Cégadminisztrációs szolgáltatások Észtországban: ki végzi a cég titkári feladatait egy OÜ-nél

Az Egyesült Királyságból, Írországból, Szingapúrból vagy Hongkongból Észtországba érkező alapítók gyakran az otthonról ismert szolgáltatást keresik. Ott a cég titkár jogszabályban meghatározott tisztségviselő, aki vezeti a nyilvántartásokat, benyújtja az éves bevallást, és biztosítja, hogy az igazgatók aláírják, amit kötelesek. Az észtországi cégadminisztrációs szolgáltatások keresése ebből a megszokásból indul, és rendszerint zavarral végződik, mert az észt kereskedelmi törvénykönyv egyáltalán nem ismeri e szerepkört.

Ez nem jelenti azt, hogy a feladatok eltűnnek. Egy észt korlátolt felelősségű társaság (OÜ) esetében ugyanúgy vannak bejelentések, határidők és határozatok, mint bárhol máshol; a különbség abban áll, ki felel ezekért, és más miként járhat el a helyében. Ez az útmutató bemutatja, mit foglalnak magukban Észtországban a cégadminisztrációs szolgáltatások, hogyan delegálja az ügyvezetés e feladatokat, és hol ér véget a delegálás.

Szüksége van egy észt társaságnak cég titkárra?

Nem. A Commercial Code (äriseadustik) előírja, hogy az OÜ-nek legyenek társasági tagjai és ügyvezetése (juhatus), de semmi mást. A felügyelőbizottság választható, és kisvállalatoknál ritka; a tulajdonosok és az ügyvezetés között nincs tisztségviselő. Az ügyvezetés irányítja és képviseli a társaságot, és felel minden bejelentésért. Arról, ki lehet a tagja, és milyen személyes felelősséggel jár e pozíció, az észt társaságok ügyvezetési tagjairól szóló útmutatónkban olvashat.

Ebből két következtetés adódik egy észt társaság esetében. Nincs éves bevallás vagy megerősítő nyilatkozat: az éves beszámoló az egyetlen éves bejelentés, és ugyanebben a benyújtásban erősítik meg a tényleges tulajdonos adatait. Jogszabályi nyilvántartásokat sem kell dossziéban vezetni, mert az ügyvezetés tagjai, a társasági tagok és a tényleges tulajdonosok az e-Business Registerben szerepelnek, ahol bárki megtekintheti őket. Az ügyvezetésnek továbbra is meg kell őriznie minden változást alátámasztó tagi határozatot, mivel a nyilvántartás minden kérelemhez kéri azokat.

Mit foglalnak magukban a cégadminisztrációs szolgáltatások Észtországban?

A szolgáltatók több néven értékesítik ezt a munkát: cégadminisztrációs szolgáltatások, vállalati titkársági szolgáltatások, entitáskezelés vagy vállalati megfelelés. A tartalom ugyanaz. Minden olyan feladat idetartozik, amelyet az ügyvezetésnek kell bejelentenie, rögzítenie vagy megválaszolnia, és amely nem könyvelés vagy adózás. A táblázat felsorolja az OÜ e kötelezettségeit, az egyes feladatokhoz a jogszabály által rendelt határidőt vagy kiváltó eseményt, az aláíró személyét, valamint azt, mit készíthet elő a szolgáltató. Minden sorban ugyanaz a minta: a szolgáltató előkészít, az ügyvezetés tagja aláír. A következő rész ismerteti, hogyan írhat alá helyette a szolgáltató.

A 25 € állami illetéket kérelmenként, nem változásonként számítják fel, így egyidejűleg bejelentett új ügyvezetési tag, új cím és új e-mail-cím összesen 25 €-ba kerül. A munka nagy része nyilvántartási változás, és mindegyik ugyanazon az úton halad: a tagok döntenek, az ügyvezetés tagja a határozat csatolásával benyújtja a kérelmet, a nyilvántartó pedig egy-öt munkanapon belül bejegyzi a változást. Az egyes eljárásokat a székhely megváltoztatásáról, a társaság átnevezéséről, az üzletrészek átruházásáról és az új társasági tag hozzáadásáról szóló útmutatóink ismertetik. Az adózási határidők külön listát képeznek; ezeket az észt társaságok adónaptárában találja.

Két kötelezettség okozza a legtöbb gondot a külföldről irányított társaságoknál, mert egyik sem tűnik sürgősnek, amíg a nyilvántartó vagy egy bank nem kéri. A tényleges tulajdonosi bejegyzésnek a valós tulajdonosi viszonyokat kell tükröznie, és az OÜ felett álló holdingtársaság nem szünteti meg a vizsgálatot; a tényleges tulajdonosokról szóló útmutatónk ismerteti, ki minősül annak. Éves beszámolót akkor is be kell nyújtani, ha a társaság az adott évben nem folytatott üzleti tevékenységet; a be nem nyújtott beszámoló bírsághoz, végül pedig a társaság törléséhez vezet. Ennek elkészítését és benyújtását foglalja magában az évesbeszámoló-szolgáltatásunk.

Cégadminisztrációs munka delegálása Észtországban: meghatalmazás, nem tisztség

Észtország itt tér el leginkább a fenti táblázatban szereplő országoktól. A cég titkár a saját nevében jár el, mert a jog tisztséget biztosít számára. Az észt szolgáltatónak nincs tisztsége a társaságban, és nincs önálló jogosultsága a nyilvántartásnál. Minden dokumentumot elkészíthet, de amikor nem csupán iratokat készít elő, hanem a társaság nevében jár el, az ügyvezetés felhatalmazására van szüksége.

A gyakorlatban az észt társaságok legtöbb tulajdonosa e-Residency-t szerez, és maga írja alá a bejelentéseket. e-Residency-kártyával vagy más észt digitális azonosítóval nincs szükség felhatalmazásra: a szolgáltató elkészíti a határozatot és a kérelmet, az ügyvezetés tagja aláírja azt az e-Business Registerben, majd a nyilvántartó bejegyzi. Az éves beszámoló esetében az ügyvezetés tagja a könyvelőnek is adhat hozzáférést, hogy a portálon belül elkészítse a beszámolót, miközben a benyújtás továbbra is az ügyvezetési tag saját cselekménye marad.

Észt digitális aláírás nélkül a kérelem egyáltalán nem nyújtható be online. Ekkor észt közjegyzőn keresztül kell eljárni, és az ügyvezetés tagjának három lehetősége van: személyesen megjelenik a közjegyzőnél; papíron aláírja a dokumentumokat, és elküldi azokat a szolgáltatónak, amely azokat benyújtásra közjegyzőhöz viszi; vagy meghatalmazást ad a szolgáltatónak. Az az ügyvezetési tag, aki az egész feladatot át kívánja adni, a harmadik megoldást választja. A meghatalmazást az ügyvezetési tag saját országában közjegyző előtt írják alá, ahol szükséges, apostille-lal látják el, és hiteles fordító észt nyelvre fordítja. Ennek alapján a szolgáltató az ügyvezetési tag nevében észt közjegyzőnél írja alá a kérelmet, a közjegyző pedig benyújtja azt a nyilvántartásba. Ugyanaz az okirat kiterjedhet az éves beszámolóra, a tényleges tulajdonosi adatokra és minden szokásos nyilvántartási változásra, ezért egy meghatalmazás rendszerint évekig használható.

Minden eljárásra két korlát vonatkozik. A meghatalmazás az aláírást, nem pedig a felelősséget ruházza át: az ügyvezetés tagja továbbra is felel a nyilvántartással, az adóhatósággal és a társaság hitelezőivel szemben azért, amit benyújtanak vagy nem nyújtanak be. Egyik eljárás sem teszi a szolgáltatót a társaság tisztségviselőjévé, ezért a szolgáltató nem írhat alá dokumentumot a társaság titkáraként, mert az észt jogban nincs ilyen aláírás.

Nincs cég titkári igazolás: mit kap helyette a bank?

A külföldi megfelelési csapatok gyakran cég titkári igazolást, tisztségviselői igazolást vagy jó hírnévről szóló igazolást kérnek egy észt társaságtól. Ezek egyike sem létezik az észt jogban. A nyilvántartás nyilvántartási kártyát (registrikaart) állít ki, amely feltünteti az ügyvezetést, a társasági tagokat, a törzstőkét és a státuszt, és közjegyzőileg hitelesíthető, valamint apostille-lal látható el. Ha a címzett ragaszkodik a common law szerinti formátumhoz, engedéllyel rendelkező trust and company service provider állítja ki az igazolást a saját nevében a nyilvántartás ellenőrzése után; társasági dokumentum-szolgáltatásunk mindkét formátumot lefedi.

Cégadminisztrációs szolgáltatások az Eesti Firma-tól

Elvégezzük az ügyvezetés titkársági munkáját azon észt társaságok számára, amelyek tulajdonosai külföldön élnek. Jogászaink elkészítik a tagi határozatokat és a nyilvántartási kérelmeket az ügyvezetés, a cím, a név, a tőke és a tulajdonosi viszonyok változásaihoz, majd előkészítik ezeket az ügyvezetési tag aláírására, vagy meghatalmazás alapján közjegyzőnél aláírják őket. Könyvelőink elkészítik az éves beszámolót és a tényleges tulajdonosi megerősítést. Biztosítjuk a jogi címet, és engedéllyel rendelkező kapcsolattartó személyként járunk el, így a hivatalos küldemények hozzánk érkeznek, és időben válaszolunk rájuk; virtuális irodánk pedig az összes további posta szkennelését és továbbítását biztosítja. Mindezt a trust and company service provider engedélyünk alapján végezzük. Tájékoztasson minket a társaság felépítéséről és az elmaradt bejelentésekről, mi pedig megmondjuk, mit és milyen sorrendben kell elvégezni.

Kérelem küldése

Gyakran ismételt kérdések