Een digitaalmarketingbedrijf starten in Estland

Buitenlandse oprichters registreren vaak digitaalmarketingbureaus in Estland, van eenmans-SEO-adviesbureaus tot kleine webdesignstudio’s met klanten in heel Europa. Het werk wordt online geleverd en Estland staat u toe de vennootschap te bezitten en te besturen zonder hier te wonen, al kan het land waar u beslissingen neemt invloed hebben op de belastingheffing van de vennootschap.

Koopt uw bureau ook advertenties op Google of Meta, vooral met klantbudgetten, lees dan ook onze afzonderlijke gids over een bedrijf voor digitale reclame in Estland.

De rechtsvorm kiezen: OÜ of eenmanszaak

De meeste marketingbureaus in Estland worden opgezet als een OÜ, de Estse besloten vennootschap (OÜ). Deze beperkt de aansprakelijkheid van de eigenaar en kan één eigenaar hebben die tevens bestuurder is, in Estland bekend als lid van het bestuur (juhatus). Het aandelenkapitaal kan minimaal zijn: de oprichters bepalen het bedrag zelf, tot één cent per aandeel. De rechtsvorm wordt uitgebreider behandeld in onze gids over de OÜ-vennootschap in Estland.

Voor een marketingbedrijf met buitenlandse klanten is registratie als eenmanszaak zelden de betere optie. Een eenmanszaak is persoonlijk aansprakelijk en betaalt ieder jaar inkomstenbelasting en sociale belasting over bedrijfsinkomsten, ongeacht of het geld wordt opgenomen, terwijl een OÜ geen belasting betaalt over de winst die zij behoudt. Ons artikel over zakendoen in Estland voor freelancers legt uit wanneer een vennootschap de moeite waard is.

Bij de registratie van de vennootschap kiest u de belangrijkste activiteitensector, doorgaans reclame of bedrijfsadvies, en u kunt deze later wijzigen. Geen van de gebruikelijke marketingdiensten vereist een licentie of vergunning, maar de campagnes die u uitvoert moeten voldoen aan het reclame-, consumentenbeschermings- en gegevensbeschermingsrecht.

Een marketingbureau vanuit het buitenland registreren

Met een e-Residency-kaart dient u de aanvraag zelf online in en wordt de vennootschap doorgaans binnen één werkdag opgenomen in het Ests handelsregister (Äriregister). Zonder de kaart ondertekent u een volmacht in uw eigen land en registreert een dienstverlener de vennootschap zonder e-Residency via een notaris. In onze praktijk duurt dit ongeveer een week zodra de ondertekende volmacht ons bereikt, en ons artikel over hoe lang vennootschapsregistratie in Estland duurt geeft de volledige tijdlijn, inclusief ondertekening en koeriersdienst.

De meeste vennootschappen met eigenaren in het buitenland gebruiken een statutair adres in Estland. Een vennootschap kan in plaats daarvan een adres in het buitenland opgeven, maar moet dan een contactpersoon in Estland aanwijzen die namens haar officiële documenten ontvangt. Een contactpersoon wordt doorgaans ook aanbevolen wanneer het bestuur buiten Estland woont. Wij bieden beide samen met oprichting van een vennootschap.

Van registratie tot de eerste factuur

Voordat de eerste klantfactuur wordt verstuurd, heeft een bureau doorgaans het volgende nodig.

Btw wanneer uw klanten in andere landen zitten

De meeste bureaus betalen voor software, advertenties of freelanceplatforms zoals Upwork die vanuit het buitenland worden gefactureerd. Vanaf de eerste dergelijke aankoop moet de vennootschap zich registreren als btw-plichtige met beperkte aansprakelijkheid, wat betekent dat zij Estse btw over deze aankopen betaalt en deze niet kan aftrekken. Met volledige btw-registratie wordt dezelfde btw in één aangifte aangegeven en afgetrokken; daarom loont het meestal om vroeg volledige registratie aan te vragen, zodra u uw eerste klantcontracten en een werkende website hebt.

Volledige registratie wordt verplicht zodra de belastbare omzet in Estland €40.000 in een kalenderjaar overschrijdt. Alleen verkopen die onder de Estse btw vallen, tellen mee voor die drempel. Diensten aan buitenlandse ondernemingen vallen daar niet onder, zodat een bureau dat alleen voor dergelijke klanten werkt deze mogelijk nooit bereikt.

De Estonian Tax and Customs Board (EMTA) beoordeelt iedere aanvraag en wijst vennootschappen die volledig vanuit het buitenland met alleen buitenlandse klanten worden gerund vaak af. Ons artikel over afwijzingen van btw-nummers voor e-residents legt uit waarom en wat helpt.

Zodra de vennootschap voor btw is geregistreerd, hangt de btw op elke factuur af van waar de klant zich bevindt en of dit een onderneming is.

Een klant geldt hier als EU-onderneming wanneer deze een geldig Ests btw-nummer (KMKR) heeft, dus controleer dit in VIES voordat u zonder btw factureert. Op de factuur staan vervolgens het btw-nummer van de klant en de woorden “reverse charge”.

Belastingen op winst, salaris en dividenden

Estland belast winst die in de vennootschap blijft niet. Wanneer u dividenden uitkeert, betaalt de vennootschap vennootschapsbelasting tegen 22/78 van het nettobedrag, zodat een netto dividend van €78 de vennootschap €22 aan belasting kost. Giften, secundaire arbeidsvoorwaarden en uitgaven die niet met de onderneming verband houden, worden eveneens belast. Uw woonland kan het dividend vervolgens opnieuw belasten volgens de eigen regels.

Als u in het buitenland woont en uzelf een salaris betaalt voor werk dat daar wordt verricht, wordt dit doorgaans belast in uw woonland. Een vergoeding voor een bestuurslid van een Estse vennootschap, betaald voor het functioneren als bestuurder in plaats van uit hoofde van een arbeidsovereenkomst, wordt belast in Estland. Uw woonland kan deze ook belasten, waarbij doorgaans rekening wordt gehouden met de Estse belasting.

Voorbeeld: een eenpersoons-SEO-bureau in het eerste jaar

Om te zien hoe dit samenwerkt, nemen we een hypothetisch geval. Een SEO-consultant runt vanuit Lissabon een Estse OÜ en heeft volledige btw-registratie. Haar klanten zijn een onderneming in Duitsland die €2.000 per maand betaalt, één in het VK die €1.500 betaalt en een winkel in Tallinn die €800 betaalt. Zij betaalt ook €300 per maand voor SEO-software die vanuit het buitenland wordt gefactureerd.

Zonder volledige btw-registratie zou de vennootschap €864 per jaar betalen voor haar software zonder mogelijkheid dit terug te krijgen. Omdat zij in Portugal woont, moet zij ook nagaan hoe Portugal het dividend belast en of het een vennootschap die vanuit Lissabon wordt bestuurd als Portugees zou behandelen.

Wat u indient en wanneer

Een klein bureau heeft drie reguliere deadlines, en onze Estse belastingkalender voor vennootschappen vermeldt de overige.

Contracten: wie bezit het werk en wie verwerkt de gegevens

Teksten, ontwerpen, websites en reclamecreaties worden doorgaans beschermd door auteursrecht, en degene die ze maakt is de auteur. Volgens de Estonian Copyright Act gaan de vermogensrechten op werk dat een werknemer als onderdeel van het werk creëert over op de werkgever, tenzij de arbeidsovereenkomst anders bepaalt. Dit zijn de rechten om het werk te gebruiken, kopiëren, aanpassen en verspreiden. Een freelancer behoudt de rechten tenzij een schriftelijk contract deze overdraagt; uw freelancecontracten moeten de vermogensrechten daarom aan het bureau overdragen en uw klantcontracten moeten deze aan de klant doorgeven zodra het werk is betaald. Zonder die keten kan het bureau iets verkopen dat het niet bezit.

Klantgegevens zijn het tweede punt. Wanneer een klant u zijn mailinglijst, CRM-toegang of klantenlijsten voor remarketing geeft, verwerkt uw bureau persoonsgegevens namens de klant. Artikel 28 van de GDPR vereist dan een schriftelijke verwerkersovereenkomst tussen u.

Bankieren en betalingen ontvangen

Estse banken zijn voorzichtig met vennootschappen waarvan de eigenaren in het buitenland wonen, dus fintechaanbieders zoals Wise en Revolut Business zijn de gebruikelijke keuze, hoewel de beschikbaarheid afhangt van waar de eigenaar woont. Onze gids over een zakelijke rekening in Estland voor een niet-ingezeten vennootschap legt uit welke banken dergelijke vennootschappen accepteren. Klantbetalingen, ook die via Stripe, PayPal of Payoneer, moeten naar de eigen rekening van de vennootschap gaan, nooit naar een persoonlijke rekening.

Als het bureau veel tools en klantcampagnes per kaart betaalt, kan een kaartrekening zoals Wallester Business naast de hoofdrekening staan en elke abonnementsdienst of klant een eigen virtuele kaart geven. Onze gids over Wallester voor Estse vennootschappen toont hoe dit in de praktijk werkt.

Waar marketingbureaus in Estland problemen ondervinden

Het eerste punt is substance, oftewel zichtbaar bewijs dat de onderneming echt is. Een bureau zonder website, contracten of staat van dienst zal waarschijnlijk moeite hebben om een btw-nummer of zakelijke rekening te krijgen. Eén of twee ondertekende klantcontracten bij de start maken beide aanvragen eenvoudiger.

Fiscale woonplaats is de volgende vraag: als alle beslissingen in een ander land worden genomen, kan dat land de vennootschap als eigen belastingplichtige behandelen en de winst daar belasten. Vraag daarom een belastingadviseur in uw woonland voordat u registreert. Een Estse vennootschap runnen terwijl u in het buitenland woont behandelt wanneer dit gebeurt.

Langdurige freelancers kunnen eveneens problemen veroorzaken. Een freelancer die regelmatig voor u werkt, onder uw instructies en volgens uw planning, kan als werknemer worden behandeld en het bureau is dan loonheffingen verschuldigd over de betalingen. Estse regels gelden als de freelancer in Estland werkt en de regels van het eigen land als deze in het buitenland werkt. Ons artikel over verborgen arbeidsrelaties en fiscale risico’s behandelt de Estse kant.

Registreer uw digitaalmarketingbedrijf bij Eesti Firma

Wij registreren digitaalmarketingbedrijven voor oprichters met en zonder e-Residency, bieden het statutaire adres en de contactpersoon, vragen het btw-nummer aan en verzorgen daarna de boekhouding. Ons juridische team kan ook de klant- en freelancecontracten opstellen. Stuur ons een korte beschrijving van uw bureau en uw klanten, dan vertellen wij u welke btw-opzet past, hoe lang de registratie duurt en wat deze kost.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen