Estijos įmonės apskaitos programinė įranga: Merit Aktiva, SimplBooks ir kitų palyginimas

Kiekviena Estijos įmonė privalo tvarkyti apskaitą, net jei ji neturi darbuotojų ir per metus parduoda nedaug. Apskaitos duomenys naudojami PVM deklaracijai, kai įmonė įregistruota PVM mokėtoja, darbo užmokesčio mokesčių deklaracijai, kai ji moka atlyginimus, valdybos narių atlygius ar dividendus, ir metinei finansinei ataskaitai (majandusaasta aruanne), kurią kiekviena OÜ pateikia per e-Business Register.

Steigėjai iš užsienio, įskaitant e-resident, dažnai pradeda naudoti jau pažįstamą įrankį, pavyzdžiui, Xero ar QuickBooks, o vėliau sužino, kad jis negali parengti Estijos deklaracijų. Šiame vadove palyginamos pagrindinės apskaitos programos Estijoje pagal mažai iš užsienio valdomai įmonei svarbius kriterijus ir nurodoma, kada paprasčiau apskaitą patikėti buhalteriui.

Ką turi atlikti apskaitos programinė įranga Estijoje

Teisiniai reikalavimai yra vienodi, nesvarbu, kurią programą pasirinksite, todėl skirtumas priklauso nuo to, kiek įprastinio darbo programinė įranga perima iš jūsų. Svarbiausi penki dalykai:

• Mokesčių deklaracijos. Gera programinė įranga parengia mėnesinę PVM deklaraciją ir darbo užmokesčio mokesčių deklaraciją, tada jas arba siunčia Estijos mokesčių ir muitinės tarnybai, arba sukuria failą, kurį įkeliate. Tiesioginis ryšys netrukus taps svarbesnis: darbo užmokesčio mokesčių deklaracija jau teikiama kaip duomenys tiesiogiai iš programos, o nuo 2027 m. balandžio taip bus teikiama ir PVM deklaracija, nors rankinis įvedimas ir failų įkėlimas išliks galimi. Terminai pateikti mūsų Estijos įmonės mokesčių kalendoriuje.
• Metinė finansinė ataskaita. Balansas ir pelno (nuostolių) ataskaita turėtų būti gaunami iš programos tokiu formatu, kurį priima e-Business Register. Pastabas ir, išskyrus mažiausias įmones, veiklos ataskaitą vis tiek turi parengti žmogus.
• Banko ryšiai. Tiesioginis ryšys importuoja banko išrašus ir susieja mokėjimus su sąskaitomis faktūromis. Paprastai jis apima tik pagrindinius Estijos bankus, todėl Wise, Revolut ir panašių sąskaitų išrašų failus turite įkelti.
• Elektroninės sąskaitos faktūros. Estijos pirkėjai gali prašyti elektroninių sąskaitų faktūrų, todėl programa turėtų jas siųsti ir gauti.
• Kalba. Sąsaja turėtų būti prieinama anglų, ne tik estų kalba.

Merit Aktiva ir SimplBooks, SmartAccounts bei e-Financials palyginimas

Lentelėje palyginami mažai įmonei tinkami pradiniai planai; kainos nurodytos už mėnesį ir be PVM, jei nenurodyta kitaip. Įrašas yra viena apskaitoje užregistruota operacija, pavyzdžiui, sąskaita faktūra ar mokėjimas.

Merit Aktiva

Merit Aktiva yra geriausiai žinoma apskaitos programa Estijoje. Jos kūrėja Merit Tarkvara teigia, kad ja naudojasi daugiau nei 83,000 įmonių, o Tallinn University of Technology studentų atliktos mažų Estijos įmonių apklausos parodė, kad ji naudojama plačiausiai. Sąsaja prieinama estų, anglų ir rusų kalbomis, LHV, SEB, Swedbank ir Coop išrašai gaunami automatiškai, o PVM ir darbo užmokesčio deklaracijos iš programos siunčiamos Mokesčių ir muitinės tarnybai. Standard planas apima kasdienę apskaitą, o Pro planas prideda automatinius ryšius su internetinėmis parduotuvėmis, mokėjimų tiekėjais ir kita programine įranga. Darbo užmokestis tvarkomas atskiroje Merit Palk programoje, kuri nemokama iki dviejų darbuotojų, o klientų aptarnavimas yra nemokamas.

SimplBooks

SimplBooks yra Tallinn įmonė, kurios programa skirta steigėjams, patiems tvarkantiems apskaitą; ji nurodo turinti daugiau nei 20,000 naudotojų. Sąsaja yra estų, anglų ir rusų kalbomis. Start planas kainuoja mažiau nei Merit Aktiva Standard, tačiau apima darbo užmokestį iki trijų darbuotojų, nemokamas elektronines sąskaitas faktūras ir tiesioginius banko ryšius, todėl ankstesnės dienos operacijos gaunamos kiekvieną rytą, o pasikartojančias galima registruoti automatiškai. Mokesčių deklaracijos siunčiamos tiesiai Mokesčių ir muitinės tarnybai, o metinė finansinė ataskaita rengiama integruotu įrankiu. Jei tik išrašote sąskaitas ir visa kita patikite buhalteriui, pakanka MINI plano.

SmartAccounts

SmartAccounts, taip pat iš Tallinn, turi kainodaros modelį, tinkamą mažai aktyvioms įmonėms. Su Starter planu iš anksto apmokate įrašus ir naudojate juos, kada reikia, be mėnesinio mokesčio; tai gerai tinka kontroliuojančiajai bendrovei, turinčiai vos kelias operacijas per metus. Veiklai suaktyvėjus, Pro planas prideda tiesioginius banko ryšius, nemokamas elektronines sąskaitas faktūras ir mokesčių deklaracijas, tiesiogiai siunčiamas Mokesčių ir muitinės tarnybai. Programa taip pat turi atsargų ir ilgalaikio turto modulius bei jungiasi, be kita ko, su Scoro, Envoice ir WooCommerce. Sąsaja yra tik estų ir anglų kalbomis. LHV verslo klientai programą gali naudoti nemokamai pirmuosius penkis mėnesius.

e-Financials

Estijoje žinoma kaip e-arveldaja, e-Financials valdoma Centre of Registers and Information Systems – valstybės įstaigos, administruojančios e-Business Register, – ir veikia tame pačiame portale, todėl prisijungiate ID kortele, Smart-ID arba e-Residency kortele. Sąsaja yra estų ir anglų kalbomis, mokesčių deklaracijos pateikiamos iš programos, o metinė finansinė ataskaita rengiama pačiame registre. Po nemokamų pirmųjų metų įmonė, turinti iki 10 įrašų per mėnesį, moka €5 per metus; esant 11–50 įrašų mokestis yra €5 per mėnesį, o viršijus 50 – €9 per mėnesį, visos kainos be PVM, kaip nurodyta e-Financials kainoraštyje. Kompromisas – mažesnis automatizavimas: banko išrašai įkeliami kaip failai, o atsargų modulio nėra.

Xero ir kita užsienio programinė įranga Estijoje

Xero, QuickBooks ir panašios programos sukurtos kitoms rinkoms. Xero turi šalies versijas Jungtinei Karalystei, JAV, Australijai ir kelioms kitoms šalims, bet ne Estijai, kur įmonės naudoja jos Global versiją su bendrine pardavimo mokesčio ataskaita. Savo produkto forume Xero patvirtina, kad PVM deklaracijos pateikimas palaikomas tik Jungtinėje Karalystėje.

Estijos OÜ tai reiškia dvigubą darbą: apskaita tvarkoma Xero, tačiau PVM deklaracija, darbo užmokesčio mokesčių deklaracija ir metinė finansinė ataskaita kitur rengiamos Estijos formatu, paprastai buhalterio, kuris perskaičiuoja duomenis. Pati Mokesčių ir muitinės tarnyba pataria užsienio programinės įrangos naudotojams paklausti savo tiekėjo, ar jis palaikys Estijos duomenimis pagrįstą ataskaitų teikimą. Xero prasminga daugiausia tuomet, kai įmonė priklauso grupei, kuri joje jau teikia ataskaitas.

Xolo, Enty ir kitos e-Residency platformos

Atskira kategorija – e-Residency paslaugų platformos, tokios kaip Xolo, Enty ar Companio, kurios savo apskaitos programinę įrangą sujungia su mėnesine apskaitos paslauga. Programos apskritai nesirenkate: sąskaitos faktūros, banko duomenų srautai ir ataskaitos lieka tiekėjo sistemoje. Tai patogu, kol naudojatės paslauga, tačiau apskaita susieta su tiekėju, o jį pakeitus ji turi būti perkelta į vieną iš minėtų programų. Buhalteris, dirbantis standartine programa, tokia kaip Merit Aktiva, leidžia jums laisvai perkelti apskaitą kitur.

Kuri apskaitos programinė įranga geriausia jūsų Estijos įmonei

Geriausia apskaitos programinė įranga Estijos įmonei daugiausia priklauso nuo jos veiklos aktyvumo ir nuo to, kas tvarko apskaitą.

Nesvarbu, kurią pasirinksite, prieš mokėdami pasinaudokite nemokamu laikotarpiu ir įveskite vieno mėnesio realias operacijas. Vėliau keičiant programą reikia perkelti pradinius likučius ir neapmokėtas sąskaitas faktūras, todėl finansinių metų pradžia yra lengviausias metas pakeisti programą arba apskaitą perduoti buhalteriui.

Kas dirba programoje: jūs, buhalteris ar abu

Programinė įranga pasirūpina rutina, bet nenusprendžia, kaip registruoti operaciją, kada įmonė privalo registruotis PVM mokėtoja ar kaip apmokestinami dividendai. Dauguma problemų steigėjų pačių tvarkomoje apskaitoje prasideda čia ir išryškėja, kai sueina metinės finansinės ataskaitos pateikimo terminas. Pačiai ataskaitai taip pat reikia pastabų ir daugumai įmonių – veiklos ataskaitos, papildančios programos skaičius. Darbą galima pasidalyti trimis būdais.

Antruoju ir trečiuoju modeliu programą paprastai pasirenka buhalteris, o jums reikia tik prisijungimo. Mūsų apskaitos komanda taip tvarko iš užsienio valdomų Estijos įmonių apskaitą, daugiausia Merit Aktiva: klientai, norintys aktyviai dalyvauti, patys išrašo pardavimo sąskaitas faktūras, o mes rūpinamės apskaita, mokesčių deklaracijomis ir metine finansine ataskaita. Taip pat perimame kitur tvarkytą apskaitą, pateikiame metinę finansinę ataskaitą savininkams, kurie apskaitą tvarkė patys, ir sutvarkome apleistą apskaitą.

Jei renkatės apskaitos programinę įrangą naujai Estijos įmonei, atsiųskite trumpą savo verslo aprašymą, ir pasiūlysime, kaip nuo pradžių organizuoti jos apskaitą.

Siųsti užklausą

Dažniausiai užduodami klausimai