Eesti Firma OÜ
Tóm tắt
- Chính sách này chỉ áp dụng cho các dịch vụ liên quan đến LEI của công ty chúng tôi. Các dịch vụ khác của chúng tôi được điều chỉnh bởi chính sách quyền riêng tư chung của Eesti Firma.
- Để nộp đơn xin LEI, chúng tôi cần tên, địa chỉ email và số điện thoại của người đại diện tổ chức, tài liệu xác nhận thẩm quyền của họ và thông tin thanh toán.
- Chúng tôi là đại lý đăng ký: chúng tôi tiếp nhận đơn của bạn và chuyển cho đơn vị phát hành LEI. Thanh toán được xử lý bởi nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.
- Cơ sở dữ liệu LEI quốc tế mở, do quỹ GLEIF duy trì, chứa dữ liệu về tổ chức chứ không phải người đại diện: đây là yêu cầu theo quy tắc của GLEIF.
- Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin liên hệ với các công ty trong tập đoàn và đối tác theo hợp đồng. Bạn có thể từ chối việc này bất cứ lúc nào.
- Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong thời gian quản lý LEI của tổ chức và thêm 3 năm sau đó. Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu lâu hơn khi pháp luật yêu cầu: hóa đơn trong 7 năm và dữ liệu chống rửa tiền trong 5 năm.
- Mối quan hệ giữa chúng tôi và bạn được điều chỉnh bởi pháp luật Cộng hòa Estonia.
- Mọi câu hỏi về dữ liệu của bạn, hãy viết thư đến [email protected].
1. Chúng tôi là ai
Các dịch vụ liên quan đến LEI được cung cấp bởi Eesti Firma OÜ: mã đăng ký 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, địa chỉ Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Chúng tôi là đại lý đăng ký LEI: thông qua trang web eestifirma.ee/lei, chúng tôi tiếp nhận các đơn xin cấp, gia hạn hoặc chuyển LEI và chuyển chúng cho đơn vị phát hành LEI. Chúng tôi chịu trách nhiệm đối với phần xử lý dữ liệu cá nhân của mình: theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU (GDPR), chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu. Đơn vị phát hành và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán mỗi bên chịu trách nhiệm đối với phần việc riêng của mình (xem mục 4).
Đối với các câu hỏi về dữ liệu của bạn, hãy viết thư đến [email protected].
LEI được cấp cho tổ chức, không phải cá nhân, nên thông tin về chính tổ chức không phải là dữ liệu cá nhân. Có một ngoại lệ: chủ doanh nghiệp tư nhân nhận LEI dưới tên của chính mình và dữ liệu của họ là dữ liệu cá nhân. Trong mọi trường hợp khác, dữ liệu cá nhân trong đơn liên quan đến người đại diện hoặc người liên hệ của tổ chức: tên, địa chỉ email và số điện thoại.
Chính sách này chỉ áp dụng cho các dịch vụ liên quan đến LEI của chúng tôi. Các dịch vụ khác của chúng tôi được điều chỉnh bởi chính sách quyền riêng tư chung của Eesti Firma, được công bố tại eestifirma.ee.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Chúng tôi thu thập dữ liệu cần thiết để xem xét đơn, nhận thanh toán và đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Nếu không có dữ liệu này, chúng tôi không thể thu xếp LEI.
| Dữ liệu | Nguồn |
|---|---|
Họ tên của người đại diện hoặc người liên hệ, địa chỉ email, số điện thoại, chức vụ hoặc căn cứ thẩm quyền |
Người nộp đơn |
Tài liệu chứng minh thẩm quyền và thể hiện cơ cấu tập đoàn (giấy ủy quyền, trích lục đăng ký, tài liệu về công ty mẹ); các tài liệu này có thể chứa tên, số định danh cá nhân và chữ ký |
Người nộp đơn và các cơ quan đăng ký chính thức |
Dữ liệu thanh toán: tên người thanh toán, thời điểm, số tiền và phương thức thanh toán; đối với thanh toán thẻ, một token, tức mã nhận diện thẻ được giả danh từ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán |
Người thanh toán và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán |
Trao đổi thư từ với chúng tôi |
Bạn |
Dữ liệu sử dụng trang web (địa chỉ IP, cookie) |
Thiết bị của bạn |
Cả chúng tôi và đơn vị phát hành đều có thể đối chiếu dữ liệu đơn với các cơ quan đăng ký chính thức và cơ sở dữ liệu mở của GLEIF. Chúng tôi không thấy hoặc lưu số thẻ, ngày hết hạn hay mã bảo mật: chỉ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán xử lý các thông tin đó.
Đơn thường không do giám đốc tự nộp mà do kế toán, luật sư hoặc trợ lý khác nộp. Nếu bạn đưa dữ liệu của người khác vào đơn, ví dụ dữ liệu của thành viên hội đồng quản trị hoặc người đã ký giấy ủy quyền, vui lòng cho họ xem chính sách này. Nếu người khác đã cung cấp dữ liệu của bạn, chính sách này cũng áp dụng cho bạn, bao gồm mọi quyền tại mục 7.
3. Lý do chúng tôi sử dụng dữ liệu
Bảng dưới đây nêu lý do chúng tôi sử dụng dữ liệu và cơ sở pháp lý. Không cần sự đồng ý riêng để nộp đơn: nếu không có dữ liệu này, hợp đồng không thể được giao kết hoặc thực hiện.
| Lý do | Cơ sở pháp lý |
|---|---|
Để xem xét đơn xin cấp, gia hạn hoặc chuyển LEI, xác minh thẩm quyền của người đại diện, nhận thanh toán (bao gồm gia hạn tự động bằng token) và trả lời câu hỏi của bạn |
Đối với chủ doanh nghiệp tư nhân: hợp đồng với họ và các bước trước khi ký hợp đồng (Điều 6(1)(b) GDPR). Đối với người đại diện của tổ chức: lợi ích hợp pháp của chúng tôi và tổ chức trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng (Điều 6(1)(f)) |
Để nhắc bạn rằng LEI sắp hết hạn |
Lợi ích hợp pháp của chúng tôi và tổ chức (Điều 6(1)(f)): với LEI đã hết hạn, tổ chức có nguy cơ bị ngân hàng hoặc nhà môi giới từ chối |
Để gửi thông tin cho khách hàng về các dịch vụ tương tự của chúng tôi |
Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)): thông báo cho khách hàng về những việc khác chúng tôi có thể thực hiện cho họ |
Để chia sẻ thông tin liên hệ với các công ty trong tập đoàn và đối tác theo hợp đồng để họ có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ liên quan |
Lợi ích hợp pháp của chúng tôi và bên nhận (Điều 6(1)(f)): phát triển hoạt động kinh doanh và cung cấp cho khách hàng các dịch vụ liên quan |
Để lưu giữ sổ sách, phản hồi yêu cầu từ cơ quan công quyền và tuân thủ các yêu cầu về chống rửa tiền và trừng phạt quốc tế |
Nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c)) |
Để bảo vệ quyền của chúng tôi trong tranh chấp, duy trì trang web hoạt động và an toàn, duy trì thống kê nội bộ và cải thiện dịch vụ |
Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)) |
Để thu thập thống kê trang web và đo lường quảng cáo bằng cookie |
Sự đồng ý của bạn (Điều 6(1)(a)) |
Bạn có thể từ chối email của chúng tôi và việc chia sẻ thông tin liên hệ của mình bằng cách gửi email đến [email protected]. Thông báo dịch vụ (xác nhận, hóa đơn, thông báo về khoản phí sắp tới cho gia hạn tự động) vẫn được gửi trong mọi trường hợp: chúng là một phần của dịch vụ.
Khi kiểm tra đơn và tài liệu, chúng tôi sử dụng các công cụ tự động, bao gồm công cụ dựa trên trí tuệ nhân tạo. Chúng hỗ trợ các chuyên gia của chúng tôi. Nếu bạn không đồng ý với kết quả kiểm tra, hãy viết thư cho chúng tôi và một người sẽ xem xét đơn.
4. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai
Mỗi bên nhận chỉ nhận lượng dữ liệu cần thiết để thực hiện công việc của mình.
| Ai | Vai trò | Lý do |
|---|---|---|
Đơn vị phát hành LEI, một tổ chức được quỹ GLEIF công nhận để phát hành LEI (tài liệu GLEIF cũng gọi là Local Operating Unit, LOU). Đơn vị phát hành của chúng tôi được nêu trong Điều khoản chung của Dịch vụ LEI |
Tự chịu trách nhiệm về dữ liệu (bên kiểm soát độc lập theo GDPR) |
Cấp, gia hạn và chuyển LEI. Nhận dữ liệu đơn, bao gồm tên và thông tin liên hệ của người đại diện cùng tài liệu xác nhận thẩm quyền của họ |
Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán mà bạn thấy khi thanh toán |
Tự chịu trách nhiệm về dữ liệu (bên kiểm soát độc lập theo GDPR) |
Xử lý thanh toán, bao gồm thông tin thẻ |
Các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi: lưu trữ, gửi email, trò chuyện, công cụ kiểm tra tài liệu, kế toán |
Hoạt động theo chỉ dẫn của chúng tôi (bên xử lý dữ liệu theo GDPR) |
Duy trì hoạt động trang web và trò chuyện, gửi email, kiểm tra tài liệu và thực hiện kế toán. Họ không được sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng |
Các công ty trong tập đoàn và đối tác theo hợp đồng của chúng tôi |
Tự chịu trách nhiệm về dữ liệu (các bên kiểm soát độc lập theo GDPR) |
Nhận tên tổ chức và thông tin liên hệ của người đại diện để phục vụ khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ liên quan |
Dịch vụ phân tích và quảng cáo |
Theo chỉ dẫn của chúng tôi hoặc độc lập |
Thống kê trang web và đo lường quảng cáo, chỉ khi có sự đồng ý của bạn |
Chúng tôi thỉnh thoảng thay đổi nhà cung cấp và đối tác, nên tại đây chỉ nêu các nhóm của họ. Nếu bạn viết thư đến [email protected], chúng tôi sẽ cho bạn biết chính xác ai hiện đang nhận dữ liệu của bạn.
Ngoài ra, cơ quan công quyền và tòa án có thể nhận dữ liệu khi pháp luật quy định, cũng như luật sư, kiểm toán viên và cố vấn chuyên môn khác của chúng tôi khi cần thiết để bảo vệ quyền hoặc rà soát công việc của chúng tôi. Nếu chúng tôi chuyển hoạt động kinh doanh này cho công ty khác, dữ liệu khách hàng sẽ được chuyển cho công ty đó và khách hàng sẽ được thông báo.
Theo quy tắc của GLEIF, đơn vị phát hành chuyển dữ liệu của tổ chức cho quỹ và dữ liệu được công bố trong cơ sở dữ liệu mở: tên, số đăng ký, địa chỉ, tình trạng LEI và thông tin về công ty mẹ. Dữ liệu này là công khai và bất kỳ ai cũng có thể sử dụng. Tên và thông tin liên hệ của người đại diện không thuộc tập dữ liệu này. Nếu tổ chức thuộc sở hữu của một cá nhân, chỉ nêu sự việc đó mà không nêu tên. Ngoại lệ: chủ doanh nghiệp tư nhân nhận LEI dưới tên của chính mình, nên tên và địa chỉ của họ được công bố.
Chúng tôi lưu trữ dữ liệu chủ yếu trong Khu vực Kinh tế Châu Âu. Một số bên nhận đặt tại hoặc xử lý dữ liệu bên ngoài khu vực này. Trong trường hợp đó, việc chuyển dữ liệu dựa trên quyết định về mức độ đầy đủ của Ủy ban Châu Âu hoặc các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn. Hãy viết thư đến [email protected] và chúng tôi sẽ cung cấp chi tiết, bao gồm các quốc gia.
5. Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong bao lâu
Chúng tôi không lưu giữ dữ liệu lâu hơn mức cần thiết cho dịch vụ hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
| Dữ liệu | Thời hạn |
|---|---|
Đơn, tài liệu và thư từ |
Trong thời gian chúng tôi quản lý LEI của tổ chức và thêm 3 năm (thời hiệu theo pháp luật Estonia) |
Dữ liệu chúng tôi phải lưu giữ theo quy định chống rửa tiền |
5 năm sau khi chấm dứt quan hệ khách hàng |
Đơn chưa thanh toán và yêu cầu không dẫn đến đặt hàng |
6 tháng |
Hóa đơn và chứng từ gốc kế toán khác |
7 năm kể từ cuối năm tài chính, theo yêu cầu của Đạo luật Kế toán Estonia |
Token thanh toán thẻ |
Trong khi gia hạn tự động được bật hoặc đến khi thẻ hết hạn |
Dữ liệu liên quan đến tranh chấp |
Cho đến khi tranh chấp được giải quyết dứt điểm |
Khi hết thời hạn, chúng tôi xóa hoặc ẩn danh dữ liệu trong lần dọn dẹp theo lịch tiếp theo. Đơn vị phát hành lưu dữ liệu đơn theo quy tắc riêng và tự chịu trách nhiệm về việc đó.
6. Cookie
Cookie thiết yếu để trang web hoạt động được sử dụng mà không cần sự đồng ý. Mọi cookie khác (cookie chức năng, thống kê và tiếp thị) chỉ được bật nếu bạn đã đồng ý trong thông báo cookie. Bạn có thể thay đổi hoặc rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào trong phần cài đặt cookie trên trang web. Danh sách cookie, cùng nhà cung cấp và thời hạn lưu giữ, cũng được nêu tại đó.
7. Quyền của bạn
Bạn có thể:
- biết dữ liệu nào của bạn chúng tôi xử lý và nhận bản sao dữ liệu đó;
- yêu cầu chúng tôi sửa dữ liệu không chính xác;
- yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu nếu dữ liệu không còn cần thiết hoặc không có cơ sở xử lý;
- yêu cầu chúng tôi hạn chế xử lý, ví dụ trong khi tính chính xác của dữ liệu đang bị tranh chấp;
- phản đối việc xử lý mà chúng tôi thực hiện dựa trên lợi ích hợp pháp. Chúng tôi sẽ dừng nhắc nhở, mọi hoạt động tiếp thị trực tiếp và việc chia sẻ thông tin liên hệ với các công ty trong tập đoàn và đối tác ngay khi bạn yêu cầu lần đầu, và bạn không cần nêu lý do;
- nhận dữ liệu chúng tôi xử lý theo hợp đồng hoặc dựa trên sự đồng ý ở định dạng máy có thể đọc được hoặc, khi khả thi về kỹ thuật, yêu cầu chúng tôi chuyển dữ liệu đó cho công ty khác;
- rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Điều này không ảnh hưởng đến việc xử lý đã thực hiện.
Để thực hiện việc này, hãy viết thư đến [email protected]. Chúng tôi trả lời trong vòng một tháng. Nếu yêu cầu phức tạp, chúng tôi có thể gia hạn thêm hai tháng và sẽ thông báo cho bạn trong tháng đầu tiên. Đôi khi chúng tôi yêu cầu bằng chứng nhận dạng để dữ liệu không bị cung cấp cho nhầm người.
8. Luật điều chỉnh, khiếu nại và thay đổi chính sách này
Mối quan hệ giữa chúng tôi và bạn được điều chỉnh bởi pháp luật Cộng hòa Estonia, bao gồm GDPR như được áp dụng tại Estonia.
Nếu bạn cho rằng chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn không đúng cách, hãy viết thư cho chúng tôi tại [email protected] và chúng tôi sẽ nỗ lực hết sức để khắc phục. Bạn cũng có quyền khiếu nại bất cứ lúc nào với cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu Estonia (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) hoặc cơ quan giám sát của quốc gia nơi bạn sinh sống hoặc làm việc.
Phiên bản hiện hành của chính sách này luôn được công bố tại eestifirma.ee/lei và ngày cập nhật gần nhất được hiển thị ở đầu trang. Chúng tôi thông báo các thay đổi quan trọng trên trang web hoặc qua email.