Lương so với cổ tức: Cách trả tiền cho bản thân từ OÜ Estonia

Tài khoản công ty Estonia của bạn có tiền. Khách hàng đã thanh toán và bạn có cảm giác số tiền đó là của mình. Chưa phải vậy. Giữa tài khoản công ty và tài khoản cá nhân của bạn là một số quy tắc ngắn gọn. Cách bạn rút tiền quyết định số tiền bạn giữ lại, liệu bạn có bảo hiểm y tế hay không và liệu cơ quan thuế có quay lại với các câu hỏi sau một năm hay không.

Đây là hướng dẫn cho người mới về việc trả tiền cho bản thân từ OÜ Estonia — dù bạn là e-resident điều hành công ty một người từ nước ngoài hay nhà sáng lập tại Tallinn. Nội dung bao gồm lựa chọn phương án nào, theo thứ tự nào, hồ sơ mỗi phương án cần có và cách cổ đông kiêm giám đốc thường kết hợp thù lao giám đốc với phân phối lợi nhuận để rút tiền hiệu quả về thuế. Chúng tôi chủ ý không đi sâu vào phép tính thuế; các con số nằm trong hướng dẫn riêng về cách thù lao thành viên hội đồng quản trị bị đánh thuế và cách cổ tức bị đánh thuế.

Vì sao bạn không thể chỉ đơn giản rút tiền từ công ty Estonia của mình

Đây là thay đổi về tư duy khiến cả nhà sáng lập lần đầu và e-resident vấp phải. Một công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân (osaühing, OÜ) là một pháp nhân riêng biệt. Tài khoản ngân hàng thuộc về công ty, và mỗi euro chuyển từ tài khoản đó cho bạn cần một căn cứ pháp lý: thù lao quản lý công ty, lương cho công việc, phần lợi nhuận, hoàn trả chi phí bạn đã thanh toán thay công ty hoặc hoàn trả khoản tiền bạn đã cho công ty vay.

Nếu giao dịch chuyển khoản không kèm lý do, kế toán của bạn phải nghĩ ra một lý do sau đó, và Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia cũng sẽ làm vậy khi thanh tra. Kết quả thường là: khoản tiền bị coi là phân phối lợi nhuận ngầm hoặc phúc lợi bằng hiện vật và bị đánh thuế trên chi phí của công ty, kèm lãi. Dùng thẻ công ty để mua thực phẩm cũng có cùng kết quả. Estonia không có khái niệm “rút tiền của chủ sở hữu” — mọi khoản rút tiền đều có một danh mục.

Vì vậy, quy tắc đầu tiên về trả tiền cho chủ sở hữu tại Estonia rất đơn giản: quyết định nhãn của khoản tiền trước khi tiền chuyển đi, không phải sau đó.

Thù lao thành viên hội đồng quản trị, lương hay cổ tức: Ba cách rút tiền từ OÜ

Thù lao thành viên hội đồng quản trị và lương nhân viên trông tương tự trên phiếu lương nhưng là các đối tượng pháp lý khác nhau. Lương đòi hỏi hợp đồng lao động và theo đó là Đạo luật Hợp đồng Lao động: ít nhất mức lương tối thiểu quốc gia cho công việc toàn thời gian, nghỉ phép có lương, thời hạn báo trước và đóng góp bảo hiểm thất nghiệp từ cả hai bên. Thù lao thành viên hội đồng quản trị được ấn định bằng quyết định của cổ đông, không có mức tối thiểu pháp lý và có thể bỏ qua trong tháng doanh thu thấp.

Sự linh hoạt đó là lý do cổ đông duy nhất kiêm giám đốc thường nhận thù lao thay vì tự tuyển dụng mình. Lương phù hợp với nhân viên, một vai trò vận hành xác định hoặc khi công việc được thực hiện thực tế ở quốc gia khác. Với đa số OÜ một người, “lương so với cổ tức” trên thực tế nghĩa là “thù lao thành viên hội đồng quản trị so với cổ tức”: thù lao đóng vai trò mà lương đảm nhiệm ở nơi khác.

Lựa chọn cho e-Resident: Lập hóa đơn cho chính công ty của bạn với tư cách freelancer hoặc nhà thầu

e-resident sống ngoài Estonia thường dùng một phương án không có trong bảng: họ đăng ký là thương nhân cá thể hoặc freelancer tại quốc gia của mình và lập hóa đơn cho OÜ Estonia về công việc thực hiện. OÜ hạch toán hóa đơn như chi phí dịch vụ thông thường; nhà sáng lập khai thu nhập và nộp thuế cùng các khoản đóng góp xã hội tại nơi họ thực sự sống và làm việc.

Cách này hoạt động vì công việc vận hành thực hiện ngoài Estonia không phải thu nhập có nguồn gốc Estonia. Đây là giải pháp gọn gàng cho nhà tư vấn ở Bồ Đào Nha hoặc lập trình viên ở Ba Lan muốn bị đánh thuế tại một nơi.

Ba điều giúp phương án này có thể bảo vệ được: bạn phải thực sự đăng ký kinh doanh tại nơi mình sống, hóa đơn phải mô tả công việc thực tế theo giá thị trường và vai trò quản lý vẫn phải được ghi nhận riêng — một khoản thù lao hội đồng quản trị tượng trưng đi kèm các hóa đơn nhà thầu lớn từ cùng một người chính là mô hình cơ quan thuế Estonia xem xét. Với người cư trú Estonia, phương án này không hiệu quả: công việc bạn làm cho công ty của chính mình từ trong Estonia được coi là quản lý hoặc việc làm, và cơ quan thuế có nhiều kinh nghiệm phân loại lại hóa đơn của chủ sở hữu thành lương.

Cách lựa chọn: Ba câu hỏi trước khi trả tiền cho bản thân

Sự kết hợp lương và cổ tức hiệu quả nhất về thuế phụ thuộc vào ba sự thật về bạn, và cả ba đều dễ xác định trước khi tiền chuyển đi hơn là sau đó.

1. Bạn có cần bảo hiểm y tế Estonia không? Nếu có, thù lao phải đủ cao để thuế xã hội của nó đạt mức tối thiểu hàng tháng (hiện là thù lao gộp €886), mỗi tháng và không gián đoạn. Nếu bạn được bảo hiểm ở nơi khác, thù lao có thể thấp hơn hoặc không đều.
2. Bạn có tích cực làm việc trong công ty không? Nếu OÜ là công việc toàn thời gian của bạn, chỉ nhận cổ tức là một rủi ro. Cơ quan thuế xem xét bản chất và một phần cổ tức đó có thể bị phân loại lại thành thù lao cho công việc bạn đã làm. Khoản thù lao phản ánh công việc là lựa chọn mặc định an toàn.
3. Bạn là đối tượng cư trú thuế ở đâu? Với người cư trú Estonia, việc so sánh hoàn toàn theo Estonia. Với mọi người khác, cách quốc gia cư trú của bạn xử lý thù lao nước ngoài và cổ tức nước ngoài quyết định câu trả lời — và chỉ cố vấn địa phương mới có thể cho bạn biết điều đó.

Cách trả thù lao thành viên hội đồng quản trị cho bản thân: Từng bước

Thù lao thành viên hội đồng quản trị là hình thức gần nhất với lương giám đốc trong OÜ do chủ sở hữu quản lý và là công cụ chính để trả thù lao cho nhà sáng lập. Không có mức tối thiểu pháp lý, không bắt buộc trả mỗi tháng và có thể bắt đầu ngay sau đăng ký. Mức bao nhiêu? Đủ để đạt ngưỡng bảo hiểm y tế nếu bạn cần bảo hiểm Estonia, và trong mọi trường hợp là mức bạn có thể bảo vệ như thù lao hợp lý cho công việc thực hiện: gần tương đương mức bạn trả cho một người lạ để điều hành công ty. Phần vượt quá mức đó nên để lại trong công ty hoặc trả dưới dạng cổ tức.

1. Ấn định mức tiền bằng nghị quyết của cổ đông. Dù là cổ đông duy nhất, hãy lập quyết định ngắn ghi rõ thù lao hàng tháng. Hợp đồng thành viên hội đồng quản trị riêng là tùy chọn; quyết định là căn cứ pháp lý.
2. Đăng ký bản thân vào sổ đăng ký việc làm (TÖR) trước khoản thanh toán đầu tiên. Việc này chỉ mất vài phút trên dịch vụ điện tử của cơ quan thuế và kế toán của bạn thường sẽ làm giúp.
3. Nộp đơn áp dụng khoản miễn thuế nếu bạn đủ điều kiện. Nếu không có đơn này, công ty sẽ khấu trừ thuế thu nhập trên toàn bộ số tiền và bạn chỉ nhận lại phần chênh lệch sau khi nộp tờ khai thuế thường niên.
4. Thanh toán số tiền ròng từ tài khoản công ty vào một ngày cố định mỗi tháng, ghi “thù lao thành viên hội đồng quản trị” trong nội dung thanh toán.
5. Để kế toán khai báo khoản này trước ngày 10 của tháng kế tiếp, khi công ty cũng nộp thuế thu nhập đã khấu trừ và thuế xã hội.

Cách trả cổ tức cho bản thân từ OÜ Estonia: Từng bước

Phân phối lợi nhuận được thiết kế để chậm hơn và trang trọng hơn: cổ tức là việc công ty chia lợi nhuận mà công ty đã thực sự tạo ra, không phải lương hàng tháng.

1. Chờ báo cáo thường niên. OÜ chỉ được phân phối lợi nhuận thể hiện trong báo cáo thường niên đã phê duyệt. Lợi nhuận năm hiện tại không được sử dụng cho đến khi năm kết thúc và báo cáo được phê duyệt. Hạn nộp là 30.06 đối với công ty có năm tài chính theo năm dương lịch, nhưng báo cáo được phê duyệt càng sớm, bạn càng có thể phân phối sớm. Cổ tức tạm thời dành cho công ty cổ phần đại chúng không tồn tại đối với OÜ.
2. Kiểm tra vốn cổ phần đã được góp đủ. Nhiều công ty đăng ký với mức vốn tượng trưng nhưng chưa từng được chuyển thực tế. Cho đến khi được góp, không thể trả cổ tức.
3. Thông qua quyết định của cổ đông về phân phối nêu rõ số tiền và ngày thanh toán.
4. Dự trù thuế. Công ty nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ngoài cổ tức ròng, vì vậy tài khoản cần đủ tiền cho cả hai.
5. Chuyển tiền và khai báo. Kế toán báo cáo cổ tức sau thanh toán và công ty nộp thuế trước ngày 10 của tháng tiếp theo.

Khi lợi nhuận của một năm được phê duyệt, không nhất thiết phải trả một lần. Lợi nhuận giữ lại có thể được trả theo nhiều quyết định riêng trong các tháng tiếp theo; đây là cách một số nhà sáng lập biến lợi nhuận năm trước thành thu nhập cổ tức khá đều đặn trong năm nay.

Lương hay cổ tức? Bốn hồ sơ nhà sáng lập

Freelancer sống tại Estonia. (Đối tượng cư trú thuế Estonia, OÜ một người.) Bạn dựa vào hệ thống y tế công Estonia. Ngay từ đầu, hãy tự trả thù lao hàng tháng bằng hoặc cao hơn ngưỡng bảo hiểm y tế, áp dụng khoản miễn thuế và nhận phần còn lại dưới dạng cổ tức sau báo cáo thường niên. Bỏ thù lao để tiết kiệm thuế khiến bạn mất bảo hiểm y tế và đóng góp lương hưu, đồng thời tạo điều kiện để cơ quan thuế phân loại lại cổ tức.

e-resident làm việc từ một quốc gia EU khác. (Chủ sở hữu kiêm quản lý không cư trú, toàn bộ công việc thực hiện ở nước ngoài.) Bạn quản lý công ty e-Residency từ Đức hoặc Tây Ban Nha và cũng thực hiện công việc cho khách hàng ở đó. Thù lao thành viên hội đồng quản trị bị đánh thuế tại Estonia dù bạn ở đâu, kèm thuế xã hội Estonia trừ khi bạn có chứng nhận A1 từ quốc gia cư trú. Lương cho công việc vận hành bị đánh thuế tại nơi công việc được thực hiện, không phải Estonia, và có thể yêu cầu OÜ đăng ký làm người sử dụng lao động tại đó. Cổ tức bị Estonia đánh thuế ở cấp công ty rồi lại bị đánh thuế tại nơi cư trú. Mô hình phổ biến là thù lao hội đồng quản trị vừa phải cho vai trò quản lý cộng cổ tức khai báo tại nơi cư trú — sau khi cố vấn địa phương xác nhận cách quốc gia của bạn xử lý từng khoản.

Người du mục số không có nơi ở cố định. Cổ tức có vẻ không bị thuế tại quốc gia cư trú khi không có quốc gia cư trú. Nhưng “không là đối tượng cư trú thuế ở đâu” là vị thế hiếm khi trụ vững trước cơ quan thuế và cũng khiến việc ngân hàng khó hơn. Thù lao thành viên hội đồng quản trị bị đánh thuế tại Estonia tạo cho bạn hồ sơ chứng từ rõ ràng. Phần còn lại phụ thuộc vào nơi bạn thực sự dành thời gian, được trình bày trong hướng dẫn của chúng tôi về điều hành công ty Estonia khi sống ở nước ngoài.

Nhà sáng lập tái đầu tư mọi thứ. Nếu kế hoạch là tăng trưởng, câu trả lời có thể là không nhận gì. Lợi nhuận giữ lại trong công ty không bị đánh thuế nên không có bất lợi khi chờ đợi. Chỉ nhận thù lao nhỏ nếu cần bảo hiểm xã hội và để lợi nhuận giữ lại tích lũy cho đến khi bạn có lý do phân phối. Đây là lúc hệ thống thuế doanh nghiệp Estonia hào phóng nhất với nhà sáng lập.

Khoản vay cổ đông và hoàn trả chi phí: Điều gì được phép

Hai cách rút tiền khác xuất hiện trong hầu hết mọi cuộc trao đổi với nhà sáng lập.

Vay từ OÜ của chính bạn không phải là một lựa chọn. Bộ luật Thương mại cấm công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân cho cổ đông nắm giữ hơn 5% vốn hoặc bất kỳ thành viên hội đồng quản trị nào vay, và hợp đồng vay vi phạm sẽ vô hiệu. Tiền rút ra “dưới dạng khoản vay” được coi là bản chất thật của nó — một khoản phân phối — và bị đánh thuế tương ứng. Chiều ngược lại là được phép: bạn có thể cho công ty vay tiền và được hoàn trả tiền gốc sau này mà không chịu thuế, với điều kiện khoản vay được lập hồ sơ.

Hoàn trả chi phí là được phép, nếu có hóa đơn. Nếu bạn tự trả tiền phần mềm, đi lại hoặc thiết bị của công ty, công ty có thể hoàn lại cho bạn mà không chịu thuế, miễn chi phí phục vụ kinh doanh và hóa đơn được ghi nhận trong sổ sách. Điều không được là chiều ngược lại: chi tiêu cá nhân thường xuyên bằng thẻ công ty. Đó là phúc lợi bằng hiện vật và công ty nộp thuế thu nhập cùng thuế xã hội cho khoản đó.

Các sai lầm thường gặp khi rút tiền từ công ty Estonia

• Rút tiền “tạm ứng” mà không có quyết định của cổ đông làm căn cứ. Cơ quan thuế sẽ quyết định đó là gì và bạn sẽ không thích câu trả lời.
• Phân phối lợi nhuận trong năm đầu tiên. Cho đến khi báo cáo thường niên đầu tiên được phê duyệt, không có lợi nhuận có thể phân phối, dù số dư ngân hàng có vẻ tốt đến đâu.
• Để vốn cổ phần chưa góp. Đăng ký với một xu là được; khoản góp chưa thanh toán sẽ chặn mọi cổ tức.
• Chỉ nhận cổ tức từ công ty nơi bạn làm việc toàn thời gian. Bản chất quan trọng hơn nhãn gọi.
• Cho rằng Estonia là phần cuối của câu chuyện. Nếu bạn sống ở nước ngoài, quốc gia cư trú gần như chắc chắn muốn biết về cổ tức, và có thể cả thù lao.
• Trả thù lao trước khi đăng ký vào sổ đăng ký việc làm. Một thủ tục nhỏ nhưng đi kèm phạt tiền.

Thiết lập đúng thù lao chủ sở hữu ngay từ tháng đầu

Trả tiền cho bản thân từ công ty Estonia không phức tạp khi đã thiết lập. Một quyết định của cổ đông, một mục đăng ký việc làm và ngày thanh toán cố định chỉ mất một buổi sáng; sau đó quy trình tự vận hành. Những quyết định cần cân nhắc kỹ — mức thù lao giám đốc, việc bạn có cần bảo hiểm y tế Estonia hay không, quốc gia cư trú sẽ xử lý cổ tức thế nào — tốt nhất nên được đưa ra trước khoản thanh toán đầu tiên, vì chứng từ đằng sau chúng không thể lập sau sự việc.

Dịch vụ kế toán của Eesti Firma thực hiện tờ khai bảng lương hàng tháng, báo cáo thường niên và hồ sơ cổ tức cho OÜ do chủ sở hữu quản lý; chúng tôi cũng giúp e-resident và nhà sáng lập không cư trú chọn kết hợp lương và cổ tức phù hợp trong quá trình thành lập công ty Estonia.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp