feshedebilir. Bununla birlikte, şirket yerine birini ayarlayamadan ayrılan yönetim organı üyesi, şirketin zararını tazmin etmek zorunda kalabilir (§§ 630–631).
Bu nedenle bildirim ve tazminat açıkça düzenlenmelidir. Görevden alma sözleşmeyi kendiliğinden sona erdirmez; dolayısıyla görevden alınan yönetim organı üyesi, sözleşme feshedilene kadar ücretin devam ettiğini ileri sürebilir. Üye iyi ilişkiler içinde ayrıldığında, ortaklarca onaylanan kısa bir fesih sözleşmesi son ücreti, devri ve rekabet yasağını düzenleyebilir. Sicil bildirimleri, yönetim organı üyesi değiştirme ve yönetim organından istifa rehberlerimizde ele alınmaktadır.
Eesti Firma ile Sözleşmenizin Hazırlanması veya İncelenmesi
hukuk ekibimiz, yönetim organı üyesi sözleşmelerini, bunları onaylayan ortaklar kararıyla birlikte hazırlar. Koşulları yönetim organınıza ve üyelerinin nasıl ücretlendirildiğine göre uyarlıyor, mevcut sözleşmenizi de inceleyebiliyoruz. muhasebecilerimiz daha sonra ücretli yönetim organı üyesini kaydedebilir ve ücret için bordro ile vergi bildirimlerini yürütebilir.
Sık Sorulan Sorular
Evet. Her iki ad da OÜ ile yönetim organı üyesi arasındaki aynı sözleşmeyi ifade eder. Estonyalı hukuk firmaları ve Startup Estonia bunu sıklıkla yönetim organı üyesi hizmet sözleşmesi olarak adlandırır; adı ne olursa olsun iş sözleşmesi değildir.
Evet, başlangıç noktası olarak. Bir devlet girişimi olan Startup Estonia, ücretsiz bir örnek yönetim organı üyesi hizmet sözleşmesi yayımlar; ancak her şablon görevler, ücret ve ayrılma koşullarına uyarlanmalıdır. Yine de bunu onaylayan ortaklar kararına ihtiyaç vardır.
Hayır. Yönetim organı üyesi sözleşmesi kâğıt üzerinde veya dijital olarak imzalanabilir ve Estonya Ticaret Sicili (Äriregister) nezdinde dosyalanmaz. Ortakların onayı gerekir; çünkü bu onay olmadan yapılan sözleşme hükümsüzdür.
Evet. Estonya hukuku, şirket ile yönetim organı üyesi arasındaki sözleşmenin Estonca olmasını gerektirmez; dolayısıyla İngilizce sözleşme geçerlidir. Her imzalayanın anladığı bir dil kullanın.
