Yhteyshenkilö Virossa ulkomailta johdetuille yrityksille

Yhteyshenkilö Virossa: virallisten asiakirjojen vastaanottaminen puolestasi

Miksi Virossa toimivan yrityksesi kannattaa nimetä paikallinen yhteyshenkilö: tärkeimmät lakisääteiset vaatimukset

Vuodesta 2018 lähtien niiden virolaisten yritysten, joiden rekisteröity osoite on ulkomailla, on odotettu nimeävän kaupparekisteriin merkittävän paikallisen yhteyshenkilön vastaanottamaan virallisia asiakirjoja ja ilmoituksia. Vuoden 2023 uudistuksen jälkeen tämä ei ole enää kaikissa tapauksissa ehdottoman pakollista, mutta se on edelleen erittäin suositeltavaa. Seuraavassa kerromme, mitä palvelu sisältää, milloin sitä tarvitaan, mitä yhteyshenkilö voi ja ei voi tehdä, kuka voi toimia yhteyshenkilönä ja mitä palvelu maksaa.

• Merkitään kaupparekisteriin viralliseksi yhteyshenkilöksesi

• Prosessiasiakirjojen ja tahdonilmaisujen vastaanottaminen

• Oikeudellisesti pätevä tiedoksianto-osoite yrityksellesi Virossa

• Palvelun tarjoaa toimiluvan saanut TCSP FIU:n valvonnassa (FIU000144)

• Varmistaa etänä johdetun yrityksen täyden kauppalain mukaisuuden

• Kiinteä vuosimaksu ilman piilokuluja

Tilaa yhteyshenkilöpalvelu

Yhteyshenkilö Virossa: tärkeimmät tiedot

Lyhyt yhteenveto ulkomailla asuville johtajille ja e‑residenssin haltijoille.

Mikä yhteyshenkilö on Virossa?

Yhteyshenkilöjärjestelmä otettiin käyttöön, koska virolaisilla yrityksillä voi olla rekisteröity osoite ulkomailla ja niitä voidaan johtaa kokonaan etänä hallintoelinten sijaitessa toisessa maassa. Virosta on tullut suosittu lainkäyttöalue ulkomailla asuvien keskuudessa — osittain e‑Residency-ohjelmansa ansiosta — ja kymmenettuhannet virolaiset yritykset ovat nykyisin ulkomaalaisten ja e‑residenssin haltijoiden omistuksessa.

Vaatimus tuli ensimmäisen kerran voimaan vuoden 2018 kauppalain muutoksilla. Sitä täsmennettiin myöhemmin 1. helmikuuta 2023 voimaan tulleella kaupparekisterilailla, jossa selvennettiin, että ainoastaan Viroon rekisteröidyt yritykset, joiden osoite on ulkomailla, ovat lain mukaan velvollisia nimeämään yhteyshenkilön. Nimetyn yhteyshenkilön osoitteesta tulee yrityksen virallinen osoite Virossa, jonka kautta yritys voidaan tavoittaa.

Milloin yhteyshenkilö tarvitaan?

Kaupparekisterilain 1. helmikuuta 2023 toteutetun uudistuksen jälkeen yhteyshenkilön nimeäminen ei ole enää kaikissa tapauksissa ehdottoman pakollista, mutta se on edelleen erittäin suositeltavaa aina, kun yrityksesi rekisteröity osoite sijaitsee ulkomailla. Näin on esimerkiksi silloin, kun virolaisen OÜ-yhtiön omistavat ja sitä johtavat ulkomailla asuvat henkilöt ja sen hallitus toimii Viron ulkopuolella. Käytännössä toimiluvan saanut yhteyshenkilö Virossa varmistaa, että tällainen yritys pysyy luotettavasti viranomaisten, tuomioistuinten ja sopimuskumppanien tavoitettavissa.

Jos rekisteröity toimipaikkasi on jo Virossa — esimerkiksi Tallinnassa tarjottavan virallisen osoitteen palvelun kautta — yhteyshenkilöä ei yleensä tarvita, sillä yritys on jo tavoitettavissa virolaisesta osoitteesta. Jos yritys kuitenkin säilyttää osoitteensa ulkomailla, toimimiseen ilman yhteyshenkilöä liittyy todellinen riski: virallista kirjeenvaihtoa ei voida toimittaa luotettavasti, ja kaupparekisteri voi merkitä ja julkaista tiedon siitä, ettei yritystä tavoiteta sen rekisteröidystä osoitteesta. Rekisterinpitäjällä on ollut tämä mahdollisuus vuoden 2023 alusta lähtien.

Yhteyshenkilön toimivaltuudet

Yhteyshenkilö toimii yrityksen edustajana tarkasti rajatussa tehtävässä, ja hänen tietonsa näkyvät yrityksen rekisterikortissa. Rooli on passiivinen: yhteyshenkilöllä on oikeus ainoastaan vastaanottaa yritykselle osoitettuja virallisia asiakirjoja, eikä hänellä ole oikeutta ryhtyä yrityksen puolesta mihinkään oikeudellisesti merkittävään toimeen.

On tärkeää huomata, että ilmoituksen tai asiakirjan toimittaminen yhteyshenkilölle vastaa oikeudellisesti sen toimittamista yrityksen hallituksen jäsenille tai johtajille. Nimeämisen jälkeen yhteyshenkilön tiedoista tulee osa yrityksen virallisia yhteystietoja ja hänen osoitteestaan ulkomailta johdetun yrityksen virallinen osoite.

Kuka voi toimia yhteyshenkilönä?

Laki rajoittaa sitä, kuka voi toimia yhteyshenkilönä, ja myöntää tämän oikeuden ainoastaan ammattilaisille, joilta edellytetään jo ennestään korkeaa pätevyyttä ja huolellisuutta. Voimassa olevan lainsäädännön mukaan tehtävässä voivat toimia:

• Notaarit ja notaaritoimistot.
• Asianajajat ja asianajotoimistot.
• Auktorisoidut tilintarkastajat sekä ulkomailla asuvien veroedustajat.
• Toimiluvan saaneet trusti- ja yrityspalveluntarjoajat (TCSP) — kuten Eesti Firma.

Vahvuutemme

Olemme tukeneet virolaisia ja kansainvälisiä yrityksiä yli vuosikymmenen ajan jäsennellyillä yritys- ja compliance-ratkaisuilla, kuten virallisen osoitteen ja virtuaalitoimiston palveluilla. Tiimimme on avustanut yritysten perustamisessa Viroon sekä yli 5 000 yhteisön jatkuvassa hallinnoinnissa paikallisille ja ulkomaisille yrittäjille monilla eri toimialoilla.

Toimimme Virossa toimiluvan saaneisiin TCSP:ihin sovellettavien AML-vaatimusten ja yritysoikeudellisten sääntelyvaatimusten mukaisesti. Näin varmistamme vakaan toiminnan, oikeusvarmuuden ja ennakoitavan hallinnollisen tuen yrityksille, jotka ylläpitävät läsnäoloa Virossa.

Yhteyshenkilön nimeäminen vaihe vaiheelta

Palvelun käyttöönotto on nopeaa ja tapahtuu kokonaan etänä. Kun palvelu on käytössä, kaikki toimii taustalla. Näin prosessi etenee aloituksesta jatkuvaan käyttöön:

1. 1

   Vahvista palvelun laajuus ja allekirjoita sopimus

   Sovimme palvelusta ja laadimme yhteyshenkilösopimuksen.

2. 2

   Meidät merkitään kaupparekisteriin

   yrityksesi yhteyshenkilöksi — perustitpa uuden OÜ-yhtiön tai päivitit olemassa olevan yrityksen tietoja.

3. 3

   Viralliset asiakirjat saapuvat puolestasi

   Kaupparekisterin, vero- ja tullihallituksen sekä muiden viranomaisten kirjeet vastaanotetaan Tallinnassa.

4. 4

   Ilmoitamme sinulle ja välitämme asiakirjat

   Saapuva kirjeenvaihto digitoidaan ja lähetetään sinulle. Alkuperäinen asiakirja säilytetään tai toimitetaan pyynnöstä kuriirilla.

5. 

   Johda yritystäsi mistä tahansa

   Virolainen OÜ-yhtiösi täyttää velvoitteensa ja pysyy tavoitettavissa, vaikka harjoitat toimintaa täysin verkossa.