Không có thẻ e-Residency hợp lệ? Bạn vẫn có thể nộp báo cáo thường niên tại Estonia

Mỗi mùa báo cáo, các e-resident đều hỏi chúng tôi cùng một câu: “Thẻ e-Residency của tôi không còn hoạt động, vậy tôi nộp báo cáo thường niên thế nào?” Đây là mối lo chính đáng, vì gần như mọi dịch vụ điện tử tại Estonia đều vận hành bằng chữ ký số. Tuy nhiên, thiếu thẻ là vấn đề thực tế chứ không phải vấn đề pháp lý, và đã có cách xử lý rõ ràng.

Khi bạn không thể ký bằng thẻ e-Residency

• Thẻ đã hết hạn. Chứng thư của thẻ không còn hoạt động, và việc cấp cũng như nhận thẻ e-Residency thay thế cần thời gian, đôi khi lâu hơn thời gian còn lại trước hạn chót.
• Thẻ bị mất, bị đánh cắp hoặc bị khóa. Khi chứng thư của thẻ bị tạm ngưng, bạn không thể ký bằng thẻ nữa.
• Bạn chưa từng có thẻ. Ví dụ, công ty của bạn được thành lập không cần e-Residency, và bạn hoàn toàn không có ID số Estonia.

Báo cáo thường niên không có thẻ e-Residency: điều gì thay đổi

Thông thường, thành viên ban quản lý đăng nhập e-Business Register bằng thẻ, cấp quyền truy cập báo cáo của công ty cho kế toán và, khi báo cáo hoàn tất, ký số. Nếu không có thẻ hoạt động, cả hai bước đều không thể thực hiện: bạn không thể cấp quyền truy cập cho bất kỳ ai và cũng không thể ký trực tuyến.

Đó không phải là ngõ cụt. Kế toán của chúng tôi chỉ cần lập báo cáo thường niên ngoài cổng thông tin, dưới dạng PDF được soạn theo chuẩn mực kế toán Estonia. Sau khi bạn ký, chúng tôi sẽ lo việc nộp hồ sơ. Nói cách khác, “không có thẻ” không có nghĩa là “không có báo cáo”; báo cáo chỉ đến cơ quan đăng ký theo một lộ trình khác.

Cách nộp báo cáo thông qua công chứng viên

Khi không thể ký và nộp báo cáo điện tử, chính cơ quan đăng ký sẽ hướng dẫn công ty đến công chứng viên Estonia, người nộp báo cáo thay mặt công ty. Tùy nơi bạn ở và những gì công chứng viên chấp nhận, có ba cách để ký:

• Tại văn phòng công chứng. Thành viên ban quản lý ký báo cáo trực tiếp, và công chứng viên gửi báo cáo đến cơ quan đăng ký.
• Thông qua giấy ủy quyền. Thành viên ban quản lý ủy quyền cho chúng tôi xử lý việc nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng, do đó không cần đến Estonia.
• Trên giấy, qua bưu điện. Thành viên ban quản lý ký tay vào báo cáo đã in và gửi bưu điện cho chúng tôi. Sau đó, chúng tôi chuyển báo cáo cho công chứng viên chấp nhận báo cáo ký tay. Đây thường là lựa chọn đơn giản nhất.

Bạn không cần tự xác định lựa chọn nào phù hợp nhất: chúng tôi sẽ đề xuất dựa trên tình huống của bạn.

Từng bước: từ PDF đến báo cáo đã nộp

1. Bạn cho chúng tôi biết thẻ của bạn không thể sử dụng và gửi chứng từ kế toán cho chúng tôi.
2. Kế toán của chúng tôi lập báo cáo thường niên dưới dạng PDF.
3. Bạn chỉ cần thực hiện một việc: ký tại văn phòng công chứng, cấp giấy ủy quyền cho chúng tôi, hoặc ký báo cáo trên giấy rồi gửi bưu điện cho chúng tôi.
4. Chúng tôi sắp xếp việc nộp hồ sơ với công chứng viên và thông báo cho bạn ngay khi báo cáo có trên cơ quan đăng ký.

Thời hạn nộp báo cáo thường niên là như nhau dù có hay không có thẻ hoạt động, và tài liệu gửi bưu điện cần thời gian để đến nơi. Bạn liên hệ càng sớm, mọi việc càng bớt gấp gáp.

Thẻ hết hạn? Chúng tôi lo việc nộp qua công chứng viên cho bạn

Dù thẻ của bạn gặp vấn đề gì, báo cáo thường niên của bạn vẫn sẽ được nộp. Chúng tôi lập báo cáo, làm việc với công chứng viên và xác nhận kết quả; bạn chỉ cần ký. Xem dịch vụ báo cáo thường niên của chúng tôi bao gồm những gì, hoặc gửi cho chúng tôi một tin nhắn ngắn mô tả tình huống của bạn.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp