Mã số định danh thuế (TIN) tại Estonia: Mã cá nhân, mã đăng ký và mã không cư trú

Mã số định danh thuế được sử dụng trên toàn thế giới, nhưng không phải quốc gia nào cũng cấp mã này. Estonia là một ví dụ: thay vì một TIN chuyên biệt, hệ thống thuế của nước này dựa vào các mã định danh đã có trong sổ đăng ký quốc gia.

Đối với cá nhân, đó là mã định danh cá nhân (isikukood); đối với công ty, đó là mã đăng ký (registrikood). Cả hai đều được Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (Maksu- ja Tolliamet, hoặc EMTA) sử dụng và đều được quốc tế công nhận là tương đương TIN của Estonia.

Hướng dẫn này giải thích các mã định danh thuế của Estonia là gì, cấu trúc của chúng, cần làm gì nếu hoàn toàn không có mã Estonia, cũng như nơi tìm và kiểm tra mã.

Đối với các nhà sáng lập vẫn đang xây dựng cấu trúc, thành lập công ty tại Estonia là con đường thiết thực để có một công ty EU được quản lý từ xa.

Hướng dẫn này dành cho ai

Chủ sở hữu OÜ Estonia, e-resident, nhà sáng lập không cư trú và cổ đông nước ngoài cần khai TIN Estonia trên biểu mẫu ngân hàng, bản tự chứng nhận CRS, bảng câu hỏi về cư trú thuế hoặc hợp đồng xuyên biên giới — và kế toán viên cần xác định chính xác đối tác Estonia.

Định danh thuế Estonia: Thông tin chính trong nháy mắt

Estonia không cấp số thứ hai dành riêng cho thuế — nước này tái sử dụng các mã do chính sổ đăng ký của mình cấp. Một mã định danh theo cá nhân hoặc công ty tại mọi cơ quan và mọi sổ đăng ký.

Điểm chính dành cho chủ doanh nghiệp và e-resident

Tóm tắt trong một bảng dành cho nhà sáng lập, cổ đông và kế toán viên.

Mã số định danh thuế là gì?

Mã số định danh thuế (còn gọi là mã định danh người nộp thuế) là mã cơ quan thuế dùng để xác định người nộp thuế và theo dõi nghĩa vụ thuế của họ. Định dạng khác nhau giữa các quốc gia, nhưng chức năng luôn giống nhau: một mã định danh duy nhất cho mỗi người nộp thuế, dù là cá nhân hay pháp nhân.

Estonia đạt cùng kết quả bằng một cách khác. Thay vì tạo hệ thống đánh số thuế song song, nước này chỉ định các mã định danh mà nhà nước đã cấp cho mục đích khác. Để xem rộng hơn cách các mã này hoạt động theo từng quốc gia, xem hướng dẫn của chúng tôi về mã số định danh thuế tại EU và trên toàn thế giới.

Estonia không có TIN riêng

Estonia chưa từng áp dụng mã số định danh thuế độc lập. Vì mục đích thuế, Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia xác định người nộp thuế bằng mã cá nhân đối với thể nhân và mã đăng ký đối với pháp nhân.

Các mã này có hiệu lực vĩnh viễn, có thể xác minh công khai và được sử dụng trong toàn bộ hệ thống hành chính — trong tờ khai thuế, sổ đăng ký, quy trình mở quan hệ ngân hàng và hợp đồng thương mại. Trên thực tế, chúng thực hiện mọi chức năng mà mã số thuế đảm nhiệm ở nơi khác.

Mã cá nhân (Isikukood) là mã định danh thuế cá nhân

isikukood là mã gồm 11 chữ số được cấp cho một người khi được ghi vào Sổ đăng ký Dân số Estonia — khi sinh, khi đăng ký nơi ở, khi được cấp giấy phép cư trú, hoặc khi được cấp e-Residency.

Cấu trúc của mã không ngẫu nhiên. Chữ số đầu mã hóa giới tính và thế kỷ sinh, sáu chữ số tiếp theo thể hiện ngày sinh theo định dạng YYMMDD, ba chữ số sau là số thứ tự để phân biệt những người sinh cùng ngày, và chữ số cuối là chữ số kiểm tra.

Mã cá nhân xuất hiện trên thẻ ID Estonia, thẻ giấy phép cư trú và thẻ ID kỹ thuật số e-Residency. Ngoài quản lý thuế, đây là mã định danh tiêu chuẩn được cơ quan nhà nước, ngân hàng, công chứng viên và nhà cung cấp dịch vụ tư nhân sử dụng.

Mã đăng ký (Registrikood) là mã định danh thuế của công ty

registrikood là số gồm 8 chữ số được cấp cho pháp nhân khi được ghi vào Sổ đăng ký Doanh nghiệp Estonia. Mã này xác định pháp nhân một cách duy nhất và vĩnh viễn, không thay đổi nếu công ty đổi tên, địa chỉ hoặc quyền sở hữu. Trong hồ sơ nước ngoài, cùng số này thường được ghi là mã đăng ký công ty.

Chữ số đầu cho biết loại pháp nhân: các tổ chức thương mại — công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân (OÜ), công ty cổ phần đại chúng (AS), hợp danh thường và hợp danh hữu hạn, cùng hiệp hội thương mại — có mã bắt đầu bằng 1, trong khi hiệp hội phi lợi nhuận bắt đầu bằng 8 và quỹ bắt đầu bằng 9. Chữ số cuối là chữ số kiểm tra.

Mã đăng ký được Cơ quan Thuế và Hải quan, tòa án, ngân hàng và đối tác thương mại sử dụng. Mã hiển thị công khai trong Sổ đăng ký Doanh nghiệp, nên bất kỳ đối tác nào cũng có thể xác minh công ty Estonia trước khi giao dịch.

So sánh các mã thuế Estonia

Ba mã định danh được dùng trong thực hành thuế Estonia và thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau. Bảng dưới đây nêu mục đích của từng mã.

Mã cá nhân, mã đăng ký và mã không cư trú

Mỗi mã dùng làm gì và do ai cấp.

Nếu không có mã Estonia: mã không cư trú

Người nước ngoài nhận thu nhập từ Estonia nhưng không có mã cá nhân Estonia lẫn mã đăng ký Estonia không thể đơn giản bị để không xác định. Trong các trường hợp này, Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia cấp một mã riêng từ sổ đăng ký người chịu thuế — thường gọi là mã không cư trú.

Mã này cần trong các tình huống cụ thể, hằng ngày. Công ty Estonia thanh toán cho người không cư trú phải ghi mã Estonia của người nhận tại phụ lục 2 của biểu mẫu TSD và biểu mẫu INF 1, còn người không cư trú nộp tờ khai thuế thu nhập Estonia phải được nhận diện trong hệ thống. Không có mã thì không thể nộp tờ khai.

Một trong hai bên có thể nộp đơn: người không cư trú tự nộp, hoặc bên thanh toán Estonia nộp thay họ. Đơn được nộp thuận tiện nhất qua môi trường dịch vụ điện tử e-MTA, và EMTA cấp mã trong 10 ngày. Không có lệ phí nhà nước.

Trước khi nộp đơn, nên tra cứu công khai về tình trạng không cư trú của Cơ quan Thuế và Hải quan — mã có thể đã tồn tại từ một khoản thanh toán trước đó, và đơn trùng lặp chỉ gây nhầm lẫn trong sổ đăng ký.

e-Resident đã có mã

e-Resident là trường hợp đặc biệt và đơn giản. Việc cấp e-Residency bao gồm cấp mã định danh cá nhân Estonia, được ghi trên thẻ ID kỹ thuật số. EMTA xác nhận trực tiếp: e-resident không cần mã không cư trú riêng — mã cá nhân là mã họ dùng để khai thuế tại Estonia.

Mã cá nhân không thay đổi nơi e-resident bị đánh thuế. e-Residency là danh tính kỹ thuật số, không phải nơi cư trú thuế: e-resident sống tại Đức, Tây Ban Nha, Thổ Nhĩ Kỳ hoặc Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất vẫn là người cư trú thuế tại đó, và mã Estonia không nói lên điều gì về vị thế thuế cá nhân của họ.

Nơi tìm và kiểm tra mã định danh thuế Estonia

Các mã định danh Estonia không bị ẩn trong thư từ thuế — hầu hết là dữ liệu sổ đăng ký công khai và có thể kiểm tra trong vài giây.

• Mã đăng ký công ty của bạn — trong mục ghi tại Sổ đăng ký Doanh nghiệp Estonia, trên giấy chứng nhận đăng ký và trong tài khoản e-MTA của công ty;
• Mã cá nhân của bạn — trên thẻ ID Estonia, thẻ giấy phép cư trú hoặc thẻ ID kỹ thuật số e-Residency;
• Mã đăng ký của đối tác — qua tìm kiếm công khai miễn phí trong Sổ đăng ký Doanh nghiệp Estonia;
• Mã không cư trú hiện có — qua tra cứu tình trạng không cư trú của EMTA, cũng cho biết có lưu giấy chứng nhận cư trú hay không.

Mã đăng ký cũng nên xuất hiện trên hóa đơn, hợp đồng và thư từ chính thức của công ty; đây là nơi hầu hết đối tác sẽ tìm mã trước tiên.

Mã Estonia trong tuân thủ thuế quốc tế

Các mã này quan trọng vượt xa biên giới Estonia. Tuân thủ thuế xuyên biên giới thường yêu cầu xác định rõ ràng đối tác, và mã cá nhân cùng mã đăng ký giúp thực hiện điều đó.

Khi doanh nghiệp Estonia ký hợp đồng quốc tế, mở tài khoản ở nước ngoài hoặc bị cơ quan thuế nước ngoài kiểm tra, mã đăng ký thực hiện chính xác chức năng TIN ở nơi khác: liên kết pháp nhân với một mục duy nhất, có thể xác minh trong sổ đăng ký công khai.

Điều tương tự áp dụng với nghĩa vụ báo cáo. Theo Tiêu chuẩn Báo cáo Chung và cơ chế trao đổi thông tin tự động của EU, tổ chức tài chính thu thập mã số định danh thuế từ mọi chủ tài khoản. Đối với công ty Estonia hoặc người cư trú thuế Estonia, mã điền vào trường đó là mã đăng ký hoặc mã cá nhân.

Thông tin chi tiết theo từng quốc gia được OECD công bố; các trang theo thẩm quyền tài phán mô tả riêng TIN cho cá nhân và pháp nhân, cũng như Ủy ban châu Âu, nơi cơ sở dữ liệu TIN bao phủ thể nhân tại mọi Quốc gia Thành viên EU. Giữa các nguồn này, mã cá nhân và mã đăng ký Estonia được liệt kê là các mã tương đương TIN quốc gia. Về phần mình, Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia cung cấp công cụ công khai để kiểm tra định dạng và cấu trúc TIN nước ngoài — hữu ích khi công ty Estonia cần ghi chính xác mã của đối tác nước ngoài.

Các sai lầm thường gặp về định danh người nộp thuế tại Estonia

Hầu hết vấn đề ở đây mang tính thực tế hơn là khái niệm, và thường xuất hiện vào thời điểm bất lợi nhất — khi mở quan hệ ngân hàng hoặc rà soát tuân thủ.

• để trống trường TIN vì Estonia “không có TIN”;
• cho rằng mã cá nhân hoặc mã không cư trú tạo ra cư trú thuế Estonia — không mã nào làm vậy;
• trông đợi ưu đãi theo hiệp định chỉ dựa trên mã không cư trú mà không có giấy chứng nhận cư trú;
• cung cấp cho đối tác nước ngoài mã cá nhân của thành viên ban quản lý thay vì mã đăng ký của công ty;
• bỏ mã đăng ký khỏi hóa đơn và hợp đồng, làm chậm mọi xác minh.

Kết luận: Một mã, mọi sổ đăng ký

Cách tiếp cận định danh thuế của Estonia phản ánh cách nước này quản lý thuế nói chung: một mã định danh, được tái sử dụng tại mọi sổ đăng ký và cơ quan, không cần duy trì hệ thống đánh số trùng lặp.

Đối với doanh nghiệp, điều này nghĩa là mã đăng ký được cấp vào ngày thành lập là tất cả những gì cần để nộp tờ khai, liên lạc với Cơ quan Thuế và Hải quan và đáp ứng yêu cầu định danh từ nước ngoài. Mã đến tự động, không tốn phí và gắn với công ty suốt vòng đời. Khi người nước ngoài hoàn toàn không thuộc các sổ đăng ký, Cơ quan Thuế và Hải quan lấp khoảng trống bằng mã không cư trú — nhưng mã này chỉ định danh, không chuyển nơi cư trú thuế của bất kỳ ai.

Eesti Firma có thể hỗ trợ như thế nào

Eesti Firma hỗ trợ nhà sáng lập và công ty về đăng ký công ty tại Estonia, đăng ký VAT, dịch vụ kế toán, báo cáo thường niên và hướng dẫn thuế thực tế cho cả cổ đông cư trú lẫn không cư trú.

Nếu ngân hàng, tổ chức thanh toán hoặc cơ quan thuế nước ngoài yêu cầu bạn cung cấp TIN Estonia và bạn không chắc mã nào áp dụng, đội ngũ của chúng tôi có thể xác nhận mã định danh đúng, xin mã không cư trú khi cần và chuẩn bị hồ sơ đăng ký hỗ trợ.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp