Kontaktna osoba u Estoniji za nerezidentna društva

Kontaktna osoba u Estoniji: primanje službenih dokumenata u vaše ime

Zašto vaše društvo u Estoniji mora imenovati lokalnu kontaktnu osobu: objašnjenje ključnih pravnih zahtjeva

Od 2018. godine od estonskih društava čija se registrirana adresa nalazi u inozemstvu očekuje se imenovanje lokalne kontaktne osobe, upisane u Poslovni registar, radi primanja službenih dokumenata i obavijesti. Nakon reforme iz 2023. to više nije strogo obvezno u svakom slučaju, ali se i dalje snažno preporučuje. U nastavku objašnjavamo što usluga obuhvaća, kada je potrebna, što kontaktna osoba smije, a što ne smije činiti, tko može obavljati tu ulogu i koliko usluga košta.

• Upis u Poslovni registar kao vaša službena kontaktna osoba

• Primanje postupovnih dokumenata i izjava volje

• Pravno valjana adresa za dostavu za vaše društvo u Estoniji

• Uslugu pruža licencirani TCSP pod nadzorom FIU-a (FIU000144)

• Osigurava potpunu usklađenost društva kojim se upravlja na daljinu s Trgovačkim zakonikom

• Fiksna godišnja naknada bez skrivenih troškova

Naručite uslugu kontaktne osobe

Kontaktna osoba u Estoniji: ključne činjenice

Kratak pregled za nerezidentne direktore i e-rezidente.

Što je kontaktna osoba u Estoniji?

Institut kontaktne osobe uveden je zato što estonska društva mogu imati registriranu adresu u inozemstvu i njima se može u potpunosti upravljati na daljinu, dok se njihova upravljačka tijela nalaze u drugoj državi. Estonija je postala popularna jurisdikcija za nerezidente — dijelom zahvaljujući svojem programu e-rezidentnosti — te su danas deseci tisuća estonskih društava u vlasništvu stranaca i e-rezidenata.

Zahtjev je prvi put stupio na snagu izmjenama Trgovačkog zakonika iz 2018. Kasnije je dodatno uređen Zakonom o trgovačkom registru od 1. veljače 2023., kojim je pojašnjeno da su samo društva registrirana u Estoniji s inozemnom adresom zakonski obvezna imenovati kontaktnu osobu. Adresa imenovane kontaktne osobe postaje službena estonska adresa putem koje se može stupiti u kontakt s društvom.

Kada je kontaktna osoba potrebna?

Nakon reforme Zakona o trgovačkom registru od 1. veljače 2023. imenovanje kontaktne osobe više nije strogo obvezno u svakom slučaju — ali se i dalje snažno preporučuje kad god se registrirana adresa vašeg društva nalazi u inozemstvu, primjerice kada je estonski OÜ u vlasništvu nerezidenata i njime upravljaju nerezidenti čija se uprava nalazi izvan Estonije. U praksi licencirana kontaktna osoba u Estoniji osigurava da takvo društvo ostane pouzdano dostupno nadležnim tijelima, sudovima i ugovornim stranama.

Ako je registrirano sjedište vašeg društva već u Estoniji — primjerice putem usluge pravne adrese u Tallinnu — kontaktna osoba u pravilu nije potrebna jer je društvo već dostupno na estonskoj adresi. Međutim, ako društvo zadrži adresu u inozemstvu, poslovanje bez kontaktne osobe nosi stvaran rizik: službenu korespondenciju nije moguće pouzdano dostaviti, a Poslovni registar može upisati i objaviti bilješku da društvo nije dostupno na svojoj registriranoj adresi — mjeru koja je registraru na raspolaganju od početka 2023.

Ovlasti kontaktne osobe

Kontaktna osoba djeluje kao predstavnik društva u strogo ograničenom opsegu, a njezini se podaci navode na registracijskoj kartici društva. Uloga je pasivna: kontaktna osoba ovlaštena je samo primati službene dokumente naslovljene na društvo i nema pravo poduzimati pravno značajne radnje u njegovo ime.

Važno je da je dostava bilo koje obavijesti ili dokumenta kontaktnoj osobi pravno jednaka dostavi članovima uprave ili direktorima društva. Nakon imenovanja podaci kontaktne osobe postaju dio službenih kontaktnih podataka društva, a adresa kontaktne osobe postaje službena adresa društva kojim se upravlja iz inozemstva.

Tko može biti kontaktna osoba?

Zakon ograničava tko može djelovati kao kontaktna osoba te to pravo daje samo stručnjacima koji već podliježu visokim standardima stručnosti i dužne pažnje. Prema važećem zakonodavstvu, tu ulogu mogu obavljati:

• Javni bilježnici i javnobilježnički uredi.
• Odvjetnici i odvjetnička društva.
• Ovlašteni revizori i porezni zastupnici nerezidenata.
• Licencirani pružatelji usluga trustova i trgovačkih društava (TCSP) — poput Eesti Firme.

Naše prednosti

Više od desetljeća estonskim i međunarodnim poduzećima pružamo strukturirana korporativna rješenja i rješenja za usklađenost, uključujući usluge pravne adrese i virtualnog ureda. Naš je tim lokalnim i stranim poduzetnicima iz brojnih djelatnosti pomogao pri osnivanju društava u Estoniji i kontinuiranom upravljanju za više od 5.000 subjekata.

Poslujemo u skladu s estonskim zahtjevima AML-a i korporativnim regulatornim zahtjevima koji se primjenjuju na licencirane TCSP-ove, čime društvima koja održavaju prisutnost u Estoniji osiguravamo stabilnost, pravnu sigurnost i predvidljivu administrativnu podršku.

Kako funkcionira imenovanje kontaktne osobe: korak po korak

Usluga se uspostavlja brzo i u potpunosti na daljinu, a nakon aktivacije sve se odvija u pozadini. Evo kako postupak izgleda od početka do redovitog korištenja:

1. 1

   Potvrđujemo opseg usluge i potpisujemo ugovor

   Dogovaramo uslugu i pripremamo ugovor o kontaktnoj osobi.

2. 2

   Upisujemo se u Poslovni registar

   kao kontaktna osoba vašeg društva — neovisno o tome osnivate li novi OÜ ili ažurirate podatke postojećeg društva.

3. 3

   Službeni dokumenti stižu u vaše ime

   Dopisi Poslovnog registra, Porezne i carinske uprave te drugih nadležnih tijela primaju se u Tallinnu.

4. 4

   Obavještavamo vas i prosljeđujemo dokumente

   Dolazna korespondencija digitalizira se i šalje vama, dok se izvornik pohranjuje ili na zahtjev šalje kurirskom službom.

5. 

   Vodite društvo s bilo kojeg mjesta

   Vaš estonski OÜ ostaje usklađen s propisima i dostupan dok vi poslujete u potpunosti putem interneta.