Cómo crear una empresa de marketing digital en Estonia

Los fundadores extranjeros suelen registrar agencias de marketing digital en Estonia, desde consultorías de SEO unipersonales hasta pequeños estudios de diseño web con clientes en toda Europa. El trabajo se presta en línea, y Estonia le permite poseer y gestionar la sociedad sin vivir aquí, aunque el país donde toma las decisiones puede afectar a cómo se grava la sociedad.

Si su agencia también compra anuncios en Google o Meta, especialmente con presupuestos de clientes, consulte también nuestra guía independiente sobre una empresa de publicidad digital en Estonia.

Elección de la forma societaria: OÜ o autónomo

La mayoría de las agencias de marketing en Estonia se constituyen como una OÜ, la sociedad estonia de responsabilidad limitada (OÜ). Limita la responsabilidad del propietario y puede tener un único propietario que también sea su director, conocido en Estonia como miembro del órgano de administración (juhatus). El capital social puede ser mínimo: los fundadores fijan ellos mismos el importe, hasta un céntimo por participación. Esta forma se trata con más detalle en nuestra guía sobre la sociedad OÜ en Estonia.

Para un negocio de marketing con clientes extranjeros, registrarse como autónomo rara vez es la mejor opción. Un autónomo responde personalmente y paga impuesto sobre la renta e impuesto social sobre los ingresos empresariales cada año, retire o no el dinero, mientras que una OÜ no paga impuestos sobre el beneficio que conserva. Nuestro artículo sobre negocios en Estonia para autónomos explica cuándo merece la pena una sociedad.

Al registrar la sociedad, elige su principal ámbito de actividad, normalmente publicidad o consultoría empresarial, y puede cambiarlo después. Ninguno de los servicios habituales de marketing necesita licencia ni autorización, pero las campañas que gestione deben cumplir la normativa de publicidad, protección de consumidores y protección de datos.

Registro de una agencia de marketing desde el extranjero

Con una tarjeta e-Residency presenta usted mismo la solicitud en línea, y la sociedad suele inscribirse en el Registro Mercantil estonio (Äriregister) en un día laborable. Sin la tarjeta, firma un poder de representación en su propio país y un proveedor de servicios registra la sociedad sin e-Residency mediante notario. En nuestra práctica, esto tarda aproximadamente una semana desde que recibimos el poder firmado, y nuestro artículo sobre cuánto tarda el registro de una sociedad en Estonia ofrece el calendario completo, incluida la firma y la mensajería.

La mayoría de las sociedades con propietarios en el extranjero utilizan un domicilio social en Estonia. Una sociedad puede indicar en su lugar una dirección en el extranjero, pero entonces debe designar una persona de contacto en Estonia que reciba documentos oficiales en su nombre. También suele recomendarse una persona de contacto cuando el órgano de administración vive fuera de Estonia. Proporcionamos ambos servicios junto con la constitución de una sociedad.

Del registro a la primera factura

Antes de emitir la primera factura a un cliente, una agencia normalmente necesita tener preparado lo siguiente.

IVA cuando sus clientes están en otros países

La mayoría de las agencias pagan software, anuncios o plataformas de autónomos como Upwork facturados desde el extranjero. Desde la primera compra de este tipo, la sociedad debe registrarse como sujeto pasivo de IVA con responsabilidad limitada, lo que significa que paga IVA estonio por estas compras y no puede deducirlo. Con el registro completo a efectos del IVA, el mismo IVA se declara y se deduce en una sola declaración; por eso normalmente conviene solicitar el registro completo pronto, una vez que tenga sus primeros contratos de clientes y un sitio web operativo.

El registro completo pasa a ser obligatorio cuando las ventas imponibles en Estonia superan los 40.000 € en un año natural. Solo las ventas sujetas al IVA estonio cuentan para ese umbral. Los servicios a empresas extranjeras no están entre ellas, por lo que una agencia que trabaje únicamente para dichos clientes puede no alcanzarlo nunca.

La Junta Tributaria y Aduanera de Estonia (EMTA) revisa cada solicitud y a menudo rechaza a sociedades gestionadas íntegramente desde el extranjero con solo clientes extranjeros. Nuestro artículo sobre denegaciones del número de IVA para e-residents explica el motivo y qué ayuda.

Una vez que la sociedad está registrada a efectos del IVA, el IVA de cada factura depende de dónde esté el cliente y de si es una empresa.

Un cliente cuenta aquí como empresa de la UE cuando tiene un número de IVA válido; por tanto, compruébelo en VIES antes de facturar sin IVA. La factura incluye entonces el número de IVA del cliente y las palabras «reverse charge».

Impuestos sobre beneficios, salario y dividendos

Estonia no grava el beneficio que permanece en la sociedad. Cuando distribuye dividendos, la sociedad paga impuesto sobre sociedades al 22/78 del importe neto, de modo que un dividendo neto de 78 € le cuesta a la sociedad 22 € de impuesto. También se gravan los regalos, beneficios en especie y gastos no relacionados con el negocio. Su país de origen puede gravar después el dividendo de nuevo conforme a sus propias normas.

Si vive en el extranjero y se paga un salario por trabajo realizado allí, normalmente se grava en su país de residencia. Una retribución de miembro del órgano de administración de una sociedad estonia, pagada por ejercer como director y no en virtud de un contrato laboral, se grava en Estonia. Su país de origen también puede gravarla, normalmente teniendo en cuenta el impuesto estonio.

Ejemplo: una agencia SEO unipersonal en su primer año

Para ver cómo funciona todo conjuntamente, tomemos un caso hipotético. Una consultora SEO gestiona una OÜ estonia desde Lisboa y tiene registro completo a efectos del IVA. Sus clientes son una sociedad en Alemania que paga 2.000 € al mes, una en el Reino Unido que paga 1.500 € y una tienda en Tallin que paga 800 €. También paga 300 € al mes por software SEO facturado desde el extranjero.

Sin registro completo a efectos del IVA, la sociedad pagaría 864 € al año por su software sin posibilidad de recuperarlo. Como vive en Portugal, también debe comprobar cómo grava Portugal el dividendo y si trataría como portuguesa a una sociedad gestionada desde Lisboa.

Qué debe presentar y cuándo

Una pequeña agencia tiene tres plazos periódicos, y nuestro calendario fiscal de sociedades estonias enumera los demás.

Contratos: quién posee el trabajo y quién gestiona los datos

Los textos, diseños, sitios web y creatividades publicitarias suelen estar protegidos por derechos de autor, y quien los crea es el autor. Conforme a la Ley estonia de Derechos de Autor, los derechos económicos sobre la obra que un empleado crea como parte de su trabajo pasan al empleador salvo que el contrato laboral disponga otra cosa. Son los derechos de usar, copiar, adaptar y distribuir la obra. Un autónomo conserva los derechos salvo que un contrato escrito los transfiera, por lo que sus contratos con autónomos deben transferir los derechos económicos a la agencia, y sus contratos con clientes deben transferirlos al cliente una vez pagado el trabajo. Sin esa cadena, la agencia podría estar vendiendo algo que no posee.

Los datos de clientes son el segundo punto. Cuando un cliente le proporciona su lista de correo, acceso al CRM o listas de clientes para remarketing, su agencia trata datos personales por cuenta del cliente. El artículo 28 del GDPR exige entonces un acuerdo escrito de tratamiento de datos entre ambos.

Banca y cobro de pagos

Los bancos estonios son cautelosos con las sociedades cuyos propietarios viven en el extranjero, por lo que proveedores fintech como Wise y Revolut Business son la elección habitual, aunque la disponibilidad depende de dónde viva el propietario. Nuestra guía sobre una cuenta empresarial en Estonia para una sociedad no residente explica qué bancos aceptan estas sociedades. Los pagos de clientes, incluidos los realizados mediante Stripe, PayPal o Payoneer, deben ir a la cuenta propia de la sociedad, nunca a una cuenta personal.

Si la agencia paga muchas herramientas y campañas de clientes con tarjeta, una cuenta de tarjetas como Wallester Business puede situarse junto a la cuenta principal y dar a cada suscripción o cliente su propia tarjeta virtual. Nuestra guía de Wallester para sociedades estonias muestra cómo funciona en la práctica.

Dónde encuentran problemas las agencias de marketing en Estonia

La primera cuestión es la sustancia, es decir, pruebas visibles de que el negocio es real. Una agencia sin sitio web, contratos ni historial probablemente tendrá dificultades para obtener un número de IVA o una cuenta empresarial. Uno o dos contratos de clientes firmados al inicio facilitan ambas solicitudes.

La residencia fiscal es la siguiente cuestión: si todas las decisiones se toman en otro país, ese país puede considerar a la sociedad como su propio contribuyente y gravar allí sus beneficios; por ello, consulte a un asesor fiscal en su país antes de registrarla. Gestionar una sociedad estonia mientras vive en el extranjero explica cuándo ocurre esto.

Los autónomos de larga duración también pueden causar problemas. Un autónomo que trabaja para usted regularmente, bajo sus instrucciones y con su horario, puede ser considerado empleado, y la agencia deberá entonces impuestos laborales sobre los pagos. Se aplican las normas estonias si el autónomo trabaja en Estonia y las normas de su propio país si trabaja en el extranjero. Nuestro artículo sobre relaciones laborales encubiertas y riesgos fiscales trata la parte estonia.

Registre su empresa de marketing digital con Eesti Firma

Registramos empresas de marketing digital para fundadores con y sin e-Residency, proporcionamos el domicilio social y la persona de contacto, solicitamos el número de IVA estonio (KMKR) y llevamos la contabilidad después. Nuestro equipo jurídico también puede redactar los contratos con clientes y autónomos. Envíenos una breve descripción de su agencia y sus clientes, y le diremos qué configuración de IVA conviene, cuánto tardará el registro y cuánto cuesta.

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