Pravila privatnosti

Eesti Firma (pravni naziv: Eesti Firma OÜ, registarski broj 14164797, registrirana adresa Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija) upravlja web-stranicom eestifirma.ee i voditelj je obrade osobnih podataka koji se putem nje obrađuju. Licencirani smo pružatelj usluga osnivanja društava i povjereničkih usluga (TCSP licencija FIU000144) pod nadzorom Estonske financijsko-obavještajne jedinice te se strogo pridržavamo propisa o zaštiti podataka, uključujući Zakon o zaštiti osobnih podataka Republike Estonije i Opću uredbu o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (GDPR).

Ova Pravila privatnosti jednostavnim jezikom objašnjavaju koje osobne podatke prikupljamo, zašto ih prikupljamo, pravnu osnovu za svaku uporabu, koliko ih dugo čuvamo, s kime ih dijelimo i koja prava možete ostvariti. Korištenjem web-stranice eestifirma.ee potvrđujete da ste pročitali i razumjeli ovdje opisane postupke obrade podataka.

Za potpuno razumijevanje našeg poslovanja također preporučujemo da pregledate povezana pravila i uvjete:

• Uvjeti korištenja
• AML pravila
• Načela usklađenosti s GDPR-om
• Obavijest o kolačićima

Tko smo mi (voditelj obrade podataka)

Voditelj obrade odgovoran za vaše osobne podatke jest Eesti Firma OÜ, registarski broj 14164797, sa sjedištem na adresi Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija. Možete nam se obratiti na [email protected] ili broj +372 641 7777. Imenovali smo službenika za zaštitu podataka (DPO), čiji su kontaktni podaci navedeni u odjeljku „Kontaktni podaci” u nastavku. DPO je vaša jedinstvena kontaktna točka za sva pitanja o načinu postupanja s vašim podacima.

Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo i obrađujemo različite vrste podataka, strogo se pridržavajući načela smanjenja količine podataka i zakonitog prikupljanja podataka. Glavne kategorije podataka koje prikupljamo uključuju:

• Osobni podaci: Podaci koje nam izravno pružate, kao što su vaše ime, adresa e-pošte, telefonski broj i drugi podaci koje dostavite tijekom registracije računa, kontaktiranja s nama ili korištenja naših usluga. U određenim slučajevima (npr. radi usklađivanja sa zahtjevima AML-a) to može uključivati i identifikacijske podatke, poput preslike identifikacijskog dokumenta i podataka o stvarnom vlasniku.
• Tehnički podaci: Podaci koji se automatski prikupljaju pri posjetu našoj web-stranici, uključujući IP adresu, vrstu preglednika, podatke o uređaju, verziju operacijskog sustava i druge tehničke parametre. Ti nam podaci omogućuju osiguravanje pravilnog rada stranice, kompatibilnosti s različitim uređajima i optimizacije korisničkog iskustva.
• Podaci o korištenju: Podaci o vašoj interakciji sa stranicom. Bilježimo koje stranice posjećujete, vrijeme provedeno na svakoj stranici, način kretanja između odjeljaka, izvore s kojih ste upućeni na našu stranicu i način interakcije sa sadržajem. Ti su podaci ključni za analizu aktivnosti korisnika i poboljšavanje naših usluga.
• Podaci o komunikaciji: Podaci sadržani u vašoj komunikaciji s nama. Ako se našem timu obratite putem e-pošte, obrazaca za povratne informacije ili na drugi način, čuvamo zapise takve komunikacije, uključujući dostavljene kontaktne podatke i sadržaj poruka. To nam omogućuje učinkovitu obradu vaših upita i poboljšavanje kvalitete usluge.

Namjerno ne prikupljamo podatke osoba mlađih od 18 godina. Naša web-stranica i usluge nisu namijenjene maloljetnicima. Ako saznamo da su osobni podaci djeteta prikupljeni bez pristanka roditelja/skrbnika, takve ćemo podatke odmah izbrisati.

Kako upotrebljavamo vaše podatke

Osobne podatke obrađujemo samo na zakonitim osnovama utvrđenima GDPR-om: radi ispunjavanja ugovornih obveza, poštovanja zakonskih zahtjeva, ostvarivanja naših legitimnih interesa ili na temelju vašeg pristanka. Podatke upotrebljavamo etično i isključivo u svrhe za koje su prikupljeni. Glavne svrhe obrade vaših podataka uključuju:

• Pružanje usluga: Vaše podatke upotrebljavamo za pružanje naših usluga i ispunjavanje ugovornih obveza prema vama. To uključuje registraciju društava, pravnu podršku, računovodstvene usluge i druge usluge koje nudimo. Obrada podataka u te svrhe nužna je za sklapanje ili izvršavanje ugovora s vama, kao i za upravljanje trajnim odnosima s klijentima.
• Komunikacija s korisnicima: Vaše kontaktne podatke upotrebljavamo za odgovaranje na vaše upite, pružanje savjetovanja o uslugama te slanje važnih obavijesti i novosti. Uz vaš pristanak možemo vam slati i biltene ili promotivne ponude prilagođene vašim interesima. Od marketinških poruka uvijek se možete odjaviti putem poveznice za odjavu navedene u e-poruci ili tako da nam se izravno obratite.
• Analitika i poboljšavanje usluga: Analiziramo ponašanje posjetitelja na našoj web-stranici kako bismo poboljšali njezinu funkcionalnost i sadržaj. Podaci o korištenju (u anonimiziranom ili zbirnom obliku) pomažu nam razumjeti potrebe publike, optimizirati navigaciju, poboljšati praktičnost korisničkog sučelja i razvijati nove značajke. Takva se obrada temelji na našem legitimnom interesu za poboljšavanje usluga, pri čemu poduzimamo mjere za smanjenje zadiranja u vašu privatnost (primjerice, uporabom zbirnih podataka).
• Usklađenost sa zakonima: Određene podatke možemo obrađivati i čuvati radi ispunjavanja svojih zakonskih obveza. To se osobito odnosi na računovodstvene i porezne propise te zahtjeve za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma. Primjerice, prema zakonu moramo identificirati klijente i čuvati određene podatke u svrhu izvješćivanja. Obrada podataka radi usklađivanja sa zakonima obvezna je i temelji se na zakonskim zahtjevima.
• Sigurnosne mjere: Prikupljeni podaci upotrebljavaju se za osiguravanje sigurnosti naše web-stranice, vaših računa i naših usluga. Provodimo nadzor radi otkrivanja i sprječavanja prijevara, neovlaštenog pristupa, kibernetičkih napada i drugih prijetnji. Takva se obrada temelji na našem legitimnom interesu za zaštitu naše infrastrukture i korisnika. Stalno poboljšavamo svoje sustave nadzora i zaštite kako bi vaši podaci ostali sigurni.

Napominjemo da ne provodimo automatizirano donošenje odluka koje proizvodi pravne ili slične značajne učinke na vas. Nijednu važnu odluku (poput odluke o tome hoće li se usluga pružiti ili po kojoj cijeni) ne donose isključivo algoritmi bez sudjelovanja čovjeka.

Sažeti pregled pravnih osnova i rokova čuvanja

Tablica u nastavku za svaku kategoriju podataka sažima zašto je obrađujemo, na koju se pravnu osnovu iz GDPR-a oslanjamo i koliko je dugo čuvamo. Ovaj pregled pružamo radi transparentnosti, dok su ostalim dijelovima ovih pravila pojedine točke podrobnije objašnjene.

Kolačići i tehnologije praćenja

Radi poboljšavanja vašeg korisničkog iskustva i analize prometa na web-stranici upotrebljavamo kolačiće i slične tehnologije praćenja. To nam omogućuje prilagođavanje sadržaja naše web-stranice vašim interesima i bolje razumijevanje načina na koji korisnici komuniciraju s našom web-stranicom.

Kolačiće upotrebljavamo u skladu s primjenjivim zakonima (npr. Direktivom EU-a o privatnosti i elektroničkim komunikacijama) i našom zasebnom Obavijesti o kolačićima. Glavne kategorije kolačića koje upotrebljavamo jesu:

• Strogo nužni kolačići: Ti su kolačići neophodni za pravilan rad web-stranice. Omogućuju osnovne funkcije (kao što su spremanje vaših postavki privatnosti ili održavanje vaše prijavljene sesije) i ne mogu se onemogućiti jer bez njih web-stranica ne bi pravilno funkcionirala.
• Analitički kolačići: Ti kolačići prikupljaju anonimizirane statističke podatke o tome kako posjetitelji upotrebljavaju našu web-stranicu, primjerice koje stranice posjećuju, koliko se dugo zadržavaju na svakoj stranici ili nailaze li na pogreške. Te podatke upotrebljavamo za poboljšavanje rada i uporabljivosti web-stranice. Primjerice, takve nam tehnologije pomažu utvrditi najpopularnije odjeljke i u skladu s time optimizirati sadržaj.
• Marketinški kolačići: Ti se kolačići upotrebljavaju za prikazivanje relevantnijih oglasa i promotivnih ponuda za naše usluge. Omogućuju nam praćenje učinkovitosti oglasnih kampanja i mogu zapamtiti što ste pregledavali na našoj web-stranici kako bi vam se ponudile slične usluge. Marketinške kolačiće upotrebljavamo odgovorno i, kada je to potrebno, pribavljamo vaš pristanak prije njihova postavljanja na vaš uređaj.

U svakom trenutku imate pravo upravljati postavkama kolačića. Većina preglednika omogućuje onemogućavanje nepotrebnih kolačića ili brisanje postojećih datoteka kolačića. Ipak, imajte na umu da onemogućavanje strogo nužnih kolačića može utjecati na funkcionalnost web-stranice. Podrobnije informacije možete pronaći u našoj Obavijesti o kolačićima i postavkama svojeg preglednika.

Dijeljenje podataka s trećim stranama

Vaše osobne podatke ne prodajemo niti iznajmljujemo trećim stranama. Međutim, radi vođenja poslovanja i pružanja naših Usluga možda ćemo morati dijeliti podatke s pouzdanim partnerima koje obvezuje dužnost povjerljivosti. Takve treće strane mogu uključivati:

• Vanjske pružatelje usluga: Surađujemo s pouzdanim društvima i stručnjacima koji nam pomažu u pružanju usluga. To, primjerice, uključuje pružatelje usluga hostinga i podatkovne centre (za smještaj naše web-stranice i baza podataka), usluge obrade plaćanja (za obradu transakcija), analitičke platforme (za praćenje prometa) i službe korisničke podrške. U tim slučajevima partnerima pružamo samo najmanju potrebnu količinu podataka i ugovorima o obradi podataka zahtijevamo strogo poštovanje mjera povjerljivosti i zaštite podataka.
• Usklađenost sa zakonskim zahtjevima: Vaše podatke možemo otkriti državnim tijelima, regulatorima ili drugim ovlaštenim subjektima kada je to propisano zakonom — primjerice Financijsko-obavještajnoj jedinici, Poreznoj i carinskoj upravi ili sudu. Otkrivanje može biti potrebno radi postupanja po sudskom nalogu, tijekom istrage nezakonitih aktivnosti ili radi zaštite naših legitimnih prava i interesa. U svakom slučaju pažljivo procjenjujemo zakonitost zahtjeva i otkrivamo samo podatke propisane zakonom.

Osim u prethodno navedenim slučajevima, vaši podaci mogu biti preneseni u okviru korporativnog restrukturiranja. Ako se spojimo s drugim subjektom, prodamo poslovanje ili se na drugi način reorganiziramo, osobni podaci korisnika mogu prijeći na pravnog sljednika. U takvim ćemo slučajevima osigurati da primatelja obvezuju iste obveze povjerljivosti utvrđene ovim pravilima.

Sigurnost podataka

Primjenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bismo vaše osobne podatke zaštitili od neovlaštenog otkrivanja, nezakonitog pristupa, uništenja ili izmjene. One uključuju šifriranje, vatrozide, sustave za otkrivanje upada te strogu kontrolu fizičkog i logičkog pristupa našim poslužiteljima. Naša interna pravila informacijske sigurnosti ograničavaju pristup zaposlenika osobnim podacima prema načelu nužnog pristupa, uz redovitu obuku osoblja. Te mjere zajedno štite povjerljivost, cjelovitost i dostupnost vaših podataka, kako zahtijeva GDPR. Premda nijedan način prijenosa ili pohrane putem interneta nije nikada 100% siguran, stalno ažuriramo i testiramo svoje sigurnosne sustave kako bismo rizik sveli na najmanju moguću mjeru.

Čuvanje podataka

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarivanje svrha opisanih u ovim pravilima, osim ako zakon nalaže ili dopušta dulje razdoblje. Primjenjuju se posebni zakonski rokovi: podaci o dubinskoj analizi klijenata (KYC) prikupljeni u svrhu sprječavanja pranja novca čuvaju se 5 godina nakon završetka poslovnog odnosa, kako zahtijeva estonski Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma; izvorne računovodstvene isprave čuvaju se 7 godina nakon završetka financijske godine, kako zahtijeva estonski Zakon o računovodstvu. Ostali se podaci u pravilu čuvaju tijekom trajanja odnosa i primjenjivog roka zastare. Nakon isteka odgovarajućeg roka podaci se sigurno brišu ili anonimiziraju tako da vas više nije moguće identificirati. Redovito pregledavamo podatke koje posjedujemo i rokove njihova čuvanja te ih ne čuvamo dulje nego što je potrebno.

Međunarodni prijenosi podataka

Svi se osobni podaci trenutačno pohranjuju i obrađuju unutar Europskoga gospodarskog prostora (EGP), prvenstveno na poslužiteljima koji se nalaze u Estoniji ili drugim državama EU-a. Vaše podatke ne prenosimo u zemlje izvan EGP-a, osim ako je to izričito potrebno za pružanje usluga (npr. ako se nalazite izvan EU-a i zatražite da kontaktiramo s lokalnim partnerom).

Ako ikada bude potrebno prenijeti vaše podatke izvan EGP-a, uspostavit ćemo sve zaštitne mjere propisane zakonom. U praksi to znači da ćemo podatke prenositi samo u zemlje za koje je Europska komisija utvrdila da pružaju odgovarajuću razinu zaštite ili na temelju Standardnih ugovornih klauzula (SCC) ili drugog odobrenog mehanizma. Vaši podaci ostaju zaštićeni čak i ako se obrađuju izvan Europske unije.

Poveznice na web-stranice trećih strana

Naša web-stranica može sadržavati poveznice na vanjske web-stranice ili usluge koje naše društvo ne kontrolira. Ova Pravila privatnosti ne primjenjuju se na takve resurse trećih strana. Ne odgovaramo za sadržaj ni prakse zaštite privatnosti vanjskih web-stranica. Preporučujemo da prije pružanja osobnih podataka na takvim stranicama pregledate pravila privatnosti svakog vanjskog resursa.

Privatnost djece

Svjesni smo važnosti zaštite osobnih podataka djece. Naša web-stranica i usluge nisu namijenjene osobama mlađima od 18 godina te svjesno ne prikupljamo podatke djece bez odgovarajućeg pristanka njihovih roditelja ili zakonskih skrbnika. Ako saznamo da smo nenamjerno primili osobne podatke maloljetnika mlađeg od 18 godina, odmah ćemo poduzeti korake za brisanje takvih podataka s naših poslužitelja. Roditelje koji otkriju da nam je njihovo dijete možda pružilo osobne podatke potičemo da nam se obrate kako bismo predmetne podatke mogli brzo ukloniti.

Vaša prava

U skladu s GDPR-om i drugim primjenjivim propisima, kao ispitanik imate opsežna prava u vezi sa svojim osobnim podacima. Poštujemo ta prava i nastojimo olakšati njihovo ostvarivanje. Imate pravo:

• Pristupiti svojim podacima: zatražiti potvrdu obrađuju li se vaši osobni podaci te dobiti presliku podataka koje posjedujemo o vama. To vam omogućuje da točno znate koji se podaci obrađuju i provjerite zakonitost njihove obrade.
• Ispraviti svoje podatke: zatražiti ispravak netočnih ili zastarjelih osobnih podataka koji se odnose na vas. Odmah ćemo izvršiti potrebne izmjene kako bismo osigurali točnost i ažurnost vaših podataka.
• Izbrisati svoje podatke: u određenim okolnostima zatražiti brisanje svojih osobnih podataka („pravo na zaborav”). Primjerice, brisanje možete zatražiti ako podaci više nisu potrebni za svrhe za koje su prikupljeni ili ako povučete pristanak, a mi nemamo drugu zakonitu osnovu za obradu. Imajte na umu da to pravo nije apsolutno — postoje iznimke (primjerice, ne možemo izbrisati podatke koje smo prema zakonu obvezni čuvati).
• Ograničiti obradu: u određenim situacijama zatražiti privremeno ograničavanje obrade svojih podataka (primjerice, dok osporavate točnost podataka ili ulažete prigovor na obradu). Tijekom razdoblja ograničenja vaše ćemo podatke samo pohranjivati, uz obustavljanje aktivnih postupaka koji ih uključuju.
• Uložiti prigovor na obradu: imate pravo prigovoriti obradi svojih podataka ako se takva obrada temelji na našim legitimnim interesima ili se provodi u svrhu izravnog marketinga. U određenim slučajevima propisanima zakonom moramo na vaš zahtjev zaustaviti takvu obradu. Osobito se uvijek možete odjaviti od primanja poruka i prigovoriti profiliranju u marketinške svrhe.
• Na prenosivost podataka: dobiti osobne podatke koje ste nam pružili u strukturiranom i uobičajeno upotrebljavanom formatu (npr. CSV) i/ili zatražiti njihov izravan prijenos drugom pružatelju, ako je to tehnički izvedivo. To se pravo primjenjuje kada se obrada temelji na vašem pristanku ili ugovoru s vama i provodi automatiziranim sredstvima.
• Povući pristanak: ako se bilo koja obrada podataka temelji na vašem pristanku, možete ga povući u bilo kojem trenutku. Povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije njegova povlačenja, ali ćemo takvu obradu ubuduće obustaviti. Primjerice, u svakom se trenutku možete odjaviti od primanja marketinških biltena na koje ste prethodno pristali.

Također imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu ako smatrate da su vaša prava povrijeđena ili da se vaši podaci obrađuju nezakonito. Nadzorno tijelo u Estoniji jest Inspektorat za zaštitu podataka (Andmekaitse Inspektsioon). Možete se obratiti tom tijelu ili nadzornom tijelu u mjestu svojeg prebivališta. Nadamo se da ćemo svaku zabrinutost riješiti izravno, ali imate pravo u svakom se trenutku obratiti regulatornom tijelu.

Kako biste ostvarili bilo koje od tih prava, obratite nam se na bilo koji način naveden u odjeljku „Kontaktni podaci”. Zahtjeve obrađujemo besplatno i odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva, kako zahtijeva GDPR. Ako nam bude potrebno produljenje roka ili zahtjev moramo odbiti na zakonitoj osnovi, obavijestit ćemo vas o tome unutar tog roka i objasniti razloge.

Ažuriranja pravila

Ova Pravila privatnosti možemo povremeno ažurirati kako bi odražavala promjene u našim postupcima, zakonima ili novim tehnologijama. Kada objavimo ažuriranu verziju, ona će se pojaviti na ovoj stranici, uz datum posljednje izmjene prikazan pri vrhu.

Ažurirana verzija stupa na snagu čim bude objavljena. Preporučujemo da povremeno provjeravate ovaj odjeljak kako biste bili upoznati s aktualnom verzijom.

Kontaktni podaci

Ako imate pitanja, komentare ili zahtjeve povezane s obradom svojih osobnih podataka na našoj web-stranici, obratite nam se:

• Društvo: Eesti Firma OÜ
• Registarski broj: 14164797
• Adresa: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija
• Službenik za zaštitu podataka (DPO): Ilja Nikiforov
• E-pošta: [email protected]
• Telefon: +372 641 7777

Cijenimo povjerenje svojih klijenata i posjetitelja te nastojimo odgovoriti brzo i temeljito. Odgovor ćete primiti najkasnije u roku od mjesec dana od datuma svojeg zahtjeva, kako nalaže primjenjivo pravo.

Vaša su pitanja dobrodošla i uvijek ćemo vam rado pružiti dodatne informacije o vašim osobnim podacima i načinu na koji ih štitimo. Vaša privatnost i sigurnost podataka naš su najviši prioritet.