Trả lời nhanh
VIES (VAT Information Exchange System) là công cụ trực tuyến miễn phí của European Commission để kiểm tra liệu mã số VAT EU có hợp lệ cho thương mại xuyên biên giới hay không. Chọn quốc gia, nhập VAT ID không kèm tiền tố quốc gia, thêm mã số VAT của bạn rồi gửi. Nếu kết quả là “hợp lệ”, hãy lưu số tham chiếu tra cứu: đây là bằng chứng bạn đã xác minh khách hàng trước khi áp dụng VAT 0%.
Tra cứu mã số VAT trên VIES không phải là tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Công cụ chuyển yêu cầu của bạn theo thời gian thực đến sổ đăng ký VAT quốc gia của quốc gia thành viên bạn đã chọn và hiển thị câu trả lời; vì vậy, một số quốc gia trả về tên và địa chỉ công ty, trong khi các quốc gia khác chỉ xác nhận trạng thái đăng ký VAT. Việc kiểm tra miễn phí, mất chưa đến một phút và không cần tài khoản hoặc đăng nhập.
Cách kiểm tra mã số VAT EU trên VIES: Từng bước
- Mở trang xác thực mã số VAT VIES trên website của European Commission.
- Chọn quốc gia thành viên. Lưu ý Hy Lạp hiển thị là “EL”, không phải “GR”, và Bắc Ireland dùng tiền tố “XI” chỉ cho hàng hóa.
- Nhập mã số VAT không kèm mã quốc gia và không có khoảng trắng, dấu chấm hoặc dấu gạch ngang. Với DE 123 456 789, chỉ nhập 123456789.
- Nhập mã số VAT của riêng bạn vào các trường “Requester”. Việc này là tùy chọn, nhưng nếu không có thì bạn sẽ không nhận được số tham chiếu tra cứu.
- Gửi và đọc kết quả. VIES trả về “Hợp lệ” hoặc “Không hợp lệ”, ngày giờ truy vấn và, khi quốc gia cung cấp thông tin, tên và địa chỉ đã đăng ký của thương nhân.
- Lưu xác nhận cùng hóa đơn hoặc trong hệ thống kế toán của bạn.
Cách đọc kết quả xác thực mã số VAT VIES
| Kết quả | Ý nghĩa | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Hợp lệ | Mã số VAT đã được đăng ký cho giao dịch nội khối EU tại thời điểm truy vấn. | Đối chiếu tên và địa chỉ trả về với đơn hàng của khách hàng. Một mã hợp lệ thuộc về công ty khác là dấu hiệu cảnh báo, không phải tín hiệu bật đèn xanh. |
| Không hợp lệ | Mã này không tồn tại, chưa được kích hoạt cho giao dịch nội khối EU hoặc việc đăng ký chưa hoàn tất. | Không áp dụng VAT 0% hoặc cơ chế reverse charge. Yêu cầu khách hàng giải quyết với cơ quan thuế của họ và xác minh lại trước khi xuất hóa đơn. |
| Dịch vụ quốc gia thành viên không khả dụng | Cơ sở dữ liệu quốc gia tạm thời ngoại tuyến — đây là lỗi kỹ thuật, không phải kết luận về mã số. | Hãy thử lại sau và lưu ghi chú về lần thử. |
VIES báo “Không hợp lệ” nhưng VAT ID đúng: Nguyên nhân thường gặp
Kết quả “Không hợp lệ” không phải lúc nào cũng có nghĩa mã số đăng ký VAT là giả. Các nguyên nhân thường gặp gồm lỗi nhập liệu, mã đã bị hủy, đăng ký mới hoàn toàn chưa được cập nhật lên VIES, hoặc khách hàng tại Tây Ban Nha hoặc Ý chưa hoàn tất đăng ký riêng cho thương mại nội khối. Khách hàng Đức đôi khi cung cấp mã số thuế nội địa thay vì mã định danh VAT DE.
Số tham chiếu tra cứu VIES và tần suất xác minh lại
Số tham chiếu tra cứu là mã tham chiếu duy nhất do VIES cấp khi bạn đưa mã số VAT của chính mình vào yêu cầu. Nó ghi nhận việc xác thực đã được thực hiện, thời điểm thực hiện và kết quả. Vì VIES chỉ hiển thị trạng thái hiện tại và không lưu lịch sử, các số tham chiếu tra cứu bạn đã lưu là bằng chứng duy nhất cho thấy mã số VAT của khách hàng hợp lệ vào ngày lập hóa đơn.
Xác minh khách hàng mới trước hóa đơn đầu tiên, kiểm tra lại khách hàng hiện hữu định kỳ và luôn kiểm tra trước đơn hàng lớn bất thường. Nếu bạn dùng phần mềm kế toán hoặc lập hóa đơn, VIES cũng cung cấp API miễn phí, vì vậy việc xác thực VAT ID có thể chạy tự động tại thời điểm lập hóa đơn.
Vì sao xác minh mã số VAT quan trọng: Chi phí của VAT ID không hợp lệ
Khi một công ty bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp đã đăng ký VAT ở một quốc gia EU khác, thông thường công ty đó không tính VAT nội địa: hàng hóa được áp dụng thuế suất 0% như một giao hàng nội khối, còn hầu hết dịch vụ B2B xuyên biên giới thuộc cơ chế reverse charge. Cả hai cách xử lý đều dựa trên việc khách hàng có VAT ID EU hợp lệ; đối với hàng hóa, đây là điều kiện mang tính thực chất theo quy định VAT EU: nếu không có mã hợp lệ từ một quốc gia thành viên khác, miễn thuế sẽ không áp dụng.
Rủi ro hoàn toàn thuộc về người bán. Nếu bạn xuất hóa đơn với VAT 0% và mã số của khách hàng sau đó bị chứng minh là không hợp lệ, cơ quan thuế có thể coi giao dịch bán là cung cấp chịu thuế nội địa và ấn định VAT theo mức thuế quốc gia của người bán — 24% tại Estonia — cộng lãi và, trong trường hợp nghiêm trọng, tiền phạt. Việc thu hồi khoản tiền đó từ khách hàng sau nhiều tháng hiếm khi thực tế, nên thuế sẽ trừ vào biên lợi nhuận của bạn. VAT ID không hợp lệ cũng khiến hóa đơn bị sai sót, có thể cản trở việc khấu trừ VAT đầu vào của khách hàng. Một lần kiểm tra VIES kéo dài một phút kèm số tham chiếu tra cứu đã lưu sẽ loại bỏ gần như toàn bộ rủi ro đó.
VIES so với công cụ tra cứu mã số VAT quốc gia
VIES bao phủ 27 quốc gia thành viên EU và Bắc Ireland, đồng thời chỉ xác nhận liệu một mã có hợp lệ cho thương mại nội khối EU hay không. Hầu hết cơ quan thuế quốc gia cũng vận hành công cụ tra cứu mã số VAT riêng cho mục đích nội địa; công cụ này thường nhanh hơn và đôi khi hiển thị nhiều chi tiết hơn tra cứu VIES. Ví dụ tại Estonia, Tax and Customs Board cung cấp dịch vụ tra cứu mã số VAT Estonia, trả về tên người nộp thuế, mã đăng ký và ngày đăng ký cho bất kỳ mã EE nào (EE theo sau bởi chín chữ số). Đối với công ty Estonia cần mã số VAT của riêng mình, xem hướng dẫn của chúng tôi về đăng ký VAT tại Estonia.
Hỗ trợ tuân thủ VAT cho công ty Estonia
Là một phần của dịch vụ kế toán, Eesti Firma xác minh đối tác trên VIES, chuẩn bị tờ khai VAT và EC Sales List (mẫu VD), đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ hỗ trợ. Nếu bạn muốn chúng tôi tiếp quản việc tuân thủ VAT cho công ty Estonia của bạn, hãy gửi yêu cầu và chúng tôi sẽ phản hồi kèm đề xuất.
Câu hỏi thường gặp
Có. Cả biểu mẫu web và API đều được European Commission cung cấp miễn phí.
Không. VIES chỉ hoạt động dựa trên chính mã số đó. Để tìm mã số VAT của một công ty, hãy hỏi khách hàng hoặc xem hóa đơn hay website của họ, sau đó xác thực mã số trên VIES.
Các mã của Great Britain (tiền tố GB) không có trên VIES; thay vào đó hãy dùng dịch vụ “Check a UK VAT number” của HMRC. Chỉ các mã Bắc Ireland có tiền tố XI được đưa vào VIES, và chỉ dành cho hàng hóa.
Không. Một số quốc gia thành viên, như Đức và Tây Ban Nha, không công bố tên và địa chỉ thông qua VIES. Trong các trường hợp đó, hãy xác nhận thông tin trực tiếp với khách hàng.
Trước hóa đơn đầu tiên, sau đó theo định kỳ (nhiều doanh nghiệp kiểm tra lại mỗi quý) và luôn trước đơn hàng lớn hoặc bất thường. Lưu số tham chiếu tra cứu từ mỗi lần kiểm tra.
