Kako dodati, zameniti ili ukloniti člana direktora estonskog društva

Direktori se menjaju iz uobičajenih razloga: suosnivač se pridružuje, partner odlazi, osnivač angažuje rukovodioca i povlači se, ili jedini član direktora nastavlja dalje i želi da njegovo ime bude uklonjeno iz registra. U estonskom OÜ članovi društva poseduju društvo, a direktor, obično jedna osoba, njime upravlja i potpisuje u njegovo ime. Promena direktora menja osobu koja upravlja društvom, a ne osobu koja ga poseduje, i postupak ima dva dela: članovi društva odlučuju, a estonski privredni registar (Äriregister) evidentira odluku. Odluka obavezuje uključene osobe od dana donošenja; upis je ono na šta se banke, poreski organ i svi ostali oslanjaju dok se ne promeni.

Ovaj vodič obuhvata taj postupak za estonsko društvo sa ograničenom odgovornošću (OÜ), čiji se član direktora na engleskom često naziva director. Objašnjava ko odlučuje, šta se prijavljuje i ko to čini, koliko košta i koliko traje, kao i šta se menja kada neko ne može da potpiše digitalno. Sama funkcija, sa svojim obavezama, ugovorom i ličnom odgovornošću, obrađena je u našem vodiču o članovima direktora estonskog društva.

Dodavanje, zamena ili uklanjanje člana direktora: šta se menja u svakom slučaju

Svaka promena direktora podnosi se putem iste prijave u e-Business Register. Razlikuju se sadržaj odluke članova društva, osobe koje potpisuju prijavu i da li se plaća taksa.

Osnivački akt određuje koliko je dokumentacije potrebno za promenu. On navodi koliko članova direktora društvo može imati, često od jednog do pet. Ako osnivački akt dozvoljava jednog člana, a Vi želite dva, on se menja u istoj prijavi, za šta su potrebne dve trećine glasova i potpuni novi tekst osnivačkog akta. Društvo ne sme ostati bez direktora, pa kada jedini član odlazi, razrešenje i novo imenovanje unose se u jednu odluku. Nije bitno gde novi član živi, jer estonsko pravo ne propisuje uslov prebivališta za direktora. Bitno je da li svi koji moraju potpisati to mogu učiniti digitalno.

Odluka članova društva i saglasnost novog člana

U skladu sa Trgovačkim zakonikom, članove upravnog odbora OÜ biraju i razrešavaju članovi društva, osim ako društvo ima nadzorni odbor, što mala društva retko imaju. Za izbor i razrešenje dovoljna je prosta većina datih glasova, osim ako statut propisuje viši prag, a za razrešenje nije potrebno navesti razlog. U odluci se navode osoba i datum stupanja promene na snagu, a član se bira na neograničeni mandat, osim ako statut propisuje drugačije. Niko ne može biti imenovan u odbor protiv svoje volje. Novi član mora izričito dati saglasnost i potvrditi da ga ništa u zakonu ne sprečava da obavlja funkciju, kao što je zabrana obavljanja delatnosti. Estonskim digitalnim potpisom oba uslova se ispunjavaju potpisivanjem prijave na portalu; bez njega, unose se u niže opisani notarski dokument.

Odluka se obično evidentira u zapisniku sa sastanka članova društva ili, kao u većini malih društava, u odluci koju svi članovi društva potpisuju bez sastanka. e-Business Register u okviru prijave nudi unapred popunjene obrasce za oba slučaja, tako da jedini član društva koji dodaje partnera obično ne mora ništa sastavljati.

Kako promeniti člana direktora u e-Business Register: korak po korak

Postupak putem portala prati zvanična uputstva e-Business Register i traje nekoliko minuta kada je odluka spremna.

1. Prijavite se u e-Business Register svojom ID karticom, e-Residency karticom, Mobile-ID ili Smart-ID i otvorite My dashboard. Novoizabrani član koji još ne vidi društvo koristi Search for a legal person i potvrđuje pravo na izmenu njegovih podataka.
2. Otvorite društvo, izaberite Change data i idite u odeljak Persons. Dodajte novog člana direktora sa njegovim imenom, ličnim identifikacionim kodom i državom, a člana koji odlazi uklonite na istom mestu.
3. U odeljku Documents priložite odluku članova društva ili je generišite iz obrasca portala i neka je članovi društva digitalno potpišu. Odluka potpisana na papiru se skenira i prilaže, a original šalje poštom registracionom odeljenju Okružnog suda u Tartuu.
4. Potpišite prijavu. Kada se dodaje član, potpisuju je novi član i postojeći član. Kada se zamenjuje jedini član, član društva potpisuje uz novog člana, jer registru treba potpis osobe koju već poznaje. Ako je član koji odlazi još na funkciji na dan podnošenja, može potpisati umesto člana društva. Razrešeni član nikada ne mora potpisati, a ako se ne dodaje niko novi, potpisuje jedan preostali član.
5. Platite državnu taksu od 25 € putem bankarske veze i podnesite prijavu. Taksa se naplaćuje po prijavi, pa nova adresa ili e-mail prijavljen istovremeno ne košta dodatno.
6. Registar razmatra prijavu za promenu u roku od pet radnih dana i šalje obaveštenje na e-mail društva. Istog dana preuzmite novu registarsku karticu, jer će je banka tražiti.

Imenovanje člana direktora bez e-Residency kartice

Za podnošenje putem interneta potreban je estonski digitalni potpis svih koji moraju potpisati. Ako novi član ili jedini preostali član nema takav potpis, prijava se podnosi preko estonskog notara, kao što je slučaj kod mnogih društava u stranom vlasništvu za svaku promenu u registru. Notar overava potpis na prijavi i podnosi je registru, a rok registra od pet radnih dana teče od tog podnošenja. Novi član bez estonskog ličnog koda upisuje se u registar sa identifikacionim brojem svoje države i datumom rođenja. Upis je važeći, ali se ne može prijaviti na portal za društvo dok ne poseduje e-Residency karticu, stoga novi član koji će svakodnevno voditi društvo treba rano da podnese zahtev za e-Residency.

Potpis stiže kod notara na jedan od dva načina. Novi član dolazi u Tallinn i potpisuje lično, uz tumača ako ne govori estonski, čime se promena obavlja za oko nedelju dana. Ili potpisuje punomoć pred notarom u svojoj državi, pribavlja apostil kada ga ta država zahteva i šalje je u Estoniju. Sudski tumač je prevodi na estonski, a zastupnik potpisuje kod notara u njegovo ime. Punomoć mora sadržati saglasnost samog novog člana i njegovu potvrdu da zakonski ima pravo da bude član direktora, jer zastupnik ne može dati nijedno od toga umesto njega. Ovaj put traje dve do tri nedelje, pri čemu najveći deo vremena odlazi na apostil, kurira i prevod. Ostalo što dokument mora sadržati navedeno je u našem vodiču za registraciju društva bez e-Residency, a ista formulacija služi i za promenu direktora.

Nakon upisa: šta se još menja

Državni organi podatke o sastavu direktora preuzimaju iz estonskog privrednog registra (Äriregister), pa se imenovanje samo po sebi ne prijavljuje Tax and Customs Board. Za sve ostalo morate poslati obaveštenje, a nekoliko stavki se lako zaboravi.

Promena direktora uz Eesti Firma

Pripremamo odluku članova društva, saglasnost i prijavu, podnosimo promenu za društva čiji članovi direktora mogu digitalno potpisati i organizujemo notara za one koji ne mogu. Kada novi član nema e-Residency karticu, naš pravni tim sastavlja punomoć sa izjavom o saglasnosti i podobnosti koju registar zahteva i zakazuje notara. Naše računovođe istovremeno ažuriraju registar zaposlenih i upis stvarnog vlasnika. Ako promena uključuje novog člana društva ili novu registrovanu adresu, uključuje se u istu prijavu za istih 25 €.

Pošaljite zahtev

Često postavljana pitanja