Svako licencirano financijsko društvo u Europskoj uniji treba imenovanu osobu odgovornu za kontrole sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma (AML/CFT). Nacionalni propisi tu osobu nazivaju kontaktnom osobom, višim zaposlenikom ili službenikom za usklađenost; tržište je naziva MLRO ili AML službenikom. Bez obzira na naziv, imenovanje je uvjet za dobivanje licence, a ne interna formalnost, te regulator provjerava osobu koja tu funkciju obavlja.
Ova stranica objašnjava što ta uloga obuhvaća, što od nje zahtijeva pravo EU-a, koje uvjete kandidat mora ispuniti te kako Eesti Firma pomaže reguliranim društvima diljem Europe pronaći, zaposliti i osposobiti odgovarajućeg stručnjaka.
MLRO, AML službenik, službenik za usklađenost: jedna uloga, mnogo naziva
Funkcija je ista u cijelom EU-u; mijenja se samo nazivlje. Međunarodna praksa preferira izraz money laundering reporting officer, skraćeno MLRO. Uredba EU-a o sprječavanju pranja novca govori o službeniku za usklađenost. Nacionalni propisi koriste vlastite nazive: kontaktna osoba za financijsko-obavještajnu jedinicu, viši zaposlenik odgovoran za organiziranje mjera sprječavanja pranja novca, službenik za sprječavanje pranja novca s obveznim zamjenikom ili imenovani službenik. U svakodnevnoj uporabi to je jednostavno AML službenik, službenik za AML usklađenost ili službenik za sprječavanje pranja novca.
Je li MLRO isto što i službenik za usklađenost? U velikoj instituciji nije: službenik za usklađenost ima širi regulatorni mandat, a MLRO je odgovoran za zakonsku obvezu provjere i podnošenja prijava sumnjivih aktivnosti (SAR ili STR, ovisno o jurisdikciji). U većini fintech i kriptotvrtki jedna osoba obavlja obje funkcije i navedena je u licenci. Zato se na ovoj stranici ti izrazi koriste naizmjenično.
Dvije se značajke uloge ponavljaju u svakom režimu i sada su utvrđene pravom EU-a. Službenik za usklađenost izvješćuje izravno upravljačko tijelo, a ne linijskog rukovoditelja, a društvo mu mora dati kompetencije, sredstva i pristup informacijama potrebnima u svim poslovnim jedinicama. MLRO koji ne može vidjeti podatke o transakcijama ili ne može zaustaviti uključivanje klijenta ne ispunjava zakonsku definiciju.
Odgovornosti MLRO-a: što radi službenik za prijavu pranja novca
Nacionalni zakoni navode temeljne dužnosti; interna pravila društva i uvjeti licence proširuju ih. U praksi MLRO obavlja sljedeće:
- organizira prikupljanje i analizu informacija o neuobičajenim ili sumnjivim transakcijama i okolnostima u poslovanju društva;
- podnosi prijave sumnjivih transakcija i druge obavijesti nacionalnoj financijsko-obavještajnoj jedinici (FIU) te služi kao kontaktna točka za nadležno tijelo;
- zahtijeva od poslovnih jedinica da u razumnom roku otklone nedostatke u postupcima sprječavanja pranja novca;
- redovito izvješćuje upravljačko tijelo o usklađenosti sa zakonom;
- vodi svakodnevni AML program: KYC i dubinsku analizu klijenta pri uključivanju, praćenje transakcija, provjeru sankcija, čuvanje evidencije, osposobljavanje zaposlenika te ažuriranje internih pravila i procjene rizika za cijelo poslovanje.
Težina pojedine dužnosti ovisi o poslovnom modelu; dva sektora zaslužuju posebno objašnjenje.
AML službenik za pružatelja usluga povezanih s kriptoimovinom (CASP)
Društvo koje ima ili traži kripto licencu u Europi posluje u okviru MiCA okvira i odgovara financijskom nadzorniku, a ne samo FIU-u. AML službenik kriptotvrtke mora razumjeti blockchain analitiku, primjenjivati Travel Rule, kojim se uz svaki prijenos kriptoimovine prilažu podaci o nalogodavcu i primatelju, te zadovoljiti nadležno tijelo koje ocjenjuje ugled i znanje cijelog upravljačkog tijela. Prijave prema MiCA-i navode MLRO-a među nositeljima ključnih funkcija čiji se životopisi i izjave o ugledu prilažu dokumentaciji, stoga se kandidat bira prije podnošenja prijave, a ne poslije. Osoba koja poznaje propis, ali nikada nije pratila transakciju na lancu, imat će poteškoća.
MLRO za platnu instituciju, EMI ili fintech
Platne institucije, institucije za elektronički novac (EMI), vjerovnici i drugi nositelji licence financijske institucije obrađuju velike količine transakcija u stvarnom vremenu. MLRO platnog društva ocjenjuje se prema dizajnu nadzora: pravilima koja označavaju transakciju, pragovima koji pokreću pojačanu dubinsku analizu te putu eskalacije do prijave. Korespondentne banke i partneri za prihvat kartica provode vlastite provjere AML funkcije fintecha, što ulozi dodaje komercijalnu dimenziju.
Temelj EU-a: voditelj usklađenosti i službenik za usklađenost
Uredba EU-a o sprječavanju pranja novca zamjenjuje nacionalne provedbe AML direktiva jedinstvenim pravilnikom koji se izravno primjenjuje u svakoj državi članici. Za funkciju usklađenosti propisuje dvostupanjsku strukturu koju već odražava većina nacionalnih režima: voditelja usklađenosti iz upravljačkog tijela, odgovornog za politiku i resurse, te službenika za usklađenost kojeg to tijelo imenuje, koji vodi svakodnevne kontrole, podnosi prijave FIU-u i djeluje kao kontaktna točka za nadzorna tijela.
Za zapošljavanje su važna četiri detalja. Službenik za usklađenost mora imati dovoljno visok hijerarhijski položaj, izravno izvješćivati upravljačko tijelo i slobodno pokretati pitanja na vlastitu inicijativu; Uredba ga štiti od odmazde i komercijalnog pritiska. Društvo funkciji mora osigurati osoblje i tehnologiju razmjerne njegovoj veličini i riziku. Ako se više rukovodstvo provjerava prema kriteriju sposobnosti i primjerenosti, službenik za usklađenost ocjenjuje se prema istom standardu. Za razrješenje službenika potrebna je prethodna obavijest upravljačkom tijelu i izvješće nadzorniku, pa je loše imenovanje teško tiho poništiti.
Države članice uz taj minimum zadržavaju vlastita pravila imenovanja: očekivanja o prebivalištu, obavijest FIU-u ili nadzorniku, prethodno odobrenje kandidata. Ta pravila provjeravamo za svaku jurisdikciju prije predlaganja imena.
Dvije uloge, a ne jedna
Prema Uredbi i nacionalnim režimima koji je odražavaju, voditelj na razini uprave i operativni službenik zasebne su funkcije. Prvi je odgovoran za politiku i resurse; drugi vodi kontrole i potpisuje prijave. Jedna osoba može obavljati obje funkcije samo kada to opravdavaju priroda, rizici, složenost i veličina poslovanja.
Uvjeti za MLRO-a: što regulatori očekuju od kandidata
Pravo EU-a ne propisuje diplomu ni certifikat za tu ulogu, a nacionalni propisi općenito traže obrazovanje, primjerenost, iskustvo i ugled, a ne određenu kvalifikaciju. Zahtjevi za MLRO-a kvalitativni su: test sposobnosti i primjerenosti koji nadležno tijelo ili FIU primjenjuje pri usklađivanju imenovanja ili kada se u zahtjevu za licencu navodi predviđeni službenik. Elementi su uglavnom isti svugdje:
- obrazovanje relevantno za dužnosti, obično pravo, financije ili revizija;
- stručno iskustvo u AML/CFT funkciji, po mogućnosti u nadziranoj instituciji;
- osobne kvalitete i sposobnost neovisnog djelovanja od komercijalne strane poslovanja;
- besprijekoran ugled, provjeren prema kaznenim evidencijama i prethodnoj nadzornoj povijesti;
- prisutnost u jurisdikciji kada to zakon zahtijeva i stvarna sposobnost obavljanja posla.
Kontinuitet je dio provjere. Nekoliko nacionalnih režima zahtijeva zamjenika MLRO-a, a svaki nadzornik pita što se događa kada je službenik na dopustu ili da otkaz. Imenovanje zamjenika ili organiziranje privremenog pokrića odgovara na to prije nego što pitanje bude postavljeno.
Kapacitet se procjenjuje, ne pretpostavlja
Regulatori provjeravaju može li kandidat doista obavljati posao: raspoložive sate, druge funkcije koje obavlja i udaljenost osobe od tijeka transakcija. AML službenik koji radi za više nepovezanih društava ili živi u inozemstvu i dolazi povremeno potiče upravo ona pitanja koja podnositelj zahtjeva za licencu želi izbjeći.
Interni, vanjski ili djelomični MLRO: što regulatori prihvaćaju
Većini društava koja traže MLRO-a najprije se nudi model vanjskog pružanja usluge: virtualni MLRO, djelomični službenik koji dijeli vrijeme između više start-upova ili društvo koje ustupa ime. Hoće li to funkcionirati ovisi o zahtjevima licence i nacionalnog propisa, a odgovor se razlikuje prema modelu.
| Model | Kako funkcionira | Gdje regulatori prigovaraju |
|---|---|---|
| Interni MLRO | Zaposlenik kojeg imenuje uprava, naveden u licenci i dostupan FIU-u | Samo kod pojedinca: obrazovanje, iskustvo, ugled, kapacitet |
| Vanjski MLRO | Vanjsko društvo osigurava imenovanu osobu na temelju ugovora o izdvojenim uslugama | Dopušten u nekim državama, isključen u drugima; gdje je dopušten, provjeravaju se ugovor, primjerenost osobe i zadržana odgovornost uprave |
| Djelomični MLRO | Jedan službenik s nepunim radnim vremenom radi za više nepovezanih društava | Kapacitet i sukobi interesa; kripto i platni nadzornici sve češće očekuju jednog službenika po licenci |
| Privremeni MLRO | Privremeni službenik dok se ne pronađe trajno zaposlenje ili tijekom odsutnosti | Prihvaća se kao prijelazno rješenje ako je regulator obaviješten; ne prihvaća se kao trajna struktura |
Eesti Firma radi sa sva četiri modela. Zapošljavamo interne službenike, pružamo usluge vanjskog MLRO-a ili djelomičnog službenika kada to jurisdikcija i licenca dopuštaju te organiziramo privremenog MLRO-a kada društvu treba prijelazno rješenje. Ako već imate kandidata na umu, provjeravamo ga prema regulatornim kriterijima prije slanja imena tijelu.
Zapošljavanje MLRO-a i usluge AML službenika od Eesti Firma
Eesti Firma podupire kripto i fintech projekte od prvog vala europskog licenciranja, a pitanje koga zaposliti kao MLRO-a pojavljuje se u gotovo svakom od njih. Vodimo specijaliziranu praksu za pronalaženje, provjeru, zapošljavanje i osposobljavanje službenika za AML usklađenost za regulirana društva u svakoj jurisdikciji EU-a, surađujući s lokalnim partnerima gdje imenovanje mora biti provedeno na terenu.
Pretraga MLRO-a i provjera kandidata
Kandidate biramo istodobno prema zahtjevima klijenta i očekivanjima regulatora. Pri provjeri prvo gledamo:
- obrazovanje i praktično AML iskustvo, po mogućnosti u reguliranoj instituciji;
- radno poznavanje nacionalnog propisa, okvira EU-a za AML/CFT i FATF standarda;
- poslovni ugled, provjeren prije predlaganja imena;
- stvarnu dostupnost za rad u jurisdikciji i za kontakt FIU-a.
Ista je provjera dostupna kao samostalna provjera kandidata kojeg je klijent pronašao: pregledavamo dokumentaciju kao što će je pregledati regulator, označavamo što će vjerojatno izazvati pitanja i jasno kažemo isplati li se imenovanje podnijeti. Nakon izbora kandidata pripremamo paket za imenovanje: odluku uprave, opis uloge i linije izvješćivanja, dokumente koje FIU ili nadzornik vidi tijekom usklađivanja te prijavu zaposlenja.
Obuka AML službenika i obnovni tečajevi
Novimenovani službenik za usklađenost rijetko dolazi već prilagođen poslovanju. Pružamo uvodnu obuku za novog AML službenika, oblikovanu prema procjeni rizika i internim pravilima klijenta, obnovne tečajeve kada se promijeni zakon ili nadzorne smjernice te program AML obuke zaposlenika koji zakon zahtijeva za osobe koje uključuju klijente ili sklapaju transakcije.
Kontinuirana podrška MLRO-u za AML usklađenost
Osim zapošljavanja, naši odvjetnici u praksi podupiru službenika za usklađenost: sastavljanjem i revidiranjem internih pravila i procjene rizika, pregledom scenarija nadzora, pripremom korespondencije s FIU-om ili financijskim nadzornikom te savjetovanjem o alatima za KYC i praćenje transakcija. Kada službenik ode bez najave, pomažemo društvu premostiti prazninu bez kršenja uvjeta licence.
Za koga je ova usluga
Pružatelji usluga povezanih s kriptoimovinom, platne institucije i institucije za elektronički novac, vjerovnici, platforme za grupno financiranje, pružatelji usluga povjerenja i usluga za društva te svako društvo koje priprema zahtjev za licencu u državi članici EU-a i mora imenovati službenika za usklađenost prije podnošenja.
Ako vaš projekt treba MLRO-a, AML službenika ili cijeli tim za usklađenost, opišite poslovni model, jurisdikciju i licencu koju imate ili tražite, a mi ćemo se javiti s profilima kandidata i planom.
Često postavljana pitanja
Ne. Obveza se odnosi na obveznike prema propisima o sprječavanju pranja novca: kreditne i financijske institucije, pružatelje usluga povezanih s kriptoimovinom, pružatelje usluga povjerenja i usluga za društva te slična poslovanja. Neki nacionalni propisi drugim obveznicima omogućuju dobrovoljno imenovanje, a inače obveze ostavljaju upravi; Uredba EU-a zahtijeva funkciju usklađenosti od svakog obveznika, razmjerno njegovoj veličini.
Obično može, pod uvjetom da osoba ima vrijeme, neovisnost i stručnost za vođenje funkcije te da nadzornik prihvati tu kombinaciju. Voditelj na razini uprave odgovoran za AML politiku ostaje zasebno imenovanje u svakom režimu.
To ovisi o jurisdikciji. Neke države članice zahtijevaju da službenik stalno radi u državi, druge test prebivališta vežu uz višeg rukovoditelja, a ne uz službenika, a neke ga uopće ne propisuju. Čak i kada pravilo ne postoji, regulator pita ima li udaljeni službenik stvaran pristup poslovanju i može li ga FIU kontaktirati.
Pretraga i provjera traju od nekoliko dana do nekoliko tjedana, ovisno o jurisdikciji, potrebnom jeziku i sektoru. Usklađivanje s FIU-om ili nadzornikom zatim ovisi o rokovima tijela, zato kandidat treba biti spreman prije, a ne nakon podnošenja zahtjeva za licencu.
U nekim državama članicama da, na temelju pisanog ugovora o izdvojenim uslugama i uz zadržavanje odgovornosti uprave; u drugima imenovani službenik mora biti zaposlenik. U oba slučaja osoba mora osobno ispunjavati zakonske uvjete i izvješćivati upravljačko tijelo. Pružamo vanjske i djelomične službenike gdje pravila dopuštaju te zapošljavamo zaposlenika gdje ne dopuštaju.
Imenovanje se ne usklađuje, a podnositelju zahtjeva za licencu zahtjev može biti odbijen po toj osnovi. Društvo mora pronaći zamjenu koja ispunjava uvjete. Prethodna provjera kandidata prema regulatornim kriterijima prije podnošenja izbjegava kašnjenje.
Pravo EU-a ne propisuje certifikat, a nacionalni propisi općenito traže obrazovanje, primjerenost i iskustvo, a ne određenu kvalifikaciju. Priznati AML certifikati jačaju dokumentaciju kandidata i skraćuju pitanja regulatora, ali ne zamjenjuju iskustvo u nadziranom poslovanju.
