Πώς να ιδρύσετε εταιρεία ψηφιακού μάρκετινγκ στην Εσθονία

Ιδρυτές από το εξωτερικό εγγράφουν συχνά γραφεία ψηφιακού μάρκετινγκ στην Εσθονία, από μονοπρόσωπες συμβουλευτικές SEO έως μικρά στούντιο σχεδιασμού ιστοσελίδων με πελάτες σε όλη την Ευρώπη. Η εργασία παρέχεται online και η Εσθονία σάς επιτρέπει να κατέχετε και να διαχειρίζεστε την εταιρεία χωρίς να ζείτε εκεί, αν και η χώρα όπου λαμβάνετε αποφάσεις μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο φορολόγησης της εταιρείας.

Αν το γραφείο σας αγοράζει επίσης διαφημίσεις στο Google ή στο Meta, ιδίως με προϋπολογισμούς πελατών, διαβάστε και τον ξεχωριστό οδηγό μας για μια εταιρεία ψηφιακής διαφήμισης στην Εσθονία.

Επιλογή εταιρικής μορφής: OÜ ή ατομική επιχείρηση

Τα περισσότερα γραφεία μάρκετινγκ στην Εσθονία ιδρύονται ως OÜ, η εσθονική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης. Περιορίζει την ευθύνη του ιδιοκτήτη και μπορεί να έχει έναν μόνο ιδιοκτήτη, ο οποίος είναι επίσης διευθυντής της, γνωστός στην Εσθονία ως μέλος του διαχειριστικού οργάνου. Το εταιρικό κεφάλαιο μπορεί να είναι ελάχιστο: οι ιδρυτές ορίζουν οι ίδιοι το ποσό, έως και ένα λεπτό ανά μετοχή. Η μορφή αναλύεται λεπτομερέστερα στον οδηγό μας για την εταιρεία OÜ στην Εσθονία.

Για επιχείρηση μάρκετινγκ με πελάτες εξωτερικού, η εγγραφή ως ατομική επιχείρηση σπάνια είναι η καλύτερη επιλογή. Ο ατομικός επιχειρηματίας ευθύνεται προσωπικά και καταβάλλει φόρο εισοδήματος και κοινωνικό φόρο επί του επιχειρηματικού εισοδήματος κάθε έτος, είτε αναλαμβάνει τα χρήματα είτε όχι, ενώ μια OÜ δεν καταβάλλει φόρο στα κέρδη που διατηρεί. Το άρθρο μας για επιχειρηματική δραστηριότητα στην Εσθονία για ελεύθερους επαγγελματίες εξηγεί πότε αξίζει μια εταιρεία.

Κατά την εγγραφή της εταιρείας, επιλέγετε τον κύριο τομέα δραστηριότητάς της, συνήθως διαφήμιση ή επιχειρηματικές συμβουλές, και μπορείτε να τον αλλάξετε αργότερα. Καμία από τις συνήθεις υπηρεσίες μάρκετινγκ δεν χρειάζεται άδεια ή έγκριση, αλλά οι καμπάνιες που εκτελείτε πρέπει να συμμορφώνονται με το δίκαιο διαφήμισης, προστασίας καταναλωτή και προστασίας δεδομένων.

Εγγραφή γραφείου μάρκετινγκ από το εξωτερικό

Με κάρτα e-Residency υποβάλλετε μόνοι σας την αίτηση online και η εταιρεία συνήθως καταχωρίζεται στο εσθονικό εμπορικό μητρώο (Äriregister) εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Χωρίς την κάρτα, υπογράφετε πληρεξούσιο στη χώρα σας και ένας πάροχος υπηρεσιών εγγράφει την εταιρεία χωρίς e-Residency μέσω συμβολαιογράφου. Στην πρακτική μας, αυτό διαρκεί περίπου μία εβδομάδα μόλις λάβουμε το υπογεγραμμένο πληρεξούσιο, και το άρθρο μας για το πόσο διαρκεί η εγγραφή εταιρείας στην Εσθονία παρέχει το πλήρες χρονοδιάγραμμα, συμπεριλαμβανομένων της υπογραφής και της ταχυμεταφοράς.

Οι περισσότερες εταιρείες με ιδιοκτήτες στο εξωτερικό χρησιμοποιούν καταχωρισμένη διεύθυνση στην Εσθονία. Μια εταιρεία μπορεί αντίθετα να δηλώσει διεύθυνση στο εξωτερικό, αλλά τότε πρέπει να ορίσει ένα πρόσωπο επικοινωνίας στην Εσθονία που λαμβάνει επίσημα έγγραφα για λογαριασμό της. Ένα πρόσωπο επικοινωνίας συνιστάται επίσης συνήθως όταν το διαχειριστικό όργανο κατοικεί εκτός Εσθονίας. Παρέχουμε και τα δύο μαζί με τη σύσταση εταιρείας.

Από την εγγραφή έως το πρώτο τιμολόγιο

Πριν εκδοθεί το πρώτο τιμολόγιο προς πελάτη, ένα γραφείο συνήθως χρειάζεται τα ακόλουθα.

ΦΠΑ όταν οι πελάτες σας βρίσκονται σε άλλες χώρες

Τα περισσότερα γραφεία πληρώνουν για λογισμικό, διαφημίσεις ή πλατφόρμες ελεύθερων επαγγελματιών όπως το Upwork που τιμολογούνται από το εξωτερικό. Από την πρώτη τέτοια αγορά, η εταιρεία πρέπει να εγγραφεί ως υπόχρεος ΦΠΑ με περιορισμένη ευθύνη, πράγμα που σημαίνει ότι καταβάλλει εσθονικό ΦΠΑ για αυτές τις αγορές και δεν μπορεί να τον εκπέσει. Με πλήρη εγγραφή στο μητρώο ΦΠΑ, ο ίδιος ΦΠΑ δηλώνεται και εκπίπτει στην ίδια δήλωση, γι’ αυτό συνήθως συμφέρει να αιτηθείτε πλήρη εγγραφή νωρίς, μόλις έχετε τις πρώτες συμβάσεις πελατών και λειτουργική ιστοσελίδα.

Η πλήρης εγγραφή καθίσταται υποχρεωτική μόλις οι φορολογητέες πωλήσεις στην Εσθονία υπερβούν τις 40.000 € σε ένα ημερολογιακό έτος. Μόνο οι πωλήσεις που υπάγονται σε εσθονικό ΦΠΑ υπολογίζονται για αυτό το όριο. Οι υπηρεσίες προς αλλοδαπές επιχειρήσεις δεν περιλαμβάνονται, επομένως ένα γραφείο που εργάζεται μόνο για τέτοιους πελάτες μπορεί να μην το φτάσει ποτέ.

Η Εσθονική Φορολογική και Τελωνειακή Αρχή (EMTA) εξετάζει κάθε αίτηση και συχνά απορρίπτει εταιρείες που διοικούνται εξ ολοκλήρου από το εξωτερικό με μόνο αλλοδαπούς πελάτες. Το άρθρο μας για απορρίψεις εσθονικού αριθμού ΦΠΑ (KMKR) για e-residents εξηγεί γιατί και τι βοηθά.

Μόλις η εταιρεία εγγραφεί στο μητρώο ΦΠΑ, ο ΦΠΑ σε κάθε τιμολόγιο εξαρτάται από τον τόπο του πελάτη και από το αν είναι επιχείρηση.

Ένας πελάτης θεωρείται εδώ επιχείρηση της ΕΕ όταν διαθέτει έγκυρο αριθμό ΦΠΑ, επομένως ελέγξτε τον στο VIES πριν τιμολογήσετε χωρίς ΦΠΑ. Το τιμολόγιο αναγράφει τότε τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη και τις λέξεις «reverse charge».

Φόροι επί κερδών, μισθού και μερισμάτων

Η Εσθονία δεν φορολογεί το κέρδος που παραμένει στην εταιρεία. Όταν διανέμετε μερίσματα, η εταιρεία καταβάλλει φόρο εισοδήματος νομικών προσώπων με συντελεστή 22/78 επί του καθαρού ποσού, επομένως ένα καθαρό μέρισμα 78 € κοστίζει στην εταιρεία 22 € σε φόρο. Τα δώρα, οι παροχές σε είδος και οι δαπάνες που δεν συνδέονται με την επιχείρηση φορολογούνται επίσης. Η χώρα σας μπορεί στη συνέχεια να φορολογήσει ξανά το μέρισμα βάσει των δικών της κανόνων.

Αν ζείτε στο εξωτερικό και καταβάλλετε στον εαυτό σας μισθό για εργασία που εκτελείται εκεί, συνήθως φορολογείται στη χώρα φορολογικής κατοικίας σας. Μια αμοιβή μέλους διαχειριστικού οργάνου από εσθονική εταιρεία, που καταβάλλεται για την άσκηση καθηκόντων διευθυντή και όχι βάσει σύμβασης εργασίας, φορολογείται στην Εσθονία. Η χώρα σας μπορεί επίσης να τη φορολογήσει, συνήθως λαμβάνοντας υπόψη τον εσθονικό φόρο.

Παράδειγμα: μονοπρόσωπο γραφείο SEO στο πρώτο έτος

Για να δείτε πώς λειτουργούν αυτά μαζί, ας εξετάσουμε μια υποθετική περίπτωση. Μια σύμβουλος SEO λειτουργεί μια εσθονική OÜ από τη Λισαβόνα και έχει πλήρη εγγραφή στο μητρώο ΦΠΑ. Οι πελάτες της είναι μια εταιρεία στη Γερμανία που καταβάλλει 2.000 € τον μήνα, μία στο Ηνωμένο Βασίλειο που καταβάλλει 1.500 € και ένα κατάστημα στο Ταλίν που καταβάλλει 800 €. Πληρώνει επίσης 300 € τον μήνα για λογισμικό SEO που τιμολογείται από το εξωτερικό.

Χωρίς πλήρη εγγραφή στο μητρώο ΦΠΑ, η εταιρεία θα κατέβαλλε 864 € τον χρόνο για το λογισμικό της χωρίς δυνατότητα ανάκτησης. Επειδή ζει στην Πορτογαλία, πρέπει επίσης να ελέγξει πώς η Πορτογαλία φορολογεί το μέρισμα και αν θα θεωρούσε πορτογαλική μια εταιρεία που διοικείται από τη Λισαβόνα.

Τι υποβάλλετε και πότε

Ένα μικρό γραφείο έχει τρεις τακτικές προθεσμίες και το φορολογικό ημερολόγιο εσθονικής εταιρείας μας παραθέτει τις υπόλοιπες.

Συμβάσεις: ποιος κατέχει το έργο και ποιος διαχειρίζεται τα δεδομένα

Τα κείμενα, τα σχέδια, οι ιστοσελίδες και τα δημιουργικά διαφημίσεων προστατεύονται συνήθως από δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας και το πρόσωπο που τα δημιουργεί είναι ο δημιουργός. Βάσει του Εσθονικού Νόμου περί Πνευματικής Ιδιοκτησίας, τα περιουσιακά δικαιώματα επί έργου που δημιουργεί εργαζόμενος στο πλαίσιο της εργασίας του μεταβιβάζονται στον εργοδότη, εκτός αν η σύμβαση εργασίας ορίζει διαφορετικά. Πρόκειται για τα δικαιώματα χρήσης, αντιγραφής, προσαρμογής και διανομής του έργου. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας διατηρεί τα δικαιώματα, εκτός αν τα μεταβιβάζει γραπτή σύμβαση, επομένως οι συμβάσεις σας με ελεύθερους επαγγελματίες πρέπει να μεταβιβάζουν τα περιουσιακά δικαιώματα στο γραφείο και οι συμβάσεις με πελάτες πρέπει να τα μεταβιβάζουν στον πελάτη μόλις εξοφληθεί το έργο. Χωρίς αυτή την αλυσίδα, το γραφείο μπορεί να πουλά κάτι που δεν κατέχει.

Τα δεδομένα πελατών είναι το δεύτερο σημείο. Όταν ένας πελάτης σάς δίνει τη λίστα αλληλογραφίας του, πρόσβαση στο CRM ή καταλόγους πελατών για επαναληπτικό μάρκετινγκ, το γραφείο σας επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του πελάτη. Το Άρθρο 28 του GDPR απαιτεί τότε γραπτή συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων μεταξύ σας.

Τραπεζικές υπηρεσίες και είσπραξη πληρωμών

Οι εσθονικές τράπεζες είναι επιφυλακτικές με εταιρείες των οποίων οι ιδιοκτήτες ζουν στο εξωτερικό, επομένως πάροχοι fintech όπως Wise και Revolut Business είναι η συνήθης επιλογή, αν και η διαθεσιμότητα εξαρτάται από τον τόπο κατοικίας του ιδιοκτήτη. Ο οδηγός μας για επιχειρηματικό λογαριασμό στην Εσθονία για εταιρεία μη κατοίκου εξηγεί ποιες τράπεζες δέχονται τέτοιες εταιρείες. Οι πληρωμές πελατών, συμπεριλαμβανομένων εκείνων μέσω Stripe, PayPal ή Payoneer, πρέπει να καταλήγουν στον λογαριασμό της εταιρείας, ποτέ σε προσωπικό λογαριασμό.

Αν το γραφείο πληρώνει με κάρτα για πολλά εργαλεία και καμπάνιες πελατών, ένας λογαριασμός καρτών όπως το Wallester Business μπορεί να λειτουργεί δίπλα στον κύριο λογαριασμό και να δίνει σε κάθε συνδρομή ή πελάτη τη δική του εικονική κάρτα. Ο οδηγός μας για το Wallester για εσθονικές εταιρείες δείχνει πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη.

Πού αντιμετωπίζουν προβλήματα τα γραφεία μάρκετινγκ στην Εσθονία

Το πρώτο ζήτημα είναι η ουσιαστική υπόσταση, δηλαδή ορατή απόδειξη ότι η επιχείρηση είναι πραγματική. Ένα γραφείο χωρίς ιστοσελίδα, συμβάσεις ή ιστορικό συναλλαγών πιθανότατα θα δυσκολευτεί να λάβει εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) ή επιχειρηματικό λογαριασμό. Μία ή δύο υπογεγραμμένες συμβάσεις πελατών στην αρχή διευκολύνουν και τις δύο αιτήσεις.

Η φορολογική κατοικία είναι το επόμενο ζήτημα: αν όλες οι αποφάσεις λαμβάνονται σε άλλη χώρα, η χώρα αυτή μπορεί να θεωρήσει την εταιρεία δικό της φορολογούμενο και να φορολογήσει εκεί τα κέρδη της, γι’ αυτό συμβουλευτείτε φορολογικό σύμβουλο στη χώρα σας πριν εγγραφείτε. Το πώς να λειτουργείτε εσθονική εταιρεία ενώ ζείτε στο εξωτερικό καλύπτει πότε συμβαίνει αυτό.

Οι μακροχρόνιοι ελεύθεροι επαγγελματίες μπορούν επίσης να προκαλέσουν προβλήματα. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που εργάζεται για εσάς τακτικά, υπό τις οδηγίες σας και στο ωράριό σας, μπορεί να θεωρηθεί εργαζόμενος, και τότε το γραφείο οφείλει φόρους εργασίας επί των πληρωμών. Οι εσθονικοί κανόνες εφαρμόζονται αν ο ελεύθερος επαγγελματίας εργάζεται στην Εσθονία και οι κανόνες της δικής του χώρας αν εργάζεται στο εξωτερικό. Το άρθρο μας για κρυφές σχέσεις εργασίας και φορολογικούς κινδύνους καλύπτει την εσθονική πλευρά.

Εγγράψτε την εταιρεία ψηφιακού μάρκετινγκ σας με την Eesti Firma

Εγγράφουμε εταιρείες ψηφιακού μάρκετινγκ για ιδρυτές με και χωρίς e-Residency, παρέχουμε την καταχωρισμένη διεύθυνση και το πρόσωπο επικοινωνίας, υποβάλλουμε αίτηση για τον εσθονικό αριθμό ΦΠΑ (KMKR) και τηρούμε τα λογιστικά βιβλία στη συνέχεια. Η νομική ομάδα μας μπορεί επίσης να συντάξει τις συμβάσεις πελατών και ελεύθερων επαγγελματιών. Στείλτε μας μια σύντομη περιγραφή του γραφείου και των πελατών σας και θα σας πούμε ποια ρύθμιση ΦΠΑ ταιριάζει, πόσο θα διαρκέσει η εγγραφή και ποιο είναι το κόστος.

Στείλτε αίτημα

Συχνές ερωτήσεις