Korporativni dokumenti za estonska društva

Naručite izvatke iz registra i ovjerene preslike za svoj OÜ

Sadržaj određuje Trgovački registar, a način ovjere određuje zemlja primateljica.

Eesti Firma priprema korporativne dokumente za estonska društva — zakonsku i registracijsku dokumentaciju koja vam omogućuje vjerodostojno predstavljanje poslovanja na međunarodnoj razini. Također se bavimo registracijom društava u Estoniji i prodajom već osnovanih estonskih poduzeća,pa točno znamo koje dokumente o društvu pojedine ugovorne strane obično traže. U nastavku ćete pronaći potpuni popis dokumenata estonskih društava koje možemo pribaviti, njihove cijene i informacije o tome kada je potreban apostille.

Naručite korporativne dokumente

Ovjerena korporativna dokumentacija za vaše estonsko društvo

Kome je usluga namijenjena

Vlasnicima i direktorima estonskih društava kojima je potreban dokumentarni dokaz o društvu u inozemstvu — pri otvaranju stranog bankovnog računa ili računa kod pružatelja platnih usluga, registraciji podružnice ili društva kćeri, sudjelovanju na natječaju, sklapanju ugovora s novom ugovornom stranom ili prolasku postupaka Due Diligence i AML/CFT provjera pri uspostavi poslovnog odnosa.

• Izvadci iz registra i zakonski dokumenti pribavljeni izravno iz estonskog Trgovačkog registra

• Prijevod na engleski jezik uključen u cijenu svakog dokumenta

• Ishođenje apostillea za uporabu u više od 120 država potpisnica Haške konvencije

• Porezne potvrde i potvrde o VAT-u pribavljene od estonske Porezne i carinske uprave

• Kurirska dostava diljem svijeta, na odredišta unutar i izvan EU-a

• Standardni rok pripreme većine dokumenata od 1 do 3 radna dana

Estonski korporativni dokumenti: ključne činjenice

Kratak pregled za vlasnike, direktore i timove za usklađenost.

Što su korporativni dokumenti i zašto su važni?

Korporativni dokumenti službene su evidencije koje dokazuju pravno postojanje, vlasništvo i upravljanje estonskim društvom. Potvrđuju kada je društvo registrirano, koji su njegov registracijski broj i registrirana adresa, tko su njegovi dioničari odnosno članovi i stvarni vlasnici te tko je ovlašten potpisivati u njegovo ime. Svaka ozbiljna ugovorna strana — banka, platna institucija, tijelo nadležno za nabavu ili strano porezno tijelo — provjerava te činjenice iz dokumenata, a ne na temelju onoga što društvo samo navodi o sebi.

Zahtjevi su tijekom posljednjeg desetljeća postali stroži. Pravila o sprječavanju pranja novca, postupci Due Diligence i standardi prekogranične transparentnosti učinili su dokumentarne dokaze uobičajenim zahtjevom za svako društvo koje posluje međunarodno. Takvi dokazi također moraju biti aktualni, pravilno izdani i službeno priznati u zemlji primateljici: dokument star šest mjeseci, bez prijevoda ili ovjere, redovito se odbija.

Dokumenti estonskih društava: što možete naručiti i koliko to košta

U nastavku je cijeli raspon dokumenata koje se od estonskog društva obično traži u inozemstvu. Svaki se standardno isporučuje s prijevodom na engleski jezik, a cijena je fiksna po dokumentu, bez neograničenog obračuna po satu.

• Registracijska kartica: izvadak iz estonskog Trgovačkog registra i temeljni identifikacijski dokument — naziv, registracijski broj, datum registracije, registrirana adresa, temeljni kapital, članovi uprave i trenutačni status.
• Statut društva: pravila o temeljnom kapitalu, pragovi za donošenje odluka i prava zastupanja.
• Osnivački akt: dokument o osnivanju. Njegov se oblik razlikuje ovisno o tome je li društvo osnovano putem interneta ili javnog bilježnika, zbog čega se te dvije vrste zasebno naplaćuju.
• Odluka o imenovanju direktora: tko ima ovlasti člana uprave i od kojeg datuma — standardni zahtjev pri uspostavi odnosa s bankom.
• Popis stvarnih vlasnika (UBO): fizičke osobe koje stoje iza vlasničke strukture, kako su evidentirane u Trgovačkom registru.
• Godišnje izvješće: predani financijski izvještaji koji služe za dokazivanje financijskog položaja zajmodavcima, ulagačima i tijelima nadležnima za nabavu.
• Potvrde o poreznoj rezidentnosti i VAT-u: izdaje ih estonska Porezna i carinska uprava radi primjene ugovora o izbjegavanju dvostrukog oporezivanja i provjere VAT-a.
• Potvrda o aktualnim ovlaštenim osobama i potvrda o urednom poslovanju: Eesti Firma ih potpisuje i ovjerava pečatom za ugovorne strane koje očekuju takve formate.

Kada su vam potrebni ovjereni korporativni dokumenti?

Dokumenti estonskog društva obično se traže u nekoliko učestalih situacija:

• Otvaranje bankovnog računa ili računa kod pružatelja platnih usluga u inozemstvu — banke i institucije za elektronički novac u sklopu uspostave poslovnog odnosa traže noviji izvadak iz registra, statut društva i podatke o UBO-u.
• Registracija podružnice ili društva kćeri u drugoj zemlji, pri čemu strani registar zahtijeva ovjeren dokaz o matičnom društvu.
• Javni natječaji i nabava,za koje se obično traži dokaz o pravnom postojanju, urednom poslovanju i predanim financijskim izvještajima.
• Postupci Due Diligence i AML/CFT pri uspostavi poslovnog odnosa s novim klijentom, dobavljačem, ulagačem ili platformom.
• Primjena pogodnosti iz ugovora o izbjegavanju dvostrukog oporezivanja,kada strani isplatitelj ili porezno tijelo prije primjene snižene stope poreza po odbitku zahtijeva potvrdu o poreznoj rezidentnosti.
• Sudski, javnobilježnički i ugovorni postupci u inozemstvu,u kojima se ovlast potpisnika mora službeno dokazati.

U svakom od tih slučajeva prije naručivanja postavite primatelju dva pitanja: koliko nov dokument mora biti i treba li apostille? Točni odgovori na ta dva pitanja sprječavaju gotovo svaku potrebu za ponovnom narudžbom.

Koji su dokumenti društva službeni, a koji nisu?

Nemaju svi dokumenti estonskog društva koji se nazivaju „potvrdama” jednaku dokaznu snagu. Estonsko pravo određene dokumente priznaje kao javne isprave koje izdaje državno tijelo, dok su drugi privatne potvrde pružatelja usluga. Obje su vrste korisne, ali samo se prva može opremiti apostilleom.

Tri kategorije estonskih korporativnih dokumenata

Tko što izdaje i za što se pojedina kategorija prihvaća.

Treba li vašim korporativnim dokumentima apostille?

Dokument koji je valjan u Estoniji nije automatski valjan u inozemstvu. Kako bi bio priznat u drugoj zemlji, obično mu je potreban apostille — standardna potvrda kojom se potvrđuje autentičnost potpisa i pečata te svojstvo službene osobe koja ga je izdala. Njime se ne potvrđuje ništa o sadržaju samog dokumenta.

Estonija je pristupila Haškoj konvenciji o apostilleu iz 1961. s učinkom od 30. rujna 2001., pa se potvrda priznaje u više od 120 država. U Estoniji je izdaju javni bilježnici, a ne ministarstvo, te su dostupne papirnata i elektronička verzija. Prije naručivanja provjerite koju verziju prihvaća tijelo primatelj.

Još jedna praktična napomena: apostille se može izdati samo za javne isprave. Izvadak iz estonskog Trgovačkog registra stoga najprije mora biti javnobilježnički ovjeren, a taj je korak uključen kada kod nas naručite dokumente društva s apostilleom.

Trebate cijeli postupak ishođenja apostillea?

Ova stranica opisuje apostille kao jedan od koraka u pripremi korporativnih dokumenata. Za sam postupak — koji dokumenti ispunjavaju uvjete, kako funkcionira javnobilježnički postupak, rokove, mogućnosti e-apostillea i što učiniti kada odredišna zemlja nije potpisnica Konvencije — pogledajte naš poseban vodič za apostille uEstoniji.

Zašto odabrati Eesti Firma

Od 2016. podržavamo estonska i međunarodna poduzeća strukturiranim korporativnim rješenjima i rješenjima za usklađenost, uključujući registraciju društava u Estoniji i prodaju već osnovanih estonskih poduzeća.Priprema dokumenata društava dio je svakodnevnog rada našeg ureda u Tallinnu, zbog čega znamo što različite banke, registri i nadležna tijela uistinu prihvaćaju.

Poslujemo kao regulirani pružatelj korporativnih usluga u skladu s estonskim pravilima o sprječavanju pranja novca i korporativnim standardima koji se primjenjuju na licencirane TCSP-ove, što klijentima pruža pravnu sigurnost i predvidljiv administrativni postupak.

Kako naručiti korporativne dokumente iz Estonije

Postupak se u cijelosti odvija na daljinu i od vaše prve poruke do primitka dokumenata obično traje nekoliko radnih dana.

1. 1

   Recite nam što je potrebno

   Pošaljite popis zahtjeva ugovorne strane ili opišite situaciju. Potvrdit ćemo koji estonski dokumenti ispunjavaju zahtjeve i je li potreban apostille.

2. 2

   Dobivate fiksnu ponudu

   Navodimo svaki dokument, cijenu apostillea kada je primjenjivo i mogućnost dostave — sve s unaprijed utvrđenim cijenama.

3. 3

   Pribavljamo i pripremamo sve dokumente

   Dokumenti iz registra, porezne potvrde i potvrde pružatelja usluga pribavljaju se i prevode na engleski jezik u roku od 1 do 3 radna dana.

4. 4

   Javnobilježnička ovjera i apostille

   Kada to zahtijeva zemlja primateljica, organiziramo ovjeru kod javnog bilježnika i prilažemo apostille.

5. 

   Dobivate komplet dokumenata

   Skenirane preslike šaljemo e-poštom, a izvornike kurirskom službom na bilo koju adresu unutar ili izvan Europske unije.