Náklady na služební cestu a stravné: co může estonská společnost hradit bez daně

Cestování patří k nemnoha oblastem, v nichž estonská společnost může hradit osobní náklady svého vlastníka, včetně jídel, bez jakékoli daně. Proto se na něj zakladatelé tak často ptají. Pravidla jsou stručná a jsou obsažena v zákoně o dani z příjmů a v nařízení vlády č. 110 o služebních cestách. Vymezují služební cestu, výši nezdanitelného stravného a náklady služební cesty hrazené na základě dokladů.

V naší praxi bývají pravidla zřídka problémem. Problémem je, co se děje na samotné cestě: vše se platí firemní kartou, účtenky se neuchovávají a ve stejném výpisu je večeře s klientem vedle rodinného oběda. Účetní pak zdědí hromadu karetních plateb bez rozhodnutí o cestě. Tento průvodce uvádí, které náklady na služební cestu může estonská OÜ hradit bez daně, co se stává zdanitelným benefitem a jak pravidla fungují pro člena statutárního orgánu žijícího v zahraničí. Závěrem popisuje postup pro řádnou evidenci, aby dotaz estonského daňového a celního úřadu (EMTA) nic nezměnil.

Co se v Estonsku považuje za služební cestu

Služební cesta začíná z Vašeho obvyklého pracoviště, proto je nutné je nejprve určit. U zaměstnance je pracoviště uvedeno v pracovní smlouvě, sjednané alespoň na úrovni města nebo obce. Společnost v Tallinnu, která vyšle zaměstnance do Tartu nebo Berlína, jej vysílá na služební cestu. Zaměstnanec, jehož smlouva uvádí jako pracoviště „Estonsko“, nemůže být na služební cestě nikde v zemi, pouze v zahraničí. Cesty mezi domovem a běžným pracovištěm nikdy nejsou služebními cestami.

Stejná pravidla a stejné daňové limity platí pro členy statutárního orgánu (juhatus). Člen statutárního orgánu nepotřebuje pracovní smlouvu, odměnu člena orgánu ani mzdu, aby společnost mohla hradit jeho cesty. Pokyny EMTA ke služebním cestám uvádějí, že nezdanitelné limity platí bez ohledu na to, zda osoba pobírá odměnu. Jediný rozdíl je, že člen statutárního orgánu nemá zákonné právo požadovat stravné, takže jeho vyplacení závisí na dohodě. Pro zakladatele, který řídí vlastní OÜ, to znamená, že společnost může hradit jeho cesty, i když mu nikdy nevyplatila odměnu člena statutárního orgánu ani cokoli jiného.

Písemné rozhodnutí, které rozhoduje o všem

Před cestou společnost vydá písemné rozhodnutí, které uvádí, kdo cestuje, kam, na jak dlouho, za jakým účelem, které náklady budou proplaceny a v jaké výši stravného. Neexistuje žádný úřední formulář; stačí jedna stránka s datem a podpisem člena statutárního orgánu za společnost. V jednočlenné společnosti člen statutárního orgánu podepisuje rozhodnutí o vlastní cestě, což může napoprvé působit zvláštně, ale je to zcela běžné.

Rozhodnutí je první věc, kterou účetní nebo daňový kontrolor hledá. Stanovisko EMTA je jasné: bez písemného rozhodnutí, nebo pokud se ukáže, že cesta vůbec nebyla služební, se výdaje hrazené na základě účtenek zdaňují jako zaměstnanecký benefit a peněžní převody osobě jako mzda. Stejně se posuzuje dovolená vydávaná za služební cestu. Rozhodnutí sepsané po cestě je lepší než žádné, musí však odpovídat jízdenkám, datům a skutečnému pracovnímu účelu; účetní jej mnohem raději uvidí před pohybem peněz.

Nezdanitelné stravné při zahraničních cestách

Stravné pokrývá jídlo a drobné náklady spojené s pobytem mimo domov. Vyplácí se za den bez účtenek a při zahraniční cestě jej společnost může vyplatit bez daně v následujících limitech.

Společnost může vyplatit více než limit, ale přebytek se zdaňuje jako mzda. Limity stanoví nařízení a čas od času se mění; částky v tomto průvodci platily při jeho poslední aktualizaci. Tuzemské cesty se liší: za služební cestu v Estonsku neexistuje nezdanitelné stravné, a pokud jej společnost přesto vyplatí, zdaňuje se jako mzda. Ani jídlo na tuzemské cestě nelze hradit bez daně, a to ani na základě účtenek. Hotely, jízdenky a doprava v Estonsku se proplácejí v plné výši na základě dokladů jako při každé jiné cestě.

Stravné a jídlo, pro něž je určeno, nelze hradit dvakrát. Pokud společnost vyplatí stravné a zároveň uhradí vlastní účty cestujícího v restauraci, jsou účty z restaurace zaměstnaneckým benefitem. Snídaně zahrnutá v ceně hotelu je součástí nákladů na ubytování a zůstává nezdanitelná, stejně jako jídlo zahrnuté v jízdence. Pokud jsou jídla v cílovém místě poskytována zdarma, například organizátorem konference, může společnost stravné snížit až o 70 %.

Které cestovní náklady se proplácejí bez daně

Každý jiný náklad služební cesty se proplácí na základě dokladu, který uvádí, co bylo zakoupeno, od koho a za kolik. Zákon pro tyto náklady nestanoví horní limit; vyžaduje pouze, aby byly pro cestu potřebné.

Použití vlastního auta

Pokud na služební cestě řídíte vlastní auto, společnost si může zvolit jednu ze dvou možností. Může proplatit skutečné náklady cesty na základě dokladů, tedy palivo, parkování, mýtné a trajektové jízdenky, bez horního limitu, avšak s vyloučením oprav a údržby. Nebo může vyplatit obecnou náhradu za použití soukromého auta: až €0.50 za kilometr a nejvýše €550 měsíčně. Tato možnost vyžaduje knihu jízd s datem, trasou a kilometry každé cesty. Stejné kilometry nelze uplatnit oběma způsoby a cokoli nad měsíční limit v druhém případě je zaměstnaneckým benefitem. Členové statutárního orgánu mohou využít kteroukoli možnost stejně jako zaměstnanci.

Členové statutárního orgánu a vlastníci žijící v zahraničí

Většina estonských společností se zahraničními vlastníky je řízena ze země bydliště vlastníka a vlastník přijíždí do Estonska několikrát ročně za účetním, bankou nebo partnerem. Zda je taková návštěva služební cestou, závisí na tom, kde je pracoviště vlastníka; zákon o dani z příjmů na to odpovídá způsobem, který zakladatelé neočekávají.

U člena statutárního orgánu EMTA považuje za pracoviště místo, kde osoba obvykle vykonává své povinnosti. Zakladatel, který řídí společnost z Lisabonu, má pracoviště v Lisabonu a cesta do Tallinnu je pro něj zahraniční služební cestou. Zákon o dani z příjmů pak uplatňuje nezdanitelné limity země, kde se práce vykonává, nikoli estonskou sazbu. EMTA ve svých zveřejněných odpovědích o služebních cestách potvrdila, že společnost nemůže místo nich zvolit estonské limity. Letenky, hotel a taxi se jako obvykle proplácejí v plné výši na základě dokladů; pouze stravné se řídí sazbami domovské země. Jak tato země stravné zdaní, je samostatná otázka, kterou je vhodné před první platbou konzultovat s místním poradcem.

Některé příručky pro e-residenty uvádějí opak: že Estonsko je domovem společnosti a návštěva Tallinnu nikdy nemůže být služební cestou. Takový výklad přehlíží místo výkonu práce. Bezpečnější je určit pracoviště jednou, uvést je v rozhodnutích o cestě a používat je stejně pro každou cestu. Místo, kde vlastník skutečně pracuje, je rovněž otázkou stojící za stálou provozovnou, kterou vysvětlujeme v článku o řízení estonské společnosti při životě v zahraničí.

Co se stane při porušení pravidel

Náklad, který neprojde posouzením, z účetnictví nezmizí; změní se jeho daňové označení. Tabulka ukazuje, kolik společnost zaplatí v každém případě z €100. Zaměstnanecký benefit je nákladný, protože se nejprve vypočte daň z příjmů z benefitu a poté sociální daň z benefitu i daně z příjmů dohromady.

Vše se uvádí v TSD za měsíc, v němž byly peníze vyplaceny, každé ve vlastní příloze, a daň se hradí do stejného 10. dne následujícího měsíce. Zaměstnanecké benefity a náklady nesouvisející s podnikáním patří mezi platby, které zákon o dani z příjmů považuje za zdanitelné distribuce, jak vysvětluje náš průvodce daní z příjmů právnických osob v Estonsku. Společnost, která nikdy nevyplatila dividendu, tak může stále dlužit daň za špatně doloženou cestu.

Rozbor třídenní cesty

Člen statutárního orgánu tallinnské společnosti letí v pondělí do Berlína a vrací se ve středu večer na schůzku s klientem a návštěvu veletrhu. Rozhodnutí o cestě je podepsáno týden předem a uvádí data, účel a stravné €75.

Poslední řádek by většina zakladatelů nečekala. Obědy stojí společnost €60 plus €42.31 na dani, zatímco stejných €60 by nestálo nic, kdyby člen statutárního orgánu zaplatil oběd ze stravného €225. Řešení je jednoduché: pokud se jídla platí firemní kartou, snižte stravné za tyto dny o stejnou částku a celková částka zůstane v nezdanitelném limitu. Večeři s klientem takto zachránit nelze, lze ji však plánovat, protože měsíc s odměnou člena statutárního orgánu nebo mzdou má vyšší limit na pohoštění.

Proč firemní karta způsobuje nejvíce problémů

V naší praxi klienti, kterým při cestování vznikne daňový nedoplatek, nejsou ti, kdo špatně pochopili stravné. Jsou to ti, kdo zaplatili celou cestu, a často i zbytek měsíce, firemní kartou a nic neuchovali. Na konci roku má účetní bankovní výpis plný zahraničních restaurací, obchodů a hotelů, bez rozhodnutí o cestě, bez účtenek a bez možnosti odlišit večeři s klientem od rodinné dovolené. Tyto platby nelze účtovat jako náklady na podnikání. Stávají se zaměstnaneckým benefitem, nákladem nesouvisejícím s podnikáním nebo pohledávkou vůči vlastníkovi; poslední možnost je začátkem problému popsaného v našem průvodci půjčkami společníkům od estonské společnosti.

Postup pro čisté účetnictví

1. Podepište rozhodnutí o cestě před odjezdem, nejpozději v den rezervace jízdenek, a předejte kopii účetnímu.
2. Stanovte stravné v rozhodnutí a vyplaťte je po cestě jedním převodem; nenahrazujte je firemní kartou.
3. Firemní kartou plaťte pouze hotel, jízdenky, dopravu a ostatní náklady z tabulky výše; každou účtenku vyfoťte tentýž den. Řádek na výpisu z karty není účtenka.
4. Soukromé výdaje plaťte vlastní kartou, včetně jídel při vypláceném stravném a všeho pro osoby cestující s Vámi.
5. Do týdne po návratu zašlete účetnímu za každou cestu jedno vyúčtování: rozhodnutí, účtenky, výpočet stravného a poznámku o případných schůzkách s klienty.

Takto zpracovaná cesta zabere účetnímu několik minut účtování a EMTA nezůstane nic k překlasifikování.

Řádná evidence cestovních nákladů s Eesti Firma

Náklady na služební cesty se vyplatí řešit správně, protože jsou jedním z nejčistších způsobů, jak může estonská společnost hradit skutečné náklady svého vlastníka. Naši účetní připravují rozhodnutí o cestách, počítají stravné a účtují vyúčtování nákladů; cokoli mimo limity se správně uvádí v TSD. Pokud společnost teprve plánujete, nastavíme postup pro náklady v rámci založení společnosti v Estonsku.

Odeslat poptávku

Často kladené otázky