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Una OÜ estonia no tiene que firmar un contrato con el miembro de su órgano de administración. La relación comienza cuando los socios eligen al miembro y este acepta, y se rige por el derecho societario y las normas sobre contratos de prestación de servicios, no por el derecho laboral. Conviene disponer de un acuerdo escrito de miembro del órgano de administración cuando la empresa paga una remuneración o una persona distinta del propietario único forma parte del órgano, pues establece las funciones, la remuneración, el plazo de preaviso y lo que ocurre en caso de destitución.
Muchos fundadores extranjeros constituyen una sociedad estonia de responsabilidad limitada (OÜ), se convierten en su único miembro del órgano de administración y nunca firman nada con su propia empresa. Esto es legal y, en muchas de esas empresas, no se necesita nada más. Un acuerdo escrito se vuelve útil cuando contrata a un directivo, incorpora a un cofundador al órgano de administración o empieza a pagarse una remuneración, ya que la ley deja la mayoría de las condiciones prácticas al acuerdo de las partes.
Esta guía explica cuándo conviene firmar un acuerdo de miembro del órgano de administración, también denominado contrato de miembro del órgano de administración o acuerdo de prestación de servicios de miembro del órgano de administración, y qué debe contener. Quién puede formar parte del órgano y cuándo un miembro responde personalmente se tratan en nuestra guía sobre miembros del órgano de administración.
Qué es un acuerdo de miembro del órgano de administración
Un acuerdo de miembro del órgano de administración es un contrato entre una OÜ estonia y un miembro de su órgano de administración que establece las condiciones conforme a las cuales esa persona dirige la empresa. El Código de Comercio lo menciona, pero no lo regula como un tipo contractual independiente. El Tribunal Supremo de Estonia ha descrito reiteradamente la relación como similar a un contrato de mandato, que es un contrato de prestación de servicios conforme a la Law of Obligations Act.
La Employment Contracts Act establece expresamente que no se aplica a los contratos de los miembros del órgano de administración de una empresa (§ 1(5)). Por tanto, un miembro del órgano de administración no es un empleado, cualquiera que sea el nombre del documento, y solo tiene derecho a vacaciones pagadas, preaviso o indemnización por despido cuando el acuerdo lo prevea.
¿Es obligatorio un acuerdo de miembro del órgano de administración?
No. La elección de un miembro del órgano de administración requiere una resolución de los socios y el consentimiento del miembro, pero la ley no exige un contrato. Un contrato puede celebrarse en cualquier forma (Law of Obligations Act § 11), por lo que las condiciones aprobadas por los socios y aceptadas por el miembro vinculan a las partes incluso sin un documento firmado. Un acuerdo firmado simplemente facilita su prueba.
La necesidad depende principalmente de quién forma parte del órgano de administración y de si recibe una remuneración:
| Su situación | ¿Necesita un acuerdo de miembro del órgano de administración? |
|---|---|
| Propietario único y único miembro del órgano, sin remuneración | Normalmente no. La ley ya establece sus obligaciones |
| Propietario único y único miembro del órgano, con remuneración | Se requiere una resolución que fije la remuneración; es aconsejable un acuerdo breve |
| Dos o más fundadores en el órgano de administración | Recomendado, para repartir funciones y acordar pronto las remuneraciones y condiciones de salida |
| Un directivo contratado o externo | Muy recomendable, para acordar funciones, remuneración, preaviso e indemnización por destitución |
| Un miembro del órgano que también realiza otro trabajo para la empresa | Recomendado, más un contrato laboral separado para el otro trabajo |
Siempre que se pague una remuneración, su importe y procedimiento de pago deben establecerse mediante una resolución de los socios, o del órgano de supervisión si la empresa dispone de uno (Commercial Code § 180¹). Nuestro artículo sobre la remuneración de miembros del órgano de administración explica cómo se grava y registra la remuneración.
Acuerdo de miembro del órgano de administración frente a contrato laboral
Los dos contratos difieren en cuatro aspectos principales:
| Aspecto | Acuerdo de miembro del órgano de administración | Contrato laboral |
|---|---|---|
| Normativa principal | Commercial Code y Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Vacaciones y jornada laboral | Solo si el acuerdo las contempla | Garantizadas por ley |
| Fin de la función | Destitución del cargo en cualquier momento, sin causa; el acuerdo termina conforme a sus propios términos | El empleador necesita una causa legal y, normalmente, preaviso |
| Indemnización cuando termina la función | Solo si el acuerdo la contempla | Indemnización legal por despido cuando sea aplicable |
Un miembro del órgano de administración aún puede tener un contrato laboral con la misma empresa, pero únicamente para trabajo que no sea de administración. El fundador de una pequeña cafetería, por ejemplo, puede dirigir la empresa con un acuerdo de miembro del órgano de administración y trabajar como chef con un contrato laboral, que los socios también deben aprobar. Nuestro artículo sobre relaciones laborales encubiertas explica por qué el trabajo realmente realizado importa más que el título del contrato.
Qué incluir en un acuerdo de miembro del órgano de administración
El acuerdo puede abarcar todo lo que no entre en conflicto con la ley o los estatutos sociales. Estas cláusulas son las más importantes:
| Cláusula | Qué acordar |
|---|---|
| Funciones y límites | Ámbitos de responsabilidad, reparto del trabajo entre miembros, operaciones que requieren antes la aprobación de los socios y cómo el miembro les informa |
| Remuneración y gastos | Importe, fechas de pago, primas y reembolso de gastos, en proporción razonable a las funciones y a la situación financiera de la empresa |
| Vacaciones y disponibilidad | Días libres remunerados, si los hubiera, y la disponibilidad exigida al miembro, ya que la ley no fija jornada laboral para los miembros del órgano |
| Duración | Determinada o indefinida. Salvo que los estatutos sociales establezcan un plazo, un miembro del órgano se elige por tiempo indefinido |
| Preaviso e indemnización | Preaviso para cada parte, causas de terminación sin preaviso e indemnización debida por destitución sin culpa |
| No competencia | Mientras esté en el cargo, el miembro no puede gestionar una actividad competidora ni formar parte del órgano de un competidor sin consentimiento de los socios. Debe acordarse cualquier restricción posterior a su salida, incluido su alcance y duración |
| Confidencialidad y entrega | Qué constituye secreto empresarial, cuánto dura la obligación y la devolución de documentos, contraseñas y accesos al salir |
| Responsabilidad y seguro | El plazo de las reclamaciones de la empresa contra el miembro (cinco años salvo pacto en contrario) y quién paga el seguro de responsabilidad de directivos y administradores (D&O) |
Dos normas del Commercial Code se aplican independientemente de lo que establezca el acuerdo. En primer lugar, si las finanzas de la empresa empeoran significativamente y continuar los pagos le resultaría extremadamente injusto, la empresa puede solicitar una remuneración menor. El miembro podrá entonces terminar el acuerdo con un preaviso de un mes (§ 180¹).
En segundo lugar, una limitación de responsabilidad no vincula a los acreedores. Si la empresa no puede pagar sus deudas, un acreedor o administrador concursal aún puede reclamar daños al miembro, incluso si la empresa ha renunciado a su reclamación o acortado el plazo de prescripción (§ 187).
Cómo firmar el acuerdo para que sea válido
El derecho habitual del miembro del órgano de administración a firmar en nombre de la empresa no cubre este acuerdo. Los socios deciden sobre su celebración, modificación y terminación, establecen sus condiciones y designan a la persona que firma por la empresa (Commercial Code § 168(1)(10)). Si la empresa cuenta con un órgano de supervisión, este adopta dichas decisiones en su lugar. Un acuerdo sin la aprobación requerida es nulo (§ 181(3)).
Si firma un acuerdo, necesita dos documentos: una resolución de los socios que lo apruebe, fije la remuneración y designe al representante de la empresa, y el propio acuerdo, firmado por ese representante y el miembro del órgano de administración. En una empresa con un solo propietario, el propietario adopta la resolución por sí solo y designa en ella a quien firma por la empresa. Ambos documentos pueden firmarse digitalmente con una tarjeta de identidad estonia o una tarjeta de identidad digital de e-Residency. Ninguno debe presentarse ante el Registro Mercantil estonio (Äriregister), así que consérvelos con los registros de la empresa.
Destitución y dimisión: preaviso, indemnización y el acuerdo
Los socios pueden destituir a un miembro del órgano de administración en cualquier momento sin indicar motivo, y un miembro puede dimitir en cualquier momento (Commercial Code § 184). Cualquiera de estas acciones pone fin a la condición de miembro del órgano, pero el acuerdo termina conforme a sus propios términos y a las normas de la Law of Obligations Act sobre contratos de mandato. Conforme a esas normas, cualquiera de las partes puede terminar en cualquier momento un acuerdo indefinido. Sin embargo, un miembro que se marche antes de que la empresa pueda organizar un reemplazo puede tener que indemnizar a la empresa por su perjuicio (§§ 630–631).
Por ello, el preaviso y la indemnización merecen una redacción clara. La destitución no pone fin al acuerdo por sí misma, de modo que un miembro destituido puede sostener que la remuneración continúa hasta que se termine el acuerdo. Cuando un miembro se marcha en buenos términos, un acuerdo breve de terminación aprobado por los socios puede resolver la última remuneración, la entrega y cualquier no competencia. Las inscripciones registrales se tratan en nuestras guías sobre cambiar un miembro del órgano de administración y dimitir del órgano de administración.
Redacción o revisión de su acuerdo con Eesti Firma
Nuestro equipo jurídico redacta acuerdos de miembro del órgano de administración junto con la resolución de los socios que los aprueba. Adaptamos las condiciones a su órgano de administración y a cómo se remunera a sus miembros, y también podemos revisar un acuerdo que ya tenga. Posteriormente, nuestros contables pueden registrar a un miembro del órgano de administración remunerado y gestionar la nómina y la declaración fiscal de la remuneración.
Preguntas frecuentes
Sí. Ambos nombres describen el mismo contrato entre una OÜ y un miembro de su órgano de administración. Los bufetes estonios y Startup Estonia suelen denominarlo acuerdo de prestación de servicios de miembro del órgano de administración y, cualquiera que sea su nombre, no es un contrato laboral.
Sí, como punto de partida. Startup Estonia, una iniciativa gubernamental, publica un modelo gratuito de acuerdo de prestación de servicios de miembro del órgano de administración, pero cualquier plantilla debe adaptarse a las funciones, la remuneración y las condiciones de salida. Sigue necesitando una resolución de los socios que lo apruebe.
No. Un acuerdo de miembro del órgano de administración puede firmarse en papel o digitalmente y no se presenta ante el Registro Mercantil estonio (Äriregister). Sí necesita la aprobación de los socios, porque un acuerdo sin ella es nulo.
Sí. La legislación estonia no exige que un contrato entre una empresa y su miembro del órgano de administración esté en estonio, por lo que un acuerdo en inglés es válido. Utilice un idioma que comprenda cada firmante.
