Eesti Firma OÜ
Ukratko
- Ova pravila obuhvaćaju samo naše usluge povezane s LEI-jem. Naše druge usluge obuhvaćene su općim pravilima privatnosti društva Eesti Firma.
- Za prijavu za LEI trebamo ime, e-adresu i telefonski broj predstavnika organizacije, dokumente koji potvrđuju njegove ovlasti i podatke o plaćanju.
- Mi smo registracijski agent: prihvaćamo Vašu prijavu i prosljeđujemo je izdavatelju LEI-ja. Plaćanja obrađuje pružatelj platnih usluga.
- Otvorena međunarodna baza LEI podataka, koju održava zaklada GLEIF, sadržava podatke o organizaciji, a ne o njezinu predstavniku: to zahtijevaju pravila GLEIF-a.
- Kontaktne podatke možemo dijeliti s društvima naše grupe i ugovornim partnerima. Od toga možete odustati u bilo kojem trenutku.
- Podatke čuvamo dok upravljamo LEI-jem organizacije i još 3 godine nakon toga. Dulje ih čuvamo samo kada to zakon zahtijeva: račune 7 godina, a podatke o sprječavanju pranja novca 5 godina.
- Naš odnos s Vama uređen je pravom Republike Estonije.
- Za sva pitanja o svojim podacima pišite na [email protected].
1. Tko smo mi
Usluge povezane s LEI-jem pruža Eesti Firma OÜ: registarski broj 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adresa Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Mi smo registracijski agent za LEI: putem internetske stranice eestifirma.ee/lei prihvaćamo prijave za dobivanje, obnovu ili prijenos LEI-ja te ih prosljeđujemo izdavatelju LEI-ja. Odgovorni smo za svoj dio obrade osobnih podataka: prema Općoj uredbi EU-a o zaštiti podataka (GDPR), voditelj smo obrade. Izdavatelj i pružatelj platnih usluga svaki su odgovorni za svoj dio (vidjeti odjeljak 4).
Za pitanja o svojim podacima pišite na [email protected].
LEI dobivaju organizacije, a ne fizičke osobe, stoga podaci o samoj organizaciji nisu osobni podaci. Postoji jedna iznimka: samostalni poduzetnik dobiva LEI na svoje ime i njegovi su podaci osobni podaci. U svim drugim slučajevima osobni podaci u prijavi odnose se na predstavnika organizacije ili kontakt osobu (kontaktisik): ime, e-adresu i telefonski broj.
Ova pravila primjenjuju se samo na naše usluge povezane s LEI-jem. Naše druge usluge obuhvaćene su općim pravilima privatnosti društva Eesti Firma, objavljenima na eestifirma.ee.
2. Koje podatke prikupljamo
Prikupljamo podatke potrebne za pregled prijave, naplatu i ispunjavanje zakonskih zahtjeva. Bez tih podataka ne možemo organizirati LEI.
| Podaci | Izvor |
|---|---|
Ime i prezime predstavnika ili kontakt osobe, e-adresa, telefonski broj, položaj ili osnova ovlaštenja |
Podnositelj prijave |
Dokumenti koji dokazuju ovlaštenje i prikazuju strukturu grupe (punomoć, izvadak iz registra, dokumenti o matičnim društvima); mogu sadržavati ime, osobni identifikacijski broj i potpis |
Podnositelj prijave i službeni registri |
Podaci o plaćanju: ime platitelja, vrijeme, iznos i način plaćanja; za kartična plaćanja token, odnosno pseudonimizirani identifikator kartice od pružatelja platnih usluga |
Platitelj i pružatelj platnih usluga |
Korespondencija s nama |
Vi |
Podaci o korištenju internetske stranice (IP adresa, kolačići) |
Vaš uređaj |
I mi i izdavatelj možemo provjeravati podatke iz prijave u službenim registrima i otvorenoj bazi podataka GLEIF-a. Ne vidimo niti pohranjujemo broj kartice, datum isteka ni sigurnosni kod: njima upravlja samo pružatelj platnih usluga.
Prijavu često ne podnosi osobno direktor, nego računovođa, odvjetnik ili drugi pomoćnik. Ako u prijavu uključite podatke druge osobe, primjerice podatke člana uprave (juhatus) ili osobe koja je potpisala punomoć, molimo pokažite joj ova pravila. Ako je Vaše podatke dostavila druga osoba, ova se pravila primjenjuju i na Vas, uključujući sva prava iz odjeljka 7.
3. Zašto koristimo podatke
Tablica u nastavku navodi zašto koristimo podatke i na kojoj pravnoj osnovi. Za podnošenje prijave nije potreban poseban pristanak: bez tih podataka ugovor se ne može sklopiti ni izvršiti.
| Zašto | Pravna osnova |
|---|---|
Za pregled prijave za dobivanje, obnovu ili prijenos LEI-ja, provjeru ovlaštenja predstavnika, naplatu (uključujući automatsku obnovu uz token) i odgovaranje na Vaša pitanja |
Za samostalnog poduzetnika: ugovor s njim i radnje prije sklapanja ugovora (čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a). Za predstavnika organizacije: naš i organizacijin legitimni interes za sklapanje i izvršavanje ugovora (čl. 6. st. 1. t. f) |
Da Vas podsjetimo da LEI uskoro istječe |
Legitimni interes, naš i organizacijin (čl. 6. st. 1. t. f): s isteklim LEI-jem organizacija riskira da je banka ili broker odbije |
Za pisanje klijentima o našim sličnim uslugama |
Legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f): obavještavanje klijenata što još možemo učiniti za njih |
Za dijeljenje kontaktnih podataka s društvima naše grupe i ugovornim partnerima kako bi klijentu mogli ponuditi povezane usluge |
Legitimni interes, naš i primateljev (čl. 6. st. 1. t. f): razvoj poslovanja i ponuda povezanih usluga klijentima |
Za vođenje računovodstva, odgovaranje na zahtjeve javnih tijela te poštovanje zahtjeva za sprječavanje pranja novca i međunarodne sankcije |
Zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. c) |
Za zaštitu naših prava u sporovima, održavanje rada i sigurnosti internetske stranice, vođenje interne statistike i poboljšanje usluge |
Legitimni interes (čl. 6. st. 1. t. f) |
Za prikupljanje statistike internetske stranice i mjerenje oglašavanja uz kolačiće |
Vaš pristanak (čl. 6. st. 1. t. a) |
Možete odustati od naših e-poruka i dijeljenja svojih kontaktnih podataka slanjem e-poruke na [email protected]. Poruke o usluzi (potvrde, računi, obavijesti o predstojećoj naplati za automatsku obnovu) šalju se u svakom slučaju: one su dio usluge.
Pri provjeri prijava i dokumenata koristimo automatizirane alate, uključujući alate temeljene na umjetnoj inteligenciji. Oni pomažu našim stručnjacima. Ako se ne slažete s rezultatom provjere, pišite nam i osoba će pregledati prijavu.
4. S kim dijelimo podatke
Svaki primatelj dobiva samo onoliko podataka koliko mu je potrebno za obavljanje posla.
| Tko | Uloga | Zašto |
|---|---|---|
Izdavatelj LEI-ja, organizacija koju je zaklada GLEIF akreditirala za izdavanje LEI-jeva (u dokumentima GLEIF-a naziva se i Local Operating Unit, LOU). Naš izdavatelj naveden je u Općim uvjetima LEI usluge |
Samostalno odgovoran za podatke (neovisni voditelj obrade prema GDPR-u) |
Izdaje, obnavlja i prenosi LEI-jeve. Prima podatke iz prijave, uključujući ime i kontaktne podatke predstavnika te dokumente koji potvrđuju njegove ovlasti |
Pružatelj platnih usluga kojeg vidite pri plaćanju |
Samostalno odgovoran za podatke (neovisni voditelj obrade prema GDPR-u) |
Obrađuje plaćanja, uključujući podatke o kartici |
Naši pružatelji usluga: hosting, slanje e-pošte, chat, alati za provjeru dokumenata, računovodstvo |
Djeluju prema našim uputama (izvršitelji obrade prema GDPR-u) |
Održavaju rad internetske stranice i chata, šalju e-poruke, provjeravaju dokumente i vode računovodstvo. Ne smiju koristiti podatke za vlastite potrebe |
Društva naše grupe i naši ugovorni partneri |
Samostalno odgovorni za podatke (neovisni voditelji obrade prema GDPR-u) |
Primaju naziv organizacije i kontaktne podatke njezina predstavnika radi pružanja usluge klijentu ili ponude povezanih usluga |
Usluge analitike i oglašavanja |
Prema našim uputama ili samostalno |
Statistika internetske stranice i mjerenje oglašavanja, samo uz Vaš pristanak |
Pružatelje usluga i partnere povremeno mijenjamo, stoga ovdje navodimo samo njihove kategorije. Ako pišete na [email protected], reći ćemo Vam točno tko trenutačno prima Vaše podatke.
Osim toga, podatke mogu primiti javna tijela i sudovi kada to zakon predviđa, te naši odvjetnici, revizori i drugi stručni savjetnici kada je to potrebno radi zaštite naših prava ili pregleda našeg rada. Ako ovo poslovanje prenesemo na drugo društvo, podaci klijenata prenijet će se na njega, a klijenti će biti obaviješteni.
Prema pravilima GLEIF-a, izdavatelj prosljeđuje podatke organizacije zakladi, a oni se objavljuju u otvorenoj bazi podataka: naziv, registracijski broj, adrese, status LEI-ja i podaci o matičnim društvima. Ti su podaci otvoreni i svatko ih može koristiti. Ime i kontaktni podaci predstavnika nisu dio tog skupa podataka. Ako je organizacija u vlasništvu fizičke osobe, navodi se samo ta činjenica, bez imena. Iznimka: samostalni poduzetnik dobiva LEI na svoje ime, pa se objavljuju njegovo ime i adresa.
Podatke uglavnom pohranjujemo u Europskom gospodarskom prostoru. Neki primatelji nalaze se izvan njega ili tamo obrađuju podatke. U tom se slučaju prijenos temelji na odluci Europske komisije o primjerenosti ili na standardnim ugovornim klauzulama. Pišite na [email protected] i dostavit ćemo pojedinosti, uključujući zemlje.
5. Koliko dugo čuvamo podatke
Podatke čuvamo ne dulje nego što je potrebno za uslugu ili što zakon zahtijeva.
| Podaci | Razdoblje |
|---|---|
Prijava, dokumenti i korespondencija |
Dok upravljamo LEI-jem organizacije i još 3 godine (rok zastare prema estonskom pravu) |
Podaci koje smo obvezni čuvati prema pravilima o sprječavanju pranja novca |
5 godina nakon završetka odnosa s klijentom |
Neplaćene prijave i upiti koji nisu doveli do narudžbe |
6 mjeseci |
Računi i druge izvorne računovodstvene isprave |
7 godina od završetka financijske godine, kako zahtijeva Estonian Accounting Act |
Token za kartično plaćanje |
Dok je automatska obnova uključena ili do isteka kartice |
Podaci povezani sa sporom |
Dok se spor konačno ne riješi |
Kada razdoblje završi, podatke brišemo ili anonimiziramo pri sljedećem planiranom čišćenju. Izdavatelj čuva podatke iz prijave prema vlastitim pravilima i sam je za to odgovoran.
6. Kolačići
Kolačići nužni za rad internetske stranice koriste se bez pristanka. Svi ostali (funkcionalni, statistički i marketinški kolačići) uključuju se samo ako ste na njih pristali u obavijesti o kolačićima. Svoj pristanak možete u bilo kojem trenutku promijeniti ili povući u postavkama kolačića na internetskoj stranici. Tamo je naveden i popis kolačića, njihovih pružatelja i razdoblja čuvanja.
7. Vaša prava
Možete:
- saznati koje Vaše podatke obrađujemo i primiti njihovu kopiju;
- zatražiti da ispravimo netočne podatke;
- zatražiti brisanje podataka ako više nisu potrebni ili ne postoji osnova za njihovu obradu;
- zatražiti ograničenje obrade, primjerice dok se osporava točnost podataka;
- usprotiviti se obradi koju provodimo na temelju legitimnog interesa. Na Vaš prvi zahtjev zaustavljamo podsjetnike, svako izravno oglašavanje i dijeljenje kontaktnih podataka s društvima grupe i partnerima, a razlog ne morate navesti;
- primiti podatke koje obrađujemo na temelju ugovora ili pristanka u strojno čitljivom obliku ili, kada je to tehnički izvedivo, zatražiti da ih prenesemo drugom društvu;
- povući pristanak u bilo kojem trenutku. To ne utječe na već provedenu obradu.
Za to pišite na [email protected]. Odgovaramo u roku od jednog mjeseca. Ako je zahtjev složen, rok možemo produljiti za dodatna dva mjeseca i o tome Vas obavijestiti tijekom prvog mjeseca. Ponekad tražimo dokaz identiteta kako podaci ne bi bili predani pogrešnoj osobi.
8. Mjerodavno pravo, pritužbe i izmjene ovih pravila
Naš odnos s Vama uređen je pravom Republike Estonije, uključujući GDPR kako se primjenjuje u Estoniji.
Ako smatrate da nepravilno postupamo s Vašim podacima, pišite nam na [email protected] i učinit ćemo sve da ispravimo stanje. Također imate pravo u bilo kojem trenutku podnijeti pritužbu estonskom nadzornom tijelu za zaštitu podataka (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) ili nadzornom tijelu zemlje u kojoj živite ili radite.
Aktualna verzija ovih pravila uvijek je objavljena na eestifirma.ee/lei, a datum posljednjeg ažuriranja naveden je na vrhu. O bitnim izmjenama obavještavamo na internetskoj stranici ili e-poštom.