Mitä tapahtuu, kun e-Residency-korttisi vanhenee

e-Residency-digitaalinen henkilöllisyystodistuksesi on avain virolaisen yrityksen hoitamiseen mistä tahansa: sillä allekirjoitat vuosikertomuksen, kirjaudut yritysrekisteriin ja verohallinnon palveluihin sekä todistat henkilöllisyytesi palveluntarjoajille. Siksi on luonnollista huolestua päivästä, jolloin se lakkaa toimimasta.

Lyhyesti: yrityksesi säilyy, mutta et voi enää toimia sen puolesta verkossa. Tässä kerromme, mikä lakkaa toimimasta e-Residency-kortin vanhenemispäivänä, mikä jatkuu ennallaan, miten uuden digitaalisen henkilöllisyystodistuksen hankkiminen eroaa ensimmäisestä kerrasta ja miten vältät katkoksen jatkossa.

Mikä lakkaa toimimasta, kun e-Residency-korttisi vanhenee

Kun sirun varmenteet vanhenevat, e-Residency-kortti on pelkkää muovia. Kolme asiaa lakkaa toimimasta kerralla. Ensinnäkin digitaalinen allekirjoituksesi. Toiseksi pääsysi Viron e-palveluihin — e-yritysrekisteriin, e-Tax/e-Customs-ympäristöön (EMTA) ja palveluntarjoajien portaaleihin, joissa tunnistaudutaan virolaisella henkilökortilla. Kolmanneksi Smart-ID:si, joka on e-residenteillä sidottu voimassa olevaan digitaaliseen henkilöllisyyteen ja poistetaan käytöstä sen mukana. Se ei siis ole varavaihtoehto.

Käytännössä et voi enää:

• Allekirjoittaa vuosikertomusta digitaalisesti. Vaikka kirjanpitäjä laatisi sen, hallituksen jäsenen on allekirjoitettava se ennen kuin se toimitetaan yritysrekisteriin.
• Muuttaa mitään e-yritysrekisterissä. Uusi hallituksen jäsen, uusi osoite, päivitetty yhteyshenkilö tai muutettu yhtiöjärjestys edellyttävät kaikki allekirjoitettua hakemusta.
• Myöntää uusia valtuutuksia. Jos et ollut vielä antanut kirjanpitäjällesi oikeuksia e-Tax-ympäristöön, et voi tehdä sitä nyt.
• Allekirjoittaa sopimuksia ja päätöksiä. Kaikki, minkä vastapuoli odottaa olevan digitaalisesti allekirjoitettu, on odotettava tai allekirjoitettava muulla tavoin.

Yrityksesi pankkitili ei yleensä muutu — Wise, Revolut, Paysera ja virolaiset pankit käyttävät omia kirjautumistapojaan e-Residency-kortin sijaan. Rahasi ovat turvassa; ongelma koskee asiakirjahallintoa.

Etkö ole varma, onko e-Residency-korttisi jo vanhentunut? Vanhenemispäivä on painettu korttiin, ja varmenteiden voimassaolon voi tarkistaa DigiDoc4-ohjelmistolla tai Viron poliisin verkkosivun asiakirjan voimassaolon tarkistuksella.

Mikä säilyy ennallaan virolaisessa yrityksessäsi

Vanhentunut digitaalinen henkilöllisyystodistus ei muuta itse yritystä:

• Virolainen OÜ:si säilyy yritysrekisterissä ennallaan; pysyt hallituksen jäsenenä ja osakkaana, ja virolainen henkilötunnuksesi säilyy samana koko elämäsi ajan.
• Ilmoitusten määräajat jatkuvat. Vuosikertomus on yhä toimitettava kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ALV- ja palkkailmoitukset kuukausittain, jos yritys on ALV-rekisteröity tai sillä on työntekijöitä, ja velvollisuus pitää laillinen osoite sekä yhteyshenkilö säilyy.
• Aiemmin myöntämäsi oikeudet — kirjanpitäjän pääsy EMTA-järjestelmään tai oikeus laatia ja toimittaa vuosikertomus yritysrekisterin portaalissa — toimivat edelleen, koska kirjanpitäjä kirjautuu omilla tunnuksillaan.

Viranomaiset eivät keskeytä velvoitteitasi siksi, ettei e-Residency-korttisi ole enää voimassa: katkoksen aikana myöhästyneestä ilmoituksesta seuraavat samat seuraamukset kuin muulloinkin. Rutiininomaiset veroilmoitukset ovat helppo osa — kirjanpitopalvelumme hoitaa ne etukäteen järjestettyjen valtuutusten perusteella, joten ne jatkuvat kortista riippumatta.

Korvaavan digitaalisen henkilöllisyystodistuksen hankkiminen: mikä muuttuu toisella kerralla

Pidennystä tai siirtymäaikaa ei ole: varmenteet lakkaavat toimimasta korttiin merkittynä päivänä, ja ainoa tapa palauttaa käyttöoikeudet on uusi e-Residency-kortti, joka myönnetään samassa hakemusympäristössä kuin ensimmäisellä kerralla. Menettely kuvataan e-Residency-hakuoppaassamme; palaavalle e-residentille seuraavat asiat ovat erilaisia:

• Kirjaudut sisään “Renewal applicant” -hakijana. Jos voimassa oleva korttisi tai Smart-ID:si toimii yhä, lomake täytetään valmiiksi aiemman hakemuksesi tiedoilla. Jos digitaalinen henkilöllisyystodistuksesi on jo vanhentunut, kirjaudut sisään sähköpostiosoitteellasi ja täytät lomakkeen kokonaan.
• PBGB tarkistaa yrityksesi, ei vain sinua. Ennen palaavan e-residentin hyväksymistä myöntävä viranomainen tarkistaa, että vuosikertomukset on toimitettu, verot ilmoitettu, rekisteritiedot pidetty ajan tasalla eikä verovelkaa ole maksamatta.
• Kortti ei ole sidottu passiisi. Aiemmin vanhentunut passi ei mitätöi digitaalista henkilöllisyystodistusta; tarvitset vain voimassa olevan matkustusasiakirjan hakiessasi korttia ja noutaessasi sen.

Jos haet korttia vasta vanhenemisen jälkeen, käsittely- ja toimitusaika määrittää katkoksen pituuden — eikä sitä voi nopeuttaa. Siksi alla oleva tarkistuslista on tärkeä.

Vanheneeko e-Residency-korttisi pian? Näin vältät katkoksen

Neljä tapaa poistaa lähes kaikki riskit:

• Merkitse vanhenemispäivä omaan kalenteriisi kolme kuukautta aiemmaksi. Päätös kestää enintään 30 päivää ja e-Residency-paketin toimitus vielä kaksi–viisi viikkoa, joten kaksi–kolme kuukautta etukäteen jätetty hakemus ehtii yleensä perille ennen vanhan kortin lakkaamista. Älä luota PBGB:n muistutukseen: se lähetetään ensimmäisen hakemuksesi sähköpostiosoitteeseen, jota et ehkä enää seuraa.
• Myönnä kirjanpitäjällesi EMTA-oikeudet kortin vielä toimiessa. Veroilmoitukset jatkuvat silloin ilman sinua.
• Pidä yritys sääntöjen mukaisena ympäri vuoden. Puhdas historia merkitsee, että seuraava e-Residency-hakemuksesi hyväksytään eikä hylätä.
• Suunnittele noutomatka ajoissa. e-Residency-paketti on noudettava henkilökohtaisesti kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun se saapuu valitsemaasi suurlähetystöön tai toimipisteeseen, joten valitse paikka, johon pääset todella matkustamaan.

Yhteenveto

Vanhentunut e-Residency-kortti ei sulje yritystäsi, mutta se estää virolaisen yrityksesi etähallinnan samalla, kun kaikki määräajat kuluvat edelleen. Kohtele viiden vuoden voimassaoloaikaa kuin passia: hae ajoissa, varmista ensin yrityksen sääntöjenmukaisuus ja järjestä valtuutukset digitaalisen henkilöllisyystodistuksen vielä toimiessa. Jos tarvitset sääntöjenmukaisuuden tarkistuksen tai asiakirjojen toimittamista odotusaikana, tiimimme voi järjestää sen — perustamme ja ylläpidämme virolaisia yrityksiä e-residenteille joka päivä.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset