Эстониядағы корпоративтік хатшылық қызметтер: OÜ-дегі компания хатшысының жұмысын кім атқарады

Ұлыбританиядан, Ирландиядан, Сингапурдан немесе Гонконгтен Эстонияға келетін құрылтайшылар көбіне өз елінде таныс қызметті іздейді. Ол жерлерде компания хатшысы тізілімдерді жүргізетін, жылдық қайтарымды ұсынатын және директорлардың міндетті құжаттарға қол қоюын қамтамасыз ететін заңмен белгіленген лауазымды тұлға. Эстониядағы корпоративтік хатшылық қызметтерді іздеу осы дағдыдан басталып, әдетте шатасумен аяқталады, өйткені Эстонияның Коммерциялық кодексінде мұндай рөл мүлде жоқ.

Бұл жұмыстың жойылғанын білдірмейді. Эстондық жеке шектеулі компанияда (osaühing, OÜ) кез келген жердегі компания сияқты өтінімдер, мерзімдер және шешімдер ағыны бар; айырмашылығы — оларға кім жауап беретіні және басқа біреудің сол адамның орнына қалай әрекет ете алатынында. Бұл нұсқаулық Эстонияда корпоративтік хатшылық қызметтер нені қамтитынын, басқарманың оларды қалай тапсыра алатынын және тапсырудың қай жерде тоқтайтынын түсіндіреді.

Эстондық компанияға компания хатшысы қажет пе?

Жоқ. Commercial Code (äriseadustik) OÜ-де үлес иелері мен басқарма (juhatus) болуын талап етеді, бұдан басқа ештеңені талап етпейді. Бақылау кеңесі міндетті емес және шағын компанияларда сирек кездеседі, ал иелер мен басқарманың арасында ешбір лауазымды тұлға жоқ. Басқарма компанияны басқарады, оның атынан өкілдік етеді және әрбір өтінім үшін жауап береді. Онда кім отыра алатыны және бұл орынның қандай жеке жауапкершілік жүктейтіні эстондық компанияның басқарма мүшелері туралы нұсқаулығымызда қарастырылған.

Эстондық компания үшін бұдан екі жайт туындайды. Жылдық қайтарым да, растау мәлімдемесі де жоқ: жылдық есеп — жалғыз жыл сайынғы өтінім, ал бенефициарлық меншік иесі туралы деректер сол ұсынуда расталады. Сондай-ақ папкада сақтайтын заңмен белгіленген тізілімдер жоқ, өйткені басқарма мүшелері, үлес иелері және бенефициарлық меншік иелері кез келген адам көре алатын e-Business Register жүйесінде тіркеледі. Басқарма әрбір өзгерістің негізіндегі үлес иелерінің шешімдерін сақтайды, өйткені тізілім әрбір өтініммен бірге оларды талап етеді.

Эстониядағы корпоративтік хатшылық қызметтер нені қамтиды

Провайдерлер бұл жұмысты бірнеше атаумен сатады: корпоративтік хатшылық қызметтер, компания хатшылығы қызметтері, заңды тұлғаны басқару немесе корпоративтік комплаенс. Мазмұны бірдей. Бұл — бухгалтерлік есеп те, салық та емес, басқарма ұсынуға, тіркеуге не жауап беруге тиіс барлық іс. Кестеде OÜ міндеттемелері, заң әрқайсысына бекіткен мерзім не триггер, кім қол қоюы тиіс екені және провайдер нені дайындай алатыны көрсетілген. Әр жолда үлгі бірдей: провайдер дайындайды, басқарма мүшесі қол қояды. Провайдердің оның орнына қалай қол қоя алатыны келесі бөлімде түсіндіріледі.

€25 мемлекеттік баж әр өзгеріс үшін емес, әр өтінім үшін алынады, сондықтан бір мезгілде ұсынылған жаңа басқарма мүшесі, жаңа мекенжай және жаңа e-mail мекенжайы жалпы €25 тұрады. Жұмыстың көп бөлігі тізілімдегі өзгерістерден тұрады және әрқайсысы бір жолмен өтеді: үлес иелері шешім қабылдайды, басқарма мүшесі шешімді қоса тіркеп өтінім береді, ал тіркеуші бір-бес жұмыс күні ішінде жазба енгізеді. Жекелеген рәсімдер тіркелген мекенжайды өзгерту, компания атауын өзгерту, үлестерді беру және үлес иесін қосу жөніндегі нұсқаулықтарымызда берілген. Салық мерзімдері бөлек тізімде, олар эстондық компанияларға арналған салық күнтізбемізде көрсетілген.

Шетелден басқарылатын компанияларға екі міндеттеме көп қиындық туғызады, өйткені тіркеуші не банк сұрағанға дейін екеуі де шұғыл болып көрінбейді. Бенефициарлық меншік иесі туралы жазба нақты меншікке сай болуы тиіс, ал OÜ үстіндегі холдингтік компания тексеруді тоқтатпайды; кімнің талапқа сай келетінін бенефициарлық меншік иелері жөніндегі нұсқаулығымыз түсіндіреді. Компания сауда жасамаған жыл үшін де жылдық есеп тапсырылуы тиіс, ал тапсырылмаған есеп айыппұлдарға және ақырында компанияның жойылуына әкеледі. Оны дайындау және ұсыну біздің жылдық есеп қызметіміз қамтитын жұмыс.

Эстонияда корпоративтік хатшылық жұмысын тапсыру: лауазым емес, сенімхат

Эстонияның жоғарыдағы кестедегі елдерден ең көп айырмашылығы осы жерде. Компания хатшысы өз атынан әрекет етеді, өйткені заң оған лауазым береді. Эстондық провайдердің компанияда лауазымы да, тізілім алдында өкілеттігі де жоқ. Ол әр құжатты жасай алады, бірақ қағаздарды тек дайындамай, компания атынан әрекет еткен сайын басқармадан өкілеттік алуы қажет.

Іс жүзінде эстондық компания иелерінің көбі e-Residency алып, өтінімдерге өздері қол қояды. e-Residency картасымен немесе басқа эстондық цифрлық ID-мен өкілеттік қажет емес: провайдер шешім мен өтінімді дайындайды, басқарма мүшесі оған e-Business Register жүйесінде қол қояды, ал тіркеуші жазба енгізеді. Жылдық есеп үшін басқарма мүшесі бухгалтерге портал ішінде есепті дайындауға да қолжетімділік бере алады, алайда оны ұсыну басқарма мүшесінің өз әрекеті болып қалады.

Эстондық цифрлық қолтаңбасыз өтінімді онлайн мүлде ұсыну мүмкін емес. Онда іс эстондық нотариус арқылы жүреді, ал басқарма мүшесінің үш таңдауы бар: нотариусқа өзі келу; құжаттарға қағазда қол қойып, нотариусқа ұсыну үшін оларды нотариусқа тапсыратын провайдерге жіберу; немесе провайдерге сенімхат беру. Барлық жұмысты өз қолынан алғысы келетін басқарма мүшесі үшінші нұсқаны таңдайды. Бұл сенімхат басқарма мүшесінің өз еліндегі нотариустың алдында жасалады, қажет болған жерде апостильденеді және ант берген аудармашы арқылы эстон тіліне аударылады. Осы негізде провайдер басқарма мүшесінің атынан эстондық нотариуста өтінімге қол қояды, ал нотариус оны тізілімге ұсынады. Бір құжат жылдық есепті, бенефициарлық меншік иесі туралы деректерді және барлық әдеттегі тізілім өзгерістерін қамти алады, сондықтан бір сенімхат әдетте жылдар бойы жарамды болады.

Әр жолға екі шектеу қолданылады. Сенімхат қол қою құқығын береді, жауапкершілікті бермейді: басқарма мүшесі тізілім, салық органы және компания кредиторлары алдында не ұсынылғаны және не ұсынылмағаны үшін жауапты болып қалады. Сондай-ақ ешбір жол провайдерді компанияның лауазымды тұлғасына айналдырмайды, сондықтан провайдер компания хатшысы ретінде құжатқа қол қоя алмайды, өйткені Эстония заңында мұндай қолтаңба жоқ.

Компания хатшысының куәлігі жоқ: банк оның орнына не алады

Шетелдегі комплаенс топтары эстондық компаниядан жиі компания хатшысының куәлігін, лауазымдағы тұлғалар туралы куәлікті немесе тиісті мәртебе куәлігін сұрайды. Бұлардың ешқайсысы Эстония заңында жоқ. Тізілім беретін құжат — басқарманы, үлес иелерін, жарғылық капиталды және мәртебені көрсететін, нотариатта куәландырылып, апостильденуі мүмкін тізілім картасы (registrikaart). Алушы common-law пішімін талап етсе, лицензияланған trust and company service provider тізілімді тексергеннен кейін куәлікті өз атынан береді; біздің корпоративтік құжаттар қызметіміз екі пішімді де қамтиды.

Eesti Firma ұсынатын корпоративтік хатшылық қызметтер

Иелері шетелде тұратын эстондық компаниялар үшін басқарманың хатшылық жұмысын біз атқарамыз. Заңгерлеріміз басқарма, мекенжай, атау, капитал және меншік өзгерістеріне арналған үлес иелерінің шешімдері мен тізілімге өтінімдерді әзірлейді, кейін оларды басқарма мүшесінің қол қоюына дайындайды немесе сенімхат бойынша нотариуста қол қояды. Біздің бухгалтерлеріміз жылдық есеп пен бенефициарлық меншік иесін растауды дайындайды. Біз заңды мекенжайды ұсынамыз және лицензияланған байланыс тұлғасы ретінде әрекет етеміз, сондықтан ресми пошта бізге келіп, уақтылы жауапталады; ал біздің виртуалды кеңсеміз өзге поштаның бәрін сканерлеу мен қайта жолдауды қосады. Мұның бәрі біздің trust and company service provider лицензиямыз бойынша орындалады. Компанияның құрылымы қандай екенін және нелер ұсынылмағанын айтыңыз, біз не істеу керегін және қандай ретпен істеу керегін айтамыз.

Өтінім жіберу

Жиі қойылатын сұрақтар