Σύντομη απάντηση
Μια OÜ δεν υποχρεούται να συνάψει σύμβαση με μέλος του διαχειριστικού οργάνου της. Η σχέση αρχίζει όταν οι εταίροι εκλέξουν το μέλος και εκείνο αποδεχθεί, και διέπεται από το εταιρικό δίκαιο και τους κανόνες για συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, όχι από το εργατικό δίκαιο. Μια γραπτή σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου είναι χρήσιμη όταν η εταιρεία καταβάλλει αμοιβή ή όταν στο όργανο συμμετέχει πρόσωπο διαφορετικό από τον μοναδικό ιδιοκτήτη, επειδή καθορίζει τα καθήκοντα, την αμοιβή, την προθεσμία προειδοποίησης και τι συμβαίνει σε περίπτωση ανάκλησης.
Πολλοί αλλοδαποί ιδρυτές καταχωρίζουν μια εσθονική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (OÜ), γίνονται το μοναδικό μέλος του διαχειριστικού οργάνου της και δεν υπογράφουν ποτέ κάτι με τη δική τους εταιρεία. Αυτό είναι νόμιμο και, σε πολλές τέτοιες εταιρείες, δεν χρειάζεται κάτι περισσότερο. Μια γραπτή σύμβαση καθίσταται χρήσιμη όταν προσλαμβάνετε διευθυντή, εντάσσετε συνιδρυτή στο διαχειριστικό όργανο ή αρχίζετε να καταβάλλετε αμοιβή στον εαυτό σας, καθώς ο νόμος αφήνει τους περισσότερους πρακτικούς όρους προς συμφωνία των μερών.
Ο οδηγός αυτός εξηγεί πότε αξίζει να υπογραφεί μια σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου, που αποκαλείται επίσης σύμβαση μέλους διοίκησης ή σύμβαση παροχής υπηρεσιών μέλους διαχειριστικού οργάνου, και τι πρέπει να περιλαμβάνει. Το ποιος μπορεί να συμμετέχει στο όργανο και πότε ένα μέλος ευθύνεται προσωπικά καλύπτονται στον οδηγό μας για μέλη διαχειριστικού οργάνου.
Τι είναι η σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου
Η σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου είναι σύμβαση μεταξύ μιας OÜ και μέλους του διαχειριστικού οργάνου της, η οποία καθορίζει τους όρους υπό τους οποίους το πρόσωπο αυτό διοικεί την εταιρεία. Ο Εμπορικός Κώδικας την αναφέρει, αλλά δεν τη ρυθμίζει ως χωριστό είδος σύμβασης. Το Ανώτατο Δικαστήριο της Εσθονίας έχει επανειλημμένα περιγράψει τη σχέση ως παρόμοια με σύμβαση εντολής, δηλαδή σύμβαση παροχής υπηρεσιών βάσει του Νόμου περί Ενοχών.
Ο Νόμος περί Συμβάσεων Εργασίας ρητά δεν εφαρμόζεται στις συμβάσεις των μελών του διαχειριστικού οργάνου μιας εταιρείας (§ 1(5)). Συνεπώς, ένα μέλος δεν είναι εργαζόμενος, ανεξαρτήτως της ονομασίας του εγγράφου, και δικαιούται άδεια με αποδοχές, προειδοποίηση ή αποζημίωση απόλυσης μόνο εφόσον τα προβλέπει η σύμβαση.
Είναι υποχρεωτική η σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου;
Όχι. Η εκλογή μέλους διαχειριστικού οργάνου απαιτεί απόφαση των εταίρων και συναίνεση του μέλους, αλλά ο νόμος δεν απαιτεί σύμβαση. Μια σύμβαση μπορεί να συναφθεί με οποιαδήποτε μορφή (Νόμος περί Ενοχών § 11), επομένως όροι που εγκρίνονται από τους εταίρους και γίνονται δεκτοί από το μέλος δεσμεύουν τα μέρη ακόμη και χωρίς υπογεγραμμένο έγγραφο. Μια υπογεγραμμένη σύμβαση απλώς διευκολύνει την απόδειξή τους.
Το αν χρειάζεστε σύμβαση εξαρτάται κυρίως από το ποιος συμμετέχει στο διαχειριστικό όργανο και αν αμείβεται:
| Η περίπτωσή σας | Χρειάζεστε σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου; |
|---|---|
| Μοναδικός ιδιοκτήτης και μοναδικό μέλος, χωρίς αμοιβή | Συνήθως όχι. Ο νόμος ήδη ορίζει τα καθήκοντά σας |
| Μοναδικός ιδιοκτήτης και μοναδικό μέλος, με αμοιβή | Απαιτείται απόφαση καθορισμού της αμοιβής· συνιστάται σύντομη σύμβαση |
| Δύο ή περισσότεροι ιδρυτές στο διαχειριστικό όργανο | Συνιστάται, για έγκαιρη κατανομή καθηκόντων και ρύθμιση αμοιβών και όρων αποχώρησης |
| Προσληφθείς ή εξωτερικός διευθυντής | Συνιστάται έντονα, για συμφωνία καθηκόντων, αμοιβής, προειδοποίησης και αποζημίωσης σε ανάκληση |
| Μέλος που εκτελεί και άλλη εργασία για την εταιρεία | Συνιστάται, μαζί με χωριστή σύμβαση εργασίας για την άλλη εργασία |
Όποτε καταβάλλεται αμοιβή, το ποσό και η διαδικασία πληρωμής της πρέπει να καθορίζονται με απόφαση των εταίρων ή του εποπτικού συμβουλίου, εφόσον η εταιρεία διαθέτει τέτοιο (Εμπορικός Κώδικας § 180¹). Ο τρόπος φορολόγησης και καταχώρισης της αμοιβής εξηγείται στο άρθρο μας για την αμοιβή μέλους διαχειριστικού οργάνου.
Σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου έναντι σύμβασης εργασίας
Οι δύο συμβάσεις διαφέρουν σε τέσσερα βασικά σημεία:
| Ζήτημα | Σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου | Σύμβαση εργασίας |
|---|---|---|
| Κύριος νόμος | Εμπορικός Κώδικας και Νόμος περί Ενοχών | Νόμος περί Συμβάσεων Εργασίας |
| Άδειες και χρόνος εργασίας | Μόνο εάν τα προβλέπει η σύμβαση | Εγγυημένα από τον νόμο |
| Λήξη του ρόλου | Ανάκληση από το αξίωμα οποτεδήποτε, χωρίς αιτία· η σύμβαση λήγει με τους δικούς της όρους | Ο εργοδότης χρειάζεται νόμιμη αιτία και, συνήθως, προειδοποίηση |
| Αποζημίωση κατά τη λήξη του ρόλου | Μόνο εάν την προβλέπει η σύμβαση | Νόμιμη αποζημίωση απόλυσης όπου εφαρμόζεται |
Ένα μέλος διαχειριστικού οργάνου μπορεί ακόμη να έχει σύμβαση εργασίας με την ίδια εταιρεία, αλλά μόνο για εργασία που δεν αποτελεί διοίκηση. Ο ιδρυτής ενός μικρού καφέ, για παράδειγμα, μπορεί να διοικεί την εταιρεία βάσει σύμβασης μέλους διαχειριστικού οργάνου και να εργάζεται ως σεφ βάσει σύμβασης εργασίας, την οποία πρέπει επίσης να εγκρίνουν οι εταίροι. Το άρθρο μας για τις κρυφές σχέσεις εργασίας εξηγεί γιατί η εργασία που πράγματι εκτελείται έχει μεγαλύτερη σημασία από τον τίτλο της σύμβασης.
Τι να περιλαμβάνετε σε σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου
Η σύμβαση μπορεί να καλύπτει οτιδήποτε δεν αντίκειται στον νόμο ή στο καταστατικό. Οι παρακάτω ρήτρες έχουν τη μεγαλύτερη σημασία:
| Ρήτρα | Τι να συμφωνήσετε |
|---|---|
| Καθήκοντα και όρια | Τομείς ευθύνης, κατανομή εργασίας μεταξύ μελών, συναλλαγές που χρειάζονται προηγούμενη έγκριση των εταίρων και τρόπος αναφοράς προς αυτούς |
| Αμοιβή και έξοδα | Ποσό, ημερομηνίες πληρωμής, επιδόματα και επιστροφή εξόδων, σε εύλογη αναλογία με τα καθήκοντα και τα οικονομικά της εταιρείας |
| Άδειες και διαθεσιμότητα | Ημέρες άδειας με αποδοχές, εάν υπάρχουν, και ο βαθμός διαθεσιμότητας του μέλους, καθώς ο νόμος δεν ορίζει χρόνο εργασίας για τα μέλη |
| Διάρκεια | Ορισμένη ή αόριστη. Εκτός αν το καταστατικό ορίζει διάρκεια, το μέλος εκλέγεται για αόριστο χρόνο |
| Προειδοποίηση και αποζημίωση | Προειδοποίηση για κάθε πλευρά, λόγοι καταγγελίας χωρίς προειδοποίηση και τυχόν αποζημίωση σε ανάκληση χωρίς υπαιτιότητα |
| Μη ανταγωνισμός | Κατά τη θητεία του, το μέλος δεν μπορεί να ασκεί ανταγωνιστική δραστηριότητα ή να συμμετέχει στο όργανο ανταγωνιστή χωρίς συναίνεση των εταίρων. Κάθε περιορισμός μετά την αποχώρηση πρέπει να συμφωνείται, ως προς το πεδίο και τη διάρκειά του |
| Εμπιστευτικότητα και παράδοση | Τι αποτελεί επιχειρηματικό απόρρητο, πόσο διαρκεί η υποχρέωση και επιστροφή εγγράφων, κωδικών και πρόσβασης κατά την αποχώρηση |
| Ευθύνη και ασφάλιση | Η προθεσμία αξιώσεων της εταιρείας κατά του μέλους (πέντε έτη εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά) και ποιος πληρώνει ασφάλιση ευθύνης διευθυντών και στελεχών (D&O) |
Δύο κανόνες του Εμπορικού Κώδικα εφαρμόζονται ανεξάρτητα από όσα ορίζει η σύμβαση. Πρώτον, αν τα οικονομικά της εταιρείας επιδεινωθούν σημαντικά και η συνέχιση των πληρωμών θα ήταν εξαιρετικά άδικη για αυτήν, η εταιρεία μπορεί να ζητήσει χαμηλότερη αμοιβή. Το μέλος μπορεί τότε να καταγγείλει τη σύμβαση με προειδοποίηση ενός μήνα (§ 180¹).
Δεύτερον, ένας περιορισμός ευθύνης δεν δεσμεύει τους πιστωτές. Αν η εταιρεία δεν μπορεί να εξοφλήσει τα χρέη της, πιστωτής ή σύνδικος πτώχευσης μπορεί ακόμη να ζητήσει αποζημίωση από το μέλος, ακόμη και αν η εταιρεία έχει παραιτηθεί από την αξίωσή της ή έχει συντομεύσει την προθεσμία παραγραφής (§ 187).
Πώς να υπογράψετε έγκυρα τη σύμβαση
Το συνήθες δικαίωμα του μέλους να υπογράφει για την εταιρεία δεν καλύπτει αυτή τη σύμβαση. Οι εταίροι αποφασίζουν για τη σύναψη, τροποποίηση και καταγγελία της, καθορίζουν τους όρους της και διορίζουν το πρόσωπο που υπογράφει για την εταιρεία (Εμπορικός Κώδικας § 168(1)(10)). Αν η εταιρεία διαθέτει εποπτικό συμβούλιο, εκείνο λαμβάνει αντ’ αυτού αυτές τις αποφάσεις. Σύμβαση χωρίς την απαιτούμενη έγκριση είναι άκυρη (§ 181(3)).
Αν υπογράψετε σύμβαση, χρειάζεστε δύο έγγραφα: απόφαση των εταίρων που την εγκρίνει, καθορίζει την αμοιβή και ορίζει τον εκπρόσωπο της εταιρείας, καθώς και την ίδια τη σύμβαση, υπογεγραμμένη από τον εκπρόσωπο και το μέλος. Σε εταιρεία με έναν ιδιοκτήτη, ο ιδιοκτήτης λαμβάνει μόνος την απόφαση και ορίζει σε αυτήν το πρόσωπο που υπογράφει για την εταιρεία. Και τα δύο έγγραφα μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά με εσθονική ταυτότητα ή ψηφιακή ταυτότητα e-Residency. Κανένα δεν χρειάζεται να κατατεθεί στο εσθονικό εμπορικό μητρώο (Äriregister), επομένως φυλάξτε τα μαζί με τα αρχεία της εταιρείας.
Ανάκληση και παραίτηση: προειδοποίηση, αποζημίωση και η σύμβαση
Οι εταίροι μπορούν να ανακαλέσουν ένα μέλος διαχειριστικού οργάνου οποτεδήποτε χωρίς αιτιολογία, και το μέλος μπορεί να παραιτηθεί οποτεδήποτε (Εμπορικός Κώδικας § 184). Κάθε ενέργεια λήγει τη συμμετοχή στο όργανο, αλλά η σύμβαση λήγει σύμφωνα με τους δικούς της όρους και τους κανόνες του Νόμου περί Ενοχών για συμβάσεις εντολής. Βάσει αυτών των κανόνων, κάθε πλευρά μπορεί να καταγγείλει σύμβαση αόριστης διάρκειας οποτεδήποτε. Μέλος που αποχωρεί πριν η εταιρεία μπορέσει να οργανώσει αντικατάσταση μπορεί, ωστόσο, να χρειαστεί να αποζημιώσει την εταιρεία για τη ζημία της (§§ 630–631).
Γι’ αυτό η προειδοποίηση και η αποζημίωση χρειάζονται σαφή διατύπωση. Η ανάκληση δεν λήγει από μόνη της τη σύμβαση, επομένως ανακληθέν μέλος μπορεί να υποστηρίξει ότι η αμοιβή συνεχίζεται μέχρι να καταγγελθεί η σύμβαση. Όταν ένα μέλος αποχωρεί συναινετικά, μια σύντομη συμφωνία λύσης εγκεκριμένη από τους εταίρους μπορεί να ρυθμίσει την τελευταία αμοιβή, την παράδοση και τυχόν μη ανταγωνισμό. Οι καταχωρίσεις στο μητρώο καλύπτονται στους οδηγούς μας για αλλαγή μέλους διαχειριστικού οργάνου και παραίτηση από το διαχειριστικό όργανο.
Σύνταξη ή έλεγχος της σύμβασής σας με την Eesti Firma
Η νομική ομάδα μας συντάσσει συμβάσεις μελών διαχειριστικού οργάνου μαζί με την απόφαση των εταίρων που τις εγκρίνει. Προσαρμόζουμε τους όρους στο διαχειριστικό σας όργανο και στον τρόπο αμοιβής των μελών του, και μπορούμε επίσης να ελέγξουμε σύμβαση που ήδη έχετε. Οι λογιστές μας μπορούν στη συνέχεια να καταχωρίσουν αμειβόμενο μέλος και να χειριστούν τη μισθοδοσία και τις φορολογικές δηλώσεις για την αμοιβή.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι. Και οι δύο ονομασίες περιγράφουν την ίδια σύμβαση μεταξύ μιας OÜ και μέλους του διαχειριστικού οργάνου της. Εσθονικά δικηγορικά γραφεία και η Startup Estonia συχνά την αποκαλούν σύμβαση παροχής υπηρεσιών μέλους διαχειριστικού οργάνου και, ανεξαρτήτως ονομασίας, δεν είναι σύμβαση εργασίας.
Ναι, ως αφετηρία. Η Startup Estonia, κυβερνητική πρωτοβουλία, δημοσιεύει δωρεάν πρότυπη σύμβαση παροχής υπηρεσιών μέλους διαχειριστικού οργάνου, αλλά κάθε πρότυπο πρέπει να προσαρμόζεται στα καθήκοντα, την αμοιβή και τους όρους αποχώρησης. Εξακολουθεί να χρειάζεται απόφαση των εταίρων που το εγκρίνει.
Όχι. Η σύμβαση μέλους διαχειριστικού οργάνου μπορεί να υπογραφεί σε χαρτί ή ψηφιακά και δεν κατατίθεται στο εσθονικό εμπορικό μητρώο (Äriregister). Χρειάζεται όμως την έγκριση των εταίρων, επειδή σύμβαση χωρίς αυτήν είναι άκυρη.
Ναι. Το εσθονικό δίκαιο δεν απαιτεί σύμβαση μεταξύ εταιρείας και μέλους του διαχειριστικού οργάνου της να είναι στα εσθονικά, επομένως μια αγγλική σύμβαση είναι έγκυρη. Χρησιμοποιήστε γλώσσα που κατανοεί κάθε υπογράφων.
