Stvarni vlasnik estonskog društva: koga registrovati, kada ažurirati i šta može poći po zlu

Ako ste osnovali društvo u Estoniji iz inostranstva, već ste se susreli s ovim pravilom, možda i ne primetivši. Prilikom online registracije portal traži stvarnog vlasnika, koji se naziva i krajnji stvarni vlasnik ili UBO, a za osnivača koji poseduje celo društvo odgovor je jednostavno njegovo ime. Pitanje postaje složenije kada društvo pripada stranom holding društvu, kada više partnera ima male udele ili kada se negde u strukturi nalazi trust.

Mnogi osnivači pretpostavljaju da lista članova društva rešava pitanje. Ne rešava. Lista članova društva pokazuje ko pravno drži udele, a to može biti drugo društvo. Unos stvarnog vlasnika pokazuje koje fizičko lice stoji iza tih udela, a estonski zakon vodi ova dva registra odvojeno. Osnivači iz UK ili Nemačke često poznaju slično pravilo iz PSC registra ili Transparenzregister, ali se detalji razlikuju, a u Estoniji je unos odgovornost direktora, a ne članova društva. Ovaj vodič objašnjava ko se smatra stvarnim vlasnikom u Estoniji, kako registrovati stvarne vlasnike u e-Business Register, kada ažurirati podatke i šta se dešava kada je evidencija pogrešna.

Ko se prema estonskom zakonu smatra stvarnim vlasnikom

Pravilo proizlazi iz Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS). Stvarni vlasnik u Estoniji (tegelik kasusaaja) je fizičko lice koje krajnje poseduje ili kontroliše društvo, putem udela, prava glasa ili na drugi način. Društvo nikada ne može biti stvarni vlasnik, a jedno društvo može imati više stvarnih vlasnika.

Obaveza se odnosi na svako pravno lice upisano u estonski registar, ne samo na društva sa ograničenom odgovornošću. Neprofitna udruženja, većina fondacija i partnerstava podnose iste podatke. Samostalni preduzetnici, stambene zajednice, građevinska udruženja, društva listirana na uređenom tržištu, fondacije koje imovinu drže samo za imenovane korisnike i ogranci stranih društava izuzeti su, jer je njihovo vlasništvo po prirodi transparentno ili objavljeno prema drugim pravilima.

Test od 25%: neposredno i posredno vlasništvo

Najjasniji slučaj je vlasništvo. Lice čiji neposredni i posredni udeli u društvu zajedno čine više od 25% udela ili prava glasa jeste njegov stvarni vlasnik. Posredno znači preko drugog društva: ako holding društvo poseduje Vaš OÜ, lica iza holding društva računaju se prema svom udelu u njemu. Test se primenjuje kroz ceo lanac dok se ne dođe do fizičkog lica, bez obzira na broj društava između. Prava glasa su važnija od nominalnog procenta, pa ugovor članova društva ili osnivački akt koji određenim udelima daju dodatne glasove mogu promeniti odgovor.

Kontrola bez kvalifikovanog udela

Vlasništvo je samo jedan put, a zakon zapravo prednost daje kontroli. Lice koje na drugi način kontroliše društvo njegov je stvarni vlasnik bez obzira na procenat. Kontrola može proizaći iz većine glasova koja se drži preko lanca kontrolisanih društava, iz ugovora članova društva koji tom licu daje poslednju reč, iz prava da imenuje ili razreši većinu direktora, ili iz drugog ugovora koji ga u praksi stavlja na čelo društva. Smernice Ministarstva finansija prag od 25% opisuju kao pokazatelj, a ne pretpostavku. Pravo pitanje je uvek ko ima dominantan uticaj.

Kada niko ne ispunjava uslove: direktor kao rezervno rešenje

Ponekad niko ne ispunjava nijedan test. Tipičan primer je pet partnera sa po 20% i bez sporednih ugovora. Ako je direktor preduzeo sve razumne korake da utvrdi stvarnog vlasnika i nije ga pronašao, registruje lice koje stvarno vodi društvo, u OÜ obično člana direktora (juhatus). Kada postoje četiri ili više članova direktora, registruje se samo predsedavajući. Direktor treba da čuva evidenciju preduzetih koraka, jer je ovo rezervno rešenje dozvoljeno tek nakon stvarne provere. To takođe znači da se promenom direktora menja i unos stvarnog vlasnika, a tokom likvidacije likvidator zauzima mesto direktora.

Stvarni vlasnik prema vlasničkoj strukturi: holding društva, partneri i trustovi

Tabela pokazuje kako se pravila primenjuju na strukture koje najčešće viđamo kod estonskih društava u stranom vlasništvu. Treća kolona je opcija koju na portalu birate kao način kontrole.

Dve strukture uzrokuju većinu grešaka. Holding društvo u inostranstvu ne prekida test: osnivači ponekad radi praktičnosti registruju direktora holding društva, ali ako holding ima jednog vlasnika, taj vlasnik je stvarni vlasnik estonskog OÜ. Ni nominalni član ništa ne menja, jer registar traži lice koje stvarno ima korist od udela i kontroliše ih. Estonija uopšte nema pravilo koje zahteva lokalnog člana društva, kako objašnjava naš vodič o 100% stranom vlasništvu, pa nominalni član samo dodaje sloj kroz koji treba sagledati strukturu.

Višeslojne strukture: kako se računaju procenti

U našoj praksi stvarnu poteškoću ne stvaraju holding društva kao takva, već lanci od dva ili tri društva s više vlasnika na svakom nivou. Osnivači pitaju kako se procenti sabiraju, a odgovor ima dva dela koja je lako pomešati.

Za test od 25%, procenti se množe niz lanac. Lice koje poseduje 70% holding društva koje drži 30% OÜ ima posredni udeo od 21% u OÜ. Neposredni i posredni udeli zatim se sabiraju, kao i udeli koji se drže preko više društava. To je obračun koji Ministarstvo finansija koristi u svojim primerima.

Test kontrole funkcioniše drugačije. Ako lice drži većinu glasova na svakom nivou lanca, ono kontroliše društvo na dnu, čak i ako je njegov pomnoženi udeo znatno ispod 25%. Tabela pokazuje kako se primenjuju ova dva testa.

Čuvajte obračun u dokumentaciji. Tim banke za usklađenost uradiće sopstvenu verziju, ponekad drugom metodom, a najbrži način da se rasprava zaključi jeste da pokažete kako je unos utvrđen.

Kako registrovati stvarnog vlasnika u e-Business Register

Unosi čine estonski registar stvarnog vlasništva, poznat kao TEKSA, koji je deo e-Business Register. Za svakog stvarnog vlasnika registar beleži ime, datum i mesto rođenja, lični identifikacioni kod ako postoji i državu koja ga je izdala, državu prebivališta, državljanstvo ili državljanstva i način na koji lice kontroliše društvo. Ako je stvarni vlasnik e-resident, koristi se lični kod e-residenta.

Direktor podnosi unos, a članovi društva dužni su da direktoru daju potrebne informacije. Za novo društvo podaci o stvarnom vlasniku podnose se u samoj prijavi za registraciju, pa ih osnivači popunjavaju na dan registracije društva. Za postojeće društvo, ceo postupak na portalu traje nekoliko minuta:

1. Prijavite se u e-Business Register svojom ID karticom, e-Residency karticom, Mobile-ID ili Smart-ID i otvorite kontrolnu tablu.
2. Kliknite na naziv društva i pomerite se do odeljka Beneficial owners, zatim izaberite Change the data.
3. Dodajte svako lice sa gore navedenim podacima. Za lice bez estonskog ličnog koda najpre izaberite državu, zatim unesite strani kod ili datum rođenja.
4. Da biste uklonili lice, izaberite razlog: wrongly designated, čime se ne prikazuje u istoriji, ili no longer a beneficial owner, čime se premešta u istoriju.
5. Kliknite Next, proverite sažetak i podnesite. Nisu potrebni potpis ni državna taksa, a promena se odmah pojavljuje u registru.

Portal Vam ne dozvoljava da izbrišete svakog stvarnog vlasnika i ostavite listu praznom, pa se zamena mora dodati u istoj prijavi.

Podnošenje podataka o stvarnom vlasniku bez e-Residency kartice

Član direktora bez estonskog digitalnog potpisa ne može koristiti portal. U tom slučaju informacije o stvarnom vlasništvu podnose se preko estonskog notara, na isti način kao godišnji finansijski izveštaj društva čiji direktor nema e-Residency karticu. Možete lično posetiti notara, ovlastiti zastupnika u Estoniji punomoćjem ili potpisati dokument na papiru. Tekst punomoćja treba unapred usaglasiti s notarom. Za naše klijente organizujemo podnošenje u sva tri slučaja, pa nedostatak kartice odlaže unos danima, a ne nedeljama.

Kada ažurirati podatke o stvarnom vlasniku

Zakon daje direktoru 30 dana od trenutka kada sazna za promenu. Ministarstvo finansija preporučuje da se ne čeka ni toliko, jer banke i drugi obveznici svakodnevno proveravaju registar, a zastarela evidencija navodi ih na pogrešne zaključke. Povod je obično promena vlasnika, ali računaju se i neki manje očigledni događaji.

Registar čuva istoriju unosa stvarnih vlasnika, a registar je naknadno ne prepravlja. Lice uklonjeno jer više nije stvarni vlasnik ostaje vidljivo kao raniji podatak, kao i unos koji je potvrđen, a kasnije se pokazao pogrešnim, što je dobar razlog da ga prvi put unesete pravilno. Ako planirate prenos udela u Vašem OÜ ili dodavanje člana društva, ažuriranje stvarnog vlasnika pripada istoj kontrolnoj listi.

Šta se dešava ako unos nedostaje ili je pogrešan

Estonija unos UBO tretira kao zakonsku obavezu, a ne kao formalnost, a posledice dolaze iz više pravaca istovremeno.

Prijave neslaganja banaka, računovođa i drugih obveznika

Banke, platne institucije, računovođe, notari i licencirani pružaoci usluga moraju utvrditi ko je stvarni vlasnik kada prihvataju klijenta. Ako se ono što utvrde ne podudara s registrom, dužni su da neslaganje prijave registru. Registar zatim označava unos napomenom da je njegova tačnost sumnjiva, obaveštava direktora i prosleđuje prijavu Financial Intelligence Unit. Direktor ima 30 dana da potvrdi ili ispravi podatke, a napomena nestaje kada to učini. Za društvo to obično znači dopis s rokom, a direktor mora odgovoriti dokumentima koji pokazuju stvarno vlasništvo. Praktična pouka je da evidenciju mnogo češće proveravaju druga lica nego samo društvo, pa nedoslednost retko ostaje skrivena dugo.

Obnavljanje e-Residency i otvaranje bankovnog računa

Dve situacije čine zastareli unos skupim. Prva je bankovni ili platni račun. Wise, Revolut i estonske banke sve sprovode sopstvene provere vlasništva pre otvaranja računa, a unos stvarnog vlasnika u registru jedna je od prvih stvari koju njihov tim za usklađenost poredi s Vašom prijavom. Nepodudaranje ne znači automatski odbijanje, ali prijavu prebacuje u ručnu proveru i dodaje nedelje. Druga je e-Residency. Kada kartica istekne nakon pet godina, Police and Border Guard Board proverava da li status i dalje služi svojoj svrsi, a zvanični e-Residency program navodi nedostajući unos stvarnog vlasnika kao mogući razlog za odbijanje nove kartice. Razloge i postupak žalbe opisujemo u vodiču o odbijenom obnavljanju e-Residency.

Ko može videti podatke o stvarnom vlasniku u Estoniji

Unos stvarnog vlasnika prikazuje se na kartici društva u e-Business Register zajedno s članovima direktora i članovima društva, i svako ga može otvoriti. To estonski UBO registar čini jednim od najotvorenijih u EU. Banke, poslovni partneri i svako ko proverava društvo pre posla vide ista imena, države prebivališta i način kontrole koje je direktor podneo. Registar možete pretraživati i obrnuto i proveriti da li je određeno lice navedeno kao stvarni vlasnik nekog društva.

Vredno je znati još dva pravila. Podaci ostaju u registru pet godina nakon brisanja društva. Stvarni vlasnik koji zbog objave trpi stvarni rizik od prevare, otmice, ucene ili uznemiravanja, ili je maloletan, može zatražiti ograničenje pristupa svojim podacima.

Pravilno unošenje stvarnog vlasnika

Za jednog osnivača unos tokom registracije traje dva minuta. Za holding strukturu, grupu partnera ili trust, vredi unapred odlučiti ko se unosi u registar i kako se opisuje kontrola. Taj podatak će se porediti s Vašom bankovnom prijavom, godišnjim finansijskim izveštajem i svakom kasnijom promenom vlasništva.

Kada registrujemo društvo u Estoniji, unosimo stvarne vlasnike kao deo prijave. Za višeslojne strukture, naš pravni tim prolazi kroz lanac, odlučuje ko ispunjava uslove kao stvarni vlasnik u Estoniji i priprema unos, a ako Vam je obrazloženje potrebno na papiru za banku, izdajemo pravno mišljenje. Naše računovođe proveravaju unos pre svakog godišnjeg finansijskog izveštaja, tako da se potvrda nikada ne prepušta slučaju.

Pošaljite zahtev

Često postavljana pitanja