Tôi có thể điều hành công ty Estonia khi sống ở nước ngoài không?

Có — bạn có thể điều hành một công ty Estonia khi sống ở nước ngoài: mở công ty với tư cách người không cư trú và quản lý hoàn toàn từ một quốc gia khác. Công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân Estonia (OÜ) không yêu cầu cổ đông hoặc thành viên hội đồng quản trị phải cư trú, mọi hồ sơ từ thành lập đến báo cáo thường niên đều được ký điện tử, và các e-resident trên khắp thế giới đã điều hành doanh nghiệp Estonia của họ từ xa. Hướng dẫn cho người mới này giải thích cách quản lý công ty từ xa vận hành trên thực tế: luật công ty Estonia yêu cầu những gì, e-Residency thực sự có tác dụng gì, cách đăng ký công ty tại Estonia từ nước ngoài và những nơi các vấn đề phức tạp thực sự — chủ yếu là thuế — thường phát sinh.

Estonia xây dựng môi trường kinh doanh dựa trên giả định rằng nhà sáng lập có thể không bao giờ đặt chân đến quốc gia này. Sổ đăng ký thương mại hoàn toàn điện tử, tài liệu được ký bằng ID kỹ thuật số thay vì tại văn phòng, và các quyết định của hội đồng quản trị có hiệu lực dù giám đốc đang ở bất kỳ đâu. Đó là lý do OÜ Estonia đã trở thành lựa chọn mặc định cho người du mục kỹ thuật số, freelancer, chuyên gia tư vấn, người nước ngoài sinh sống tại nước khác và doanh nhân độc lập về địa điểm muốn có một công ty EU mà không cần chuyển đến EU.

Việc thiết lập khá đơn giản: dịch vụ đăng ký công ty tại Estonia của chúng tôi xử lý trọn gói việc thành lập cho nhà sáng lập không cư trú, từ thủ tục giấy tờ đến địa chỉ pháp lý đăng ký và người liên hệ. Phần còn lại của bài viết này giải thích những gì bạn sẽ cam kết thực hiện.

Được thiết kế để mở cửa cho nhà sáng lập nước ngoài

Không điều nào trong số này là ngẫu nhiên. Estonia đã chủ động định vị mình là quốc gia mở cửa cho doanh nhân nước ngoài: năm 2014, nước này trở thành quốc gia đầu tiên trên thế giới triển khai chương trình e-Residency, được lập riêng để người sống ở bất cứ đâu có thể thành lập và điều hành công ty Estonia trực tuyến, theo các điều kiện gần như tương tự người địa phương.

Chính sách này có hiệu quả. Hơn 130.000 người từ trên 180 quốc gia đã trở thành e-resident, và cùng nhau họ đã thành lập hơn 37.000 công ty Estonia. Mỗi năm có thêm hàng nghìn công ty được đăng ký — hiện nay, khoảng một trong năm công ty mới tại Estonia được khởi lập bởi một e-resident.

Không yêu cầu giám đốc địa phương hoặc cổ đông cư trú

Estonia không yêu cầu giám đốc địa phương: cả cổ đông lẫn hội đồng quản trị của một OÜ đều có thể hoàn toàn là công dân nước ngoài sống ngoài Estonia. Bạn không cần thuê giám đốc đại diện, bổ sung một người cư trú Estonia vào hội đồng quản trị hoặc đến thăm quốc gia này ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời của công ty.

Điều luật pháp yêu cầu đối với mọi công ty Estonia là địa chỉ đăng ký; các nhà sáng lập không cư trú thường sử dụng địa chỉ được cung cấp tại Tallinn. Một người liên hệ địa phương — nhà cung cấp được cấp phép, có thẩm quyền nhận thư từ chính thức cho công ty — không còn bắt buộc kể từ năm 2023 đối với các công ty có địa chỉ tại Estonia, nhưng với các công ty do người ở nước ngoài quản lý, đây vẫn là thông lệ tiêu chuẩn và thường đi kèm địa chỉ. Cả hai đều là dịch vụ chi phí thấp và không dịch vụ nào trao cho nhà cung cấp bất kỳ quyền kiểm soát nào đối với doanh nghiệp của bạn.

e-Residency: Là gì và không phải là gì

e-Residency Estonia là danh tính kỹ thuật số do chính phủ cấp: thẻ chip cho phép người nước ngoài ký tài liệu với hiệu lực pháp lý tương đương chữ ký viết tay, nộp hồ sơ và sử dụng các dịch vụ điện tử Estonia trực tuyến. Cần làm rõ rằng đây không phải là:

• Đây không phải là giấy phép cư trú, thị thực hoặc quyền sinh sống tại EU.
• Đây không phải là cư trú thuế — thẻ không thay đổi nơi bạn hoặc công ty của bạn nộp thuế.
• Đây không phải là yêu cầu bắt buộc. Công ty cũng có thể được thành lập thông qua giấy ủy quyền, hoàn toàn không cần ID kỹ thuật số.

Đối với bất kỳ ai dự định quản lý từ xa một công ty Estonia trong nhiều năm, thẻ này thực sự hữu ích: nghị quyết hội đồng quản trị, báo cáo thường niên, chuyển nhượng cổ phần và tương tác với ngân hàng đều có thể được ký từ máy tính xách tay ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới. Hầu hết nhà sáng lập không cư trú đều nộp đơn xin thẻ. Đơn được nộp trực tuyến, thẻ được nhận tại đại sứ quán Estonia hoặc điểm nhận, và toàn bộ quy trình được mô tả từng bước trong hướng dẫn của chúng tôi về cách nộp đơn xin e-Residency tại Estonia.

Đăng ký công ty từ xa: Hai phương án

Có hai phương án hoàn toàn từ xa. Nhà sáng lập có thẻ e-Residency tự ký tài liệu thành lập trong Sổ đăng ký doanh nghiệp điện tử, theo lộ trình được dịch vụ thành lập công ty với e-Residency của chúng tôi hỗ trợ. Nhà sáng lập không có thẻ ký giấy ủy quyền được công chứng và hợp pháp hóa Apostille tại quốc gia của họ, còn luật sư ở Tallinn hoàn tất việc thành lập trước công chứng viên Estonia thay mặt họ.

Dù theo cách nào, công ty thường được ghi vào Sổ đăng ký thương mại trong vòng một đến năm ngày làm việc, và kể từ cải cách năm 2023, một OÜ có thể được thành lập với vốn cổ phần từ một xu. Các bước chi tiết, tài liệu và mức giá cho từng phương án có trên các trang dịch vụ được liên kết.

Yêu cầu tuân thủ hằng năm

Quản lý công ty từ nước ngoài không làm giảm các nghĩa vụ tuân thủ tại Estonia. Mọi OÜ phải:

• lưu giữ sổ sách kế toán theo quy định kế toán Estonia;
• nộp báo cáo thường niên cho Sổ đăng ký thương mại mỗi năm, kể cả khi công ty không hoạt động;
• nộp tờ khai thuế hằng tháng nếu đã đăng ký VAT hoặc trả lương;
• duy trì liên tục địa chỉ đăng ký (và người liên hệ, nếu sử dụng).

Tất cả việc này được xử lý điện tử. Hầu hết chủ doanh nghiệp không cư trú chỉ cần thuê ngoài kế toán và khai thuế cho kế toán viên Estonia, đồng thời tương tác với công ty thông qua các phê duyệt được ký điện tử.

Thuế khi chủ sở hữu sống ở nước ngoài

Thuế doanh nghiệp Estonia vận hành giống nhau bất kể chủ sở hữu sống ở đâu, và lợi thế nổi bật của nó cũng đi theo bạn: thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ bị tính khi lợi nhuận được phân phối — thực tế là thuế 0% đối với lợi nhuận giữ lại và tái đầu tư, và 22/78 trên số tiền ròng (22% cổ tức gộp) khi phân phối. Không có tờ khai thuế doanh nghiệp hằng năm đối với lợi nhuận chưa phân phối, và đăng ký VAT (thuế suất tiêu chuẩn 24%) chỉ trở thành bắt buộc khi doanh thu chịu thuế tại Estonia vượt €40.000 trong một năm dương lịch.

Điểm cần lưu ý thực sự quan trọng nằm ở phía bên kia biên giới. Nếu bạn chỉ đạo công ty từ quốc gia nơi bạn sống, quốc gia đó có thể coi công ty là cư trú thuế tại đó theo quy tắc nơi quản lý thực tế, hoặc xác định rằng một cơ sở thường trú đã phát sinh tại địa phương. Việc đó có xảy ra hay không phụ thuộc vào luật thuế của quốc gia bạn sống và hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Estonia — không phụ thuộc vào bất kỳ điều gì Estonia thực hiện. Đây là vấn đề duy nhất đáng nhận tư vấn thuế chuyên nghiệp nhất trước khi thành lập, đặc biệt với nhà sáng lập ở các khu vực pháp lý thuế cao dự định là giám đốc duy nhất và nhân viên duy nhất của công ty.

Cổ tức trả cho cá nhân không cư trú không chịu thêm thuế khấu lưu Estonia, nhưng người nhận thông thường khai báo khoản này tại quốc gia cư trú thuế của họ.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp từ xa

Thông thường điều này có thể thực hiện, dù không phải lúc nào cũng thông qua ngân hàng Estonia truyền thống. Các ngân hàng địa phương thường đòi hỏi mối liên hệ có thể chứng minh với Estonia và có thể yêu cầu gặp trực tiếp. Trên thực tế, hầu hết công ty vận hành từ xa mở tài khoản doanh nghiệp tại các tổ chức fintech và tổ chức thanh toán được cấp phép tại EU (Wise, Revolut Business, Paysera và các tổ chức tương tự), vốn tiếp nhận trực tuyến các công ty Estonia do người không cư trú sở hữu và cung cấp IBAN EUR phù hợp cho hoạt động hằng ngày. Nhiều doanh nghiệp kết hợp tài khoản fintech cho thanh toán hằng ngày với tài khoản ngân hàng truyền thống được bổ sung sau này, khi công ty đã có lịch sử hoạt động.

Kết luận: Một câu hỏi cần trả lời trước

Luật Estonia không đặt ra trở ngại nào giữa bạn và một công ty EU hoàn toàn từ xa: không cần giám đốc cư trú, không cần đi lại, không giấy tờ. Cơ chế — chữ ký kỹ thuật số, người liên hệ, báo cáo thường niên — đơn giản và chi phí thấp. Một câu hỏi đáng được quan tâm thực sự trước khi bạn bắt đầu kinh doanh tại Estonia là quốc gia nơi bạn cư trú sẽ đối xử thế nào với công ty do bạn quản lý từ phòng khách của mình.

Nếu câu hỏi đó đã được giải quyết, việc thành lập chỉ mất vài ngày, không phải vài tuần: dịch vụ thành lập công ty tại Estonia của chúng tôi bao gồm đăng ký, địa chỉ pháp lý và người liên hệ trong một gói duy nhất, đồng thời chúng tôi sẽ nói thẳng trước nếu tình huống của bạn cần tư vấn thuế trước.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp