اتفاقية عضو مجلس الإدارة في إستونيا: هل تحتاج إليها وما الذي تتضمنه

يسجل كثير من المؤسسين الأجانب شركة إستونية ذات مسؤولية محدودة (osaühing, OÜ)، ويصبحون عضو مجلس إدارتها الوحيد، ولا يوقعون أي شيء مع شركتهم الخاصة. وهذا جائز قانوناً، ولا يلزم المزيد في كثير من هذه الشركات. وتصبح الاتفاقية المكتوبة مفيدة عند تعيين مدير أو ضم مؤسس مشارك إلى مجلس الإدارة أو البدء بدفع أتعاب لنفسك، إذ يترك القانون معظم الشروط العملية لاتفاق الأطراف.

يوضح هذا الدليل متى يجدر توقيع اتفاقية عضو مجلس الإدارة، وتسمى أيضاً عقد عضو مجلس الإدارة أو اتفاقية خدمات عضو مجلس الإدارة، وما الذي ينبغي أن تتضمنه. ويتناول دليلنا لأعضاء مجلس الإدارة من يمكنه الجلوس في المجلس ومتى يكون عضو مجلس الإدارة مسؤولاً شخصياً.

ما هي اتفاقية عضو مجلس الإدارة؟

اتفاقية عضو مجلس الإدارة هي عقد بين OÜ إستونية وعضو من مجلس إدارتها يحدد الشروط التي يدير بموجبها ذلك الشخص الشركة. يذكرها القانون التجاري، لكنه لا ينظمها كنوع مستقل من العقود. وقد وصفت المحكمة العليا في إستونيا هذه العلاقة مراراً بأنها مماثلة لعقد تفويض، وهو عقد لتقديم الخدمات بموجب قانون الالتزامات.

ينص قانون عقود العمل صراحة على عدم انطباقه على عقود أعضاء مجلس إدارة الشركة (§ 1(5)). لذلك لا يعد عضو مجلس الإدارة موظفاً، مهما كان اسم الوثيقة، ولا يستحق إجازة مدفوعة أو إشعاراً أو تعويض فصل إلا إذا نصت الاتفاقية عليها.

هل اتفاقية عضو مجلس الإدارة إلزامية؟

لا. يتطلب انتخاب عضو مجلس الإدارة قراراً من الشركاء وموافقة العضو، لكن القانون لا يشترط عقداً. ويمكن إبرام العقد بأي شكل (قانون الالتزامات § 11)، لذا تلزم الأطرافَ الشروط التي يوافق عليها الشركاء ويقبلها العضو حتى دون وثيقة موقعة. وتسهل الاتفاقية الموقعة إثباتها فحسب.

يتوقف احتياجك إليها أساساً على من يجلس في مجلس الإدارة وما إذا كان يتقاضى أتعاباً:

كلما دُفعت أتعاب، يجب تحديد مقدارها وإجراء دفعها بقرار من الشركاء، أو من مجلس الرقابة إذا كان للشركة واحد (القانون التجاري § 180¹). وتوضح مقالتنا عن أتعاب عضو مجلس الإدارة كيفية فرض الضريبة على الأتعاب وتسجيلها.

اتفاقية عضو مجلس الإدارة مقابل عقد العمل

يختلف العقدان في أربعة جوانب رئيسية:

يمكن لعضو مجلس الإدارة مع ذلك أن يبرم عقد عمل مع الشركة نفسها، ولكن فقط للعمل غير الإداري. فمؤسس مقهى صغير، مثلاً، يمكنه إدارة الشركة بموجب اتفاقية عضو مجلس الإدارة والعمل طاهياً فيها بموجب عقد عمل، ويجب أن يوافق الشركاء عليه أيضاً. وتوضح مقالتنا عن علاقات العمل الخفية لماذا يهم العمل المنجز فعلياً أكثر من عنوان العقد.

ما الذي ينبغي إدراجه في اتفاقية عضو مجلس الإدارة؟

يمكن أن تغطي الاتفاقية أي أمر لا يتعارض مع القانون أو عقد التأسيس. وهذه البنود هي الأهم:

تطبق قاعدتان في القانون التجاري مهما نصت عليه الاتفاقية. أولاً، إذا تدهور الوضع المالي للشركة تدهوراً كبيراً وأصبح استمرار المدفوعات مجحفاً بها إلى حد بالغ، فيمكن للشركة طلب خفض الأتعاب. ويجوز للعضو عندئذ إنهاء الاتفاقية بإشعار مدته شهر واحد (§ 180¹).

ثانياً، لا يلزم تحديد المسؤولية الدائنين. فإذا عجزت الشركة عن سداد ديونها، يظل للدائن أو أمين التفليسة أن يطالب العضو بالتعويض عن الضرر، حتى لو تنازلت الشركة عن مطالبتها أو قصرت مدة التقادم (§ 187).

كيفية توقيع الاتفاقية لكي تكون صحيحة

لا يشمل حق عضو مجلس الإدارة المعتاد في التوقيع نيابةً عن الشركة هذه الاتفاقية. ويقرر الشركاء إبرامها وتعديلها وإنهاءها، ويحددون شروطها ويعينون الشخص الذي يوقع نيابةً عن الشركة (القانون التجاري § 168(1)(10)). وإذا كان للشركة مجلس رقابة، فإنه يتخذ هذه القرارات بدلاً من ذلك. وتكون الاتفاقية بلا الموافقة المطلوبة باطلة (§ 181(3)).

إذا وقعت اتفاقية، فتحتاج إلى وثيقتين: قرار من الشركاء يوافق عليها ويحدد الأتعاب ويسمي ممثل الشركة، والاتفاقية نفسها موقعة من ذلك الممثل وعضو مجلس الإدارة. وفي شركة بمالك واحد، يتخذ المالك القرار بمفرده ويسمي فيه الشخص الذي يوقع نيابةً عن الشركة. ويمكن توقيع الوثيقتين رقمياً باستخدام بطاقة الهوية الإستونية أو بطاقة الهوية الرقمية e-Residency. ولا يلزم إيداع أي منهما لدى السجل التجاري الإستوني (Äriregister)، لذا احتفظ بهما ضمن سجلات الشركة.

العزل والاستقالة: الإشعار والتعويض والاتفاقية

يجوز للشركاء عزل عضو مجلس الإدارة في أي وقت دون إبداء سبب، ويجوز لعضو مجلس الإدارة الاستقالة في أي وقت (القانون التجاري § 184). ينهي أي من الإجراءين العضوية في مجلس الإدارة، لكن الاتفاقية تنتهي وفق شروطها وقواعد قانون الالتزامات بشأن اتفاقيات التفويض. وبموجب تلك القواعد، يجوز لأي طرف إنهاء اتفاقية غير محددة المدة في أي وقت. لكن قد يضطر عضو مجلس الإدارة الذي يغادر قبل أن تتمكن الشركة من ترتيب بديل إلى تعويض الشركة عن خسارتها (§§ 630–631).

لهذا يستحق الإشعار والتعويض صياغة واضحة. فالعزل لا ينهي الاتفاقية بذاته، لذلك قد يجادل عضو مجلس الإدارة المعزول بأن الأتعاب تستمر إلى أن تُنهى الاتفاقية. وعندما يغادر العضو بشروط جيدة، يمكن لاتفاقية إنهاء مختصرة يوافق عليها الشركاء أن تسوي الأتعاب الأخيرة والتسليم وأي شرط لعدم المنافسة. وتتناول أدلتنا إجراءات القيد في السجل بشأن تغيير عضو مجلس الإدارة والاستقالة من مجلس الإدارة.

صياغة اتفاقيتك أو مراجعتها مع Eesti Firma

يصوغ فريقنا القانوني اتفاقيات أعضاء مجلس الإدارة مع قرار الشركاء الذي يوافق عليها. ونكيف الشروط مع مجلس إدارتك وطريقة دفع أتعاب أعضائه، ويمكننا أيضاً مراجعة اتفاقية موجودة لديك. ثم يستطيع محاسبونا تسجيل عضو مجلس إدارة يتقاضى أتعاباً، وتولي كشوف الرواتب والإبلاغ الضريبي عن الأتعاب.

أرسل طلباً

الأسئلة الشائعة