Kurzantwort
Eine estnische OÜ muss keinen Vertrag mit einem Mitglied ihrer Geschäftsführung abschließen. Das Verhältnis beginnt, sobald die Gesellschafter das Mitglied wählen und dieses die Wahl annimmt; es unterliegt dem Gesellschaftsrecht und den Regeln für Dienstverträge, nicht dem Arbeitsrecht. Eine schriftliche Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung ist sinnvoll, sobald die Gesellschaft eine Vergütung zahlt oder jemand außer dem Alleineigentümer in der Geschäftsführung sitzt, da sie Aufgaben, Vergütung, Kündigungsfrist und die Folgen einer Abberufung festlegt.
Viele ausländische Gründer lassen eine estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (osaühing, OÜ) eintragen, werden ihr einziges Mitglied der Geschäftsführung und unterzeichnen niemals etwas mit ihrer eigenen Gesellschaft. Das ist rechtmäßig, und bei vielen solchen Gesellschaften ist nichts Weiteres erforderlich. Eine schriftliche Vereinbarung wird sinnvoll, wenn Sie einen Geschäftsführer einstellen, einen Mitgründer in die Geschäftsführung aufnehmen oder beginnen, sich selbst eine Vergütung zu zahlen, da das Gesetz die meisten praktischen Bedingungen den Parteien zur Vereinbarung überlässt.
Dieser Leitfaden erläutert, wann eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung, auch Vertrag mit einem Mitglied der Geschäftsführung oder Dienstvertrag für ein Mitglied der Geschäftsführung genannt, unterzeichnet werden sollte und was sie enthalten sollte. Wer der Geschäftsführung angehören darf und wann ein Mitglied der Geschäftsführung persönlich haftet, behandeln wir in unserem Leitfaden zu Mitgliedern der Geschäftsführung.
Was ist eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung?
Eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung ist ein Vertrag zwischen einer estnischen OÜ und einem Mitglied ihrer Geschäftsführung, der die Bedingungen festlegt, unter denen diese Person die Gesellschaft leitet. Das Handelsgesetzbuch erwähnt sie, regelt sie jedoch nicht als eigenständige Vertragsart. Estlands Oberstes Gericht hat das Verhältnis wiederholt als einem Bevollmächtigungsvertrag ähnlich beschrieben, also als Dienstvertrag nach dem Schuldrechtsgesetz.
Das Arbeitsvertragsgesetz gilt ausdrücklich nicht für Verträge mit Mitgliedern der Geschäftsführung einer Gesellschaft (§ 1(5)). Ein Mitglied der Geschäftsführung ist daher kein Arbeitnehmer, unabhängig von der Bezeichnung des Dokuments, und hat nur dann Anspruch auf bezahlten Urlaub, Kündigungsfrist oder Abfindung, wenn die Vereinbarung dies vorsieht.
Ist eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung verpflichtend?
Nein. Die Wahl eines Mitglieds der Geschäftsführung erfordert einen Gesellschafterbeschluss und die Zustimmung des Mitglieds, das Gesetz verlangt jedoch keinen Vertrag. Ein Vertrag kann in jeder Form geschlossen werden (Schuldrechtsgesetz § 11); daher binden von den Gesellschaftern genehmigte und vom Mitglied angenommene Bedingungen die Parteien auch ohne unterzeichnetes Dokument. Eine unterzeichnete Vereinbarung erleichtert lediglich den Nachweis.
Ob Sie eine benötigen, hängt hauptsächlich davon ab, wer in der Geschäftsführung sitzt und ob diese Person vergütet wird:
| Ihre Situation | Benötigen Sie eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung? |
|---|---|
| Alleineigentümer und einziges Mitglied der Geschäftsführung, keine Vergütung | In der Regel nicht. Das Gesetz legt Ihre Pflichten bereits fest |
| Alleineigentümer und einziges Mitglied der Geschäftsführung, mit Vergütung | Ein Beschluss zur Festsetzung der Vergütung ist erforderlich; eine kurze Vereinbarung ist ratsam |
| Zwei oder mehr Gründer in der Geschäftsführung | Empfohlen, um Aufgaben aufzuteilen sowie Vergütungen und Austrittsbedingungen frühzeitig zu regeln |
| Ein angestellter oder externer Geschäftsführer | Dringend empfohlen, um Aufgaben, Vergütung, Kündigungsfrist und Entschädigung bei Abberufung zu vereinbaren |
| Ein Mitglied der Geschäftsführung, das auch andere Arbeit für die Gesellschaft leistet | Empfohlen, zusätzlich ein separater Arbeitsvertrag für die andere Tätigkeit |
Wird eine Vergütung gezahlt, müssen deren Höhe und das Zahlungsverfahren durch einen Beschluss der Gesellschafter oder, falls die Gesellschaft einen Aufsichtsrat hat, durch diesen festgelegt werden (Handelsgesetzbuch § 180¹). Wie die Vergütung besteuert und erfasst wird, erläutert unser Artikel über Vergütung von Mitgliedern der Geschäftsführung.
Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung gegenüber Arbeitsvertrag
Die beiden Verträge unterscheiden sich in vier wesentlichen Punkten:
| Thema | Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung | Arbeitsvertrag |
|---|---|---|
| Maßgebliches Gesetz | Handelsgesetzbuch und Schuldrechtsgesetz | Arbeitsvertragsgesetz |
| Urlaub und Arbeitszeit | Nur wenn die Vereinbarung dies vorsieht | Gesetzlich garantiert |
| Beendigung der Funktion | Jederzeitige Abberufung ohne Grund; die Vereinbarung endet nach ihren eigenen Bedingungen | Der Arbeitgeber benötigt einen rechtmäßigen Grund und in der Regel eine Kündigungsfrist |
| Entschädigung bei Beendigung der Funktion | Nur wenn die Vereinbarung dies vorsieht | Gesetzliche Abfindung, soweit anwendbar |
Ein Mitglied der Geschäftsführung kann dennoch einen Arbeitsvertrag mit derselben Gesellschaft haben, jedoch nur für Tätigkeiten, die keine Geschäftsführung sind. Der Gründer eines kleinen Cafés kann beispielsweise die Gesellschaft nach einer Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung leiten und als deren Koch aufgrund eines Arbeitsvertrags arbeiten, den die Gesellschafter ebenfalls genehmigen müssen. Unser Artikel über verdeckte Arbeitsverhältnisse erläutert, warum die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit wichtiger ist als der Titel des Vertrags.
Was in eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung gehört
Die Vereinbarung kann alles regeln, was nicht gegen das Gesetz oder den Gesellschaftsvertrag verstößt. Diese Klauseln sind besonders wichtig:
| Klausel | Was zu vereinbaren ist |
|---|---|
| Aufgaben und Grenzen | Verantwortungsbereiche, Aufgabenverteilung zwischen Mitgliedern, Geschäfte, die zuvor die Zustimmung der Gesellschafter benötigen, und die Art der Berichterstattung an sie |
| Vergütung und Auslagen | Höhe, Zahlungstermine, Boni und Auslagenerstattung in angemessenem Verhältnis zu den Aufgaben und den Finanzen der Gesellschaft |
| Urlaub und Erreichbarkeit | Bezahlte freie Tage, falls vorhanden, und die erforderliche Erreichbarkeit des Mitglieds, da das Gesetz für Mitglieder der Geschäftsführung keine Arbeitszeit festlegt |
| Laufzeit | Befristet oder unbefristet. Sofern der Gesellschaftsvertrag keine Laufzeit festlegt, wird ein Mitglied der Geschäftsführung auf unbestimmte Zeit gewählt |
| Kündigungsfrist und Entschädigung | Kündigungsfrist für jede Seite, Gründe für eine Kündigung ohne Frist und eine etwaige Entschädigung bei schuldloser Abberufung |
| Wettbewerbsverbot | Während der Amtszeit darf das Mitglied ohne Zustimmung der Gesellschafter kein konkurrierendes Unternehmen führen oder der Geschäftsführung eines Wettbewerbers angehören. Jede Beschränkung nach dem Ausscheiden muss mit Umfang und Dauer vereinbart werden |
| Vertraulichkeit und Übergabe | Was als Geschäftsgeheimnis gilt, wie lange die Pflicht besteht und die Rückgabe von Dokumenten, Passwörtern und Zugängen beim Ausscheiden |
| Haftung und Versicherung | Die Frist für Ansprüche der Gesellschaft gegen das Mitglied (fünf Jahre, sofern nichts anderes vereinbart ist) und wer die Haftpflichtversicherung für Organmitglieder (D&O) bezahlt |
Zwei Regeln des Handelsgesetzbuchs gelten unabhängig vom Inhalt der Vereinbarung. Erstens kann die Gesellschaft eine niedrigere Vergütung verlangen, wenn sich ihre finanzielle Lage erheblich verschlechtert und die Fortsetzung der Zahlungen für sie äußerst unbillig wäre. Das Mitglied kann die Vereinbarung dann mit einer Frist von einem Monat kündigen (§ 180¹).
Zweitens bindet eine Haftungsbeschränkung Gläubiger nicht. Kann die Gesellschaft ihre Schulden nicht begleichen, kann ein Gläubiger oder Insolvenzverwalter weiterhin Schadensersatz vom Mitglied verlangen, auch wenn die Gesellschaft auf ihren Anspruch verzichtet oder die Verjährungsfrist verkürzt hat (§ 187).
So unterzeichnen Sie die Vereinbarung wirksam
Das übliche Recht des Mitglieds der Geschäftsführung, für die Gesellschaft zu unterzeichnen, erstreckt sich nicht auf diese Vereinbarung. Die Gesellschafter beschließen ihren Abschluss, ihre Änderung und Kündigung, legen ihre Bedingungen fest und bestimmen die Person, die für die Gesellschaft unterzeichnet (Handelsgesetzbuch § 168(1)(10)). Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat, trifft dieser stattdessen diese Entscheidungen. Eine Vereinbarung ohne die erforderliche Genehmigung ist unwirksam (§ 181(3)).
Wenn Sie eine Vereinbarung unterzeichnen, benötigen Sie zwei Dokumente: einen Gesellschafterbeschluss, der sie genehmigt, die Vergütung festsetzt und den Vertreter der Gesellschaft benennt, sowie die Vereinbarung selbst, unterzeichnet von diesem Vertreter und dem Mitglied der Geschäftsführung. In einer Gesellschaft mit nur einem Eigentümer fasst der Eigentümer den Beschluss allein und benennt darin die Person, die für die Gesellschaft unterzeichnet. Beide Dokumente können mit einer estnischen ID-Karte oder einer digitalen ID-Karte der e-Residency digital unterzeichnet werden. Keines muss beim estnischen Handelsregister (Äriregister) eingereicht werden; bewahren Sie sie daher bei den Unterlagen der Gesellschaft auf.
Abberufung und Rücktritt: Kündigungsfrist, Entschädigung und die Vereinbarung
Gesellschafter können ein Mitglied der Geschäftsführung jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen, und ein Mitglied der Geschäftsführung kann jederzeit zurücktreten (Handelsgesetzbuch § 184). Jeder dieser Schritte beendet die Mitgliedschaft in der Geschäftsführung, doch die Vereinbarung endet nach ihren eigenen Bedingungen und den Regeln des Schuldrechtsgesetzes über Bevollmächtigungsverträge. Nach diesen Regeln kann jede Seite eine unbefristete Vereinbarung jederzeit kündigen. Ein Mitglied der Geschäftsführung, das ausscheidet, bevor die Gesellschaft Ersatz organisieren kann, muss der Gesellschaft jedoch gegebenenfalls ihren Schaden ersetzen (§§ 630–631).
Deshalb verdienen Kündigungsfrist und Entschädigung eine klare Formulierung. Die Abberufung beendet die Vereinbarung nicht automatisch; daher kann ein abberufenes Mitglied der Geschäftsführung geltend machen, dass die Vergütung bis zur Kündigung der Vereinbarung fortläuft. Scheidet ein Mitglied einvernehmlich aus, kann eine kurze, von den Gesellschaftern genehmigte Aufhebungsvereinbarung die letzte Vergütung, die Übergabe und ein etwaiges Wettbewerbsverbot regeln. Die Registeranmeldungen behandeln unsere Leitfäden zum Wechsel eines Mitglieds der Geschäftsführung und zum Rücktritt aus der Geschäftsführung.
Ihre Vereinbarung mit Eesti Firma erstellen oder prüfen lassen
Unser Rechtsteam erstellt Vereinbarungen mit Mitgliedern der Geschäftsführung zusammen mit dem sie genehmigenden Gesellschafterbeschluss. Wir passen die Bedingungen an Ihre Geschäftsführung und die Vergütung ihrer Mitglieder an und können auch eine bereits bestehende Vereinbarung prüfen. Unsere Buchhalter können anschließend ein vergütetes Mitglied der Geschäftsführung anmelden und die Lohnabrechnung sowie Steuerberichterstattung für die Vergütung übernehmen.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Beide Bezeichnungen beschreiben denselben Vertrag zwischen einer OÜ und einem Mitglied ihrer Geschäftsführung. Estnische Kanzleien und Startup Estonia nennen ihn häufig Dienstvertrag für ein Mitglied der Geschäftsführung; unabhängig von der Bezeichnung ist er kein Arbeitsvertrag.
Ja, als Ausgangspunkt. Startup Estonia, eine staatliche Initiative, veröffentlicht eine kostenlose Mustervereinbarung für ein Mitglied der Geschäftsführung; jede Vorlage muss jedoch an Aufgaben, Vergütung und Austrittsbedingungen angepasst werden. Sie benötigt weiterhin einen Gesellschafterbeschluss, der sie genehmigt.
Nein. Eine Vereinbarung mit einem Mitglied der Geschäftsführung kann auf Papier oder digital unterzeichnet werden und wird nicht beim estnischen Handelsregister (Äriregister) eingereicht. Sie benötigt die Zustimmung der Gesellschafter, da eine Vereinbarung ohne sie unwirksam ist.
Ja. Estnisches Recht verlangt nicht, dass ein Vertrag zwischen einer Gesellschaft und ihrem Mitglied der Geschäftsführung auf Estnisch abgefasst ist; eine englische Vereinbarung ist daher wirksam. Verwenden Sie eine Sprache, die jeder Unterzeichner versteht.
